Cómo Desarrollar un Sistema de Gestión de Documentos: Una Breve Guía
Etiqueta del producto
¿Odia el papeleo? Parece que otros también lo odian, porque el mercado global de sistemas de gestión de documentos se está disparando. El software de gestión de documentos (DMS) está diseñado para completar varias tareas de documentos electrónicos. Una solución de DMS basada en la nube o en las instalaciones puede automatizar el flujo de documentos de su empresa, liberando recursos para realizar más trabajo.
Pero cómo encontrar el sistema de gestión de documentos que satisfaga sus necesidades comerciales específicas? Aquí hay una pista: construye la tuya propia. En esta guía, encontrará todo lo que necesita saber antes de desarrollar un sistema de gestión de documentos.
Tabla de Contenidos
Mercado de software de gestión documental: Visión general
El mercado de software de gestión documental está en constante crecimiento. Se espera que llegue a $11.47 millones en 2026, más del doble de lo que fue en el año 2020 ($5.51 millones de dólares). Cada año, la automatización del papeleo se vuelve cada vez más necesaria para mantener a flote a las empresas. Creo que es una exageración? Un dato rápido: los problemas de documentos son responsables de pérdidas promedio de budget 20,000 en el presupuesto y el 21% de la productividad diaria.
Sin duda hay un mejor uso de estos recursos. Mientras que los sectores de ventas, marketing y banca son pioneros en la adopción de soluciones de gestión de contenido empresarial, otros sectores solo están empezando a mantener el ritmo, impulsados por la necesidad de aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Por lo tanto, es hora de crear un software de gestión de sistemas de documentos para cualquier empresa que aún no lo haya hecho.
Siga leyendo para descubrir cómo aprovechar esta fruta de poca potencia y mejorar la eficiencia de su flujo de trabajo.
Crear un sistema de gestión de documentos personalizado en lugar de usar uno ya hecho
El software de gestión de documentos es un centro para el flujo de documentos de una empresa que acelera los procesos, mejora la productividad y reduce los costos. Cuando se trata de implementar un DMS, tiene dos opciones: compre un producto listo para usar o construya uno personalizado. Comparemos las dos alternativas y veamos cuál funciona mejor para ti.
Costos
No es de extrañar que el desarrollo personalizado de DMS requiera una mayor inversión inicial. Pero si agrega la suscripción corporativa de por vida para una solución lista para usar, verá que es más rentable desarrollar su propio producto.
Funcionalidad
Hay numerosas soluciones de DMS en el mercado. Sin embargo, encontrar uno que se adapte a las necesidades de su negocio puede ser complicado. ¿Por qué? El software de orientación comercial se dirige a una amplia gama de empresas con necesidades diferentes y, a veces, mutuamente excluyentes. Por lo tanto, no solo paga por servicios integrados que nunca usará, sino que también no puede obtener las funciones especializadas que necesita. E incluso si puede, no se adaptarán a sus procesos ni a una solución personalizada.
Integraciones
La mayoría de los DMS prefabricados no se integran con otro software, lo que hace que los usuarios muevan copias del mismo documento a sus sistemas CMS y CRM. Por el contrario, cuando desarrolla un sistema de gestión de documentos personalizado, puede integrarse con el software adoptado por cualquier empresa y potenciar cualquier flujo de trabajo.
Por lo tanto, crear una aplicación de extremo a extremo es tu mejor opción si necesitas ir más allá de la funcionalidad estándar. Pero, ¿qué se necesita para lanzarse al desarrollo de un sistema de gestión de documentos? Para empezar, debe conocer las características que desea implementar y comprender los conceptos básicos de un proceso de desarrollo de software. Suena complicado? No te preocupes, ¡te cubrimos las espaldas!
Características clave de los sistemas de gestión de documentos
Antes de empezar a considerar qué características desea, examine los procesos de negocio de su empresa. Una solución de gestión de documentos personalizada se puede adaptar a su flujo de trabajo, que es específico de la industria y varía entre las organizaciones. Aquí está la lista de características esenciales para comenzar.
Estructura de archivos coherente
Es vital diseñar una estructura de sistema de archivos simple a la que los usuarios aprendan y se adapten rápidamente. En un sistema de archivos estructurado en árbol, cualquier entrada puede ser un archivo, una carpeta o una subcarpeta. Dado que cada archivo tiene una ruta única, la estructura de archivos de árbol sigue siendo la estructura de archivos más conveniente en varios tipos de software.
Reglas de etiquetado y nomenclatura personalizables
La capacidad de etiquetar el contenido y sus propietarios automatiza el proceso de revisión y lo mantiene actualizado. Dado que cada organización tiene sus propias reglas para nombrar documentos, un DMS debe admitir las reglas de nomenclatura existentes.
