kostnaden för Löneutläggning
idag vänder sig fler och fler företagare till löneleverantörer som ADP för att undvika besväret med att hantera lön själva. Löneleverantörer kan hjälpa till att mildra komplikationer som uppstår genom att hantera lokala skatter, övertidstimmar och andra variabler. Även om dessa företag ger en värdefull tjänst, bör företagare överväga den verkliga kostnaden för löne outsourcing innan säkra sina tjänster. Att köra en grundlig kostnads – / nyttoanalys på löneutläggning kan spara dig stora huvudvärk senare, särskilt om lönetjänsten vill låsa dig in i ett långsiktigt kontrakt. För att hjälpa dig att nå en informerad slutsats har vi delat upp de kostnader du kommer att möta nedan.
löne Outsourcing kostnadsfördelning
du kommer snabbt att upptäcka att många olika kostnader kommer tillsammans med outsourcing ditt företags löner. Från engångsavgifter, skatteförberedelseavgifter och månadskostnaden för själva tjänsten kan det totala beloppet du betalar per månad variera mycket. Många löneserviceföretag erbjuder flera nivåer av service, allt från de mest grundläggande (helt enkelt beräkning och deponering av anställdas kontroller) till de mest sofistikerade (erbjuder förbetalda kort, hanterar statlig arbetslöshetsförsäkring och hanterar lönegarneringar). Här är vad du bör vara uppmärksam på:
grundläggande Löneutläggningskostnader
de allra flesta outsourcade löneföretag tar ut en baspaketavgift, allt från $20 till $250 per månad. Kostnaden för outsourcade löner inkluderar direkt insättning, lönecheck Bearbetning, standard skatt arkivering, och en online-portal tillgänglig för både arbetsgivare och anställda. Kostnaderna i samband med ett grundläggande lönepaket tar hänsyn till alla dina företags relevanta detaljer, till exempel bosättningsstat, komplexiteten i din jurisdiktions löneskatt, löneperiodens frekvens och anställdas kvantitet.
till exempel betalar ett företag med 25-35 anställda som använder välkända lönebehandlingsföretag upp till $1,500 per månad för grundläggande tjänster. I många fall kommer större företag att få rabatterade paketavgifter, vilket minskar lönekostnaden per capita för stora arbetsgivare. För småföretag-som många fältserviceföretag-kan denna kostnad göra en större skillnad.
frekvens av löneperioder
många företag som lägger ut sina löner måste ändra sina löneperioder för att undvika extra kostnader för att behandla lönetransaktioner. Om ditt företag betalar varje vecka eller varannan vecka kan du få extra kostnader jämfört med ett företag som betalar varje månad (eftersom du skulle betala för en tjänst som inträffar 4+ gånger i månaden istället för bara en gång). Naturligtvis, samtidigt som man minskar frekvensen av löneförmåner arbetsgivaren, ändrar lönefrekvensen ofta anställda negativt. Många arbetare räknar med att få sina lönecheckar på ett förutsägbart schema. I slutändan måste de leva med ditt beslut om du ändrar lönefrekvensen, men du bör fortfarande noggrant överväga Nedfallet.
om ditt löneföretag skickar papperskontroller till ditt företag kan du få extra avgifter för utskrift och leverans. Även om du får gratis standardleverans kan ytterligare avgifter för snabba eller out of state-leveranser tillkomma.
Löneskattstöd
även om de flesta grundläggande paket täcker skattestöd, kommer många löneföretag att ta ut extra för bearbetning i slutet av året för att göra sig redo för skattesäsongen. Den extra löne outsourcing kan kosta en extra $25 till $75 per anställd, som kan W-2 utskrift, utskick och rapportering. Dessutom blir komplexiteten i din lön en övervägande här, precis som det gör med det grundläggande lönepaketet. Om du har anställda i flera stater kommer löneföretag ofta att glida in extra avgifter för att hantera sina skatter. Om du lägger ut din lön, notera förekomsten av sådana avgifter innan du väljer ett företag. I vissa fall kan du spara mycket pengar på att hantera lön själv.
engångsavgifter
även om du gör lön internt måste du överväga vissa engångsavgifter. Några av de största lönekostnaderna kommer från att inrätta ett tidsspårningssystem för att registrera anställdas timmar och sedan implementera uppdateringar av det systemet när tiden går.
ytterligare avgifter
om du redan har bestämt dig för att lägga ut löner kan du behöva budgetera för några extra avgifter som du inte hittar i grundpaketkostnaden. Dessa avgifter inkluderar vanligtvis tjänster som direkt insättning, kontrollsignering, fyllning per kuvert, rapportering av nya anställda och mer. Ytterligare avgifter kan gälla för lönejusteringar eller akuta lönecheckar, så planera därefter när du väljer att lägga ut lön.
fördelar med Outsourcing av lönehantering
låter som mycket hittills, eller hur? Oroa dig inte, det finns också bra saker! Även löne outsourcing kostnader kan snabbt stapla upp, den tid och stress du sparar genom outsourcing fortfarande räknas för en hel del. Beroende på storleken på ditt företag, anställda garnishments, entreprenör/anställd beteckningar, platsen för anställda, och andra faktorer, lönehantering och tillhörande skatteförvaltning kan äta bort på tid du inte nödvändigtvis har.
