• Articles
• admin

Mange små og mellomstore bedriftsledere tenker på forgiftning bare som en ting de leser i avisoverskrifter eller ser PÅ tv-kriminaldramaer. Men det er faktisk mye mer vanlig enn du kanskje tror. En 2020 global PwC-studie fant at nesten halvparten av selskapene hadde opplevd noen form for svindel de siste 24 månedene. Av disse hendelsene ble nesten 40% begått av folk i selskapene, mens noen 10% kom gjennom samspill mellom interne og eksterne skyldige.

Eksperter sier At Smb er faktisk mer utsatt for svindel fordi nære relasjoner mellom teammedlemmer fører til mindre gransking av økonomiske forhold, og det er ofte færre formelle tilsynsmekanismer på plass. Fordi virkningen av svindel på disse virksomhetene er større enn det er for store selskaper, må bedriftsledere ha bedre sikkerhetstiltak på plass som kan bidra til å beskytte organisasjonens økonomi. Her er noen tips om hvordan du beskytter din bedrift mot forgiftning.

Vær proaktiv mot underslag

Vet ansatte nøye

Gå utover magefølelsen når ansette noen som skal håndtere alle typer monetære transaksjoner, og sjekk referanser og gjennomføre bakgrunnen sjekker. Når de er om bord, holde rutinemessige sikringstiltak på plass uansett hvor komfortabel du føler med den ansatte. Folk som ellers er etiske kan gi etter for fristelsen, mens svindlere kan bevisst søke din tillit (og / eller frivillig for flere timer og ansvar) for å gjøre underslag enklere. Uansett må du opprettholde en nulltoleransepolitikk for alle tilfeller av svindel.

Separat regnskaps ansvar

Risikoen øker når bare en person håndterer alle finansielle journalføring og systemet forbyr rutinemessig kryssjekking. Ideelt sett bør din interne kontanthåndtering og regnskaps oppgaver utføres separat, med minst to ansatte om hverandre sjekker finansielle transaksjoner. For eksempel bør personer som er involvert i kontanttransaksjoner ikke gjøre bankavstemmingene.

Håndheve ferier

så enkelt som det kan være, involverer flere typer svindel å bruke neste kundebetaling til en eldre faktura, og skjuler det faktum at noen tidligere penger ble viderekoblet. Dette kan bare fortsette hvis den ansatte fortsatt er til stede. Tvinge ferier vil bryte kjeden av hendelser.

Opprett interne kontroller

Vær veldig selektiv om hvem du stoler på med økonomiske data, og krever godkjenning på flere nivåer ved kontrollbehandling,utgiftsrefusjoner, overtid, etc. Du kan ønske å følge denne sjekklisten publisert Av Association Of Certified Fraud Examiners å måle om du tar nok forebyggende tiltak.

Dobbeltsjekke kontoutskrifter

Automatiser bankavstemmingsrapporteringen og gå gjennom mistenkelige aktiviteter. Varselsignaler kan omfatte manglende eller ut-av-sekvens sjekker, ukjente mottakere eller sjekker signert over til en tredjepart i stedet for deponert per instruksjoner.

Oppretthold standardrevisjoner

Hold en tidsplan for regelmessig gjennomførte økonomiske rapporter. Du kan også ønske å av og til gjennomføre ikke-planlagte, uventede revisjoner rettet mot dine mest kritiske forretningsfunksjoner.

Tren ansatte i svindelforebygging

Sørg for at alle som er involvert i den økonomiske slutten av virksomheten din, er kjent med forebyggende prosedyrer og advarselsskilt, og at de vet hva de skal gjøre hvis de oppdager et problem. Et anonymt rapporteringssystem kan gjøre varslere mer tilbøyelige til å snakke opp.

Hold forretnings-og kredittkontoer separate og trygge

Mingling de to kan være forvirrende og kan bli problematisk når det gjelder å spore forretningsutgifter og utarbeide nøyaktige skatterapporter. Vær veldig selektiv om hvem som kan bruke selskapets kredittkort.

Vurder eksperthjelp

hvis et svindelproblem blir for komplisert for deg å løse på egen hånd, bør du vurdere å ansette en sertifisert svindelekspert som kan komme inn i nitty-gritty og identifisere nøyaktig hva som skjer.

Slå ned på kriminalitet: Hvordan riktig regnskapsprogramvare kan hjelpe

i tillegg til trinnene som er lagt ut ovenfor, kan valg og implementering av riktig regnskapsprogramvare også gå langt i retning av å forhindre forgiftning av bedriftens hardt opptjente midler. Cloud regnskap programvare kan bidra til å eliminere blinde flekker i driften som kan føre til svindel, samtidig som det gir robuste sikkerhetstiltak for å holde økonomien trygg. Her er noen ting å se etter i din neste regnskap programvare løsning.

Full revisjonsspor

det siste du trenger er programvare som lar brukeren slette transaksjoner etter ønske uten å etterlate spor av hva som skjedde. Dessverre opprettholder grunnleggende løsninger som QuickBooks ikke automatisk oversikt over alle transaksjoner, noe som blir problematisk når det gjelder å identifisere uredelig oppførsel og finne manglende penger. Derfor kan folk slette en transaksjon På QuickBooks uten å forlate et sant revisjonsspor, slik at de kan skumme litt her og der. Omvendt holder Gravity-Programvaren® (Gravity) skybasert regnskapsløsning oversikt over hver oppføring som er gjort, og opprettholder et fullstendig revisjonsspor på hver transaksjon.

Forhåndsdefinerte sikkerhetsroller

Med Gravity kontrollerer du nøyaktig hvem som kan få tilgang til hvilke data, selskaps-og finansskjermer, ned til feltattributtnivå. Gravity ‘ s rollebaserte sikkerhet kan tilordnes eller tilordnes på nytt ved behov, noe som gir brukerne tilgang til dataene som trengs for å effektivt gjøre jobben sin.

data åpenhet

Med Gravity, dataene du trenger å se er alltid tilgjengelig når du trenger det basert på sikkerhet. Du har muligheten til å lage personlige dashboards for viktige forretningsmålinger som er mest avgjørende for din daglige drift, i sanntid. Ved Hjelp Av Globalt Søk eller Avansert Søk kan du umiddelbart se detaljer om åpne fakturaer, betalinger og lagertall, bare for å nevne noen.

Skysikkerhet

Siden Gravity er skybasert, trenger Du ikke å bekymre deg for å miste data som kan bekrefte svindelaktivitet. Hvorfor? Gravity ble bygget På Microsoft Power Platform (Aka Dynamics 365), en robust plattform som er vert for over 5 millioner brukere over hele verden. Du får all plattformens forbedrede sikkerhet, komplett finansiell rapportering, brukervennlig grensesnitt, fullstendige revisjonsspor og automatisk replikering, alt i et brukervennlig mobilt miljø for bedre å beskytte all informasjon og forhindre forgiftning hos bedriften din.

Lær mer om de verdifulle datasikkerhetsfunksjonene som er innlemmet I Gravity-Programvaren ved å ringe 844-464-7284 eller planlegge din online demo i dag.