• Articles
• admin

štítek produktu

nenávidíte papírování? Zdá se, že to ostatní nenávidí, také, protože globální trh se systémem správy dokumentů prudce stoupá. Software pro správu dokumentů (DMS) je určen k dokončení různých úkolů elektronického dokumentu. Cloudové nebo on-premise řešení DMS může automatizovat tok dokumentů vaší společnosti a uvolnit zdroje pro více práce.

ale jak najít systém správy dokumentů, který splňuje vaše konkrétní obchodní potřeby? Zde je vodítko: Vytvořte si vlastní. V této příručce najdete vše, co potřebujete vědět před vývojem systému správy dokumentů.

trh se softwarem pro správu dokumentů: obecný přehled

trh se softwarem pro správu dokumentů neustále roste. Očekává se, že v roce 2026 dosáhne 11,47 miliardy dolarů, což je více než dvojnásobek toho, co bylo v roce 2020 (5,51 miliardy dolarů). Každý rok se automatizace papírování stává stále více nezbytnou pro udržení společností nad vodou. Myslíš, že je to přehnané? Jeden rychlý fakt: problémy s dokumenty jsou zodpovědné za průměrné ztráty 20 000 USD v rozpočtu a 21% denní produktivity.

není pochyb o tom, že je lepší využití těchto zdrojů. Zatímco prodej, marketing, a bankovní sektory jsou průkopníkem v přijímání řešení pro správu podnikového obsahu, jiná průmyslová odvětví začínají držet krok, poháněno potřebou zvýšení produktivity na pracovišti. Je tedy nejvyšší čas vytvořit software pro správu dokumentů pro každou společnost, která to ještě neudělala.

Pokračujte ve čtení, abyste zjistili, jak chytit toto nízko visící ovoce a zlepšit efektivitu pracovního postupu.

vytvoření vlastního systému pro správu dokumentů vs. použití hotového softwaru pro správu dokumentů

je centrem toku dokumentů společnosti, který urychluje procesy, zvyšuje produktivitu a snižuje náklady. Pokud jde o implementaci DMS, máte dvě možnosti: koupit off-the-shelf produkt nebo vytvořit vlastní jeden. Pojďme porovnat dvě alternativy a uvidíme, který funguje nejlépe pro vás.

náklady

není žádným překvapením, že vlastní vývoj DMS vyžaduje vyšší počáteční investici. Ale pokud přidáte do celoživotního firemního předplatného hotové řešení, uvidíte, že je nákladově efektivnější vyvinout svůj vlastní produkt.

funkčnost

na trhu existuje řada řešení DMS. Přesto najít ten, který vyhovuje vašim obchodním potřebám, může být obtížné. Jak to? Komerčně orientovaný software se zaměřuje na širokou škálu podniků s různými a někdy se vzájemně vylučujícími potřebami. Proto nejen platit za In-balíček služeb, které nikdy nepoužíváte, ale také nejsou schopni získat úzké specializované funkce, které požadujete. A i když můžete, nebudou vyhovovat vašim procesům, stejně jako vlastní řešení.

integrace

většina hotových DM se neintegruje s jiným softwarem, takže uživatelé přesunou kopie stejného dokumentu do svých systémů CMS a CRM. Naproti tomu při vývoji vlastního systému správy dokumentů se můžete integrovat s přijatým softwarem jakékoli společnosti a posílit jakýkoli pracovní postup.

takže budování app end-to-end je váš nejlepší záběr, pokud potřebujete jít nad rámec standardních funkcí. Ale co to znamená skočit do vývoje systému správy dokumentů? Pro začátečníky byste měli znát funkce, které chcete implementovat, a porozumět základům procesu vývoje softwaru. Zní to komplikovaně? Nebojte se, kryjeme vám záda!

Klíčové vlastnosti systémů pro správu dokumentů

než začnete zvažovat, které funkce chcete, prozkoumejte obchodní procesy vaší společnosti. Vlastní řešení pro správu dokumentů lze přizpůsobit vašemu pracovnímu postupu, které je specifické pro dané odvětví a liší se mezi organizacemi. Zde je seznam základních funkcí pro začátek.

koherentní struktura souborů

je důležité navrhnout jednoduchou strukturu systému souborů, kterou se uživatelé rychle naučí a přizpůsobí. Ve stromově strukturovaném souborovém systému může být jakákoli položka buď soubor, složka nebo podsložka. Protože každý soubor má jedinečnou cestu, stromová struktura souborů zůstává nejvhodnější strukturou souborů napříč různými typy softwaru.

přizpůsobitelné značení a pojmenování pravidla

schopnost označit obsah a jeho majitelé automatizuje proces kontroly a udržuje ji up-to-date. Protože každá organizace má svá vlastní pravidla pro pojmenování dokumentů, DMS by měla podporovat stávající pravidla pro pojmenování.