Accesibilidad a través de plataformas y dispositivos
Su sistema debe funcionar sin problemas en dispositivos de escritorio, móviles y tabletas, ofreciendo una experiencia de usuario perfecta. A medida que el trabajo desde casa se apodera de las industrias, es crucial proporcionar herramientas para el acceso a documentos, el intercambio de archivos y la edición desde cualquier parte del mundo. Es por eso que es importante crear una aplicación móvil además de su DMS basado en la web.
Un motor de búsqueda robusto
A medida que el contenido se expande, se hace más difícil encontrar cosas dentro de su software de gestión de documentos. Por lo tanto, cree un sistema en el que pueda buscar documentos utilizando tantos criterios como sea posible, incluidos el título, la fecha, la categoría, la etiqueta y el autor.
Control de versiones
El control de versiones garantiza una colaboración eficiente entre los empleados que trabajan en el mismo documento. Esta función permite a los usuarios hacer copias de seguridad y realizar un seguimiento de sus archivos a lo largo del tiempo.
Edición colaborativa
Esta función permite a varios usuarios participar en la edición simultánea y ver quién más está accediendo al mismo documento. Además, puede cambiar entre modos de acceso a archivos al igual que Google Docs. Mientras que algunos documentos son de acceso gratuito para todos, otros están disponibles solo para usuarios o grupos específicos.
Integración con software de terceros
En promedio, una pequeña empresa utiliza 102 productos de software diferentes, mientras que las grandes empresas emplean 288 aplicaciones. Su solución de gestión de documentos debe integrarse con los más esenciales de ellos como mínimo, como correo, soluciones de chat o cualquier otro software que seleccione su empresa. Todos los tipos de archivos deben ser fáciles de exportar e importar desde otras aplicaciones.
Almacenamiento escalable
Cuando se trata de almacenamiento, es mejor tener más que menos. Los DMSS modernos se basan en soluciones de almacenamiento en la nube que son fáciles de escalar de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Configuración de seguridad
Sus archivos deben estar seguros en todos los niveles, desde la autenticación y la resiliencia del usuario hasta las amenazas externas y las clases de acceso a documentos. Esperar a que una filtración de datos actúe nunca es una buena idea, siempre es más fácil de prevenir que de curar.
Archivado
A lo largo de su trabajo con los clientes, crea y almacena una multitud de documentos. Debido a que algunas asociaciones duran décadas, es necesario conservar y archivar archivos relacionados con proyectos anteriores para tener referencias a mano o para cumplir con las regulaciones de la industria.
Generación automatizada de archivos
Con un generador de archivos, los usuarios pueden crear contratos, formularios e informes basados en plantillas locales, así como alinear archivos importados con estándares corporativos. Esto simplificará muchos procedimientos de rutina y reducirá los errores humanos.
Acceso sin conexión
Dado que es imposible garantizar una conexión a Internet estable, especialmente para empleados remotos, su solución debería funcionar sin conexión. Asegúrese de que su lector de archivos permita a los usuarios ver, editar y descargar archivos cuando sea necesario.
Firma electrónica
La firma electrónica permite a los representantes de la empresa firmar legalmente los formularios requeridos en formato electrónico. La firma electrónica agiliza el procesamiento de documentos en todos los departamentos y simplifica la cooperación con otras empresas.
Conversión de tipo de archivo
Agregar un convertidor de archivos integrado a un sistema de gestión de documentos aumentará la eficiencia del flujo de trabajo dentro de su organización. No olvide habilitar las conversiones por lotes para que los empleados puedan convertir muchos documentos en unos pocos clics.
Lector óptico de caracteres
Si aún necesita usar documentos en papel, considere agregar un lector óptico de caracteres (OCR) a su lista de funciones. Con OCR, puede escanear fácilmente texto impreso y escrito a mano y cargarlo en su sistema.
Independientemente de la funcionalidad elegida, debe encargarse de la solución de problemas y las actualizaciones del sistema. No hace falta decir que es más seguro confiar esta tarea a alguien que ya ha trabajado en su sistema y conoce cada centímetro de él. Busque un proveedor de desarrollo de software que ofrezca mantenimiento y soporte post-lanzamiento.
Cosas a tener en cuenta antes de iniciar el desarrollo de DMS
Como se mencionó anteriormente, una vista panorámica de sus necesidades comerciales únicas le dirá qué componentes son imprescindibles y cuáles son opcionales. Sin embargo, hay algunas cosas más que resolver antes de iniciar el desarrollo de software del sistema DMS. Agregue estos pasos a la hoja de ruta de su proyecto:
Cumplimiento de las normas reglamentarias
Además de los Controles de Acceso basados en roles (RBAC), la autenticación multifactor, los protocolos de permisos y los cifrados de datos estrechamente codificados con un sistema de portal DMS, debe cumplir con regulaciones específicas. Por ejemplo, los proveedores de salud deben cumplir con la HIPAA, las compañías farmacéuticas con la FDA y los minoristas deben cumplir con la PCI. Cada empresa maneja algún tipo de datos confidenciales, por lo que su trabajo es proteger estos datos de acuerdo con las normas estatales de protección de datos.
