• Articles
• admin

produktetikett

hatar du pappersarbete? Det verkar som om andra hatar det också, eftersom den globala dokumenthanteringssystemmarknaden skyrocketing. Dokumenthanteringsprogramvara (DMS) är utformad för att slutföra olika e-dokumentuppgifter. En molnbaserad eller lokal DMS-lösning kan automatisera ditt företags dokumentflöde och frigöra resurser för att få mer arbete gjort.

men hur hittar du dokumenthanteringssystemet som uppfyller dina specifika affärsbehov? Här är en ledtråd: Bygg din egen. I den här guiden hittar du allt du behöver veta innan du utvecklar ett dokumenthanteringssystem.

Dokumenthanteringsprogramvarumarknad: allmän översikt

dokumenthanteringsprogramvarumarknaden växer ständigt. Det förväntas slå 11, 47 miljarder dollar 2026, mer än dubbelt så mycket som det var 2020 (5, 51 miljarder dollar). Varje år blir pappersarbete automatisering mer och mer nödvändigt att hålla företag flytande. Tror du att det är en överdrift? Ett snabbt faktum: dokumentfrågor är ansvariga för genomsnittliga förluster på 20 000 dollar i budget och 21% av den dagliga produktiviteten.

utan tvekan finns det en bättre användning för dessa resurser. Medan försäljnings -, marknadsförings-och banksektorerna är banbrytande för antagandet av företagsinnehållshanteringslösningar, börjar andra branscher bara hålla jämna steg, drivet av behovet av ökad produktivitet på arbetsplatsen. Så det är hög tid att bygga dokumentsystem programvara för alla företag som inte har gjort det ännu.

Fortsätt läsa för att ta reda på hur du tar tag i denna låghängande frukt och förbättrar arbetsflödeseffektiviteten.

bygga ett anpassat dokumenthanteringssystem jämfört med att använda ett färdigt

dokumenthanteringsprogram är ett nav för ett företags dokumentflöde som påskyndar processer, ökar produktiviteten och minskar kostnaderna. När det gäller att implementera en DMS har du två alternativ: köp en Off-the-shelf produkt eller bygga en anpassad en. Låt oss jämföra de två alternativen och se vilka som fungerar bäst för dig.

kostnader

det är ingen överraskning att Anpassad DMS-utveckling kräver en högre initial investering. Men om du lägger till i lifetime corporate-prenumerationen för en färdig lösning ser du att det är mer kostnadseffektivt att utveckla din egen produkt.

funktionalitet

det finns många DMS-lösningar på marknaden. Ändå kan det vara svårt att hitta en som passar dina affärsbehov. Hur kommer det sig? Kommersiell orienterad programvara riktar sig till ett brett spektrum av företag med olika och ibland ömsesidigt exklusiva behov. Därför betalar du inte bara för pakettjänster som du aldrig kommer att använda, men du kan inte heller få de smala specialiserade funktionerna du behöver. Och även om du kan, passar de inte dina processer såväl som en anpassad lösning.

integrationer

de flesta färdiga DM: er integreras inte med annan programvara, vilket gör att användare flyttar kopior av samma dokument till sina CMS-och CRM-system. Däremot, när du utvecklar ett anpassat dokumenthanteringssystem, kan du integrera med alla företags antagna programvara och ge alla arbetsflöden.

så att bygga en app end-to-end är ditt bästa skott om du behöver gå utöver standardfunktionalitet. Men vad krävs för att hoppa in i att utveckla ett dokumenthanteringssystem? Till att börja med bör du känna till de funktioner du vill implementera och förstå grunderna i en mjukvaruutvecklingsprocess. Låter komplicerat? Oroa dig inte; vi har din rygg!

viktiga funktioner i dokumenthanteringssystem

innan du börjar överväga vilka funktioner du vill ha, granska ditt företags affärsprocesser. En anpassad dokumenthanteringslösning kan anpassas till ditt arbetsflöde, vilket är branschspecifikt och varierar mellan organisationer. Här är listan över viktiga funktioner till att börja med.

sammanhängande filstruktur

det är viktigt att utforma en enkel filsystemstruktur som användarna snabbt kommer att lära sig och anpassa sig till. I ett trädstrukturerat filsystem kan varje post vara antingen en fil, en mapp eller en undermapp. Eftersom varje fil har en unik väg förblir trädfilstrukturen den mest praktiska filstrukturen i olika typer av programvara.

anpassningsbara taggnings-och namnregler

möjligheten att tagga innehåll och dess ägare automatiserar granskningsprocessen och håller den uppdaterad. Eftersom varje organisation har sina egna regler för namngivning av dokument, bör en DMS stödja de befintliga namnreglerna.

