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saber onde você está com a contagem de produtos da sua empresa é crucial. QuickBooks pode ajudá-lo a manter-se atualizado com suas ferramentas de rastreamento de inventário.

se sua empresa vende produtos físicos, você sabe como é importante estar sempre ciente de seus níveis de estoque. Você tem que saber o que está vendendo e o que não está. E você precisa começar a encomendar um novo inventário quando o seu estiver acabando.

a parte complicada está sempre disponível o suficiente para atender às necessidades dos pedidos existentes à medida que entram. Por outro lado, você não quer ter muito dinheiro amarrado em produtos que estão vendendo lentamente. É um equilíbrio delicado e que você não pode manter, a menos que tenha registros e relatórios de inventário muito precisos.

QuickBooks ajuda com ambos os lados desta equação. Ele permite que você crie registros detalhados para cada um dos produtos da sua empresa que rastreiam seus níveis de estoque existentes em tempo real e alertam quando é hora de reordenar. Além disso, relatórios especializados fornecem informações sobre seu inventário como um todo. É assim que funciona.

configurando

Antes de começar a inserir registros de itens, você precisa se certificar de que o QuickBooks está configurado para rastreamento de inventário. Abra o menu Editar e selecione Preferências e, em seguida, itens & inventário. Se você é o administrador, pode clicar na guia Preferências da empresa para abrir esta janela.

Antes de começar a trabalhar com inventário, você deve se certificar de que o QuickBooks está pronto.

clique na caixa na frente do inventário e as ordens de compra estão ativas se ainda não estiver marcada. Marque as próximas duas caixas se elas se aplicarem a você e responda à consulta final. Quantidade na mão refere-se ao número de unidades que você realmente tem em estoque. Alguns itens podem não estar disponíveis se estiverem comprometidos com assemblies, por exemplo. Portanto, escolha uma das duas condições que devem acionar um aviso sobre inventário inacessível.

quando terminar aqui, clique em OK.

criando registros precisos

mesmo se você tiver um catálogo relativamente modesto de produtos à venda, recomendamos que você use o rastreamento de estoque do QuickBooks. É muito difícil manter o controle sobre os níveis de seus itens manualmente, especialmente se você vender em qualquer volume. E erros nessa área podem significar que você fica aquém quando os clientes pedem produtos que você achava que estavam disponíveis, mas não estavam. você poderia facilmente perder negócios.

para começar a criar registros de itens, clique no ícone itens & Serviços na página inicial ou abra o menu Listas e selecione Lista de itens. Clique com o botão direito em qualquer lugar da janela que se abre e selecione Novo. Em Digite no canto superior esquerdo, clique na seta para baixo e selecione parte do inventário. Isso significa apenas que você quer ser capaz de acompanhar quantos deste item que você tem em estoque.

QuickBooks fornece modelos de registro detalhados para seus registros de itens.

Você não precisa necessariamente concluir todos os Campos nesses registros, mas quanto mais completo você for, mais abrangente e preciso será o rastreamento de inventário. Insira um nome/número de Item. Se este produto for um subitem de outro, Marque essa caixa e selecione o item pai. O número da peça do fabricante é opcional.

nas duas colunas abaixo desses campos, você fornecerá informações de compra e informações de vendas. Na coluna da esquerda, insira o texto que apareceria em um pedido de compra e o custo que o fornecedor cobra pelo item. O custo das mercadorias vendidas conta deve aparecer por padrão. Altere-o se não o fizer. e se você tiver um fornecedor preferido, selecione-o na lista suspensa.

a coluna da direita deve conter informações sobre sua própria venda do item. Como será lida a descrição das transações de vendas? Isso pode ser diferente do texto do Fornecedor. Qual será o seu preço de venda? Isso, é claro, será maior, para que você possa obter lucro. O item é tributável? Selecione a jurisdição correta sob o Código Tributário, em caso afirmativo. Você precisará selecionar sua conta de renda. Você pode querer consultar-nos sobre este emitido, porque é importante que você faça a escolha certa — ou saber como criar o seu próprio.

na linha inferior aqui, deixe o primeiro campo padrão para o ativo de Inventário. Se você quiser ser lembrado de reordenar quando sua contagem de inventário atingir um número específico, insira um número no campo abaixo do ponto de reordenação (mínimo). Forneça o número que você tem atualmente em mãos. Os campos restantes serão preenchidos automaticamente pelo QuickBooks. Quando terminar aqui, clique em OK. Seu item agora aparecerá na lista de itens e estará disponível para uso em formulários de vendas e compras.

QuickBooks pode mostrar rapidamente o status de seus itens na forma de vários relatórios. Abra o menu Relatórios e passe o mouse sobre o inventário para ver a lista disponível, incluindo o status do estoque de inventário por Item e detalhes de Avaliação de estoque.

simples ou complexo?

QuickBooks Pro e Premier podem lidar com rastreamento de inventário muito simples e até atender às necessidades mais complexas em alguns casos. Se você achar que não faz tudo o que precisa, você tem opções. Existem aplicativos complementares que expandem os recursos do software e versões mais antigas do QuickBooks que oferecem gerenciamento de inventário robusto. Entre em contato conosco se quiser explorar um deles ou se precisar de Ajuda para entender os fundamentos do rastreamento de inventário em sua versão atual.