Ad Hoc – rapportering i Excel — den kompletta guiden
Ad hoc-rapportering i Excel kan ta många former. En av fördelarna med att använda en kalkylbaserad programvara är att den är relativt flexibel i hur den kan användas. Att presentera data i excel kan sträcka sig från enkla till komplexa, och som ett resultat är det ofta det bästa sättet att snabbt fält ad hoc-förfrågningar från olika avdelningar.
Finanspersonal fortsätter att befinna sig i korsstolarna av dataförfrågningar från flera områden i sina respektive företag. Dessutom är dataförfrågningarna ibland dynamiska och kräver en rapporteringsmetod som inte är vanlig eller aldrig har använts tidigare.
det är här Excel och kalkylprogram som det kan vara både bra och dåligt. Här är grunderna för att skapa ad hoc excel-rapporter.
börja med rådata
för att svara på en begäran behöver du först data. Nästan alla system kommer att exportera till Excel dessa dagar eller .CSV-filformat. Med hjälp av dessa kalkylblad export kommer att spara tid och energi.
var noga med att skapa en flik märkt ”rådata” som du inte manipulerar. Detta gör att du kan länka tillbaka till den eller snabbt referera till rådata för kvalitetskontroller senare.
att upprätthålla integriteten hos rådata är viktigt vid fältförfrågningar, och ibland är det klokt att lösenordsskydda fliken rådata för att förhindra oönskade ändringar. Det kan vara så att en begäran kommer att kräva användning av flera olika datatabeller. I det här fallet kan det vara svårt att kombinera datatabellerna.
om det alls är möjligt, kombinera som dataset. Detta kommer att skapa maximal nytta när du använder funktioner som filter och pivots.
förstå begäran
om begäran är för tvetydig kan det vara svårt att svara med Excel. Detta beror på att Excel bara gör vad det berättas.
utdata i Excel är beroende av de krav som ställs. Detta innebär att om begäran är oklar kan tiden slösas bort och dra irrelevanta data i arbetsboken och kan översvämma slutanvändaren med mer än vad som krävs.
på grundval av ett bra svar på en ad hoc-begäran är en tydlig begäran. Till exempel är försäljningsdemografi, ekonomiska resultat och plocktider alla något vaga och generiska förfrågningar.
förtydligande av begäranden kan ge svar som är mer användbara. Till exempel genomsnittligt Postnummer för shoppare på ett visst datum, bruttoförsäljning under den senaste månaden, tid att välja och skicka en viss produkt och mer.
ju tydligare förfrågningarna är desto mer kommer ett svar att vara relevant och koncist.
filtreringsdata och dess begränsningar
de flesta förfrågningar kommer att vara för någon nivå av information som kräver användning av filtrering. Filtrering är en grundläggande funktion i Excel och är lätt att göra. Kolumner kan sorteras och filtreras, och även avancerad filtrering är tillgänglig.
filtrering är ett grundläggande tillvägagångssätt vid hantering av dataset när en ad hoc-begäran är specifik och något lätt att hantera. Till exempel kan en förfrågan komma in för priset på en produkt, och en tabell med data kan finnas med all produktprissättning. Att bara filtrera efter produktens namn kan ge det önskade svaret.
mer avancerade filtreringstekniker finns i excel som tillåter användare att ange en rad kriterier och en rad data för att tillämpa dessa kriterier också. Detta är en mer komplicerad metod för att hantera datamängder när en begäran kan vara för flera bitar av information.
datalänkar och frågor
alla förfrågningar, på någon nivå, är för data. Hur enkelt ett svar kan göras på en ad hoc-begäran i Excel beror på nivån på tillgängliga data. Excel har möjlighet att länka till externa databaser, vilket gör det möjligt för användare att köra anpassade frågor som snabbt kommer att dra data till ett kalkylblad.
denna metod för åtkomst till data är vanligtvis den snabbaste och ger de mest kompletta datamängderna att arbeta med. En fördel med att länka Excel till en databas är att informationen kommer att uppdateras när Databasen uppdateras.
detta gör det möjligt att referera till exakta och aktuella datamängder. Excel kommer också att länka till internet för att dra in olika typer av information; till exempel kan marknadsdata kopplas direkt till Excel och uppdateras på begäran.
en nackdel med att komma åt databaser i Excel är att de ofta kräver att slutanvändarna manuellt uppdaterar data, vilket kan leda till ofullständiga eller föråldrade datamängder.