Lönebehandlingstjänster anställer experter på området, yrkesverksamma mindre benägna att göra fel. Det borde ge dig lite sinnesro, så länge företaget inte är så stort att du riskerar att bli ”bara ett annat konto.”Sök recensioner från andra kunder för att se till att ett löneföretag konsekvent gör ett bra arbete. Hur lätt av en tid kommer du att nå din kontorepresentant när du har ett problem? Håll utkik efter nyare löneföretag som kanske inte har kvalitetssystem för att förhindra fel.
när du har fattat beslutet om att lägga ut eller inte, bör du ständigt återkomma till frågan. Verkligheten i ditt företag kommer ständigt att förändras. Har du vuxit? Minskat? Är det mer meningsfullt för ditt företag att starta / stoppa outsourcing nu än när du först fattade beslutet? Kom ihåg att olika storlek företag betalar olika priser med de flesta tjänsteleverantörer. För processorer som ADP, ju fler anställda du har, desto mindre kostar det för varje anställds lön. Detta kan ändra kalkylen avsevärt!
hur man sparar pengar på lönehantering
Löneutläggningskostnader kan lägga till, särskilt för uppgifter eller tjänster som inte omfattas av en leverantörs grundpaket. Du har dock några verktyg till ditt förfogande för att minska dina lönekostnader, till exempel att effektivisera affärsprocesser, använda fältservicehanteringsprogramvara och justera löneperioder. Vi tar en titt på dessa nedan.
effektivisera affärsprocesser
när du tar med din lönehantering internt med hjälp av affärsprogramvara för fältservicehantering vill du se till att den programvara du väljer har så mycket funktionalitet som möjligt. Detta gör din investering mer värdefull. Om möjligt, effektivisera din lönehantering tillsammans med andra interna processer. QuickBooks-integrerad programvara Smart Service, till exempel, kan ta itu med schemaläggning, arbetsorder, fakturering, och mer. Många löneföretag erbjuder bara lönetjänster, vilket gör dem sämre investeringar.
direkt insättning
med hjälp av en professionell bokföringsprogram kan ge dig möjlighet att göra direkta insättningar till dina anställdas bankkonton. QuickBooks kan till exempel underlätta direkta insättningar med bara en liten avgift för varje lönecheck. För närvarande står deras avgift på $1,75 per lönecheck. Om du betalar dina anställda varannan vecka, skulle avgiften per anställd bara vara $45,50 per år. Jämfört med den avgift som många löneserviceföretag tar ut (mellan $4 och $9) kan detta spara upp till $188 per anställd per år. För ett företag med 25 anställda översätts detta till ytterligare 4 700 dollar per år. Detta belopp kan komma till hands för att uppgradera utrustning eller prova nya marknadsföring taktik.
löneperioder
om du betalar dina anställda varje vecka, överväga att ändra dina löneperioder till varannan vecka. Istället för att betala direkta insättningsavgifter (eller porto) 52 gånger per år per anställd, kommer du att halvera kostnaden. Med hjälp av siffrorna från QuickBooks kan detta sänka dina avgifter från $91 per anställd per år till $45,50. 45 dollar kanske inte verkar som en hel del, men när man betänker de högre avgifter lönetjänster avgift för direkt insättning, detta kan minska dina utgifter med upp till $234 per anställd per år.
använd dock extrem försiktighet när du använder denna strategi. Som vi nämnde tidigare, om dina anställda räknar med veckovisa lönecheckar, kan störning av ditt nuvarande system skapa allvarlig spänning. Om du gör denna omkopplare bör du ge ditt team gott om förvarning så att de kan planera sin ekonomi i enlighet därmed.
Undvik påföljder
noggrannhet för Lönebehandling innebär att man undviker lönestraff. IRS uppskattar att 40% av små och medelstora företag betalar ett straff för att inte deponera förskottsinnehållningar, felberäkna förskottsinnehållningar eller göra felaktiga anmälningar. I genomsnitt uppgår straffet för dessa företag till $845 per år. Att göra även små misstag när du beräknar ditt företags lön kan leda till påföljder när skattetiden kommer. Oavsett vilken typ av lönelösning du använder, dubbelkolla alltid siffrorna för att säkerställa att du inte kommer att drabbas av lönestraff.
Tänk på praktikanter
för många företag verkar möjligheten att lära ut tillämpliga branschkunskaper till studenter som ett dyrt förslag. Praktikplatser kan dock ge ditt företag värdefullt arbete från studenter som är intresserade av ditt område. Genom att inrätta ett praktikprogram kan du altruistiskt bidra till unga yrkesmäns spirande karriärer samtidigt som du får arbete slutfört till en lägre kostnad. Om ditt företag ligger nära en högskola, universitet eller handelsskola, kommer en närliggande praktikkoordinator sannolikt att hoppa på chansen att sätta ditt företag på sin lista över potentiella praktikleverantörer.
tillfälligt anställda
för många uppgifter utgör tillfälligt anställda en stor resurs att utnyttja för att minska dina lönekostnader. Du behöver inte beräkna lön för dessa arbetare. Istället får du helt enkelt en räkning från temp-byrån för deras arbete. Eftersom bemanningsbyrån tar hand om lön för dessa anställda kan du få mer arbete gjort utan att plåga över löneöverväganden. Du bör dock komma ihåg att bemanningsbyråer ofta tar ut en markering över den normala marknadsräntan för arbetskraft. Du vill också screena dessa arbetare innan du tillåter dem att bidra till projekt, eftersom misstag som görs av nya, tillfälliga arbetstagare reflekterar dåligt på ditt företag.
slutliga tankar
oavsett vad måste du betala avgifter i samband med löner, vare sig internt eller externt. Ändå vill du göra en kostnads-nyttoanalys för att säkerställa att den rutt du tar kommer att spara ditt företags pengar på lång sikt. Dra nytta av funktionerna som erbjuds av field service management software för att effektivisera löneprocessen och sänka dina lönekostnader.