Přístupnost napříč platformami a zařízeními

váš systém by měl běžet hladce napříč stolními, mobilními a tabletovými zařízeními a nabízet bezproblémové uživatelské prostředí. Vzhledem k tomu, že práce z domova přebírá průmyslová odvětví, je zásadní poskytnout nástroje pro přístup k dokumentům, sdílení souborů a úpravy odkudkoli na světě. Proto je důležité kromě webových DMS vytvořit mobilní aplikaci.

robustní vyhledávač

jak se obsah rozšiřuje, je obtížnější najít věci v softwaru pro správu dokumentů. Vytvořte tedy systém, ve kterém můžete vyhledávat dokumenty pomocí co největšího počtu kritérií, včetně názvu, data, kategorie, značky a autora.

Správa verzí

Správa verzí zajišťuje efektivní spolupráci mezi zaměstnanci, kteří pracují na stejném dokumentu. Tato funkce umožňuje uživatelům zálohovat a sledovat své soubory v průběhu času.

Collaborative editing

Tato funkce umožňuje více uživatelům zapojit se do současných úprav a zjistit, kdo další přistupuje ke stejnému dokumentu. Kromě toho můžete přepínat mezi režimy přístupu k souborům stejně jako Dokumenty Google. Zatímco některé dokumenty jsou volně přístupné pro všechny, jiné jsou k dispozici pouze pro konkrétní uživatele nebo skupiny.

integrace se softwarem třetích stran

malý podnik v průměru používá 102 různých softwarových produktů, zatímco velké podniky zaměstnávají 288 aplikací. Vaše řešení pro správu dokumentů by se mělo integrovat s těmi nejdůležitějšími z nich, jako je mail, chatová řešení nebo jakýkoli jiný software, který vaše společnost vybere. Všechny typy souborů by měly být snadno exportovat a importovat z jiných aplikací.

škálovatelné úložiště

pokud jde o úložiště, je lepší mít více než méně. Moderní DMS spoléhají na řešení cloudového úložiště, která lze snadno škálovat podle potřeb společnosti.

Nastavení Zabezpečení

vaše soubory by měly být bezpečné na všech úrovních, od ověřování uživatelů a odolnosti vůči externím hrozbám až po třídy přístupu k dokumentům. Čekání na porušení dat, aby podnikla kroky, není nikdy dobrý nápad—vždy je snazší zabránit než vyléčit.

archivace

během práce s klienty vytváříte a ukládáte velké množství dokumentů. Protože některá partnerství trvají po celá desetiletí, musíte uchovávat a archivovat soubory související s předchozími projekty, abyste měli po ruce odkazy nebo dodržovali průmyslové předpisy.

automatizované generování souborů

s generátorem souborů mohou uživatelé vytvářet smlouvy, formuláře a zprávy založené na místních šablonách a také sladit importované soubory s podnikovými standardy. To zjednoduší mnoho rutinních postupů a sníží lidské chyby.

Offline přístup

protože není možné zajistit stabilní připojení k internetu, zejména pro vzdálené zaměstnance, mělo by vaše řešení fungovat offline. Ujistěte se, že čtečka souborů umožňuje uživatelům prohlížet, upravovat a stahovat soubory, kdykoli je to nutné.

E-podpis

E-podpis umožňuje zástupcům společnosti legálně podepsat požadované formuláře v elektronické podobě. Elektronický podpis zjednodušuje zpracování dokumentů napříč odděleními a zjednodušuje spolupráci s dalšími podniky.

konverze typu souboru

přidání vestavěného převaděče souborů do systému správy dokumentů zvýší efektivitu pracovního postupu ve vaší organizaci. Nezapomeňte povolit dávkové konverze, aby zaměstnanci mohli převést mnoho dokumentů několika kliknutími.

Optická čtečka znaků

pokud stále potřebujete používat papírové dokumenty, zvažte přidání optické čtečky znaků (OCR) do seznamu funkcí. S OCR můžete snadno skenovat tištěný a ručně psaný text a nahrát jej do systému.

bez ohledu na zvolenou funkci se musíte postarat o řešení problémů a aktualizace systému. Netřeba dodávat, že je bezpečnější svěřit tento úkol někomu, kdo již pracoval na vašem systému a zná každý centimetr. Hledejte dodavatele vývoje softwaru, který nabízí údržbu a podporu po spuštění.

co je třeba zvážit před zahájením vývoje DMS

jak již bylo zmíněno, pohled z ptačí perspektivy na vaše jedinečné obchodní potřeby vám řekne, které komponenty jsou nutností a které jsou volitelné. Před zahájením vývoje systémového softwaru DMS je však třeba vyřešit ještě několik věcí. Přidejte tyto kroky do plánu projektu:

dodržování regulačních norem

kromě řízení přístupu založených na rolích (RBAC), vícefaktorové autentizace, protokolů oprávnění a pevně zakódovaných šifrování dat pomocí portálového systému DMS musíte dodržovat zvláštní předpisy. Například poskytovatelé zdravotní péče musí dodržovat HIPAA, farmaceutické společnosti FDA a maloobchodníci musí dodržovat PCI. Každá společnost zpracovává nějaký typ citlivých dat, takže vaším úkolem je zabezpečit tato data podle státních pravidel ochrany dat.