tillgänglighet över plattformar och enheter

ditt system ska fungera smidigt över stationära, mobila och surfplattor, vilket ger en sömlös användarupplevelse. Eftersom arbete hemifrån tar över branscher är det viktigt att tillhandahålla verktyg för dokumentåtkomst, fildelning och redigering var som helst i världen. Det är därför det är viktigt att bygga en mobilapp utöver dina webbaserade DM.

en robust sökmotor

när innehållet expanderar blir det svårare att hitta saker i din dokumenthanteringsprogramvara. Så skapa ett system där du kan söka efter dokument med så många kriterier som möjligt, inklusive titel, datum, kategori, tagg och författare.

versionskontroll

versionskontroll säkerställer effektivt samarbete mellan anställda som arbetar med samma dokument. Med den här funktionen kan användare säkerhetskopiera och spåra sina filer över tiden.

samverkande redigering

med den här funktionen kan flera användare delta i samtidig redigering och se vem som har åtkomst till samma dokument. Dessutom kan du växla mellan lägen för filåtkomst precis som Google Docs gör. Medan vissa dokument är fria att komma åt för alla, andra är endast tillgängliga för specifika användare eller grupper.

Integration med programvara från tredje part

i genomsnitt använder ett litet företag 102 olika mjukvaruprodukter, medan stora företag använder 288 appar. Din dokumenthanteringslösning bör integreras med de viktigaste av dem, till exempel e-post, chattlösningar eller annan programvara som ditt företag väljer. Alla filtyper ska vara lätta att exportera och importera från andra applikationer.

skalbar Lagring

när det gäller lagring är det bättre att ha mer än mindre. Moderna DMS förlitar sig på molnlagringslösningar som är lätta att skala efter företagets behov.

säkerhetsinställningar

dina filer ska vara säkra på alla nivåer, från användarautentisering och motståndskraft mot externa hot mot klasser av dokumentåtkomst. Att vänta på ett dataintrång för att vidta åtgärder är aldrig bra—Det är alltid lättare att förebygga än att bota.

arkivering

under hela ditt arbete med kunder skapar och lagrar du en mängd dokument. Eftersom vissa partnerskap varar i årtionden måste du bevara och arkivera filer relaterade till tidigare projekt för att ha referenser till hands eller för att följa branschbestämmelserna.

automatiserad filgenerering

med en filgenerator kan användare skapa kontrakt, formulär och rapporter baserade på lokala mallar, samt anpassa importerade filer till företagsstandarder. Detta kommer att förenkla många rutinprocedurer och minska mänskliga fel.

offlineåtkomst

eftersom det är omöjligt att säkerställa en stabil internetanslutning, särskilt för fjärranställda, bör din lösning fungera offline. Se till att din filläsare tillåter användare att visa, redigera och ladda ner filer när det behövs.

E-signatur

E-signatur tillåter företagsrepresentanter att lagligt underteckna obligatoriska formulär i elektroniskt format. Elektronisk signatur effektiviserar dokumentbehandling mellan avdelningar och förenklar samarbetet med andra företag.

filtypskonvertering

om du lägger till en inbyggd filkonverterare i ett dokumenthanteringssystem ökar arbetsflödeseffektiviteten inom din organisation. Glöm inte att aktivera batchkonverteringar så att anställda kan konvertera många dokument med bara några klick.

optisk teckenläsare

om du fortfarande behöver använda pappersbaserade dokument, överväg att lägga till en optisk teckenläsare (OCR) i din lista över funktioner. Med OCR kan du enkelt skanna tryckt och handskriven text och ladda upp den i ditt system.

oavsett vald funktionalitet måste du ta hand om felsökning och systemuppdateringar. Naturligtvis är det säkrare att överlåta denna uppgift till någon som redan har arbetat med ditt system och känner till varje tum av det. Leta efter en mjukvaruutvecklingsleverantör som erbjuder underhåll och support efter lanseringen.

saker att tänka på innan du börjar DMS-utveckling

som tidigare nämnts kommer en fågelperspektiv av dina unika affärsbehov att berätta vilka komponenter som är ett måste och vilka som är valfria. Det finns dock några fler saker att lösa innan du börjar utveckla DMS-systemprogramvara. Lägg till dessa steg i din projektkarta:

efterlevnad av regleringsstandarder

förutom rollbaserade Åtkomstkontroller (RBAC), multifaktorautentisering, behörighetsprotokoll och tätt kodade datakrypteringar med ett DMS-portalsystem måste du följa specifika regler. Till exempel måste vårdgivare följa HIPAA, läkemedelsföretag till FDA och återförsäljare måste följa PCI. Varje företag hanterar någon typ av känslig data, så ditt jobb är att säkra dessa data enligt statliga dataskyddsregler.

