náklady na Outsourcing mezd
dnes se stále více podnikatelů obrací na poskytovatele mezd, jako je ADP, aby se vyhnuli potížím s manipulací se mzdami. Poskytovatelé mzdových služeb mohou pomoci zmírnit komplikace, které vyplývají z řešení místních daní, přesčasových hodin a dalších proměnných. I když tyto společnosti poskytují cenné služby, majitelé podniků by měli zvážit skutečné náklady na outsourcing mezd před zajištěním svých služeb. Spuštění důkladné analýzy nákladů a přínosů na outsourcingu mezd vám může později ušetřit velké bolesti hlavy, zejména pokud vás mzdová služba chce uzamknout do dlouhodobé smlouvy. Abychom vám pomohli dosáhnout informovaného závěru, níže jsme rozdělili náklady, kterým budete čelit.
mzdový Outsourcing rozpis nákladů
rychle zjistíte, že mnoho různých nákladů přichází spolu s outsourcingem mzdy vaší společnosti. Od jednorázových poplatků, poplatků za přípravu daní a měsíčních nákladů na samotnou službu se celková částka, kterou platíte za měsíc, může značně lišit. Mnoho společností mzdových služeb nabízí více úrovní služeb, od nejzákladnějších (jednoduše výpočet a uložení šeků zaměstnanců) po nejsofistikovanější (nabídka předplacených karet, správa státního pojištění v nezaměstnanosti a zpracování mzdových garnishments). Zde je to, co byste měli věnovat pozornost:
základní mzdové outsourcingové náklady
drtivá většina outsourcovaných mzdových společností účtuje základní poplatek za balíček v rozmezí od 20 do 250 USD měsíčně. Náklady na outsourcované mzdy zahrnují přímý vklad, zpracování výplaty, standardní daňové podání, a online portál přístupný zaměstnavatelům i zaměstnancům. Náklady spojené se základním mzdovým balíčkem zohledňují všechny příslušné údaje vaší společnosti, jako je stát bydliště, složitost daně ze mzdy ve vaší jurisdikci, četnost výplatních období a množství zaměstnanců.
například společnost s 25-35 zaměstnanci, která využívá známé společnosti zabývající se zpracováním mezd, platí za základní služby až 1 500 USD měsíčně. V mnoha případech budou větší společnosti dostávat zvýhodněné poplatky za balíček, čímž se sníží mzdové náklady na obyvatele pro velké zaměstnavatele. Pro malé podniky-stejně jako mnoho společností poskytujících terénní služby-mohou tyto náklady znamenat větší rozdíl.
frekvence výplatních období
mnoho společností, které zadávají své mzdy, musí změnit své výplatní doby, aby se zabránilo dodatečným nákladům na zpracování mzdových transakcí. Pokud vaše společnost platí týdně nebo dvoutýdenně, mohou vám vzniknout dodatečné náklady ve srovnání s podnikem, který platí měsíčně (protože byste platili za službu, která se vyskytuje 4 + krát za měsíc místo jen jednou). Samozřejmě, při snižování četnosti mzdových výhod zaměstnavatele, změna mzdové frekvence často negativně ovlivňuje zaměstnance. Mnoho pracovníků počítá s tím, že dostanou výplaty v předvídatelném rozvrhu. Nakonec budou muset žít s vaším rozhodnutím, pokud změníte frekvenci mezd, ale měli byste stále pečlivě zvážit spad.
pokud vaše mzdová společnost zasílá šeky papíru vaší firmě, mohou vám vzniknout další poplatky za tisk a doručení. I když dostanete standardní doručení zdarma, mohou se vztahovat další poplatky za urychlené nebo mimo státní dodávky.
