Ad Hoc Rapportering I Excel — The Complete Guide
Ad hoc rapportering i Excel kan ta på mange former. En av fordelene med å bruke et regnearkbasert program er at det er relativt fleksibelt i hvordan det kan brukes. Presentere data i excel kan variere fra enkle til komplekse, og som et resultat, er det ofte den beste måten å raskt felt ad hoc forespørsler fra ulike avdelinger.
Finans fagfolk fortsetter å finne seg i trådkorset av data forespørsler fra flere områder på tvers av sine respektive virksomheter. Videre er dataforespørslene noen ganger dynamiske og krever en rapporteringsmetode som ikke er vanlig eller aldri har blitt brukt før.
Det er Her Excel, og regnearkprogrammer som Det, kan være både gode og dårlige. Her er grunnleggende for å opprette ad hoc excel-rapporter.
Start Med Rådata
for å svare på en forespørsel trenger du først data. Nesten alle systemer vil eksportere Til Excel i disse dager eller .csv-filformat. Ved hjelp av disse regneark eksporten vil spare tid og energi.
sørg alltid for å opprette en fane merket «rådata» som du ikke manipulerer. Dette vil tillate deg å koble tilbake til det eller raskt referere rådata for kvalitetskontroller senere.
Opprettholde integriteten til rådata er viktig når fielding forespørsler, og noen ganger er det lurt å passordbeskytte kategorien rådata for å hindre uønskede endringer. Det kan være tilfelle at en forespørsel vil kreve bruk av flere forskjellige datatabeller. I dette tilfellet kan det være vanskelig å kombinere datatabellene.
hvis det er mulig, kombiner som datasett. Dette vil skape maksimal nytte når du bruker funksjoner som filtre og svinger.
Forstå Forespørselen
hvis forespørselen er for tvetydig, kan det være vanskelig å svare Med Excel. Dette er fordi Excel vil bare gjøre hva det blir fortalt.
utdataene I Excel er avhengig av kravene som stilles. Dette betyr at hvis forespørselen er uklar, kan tiden være bortkastet å trekke irrelevante data inn i arbeidsboken og kan oversvømme sluttbrukeren med mer enn det som kreves.
på grunnlag av et godt svar på en ad hoc-forespørsel er en klar forespørsel. Salgsdemografi, økonomiske resultater og plukktider er for eksempel alle litt vage og generiske forespørsler.
Klargjøring av forespørslene kan gi svar som er mer nyttige. For eksempel gjennomsnittlig postnummer for kunder på en bestemt dato, brutto salg den siste måneden, tid til å velge og sende et bestemt produkt og mer.
jo tydeligere forespørslene er, desto mer vil et svar være relevant og kortfattet.
Filtrering Av Data Og Dens Begrensninger
de fleste forespørsler vil være for et visst nivå av informasjon som krever bruk av filtrering. Filtrering er en grunnleggende Funksjon I Excel og er lett å gjøre. Kolonner kan sorteres og filtreres, og selv avansert filtrering er tilgjengelig.
Filtrering er en grunnleggende tilnærming i håndtering av datasett når en ad hoc-forespørsel er spesifikk og noe enkel å håndtere. For eksempel kan en forespørsel komme inn for prisen på et produkt, og en tabell med data kan eksistere med alle produktpriser. Bare filtrering av navnet på produktet kan gi den nødvendige responsen.
Det Finnes mer avanserte filtreringsteknikker i excel som gjør det mulig for brukere å angi et område med vilkår og et område med data for å bruke disse kriteriene også. Dette er en mer kompleks tilnærming til å håndtere datasett når en forespørsel kan være for flere biter av informasjon.
Datakoblinger Og Spørringer
alle forespørsler, på et visst nivå, er for data. Hvor enkelt et svar kan gjøres på en ad hoc-forespørsel i Excel, avhenger av nivået på tilgjengelige data. Excel har muligheten til å koble til eksterne databaser, som lar brukerne kjøre egendefinerte spørringer som raskt trekker data inn i et regneark.
denne metoden for tilgang til data er vanligvis den raskeste og gir de mest komplette datasettene å jobbe med. En fordel med å koble Excel til en database er at informasjonen vil bli oppdatert etter hvert som databasen oppdateres.