användarupplevelse

dina DMS ska fungera som användarna förväntar sig att det ska fungera. Ett användarvänligt gränssnitt går utöver utseendet och känslan. Den har en låg kognitiv belastning och får inte människor att sluta och tänka på hur man utför en eller annan uppgift. Från första installationen och under hela användarresan bör ditt gränssnitt vara intuitivt för användare med alla tekniska kunskaper.

det kan låta enkelt, men designprocessen tar tid och expertis. UX-forskning, ideation, prototyper och användartestning är lika viktiga för utveckling av dokumenthanteringsprogramvara. Att hoppa över något av dessa steg innebär att du riskerar att möta problem i senare skeden när insatserna är mycket högre.

Team gathering

om du inte har egna utvecklare, hyr ett mjukvaruutvecklingsteam offsite. Det är så du kan få den bästa it-talangen med en tydlig förståelse för din affärsdomän. Din mjukvaruutvecklingsleverantör kommer att utföra rekryterings-och anställningsaktiviteter, inklusive alla typer av visningar och tekniska intervjuer.

MVP utveckling

Minimum Viable Product (MVP) release är ett valfritt steg i DMS System software development, men det rekommenderas starkt. Genom att låta riktiga användare testa viktiga funktioner före den slutliga utgåvan kan du validera effektiviteten i din lösning. Om användarens återkoppling är positiv kan du gå vidare till genomförandet av hela funktionsuppsättningen. Om inte, måste du ta ett steg tillbaka och ompröva hur du uppnår dina affärsmål.

hur mycket kostar det att utveckla ett dokumenthanteringssystem?

nu när du vet hur man bygger programvara för dokumentsystemhantering är det dags att prata pengar. Låt oss ta en vild gissning: du vill anställa skickliga utvecklare, men din budget träffar ett glastak. Den goda nyheten är att Ukraina är bland några länder där du kan lägga ut högkvalificerade utvecklare till ett liberalt pris.

i allmänhet beror priserna på teammedlemmens erfarenhet och den valda tekniska stacken. Kolla in den här listan för att få en bild av lagkompositionen som krävs för ett typiskt DMS-utvecklingsprojekt, samt genomsnittliga timpriser för olika specialister:

• affärsanalytiker—$40-$63
• UI / Ux designer—$35-$56
• utvecklare-från $25 – $42 för Junior till $45 – $90 för Senior position
• QA engineers – från $25 – $42 för Junior till $40 – $63 för Senior position
• Projektledare—$45-$70

för att få en mer exakt uppskattning av budgeten och tidsramarna relaterade till ditt projekt måste du kontakta din valda leverantör. Utvecklare vet hur lång tid det tar att utveckla de önskade funktionerna, så att de kommer att kunna ge dig ungefärliga siffror baserat på den förväntade omfattningen av arbetet.

sammanfattning

marknaden för dokumenthanteringssystem utvecklas i snabb takt och DMS IT-lösningar är måste för alla företag. Låt oss sammanfatta:

• du kan välja mellan färdiga och anpassade lösningar. Att utveckla ett dokumenthanteringssystem är mer rimligt, eftersom du kan bygga funktionalitet anpassad efter dina behov och spara kostnader på lång sikt.
• när du sätter ihop en funktionslista, fokusera på dina affärsmål och problem som du vill att dina DMS ska lösa. De flesta företag väljer samarbetsredigering, plattformsöverskridande tillgänglighet och anpassningsbar taggning.
• när du bygger din lösning, var uppmärksam på användarupplevelse, efterlevnad av branschregler och säkerhetsöverensstämmelse.
• projektets budget beror på olika faktorer, men att anställa utvecklare i Ukraina garanterar att du får en kvalitetsprodukt till ett rimligt pris.

Relevant hjälper företag i många branscher att utveckla anpassade hanteringslösningar (dokumenthanteringsprogramvara, programvara för kapitalhantering etc.) anpassad till deras specifika behov. Våra anpassade webbutvecklings-och mobilapputvecklingstjänster täcker produktutveckling från början till produktdistribution och support. Vi erbjuder outsourcingutvecklare som kan bygga ditt dokumenthanteringssystem från grunden eller bara fungera som en tillfällig förstärkning för att utöka ditt företags kapacitet.

så om du vill starta ditt DMS-utvecklingsprojekt, kontakta oss så diskuterar vi det i detalj.