mzdová daňová pomoc
ačkoli většina základních balíčků pokrývá daňovou pomoc, mnoho mzdových společností si bude účtovat příplatek za zpracování na konci roku, aby se připravilo na daňovou sezónu. Dodatečné mzdové outsourcing může stát navíc $ 25 na $ 75 na zaměstnance, stejně jako W-2 tisk, mailing a reporting. Navíc složitost vaší mzdy se zde stává úvahou, stejně jako u základního mzdového balíčku. Pokud máte zaměstnance ve více státech, mzdové společnosti často sklouznou do dodatečných poplatků za zpracování svých daní. Pokud outsourcujete výplatní listinu, poznamenejte si existenci takových poplatků před výběrem společnosti. V některých případech můžete ušetřit spoustu peněz správou mezd sami.
jednorázové poplatky
i když provádíte mzdy interně, musíte zvážit určité jednorázové poplatky. Některé z největších mzdových nákladů pocházejí z nastavení systému sledování času, který zaznamenává hodiny zaměstnanců, a poté implementuje aktualizace tohoto systému v průběhu času.
dodatečné poplatky
pokud jste se již rozhodli outsourcovat mzdy, možná budete muset rozpočet na některé další poplatky, které nenajdete v základní ceně balíčku. Tyto poplatky obvykle zahrnují služby, jako je přímý vklad, podepisování šeků, plnění za obálku, hlášení nových zaměstnanců a další. Za úpravy mezd nebo nouzové výplaty mohou být účtovány další poplatky, proto plánujte při výběru outsourcingu mezd.
výhody outsourcingu zpracování mezd
Zní to jako hodně tak daleko, že jo? Nebojte se, jsou tu také dobré věci! Přestože mzdové outsourcing náklady mohou rychle hromadit, čas a stres ušetříte outsourcing stále počítá pro hodně. V závislosti na velikosti vaší společnosti, zaměstnance garnishments, dodavatel / zaměstnanec označení, umístění zaměstnanců a další faktory, zpracování mezd a související daňové řízení může jíst pryč v době, nemusíte nutně mít.
služby zpracování mezd zaměstnávají odborníky v oboru, odborníci s menší pravděpodobností dělají chyby. To by vám mělo dát klid, pokud společnost není tak velká, že riskujete, že se stanete „jen dalším účtem.“Vyhledejte recenze od ostatních klientů, abyste se ujistili, že mzdová společnost důsledně odvádí dobrou práci. Jak snadné času budete mít dosažení svého zástupce účtu, když máte problém? Dávejte pozor na novější mzdové podniky, které nemusí mít zavedené systémy kvality, aby se zabránilo chybám.
poté, co jste se rozhodli, zda chcete outsourcovat, měli byste se k problému neustále vracet. Realita vašeho podnikání se bude neustále měnit. Vyrostla jsi? Zmenšený? Má větší smysl, aby vaše společnost začala / zastavila outsourcing nyní, než když jste se poprvé rozhodli? Pamatujte, že společnosti různých velikostí platí u většiny poskytovatelů služeb různé sazby. Pro zpracovatele, jako je ADP, čím více zaměstnanců máte, tím méně to stojí za výplatní listinu každého zaměstnance. To by mohlo výrazně změnit počet!
jak ušetřit peníze na zpracování mezd
mzdové outsourcingové náklady se mohou sčítat, zejména u úkolů nebo služeb, na které se nevztahuje základní balíček poskytovatele. Máte však k dispozici některé nástroje ke snížení mzdových nákladů, jako je zefektivnění obchodních procesů, používání softwaru pro správu služeb v terénu a úprava platových období. Podíváme se na ně níže.
zefektivnit obchodní procesy
když přinesete zpracování mezd interně pomocí podnikového softwaru pro správu terénních služeb, chcete se ujistit,že zvolený software má co nejvíce funkcí. Díky tomu je vaše investice výhodnější. Pokud je to možné, Zefektivněte zpracování mezd spolu s dalšími interními procesy. Inteligentní služba integrovaná do softwaru QuickBooks může například řešit plánování, pracovní příkazy, fakturaci a další. Mnoho mzdových společností nabízí pouze mzdové služby, což z nich činí nižší investice.