Experiencia de usuario
Su DMS debe funcionar de la forma en que los usuarios esperan que funcione. Una interfaz fácil de usar va más allá de la apariencia. Tiene una carga cognitiva baja y no hace que la gente tenga que detenerse y pensar en cómo realizar una tarea u otra. Desde la configuración inicial y durante todo el recorrido del usuario, su interfaz debe ser intuitiva para usuarios con cualquier nivel de competencia técnica.
Puede sonar fácil, pero el proceso de diseño requiere tiempo y experiencia. La investigación de UX, la creación de ideas, la creación de prototipos y las pruebas de usuario son igualmente importantes en el desarrollo de software de gestión de documentos. Omitir cualquiera de estos pasos significa que corre el riesgo de enfrentar problemas en etapas posteriores cuando las apuestas son mucho mayores.
Reunión de equipos
Si no tienes desarrolladores internos, contrata un equipo de desarrollo de software externo. Así es como puedes obtener el mejor talento de TI con una comprensión clara del dominio de tu negocio. Su proveedor de desarrollo de software llevará a cabo actividades de reclutamiento y contratación, incluyendo todo tipo de proyecciones y entrevistas técnicas.
Desarrollo de MVP
La versión de producto mínimo viable (MVP) es un paso opcional en el desarrollo de software del sistema de DMS, pero es muy recomendable. Al permitir que usuarios reales prueben funciones esenciales antes de la versión final, puede validar la eficacia de su solución. Si los comentarios de los usuarios son positivos, puede pasar a implementar el conjunto de funciones completo. Si no, debe dar un paso atrás y reconsiderar cómo lograr sus objetivos comerciales.
¿cuánto cuesta desarrollar un sistema de gestión de documentos?
Ahora que sabe cómo crear un software de administración de sistemas de documentos, es hora de hablar de dinero. Vamos a adivinar: quieres contratar desarrolladores expertos, pero tu presupuesto llega a un techo de cristal. La buena noticia es que Ucrania es uno de los pocos países en los que puede subcontratar desarrolladores altamente calificados a un precio liberal.
En general, las tarifas dependen de la experiencia del miembro del equipo y de la pila de tecnología elegida. Consulte esta lista para obtener una imagen visual de la composición del equipo requerida para un proyecto de desarrollo de DMS típico, así como tarifas por hora promedio para diferentes especialistas:
- analista de Negocios—$40-$63
- UI/UX designer—$35-$56
- los Desarrolladores de $25-$42 para Junior a $45-$90 para los mayores de posición
- QA engineers—de $25-$42 para Junior a $40-$63 para los mayores de posición
- administrador de Proyecto—$45-$70
Para obtener una estimación más precisa del presupuesto y plazos relacionados con el proyecto, es necesario consultar a su vendedor elegido. Los desarrolladores saben cuánto tiempo se tarda en desarrollar las funciones deseadas, por lo que podrán proporcionarle números aproximados basados en el alcance esperado del trabajo.
Resumiendo
El mercado de sistemas de gestión de documentos está evolucionando a un ritmo rápido, y las soluciones de TI de DMS son imprescindibles para todas las empresas. Recapitulemos:
- Puede elegir entre soluciones prefabricadas y personalizadas. Desarrollar un sistema de gestión de documentos es más razonable, ya que puede crear una funcionalidad adaptada a sus necesidades y ahorrar gastos a largo plazo.
- Cuando prepare una lista de funciones, concéntrese en los objetivos y problemas de su negocio que desea que su DMS resuelva. La mayoría de las empresas optan por la edición colaborativa, la accesibilidad multiplataforma y el etiquetado personalizable.
- A medida que construye su solución, preste atención a la experiencia del usuario, el cumplimiento de las regulaciones de la industria y el cumplimiento de la seguridad.
- El presupuesto de su proyecto depende de diferentes factores, pero contratar desarrolladores en Ucrania le garantiza obtener un producto de calidad a un precio justo.
Relevant ayuda a las empresas de muchos sectores a desarrollar soluciones de gestión personalizadas(software de gestión de documentos, software de gestión de capital, etc.) adaptados a sus necesidades específicas. Nuestros servicios de desarrollo web y desarrollo de aplicaciones móviles personalizados cubren el desarrollo de productos de extremo a extremo, desde la idea inicial hasta la implementación y el soporte del producto. Proporcionamos desarrolladores externos que pueden construir su sistema de gestión de documentos desde cero o simplemente actuar como un refuerzo temporal para ampliar las capacidades de su empresa.
Por lo tanto, si desea iniciar su proyecto de desarrollo de DMS, contáctenos y lo discutiremos en detalle.