uživatelská zkušenost

vaše DMS by měly fungovat tak, jak uživatelé očekávají, že bude fungovat. Uživatelsky přívětivé rozhraní přesahuje vzhled a dojem. Má nízkou kognitivní zátěž a neznamená, že se lidé musí zastavit a přemýšlet o tom, jak provést jeden nebo druhý úkol. Od počátečního nastavení a po celou cestu uživatele by vaše rozhraní mělo být intuitivní pro uživatele s jakoukoli úrovní technických znalostí.

může to znít jednoduše, ale proces návrhu vyžaduje čas a odborné znalosti. Výzkum UX, nápady, prototypování a testování uživatelů jsou stejně důležité při vývoji softwaru pro správu dokumentů. Přeskočení některého z těchto kroků znamená, že riskujete, že budete čelit problémům v pozdějších fázích, kdy jsou sázky mnohem vyšší.

Team gathering

pokud nemáte vlastní vývojáře, najměte si tým pro vývoj softwaru mimo pracoviště. To je, jak můžete získat nejlepší IT talent s jasným pochopením vaší obchodní domény. Váš dodavatel vývoje softwaru bude provádět náborové a náborové činnosti, včetně všech druhů projekcí a technických rozhovorů.

vývoj MVP

uvolnění minimálního životaschopného produktu (MVP) je volitelným krokem ve vývoji systémového softwaru DMS, přesto je vysoce doporučeno. Umožněním skutečným uživatelům testovat základní funkce před konečným vydáním můžete ověřit účinnost vašeho řešení. Pokud je zpětná vazba uživatele pozitivní, můžete přejít k implementaci úplné sady funkcí. Pokud ne, musíte udělat krok zpět a přehodnotit, jak dosáhnout svých obchodních cílů.

kolik stojí vývoj systému správy dokumentů?

Nyní, když víte, jak vytvořit software pro správu dokumentů, je čas mluvit o penězích. Vezměme si divoký odhad: chcete najmout kvalifikované vývojáře, ale váš rozpočet zasáhne skleněný strop. Dobrou zprávou je, že Ukrajina patří mezi několik zemí, kde můžete outsourcovat vysoce kvalifikované vývojáře za liberální cenu.

obecně platí, že ceny závisí na zkušenostech člena týmu a zvoleném technickém zásobníku. Podívejte se na tento seznam a získejte přehled o složení týmu potřebném pro typický vývojový projekt DMS, stejně jako průměrné hodinové sazby pro různé specialisty:

• obchodní analytik—$40-$63
• UI / UX designer—$35-$56
• vývojáři-od $ 25 – $ 42 pro Junior na $ 45 – $ 90 pro Senior pozice
• QA engineers – od $ 25 – $ 42 pro Junior na $ 40 – $ 63 pro Senior pozice
• projektový manažer—$45-$70

Chcete-li získat přesnější odhad rozpočtu a časových rámců souvisejících s vaším projektem, musíte se poradit s vybraným prodejcem. Vývojáři vědí, jak dlouho trvá vývoj požadovaných funkcí, takže vám budou moci poskytnout přibližná čísla na základě očekávaného rozsahu práce.

shrnutí

trh systému správy dokumentů se vyvíjí rychlým tempem a IT řešení DMS jsou nutností pro každou společnost. Pojďme si to shrnout:

• můžete si vybrat mezi hotovými a zakázkovými řešeními. Vývoj systému správy dokumentů je rozumnější, protože můžete vytvářet funkce přizpůsobené vašim potřebám a dlouhodobě šetřit náklady.
• když sestavíte seznam funkcí, zaměřte se na své obchodní cíle a problémy, které chcete, aby vaše DMS vyřešily. Většina společností se rozhodne pro kolaborativní úpravy, Přístupnost napříč platformami a přizpůsobitelné značení.
• při vytváření řešení věnujte pozornost uživatelské zkušenosti, dodržování průmyslových předpisů a dodržování bezpečnosti.
• rozpočet vašeho projektu závisí na různých faktorech, ale najímání vývojářů na Ukrajině zajišťuje, že získáte kvalitní produkt za spravedlivou cenu.

relevantní pomáhá společnostem v mnoha průmyslových odvětvích vyvíjet řešení vlastní správy (software pro správu dokumentů, software pro správu kapitálu atd.) šité na míru jejich specifickým potřebám. Naše vlastní služby pro vývoj webových aplikací a vývoj mobilních aplikací pokrývají vývoj produktů od začátku do konce, od počátečního nápadu po nasazení a podporu produktu. Poskytujeme outsourcingové vývojáře, kteří mohou vytvořit váš systém správy dokumentů od nuly nebo jen působit jako dočasné posílení pro rozšíření kapacit vaší společnosti.

pokud tedy chcete zahájit svůj vývojový projekt DMS, kontaktujte nás a podrobně o tom diskutujeme.