přímý vklad
použití profesionálního účetního softwaru vám může poskytnout možnost provádět přímé vklady na bankovní účty vašich zaměstnanců. QuickBooks, například, může usnadnit přímé vklady jen s malým poplatkem za každou výplatu. V současné době jejich poplatek činí 1,75 dolaru za výplatu. Pokud platíte svým zaměstnancům dvakrát týdně, poplatek za zaměstnance by byl pouze 45,50 $ročně. Ve srovnání s poplatek mnoho mzdové služby společnosti účtovat (mezi $ 4 a $9) to může ušetřit až $ 188 na zaměstnance za rok. Pro společnost s 25 zaměstnanci to znamená dalších 4 700 dolarů ročně. Tato částka by se mohla hodit pro modernizaci zařízení nebo vyzkoušení nové marketingové taktiky.
mzdové období
pokud platíte svým zaměstnancům každý týden, zvažte změnu výplatních období na dva týdny. Namísto placení přímých poplatků za vklad (nebo poštovné) 52krát ročně na zaměstnance snížíte náklady na polovinu. Pomocí čísel poskytnutých QuickBooks to může snížit vaše poplatky z $ 91 na zaměstnance ročně na $ 45.50 . 45 dolarů nemusí zdát jako hodně, ale když vezmete v úvahu vyšší poplatky mzdové služby poplatek za přímý vklad, to může snížit své výdaje až o $ 234 na zaměstnance za rok.
při používání této strategie však buďte velmi opatrní. Jak jsme již zmínili, pokud vaši zaměstnanci počítají s týdenními výplatami, narušení vašeho současného systému může způsobit vážné napětí. Pokud provedete tento přepínač, měli byste dát svému týmu dostatek předběžného varování, aby mohli podle toho naplánovat své finance.
Vyhněte se sankcím
přesnost zpracování mezd znamená vyhnout se mzdovým sankcím. IRS odhaduje, že 40% malých a středních podniků platí pokutu za to, že neuložily srážky, špatně vypočítaly srážky nebo nesprávně podaly. V průměru činí pokuta pro tyto podniky 845 USD ročně. Dělat i malé chyby při výpočtu mzdy vaší společnosti může vést k sankcím, když přijde daňový čas. Bez ohledu na to, jaký typ mzdového řešení používáte, vždy zkontrolujte čísla, abyste se ujistili, že vám nevzniknou mzdové sankce.
zvažte stážisty
pro mnoho společností se příležitost naučit použitelné průmyslové dovednosti vysokoškolským studentům jeví jako nákladná nabídka. Stáže však mohou vaší společnosti poskytnout cennou práci od studentů, kteří se zajímají o váš obor. Zřízení programu stáže vám umožní altruisticky přispět k začínající kariéře mladých profesionálů a zároveň získat práci dokončenou za nižší cenu. Pokud se vaše firma nachází v blízkosti vysoké školy, univerzity nebo obchodní školy, koordinátor stáže v okolí pravděpodobně skočí na šanci uvést vaši společnost na seznam potenciálních poskytovatelů stáží.
dočasní pracovníci
pro mnoho úkolů představují dočasní pracovníci skvělý zdroj, který můžete využít ke snížení mzdových nákladů. Pro tyto pracovníky nemusíte počítat mzdy. Namísto, jednoduše obdržíte účet od agentury temp za jejich práci. Protože personální agentura se stará o mzdy pro tyto zaměstnance, můžete získat více práce bez agonizace nad mzdové úvahy. Měli byste však mít na paměti, že personální agentury často účtují přirážku nad běžnou tržní sazbu za práci. Také budete chtít tyto pracovníky prověřit, než jim umožníte přispívat na projekty, protože chyby nových dočasných pracovníků špatně odrážejí vaše podnikání.
Závěrečné myšlenky
bez ohledu na to budete muset platit poplatky spojené se mzdou, ať už interně nebo externě. Přesto budete chtít provést analýzu nákladů a přínosů, abyste zajistili, že trasa, kterou podniknete, v dlouhodobém horizontu ušetří peníze vaší společnosti. Využijte funkcí, které nabízí software pro správu terénních služeb, které vám pomohou zefektivnit mzdový proces a snížit mzdové náklady.