Dette gjør det mulig å referere til nøyaktige og rettidige datasett. Excel vil også koble til internett for å trekke inn ulike typer informasjon; for eksempel kan markedsdata kobles direkte til Excel og oppdateres ved behov.
en ulempe ved å få tilgang til databaser i Excel er at de ofte krever at sluttbrukere manuelt oppdaterer data, noe som kan føre til ufullstendige eller utdaterte datasett.
Ad Hoc-Rapporter Om Excel-Ved Hjelp Av Pivottabeller
Når det gjelder ad hoc-rapporter, Har Excel en funksjon som kalles pivottabeller, som er en unik måte å svare på ad hoc-forespørsler i Excel. De tillater at data filtreres og presenteres på en oppsummert måte.
en pivottabell er dynamisk ved at inngangene kan endres og endres avhengig av hva brukeren ber om. Det vil oppsummere alle data i et gitt datasett og vil tillate brukere å gruppere kolonner og rader med data på unike måter.
fordi dataene er oppsummert, gjør det mye enklere å bruke et pivottabell for analytiske formål. Selv om ad hoc-forespørselen ikke kan besvares med en faktisk pivottabell, kan det å opprette en gjøre det lettere for brukeren å identifisere svaret på en forespørsel.
når de er opprettet, kan pivottabeller også «bore ned» til bestemte data avhengig av hva brukeren vil gjøre. Dette gjøres intuitivt ved å dobbeltklikke på dataene, og på grunn av det er pivottabeller ofte en standard måte å sortere og oppsummere store mengder data på.
en ulempe er at dataene må grupperes i kolonner for å kunne bruke en pivottabell. Pivottabeller er også avhengige av datasettene de refererer til, noe som betyr at hvis dataene ikke er fullstendige, er ikke pivottabellens sammendrag fullført heller.
En annen ulempe er at pivottabeller ikke oppdateres automatisk. Dette skaper noen ganger problemer når datasettene er koblet eller autonome.
Presentasjon Av Data Med Tabeller Og Grafer
Enkelte ad hoc-forespørsler kan kreve bruk av tabeller og / eller grafer. Excel har et bredt utvalg av diagramtyper og grafer å jobbe med. Grafer er gode til å illustrere trender og retningsbestemte bevegelser med data. For eksempel salgsvolum over tid, eller brutto inntekter over tid.
utfordringen med å svare i grafer er at det må være kontekst gitt med grafen, og den aktuelle grafen må velges. Linje-og punktgrafer er gode til å illustrere trender, kakediagrammer er gode for å illustrere forholdsmessige data, og stolpediagrammer er gode for å sammenligne kategoriske data.
Bruke DataRails Å Svare På Ad Hoc Request
DataRails Er et unikt program som lar deg svare på ad hoc-forespørsler i dynamiske måter. DataRails er et forbedret datahåndteringsverktøy som kan hjelpe teamet ditt med å lage økonomiske rapporter, samt overvåke budsjetter, planer og Andre Kpi-Er raskere og mer nøyaktig enn noen gang før.
Den har evnen til å administrere datasett i et brukervennlig miljø, kutte ned på tidsbruk fielding ad hoc forespørsler.
Store data må være nyttige. DataRails hjelper deg å bruke den til det maksimale uten å måtte lære en ny proprietær brukergrensesnitt. Bruke Excel som et bakteppe gir et kjent dynamisk rammeverk som gjør vedta DataRails lett for enhver finans profesjonell.
ved å erstatte regneark med sanntidsdata og integrere fragmenterte arbeidsbøker og datakilder på ett sentralt sted, kan Du arbeide komfortabelt I Excel med støtte fra et mye mer sofistikert datahåndteringssystem bak deg.
Bygg vakre budsjetter, spore og overvåke forretningsresultater, og gi brukerne imponerende og lett-å-bruke oversikter Med DataRails.
Lær mer om fordelene Med DataRails’ løsning her.