Ad Hoc-rapporter om Excel-använda pivottabeller
när det gäller ad hoc-rapporter har Excel en funktion som kallas pivottabeller, som är ett unikt sätt att svara på ad hoc-förfrågningar i Excel. De tillåter att data filtreras och presenteras på ett sammanfattat sätt.
en pivottabell är dynamisk genom att ingångarna kan ändras och ändras beroende på vad användaren begär. Det kommer att sammanfatta alla data i en given datamängd och gör det möjligt för användare att gruppera kolumner och rader av data på unika sätt.
eftersom data sammanfattas gör det mycket lättare att använda en pivottabell för analytiska ändamål. Även om ad hoc-begäran inte kan besvaras med en faktisk pivottabell, kan skapa en gör det möjligt för användaren att lättare identifiera svaret på en begäran.
en gång skapad kan pivottabeller också ”borra ner” i specifika data beroende på vad användaren vill göra. Detta görs intuitivt genom att helt enkelt dubbelklicka på data, och därför är pivottabeller ofta ett standard sätt att sortera och sammanfatta stora mängder data.
en nackdel är att data måste grupperas i kolumner för att kunna använda en pivottabell. Pivottabeller förlitar sig också uteslutande på de datamängder de refererar till, vilket innebär att om data inte är fullständiga är inte heller pivottabellens sammanfattningar fullständiga.
en annan nackdel är att pivottabeller inte uppdateras automatiskt. Detta skapar ibland problem när datamängder är länkade eller autonoma.
presentera data med tabeller och diagram
vissa ad hoc-förfrågningar kan kräva användning av tabeller och/eller diagram. Excel har ett brett utbud av diagramtyper och grafer att arbeta med. Grafer är bra på att illustrera trender och riktningsrörelser med data. Till exempel försäljningsvolym över tid eller bruttointäkter över tid.
utmaningen med att svara i grafer är att det måste finnas sammanhang med grafen, och lämplig graf måste väljas. Linje-och punktdiagram är bra på att illustrera trender, cirkeldiagram är bra för att illustrera proportionerliga data och stapeldiagram är bra för att jämföra kategoriska data.
använda DataRails för att svara på Ad Hoc-begäran
DataRails är ett unikt program som låter dig svara på ad hoc-förfrågningar på dynamiska sätt. DataRails är ett förbättrat datahanteringsverktyg som kan hjälpa ditt team att skapa finansiella rapporter samt övervaka budgetar, planer och andra KPI: er snabbare och mer exakt än någonsin tidigare.
den har förmågan att hantera datamängder i en användarvänlig miljö, skära ner på den tid fielding ad hoc-förfrågningar.
stora data måste vara användbara. DataRails hjälper dig att använda det maximalt utan att behöva lära dig ett nytt proprietärt användargränssnitt. Använda Excel som bakgrund ger en bekant dynamisk ram som gör att anta DataRails lätt för alla Finans professionell.
genom att ersätta kalkylblad med realtidsdata och integrera fragmenterade arbetsböcker och datakällor i en central plats kan du arbeta bekvämt i Excel med stöd av ett mycket mer sofistikerat datahanteringssystem bakom dig.
Bygg vackra budgetar, spåra och övervaka affärsresultat och ge användarna fantastiska och lättanvända instrumentpaneler med DataRails.
Läs mer om fördelarna med DataRails lösning här.