o custo da terceirização de folha de pagamento
hoje, mais e mais proprietários de empresas recorrem a provedores de folha de pagamento como a ADP para evitar o incômodo de lidar com a própria folha de pagamento. Os provedores de serviços de folha de pagamento podem ajudar a mitigar as complicações que surgem ao lidar com impostos locais, horas extras e outras variáveis. Mesmo que essas empresas forneçam um serviço valioso, os proprietários de empresas devem considerar o verdadeiro custo da terceirização da folha de pagamento antes de garantir seus serviços. Executar uma análise completa de custo / benefício na terceirização de folha de pagamento pode economizar grandes dores de cabeça mais tarde, especialmente se o serviço de folha de pagamento quiser bloqueá-lo em um contrato de longo prazo. Para ajudá-lo a chegar a uma conclusão informada, dividimos os custos que você enfrentará abaixo.
Repartição de custos de terceirização de folha de pagamento
você descobrirá rapidamente que muitos custos diferentes vêm junto com a terceirização da folha de pagamento da sua empresa. A partir de taxas únicas, taxas de preparação de impostos e o custo mensal do próprio serviço, o valor total que você paga por mês pode variar amplamente. Muitas empresas de serviços de folha de pagamento oferecem vários níveis de serviço, desde os mais básicos (simplesmente calculando e depositando cheques de funcionários) até os mais sofisticados (oferecendo cartões pré-pagos, gerenciando seguro-desemprego estadual e lidando com garnishments salariais). Aqui está o que você deve prestar atenção:
custos básicos de terceirização de folha de pagamento
a grande maioria das empresas terceirizadas de folha de pagamento cobra uma taxa básica de pacote, variando de US $20 a US $250 por mês. O custo da folha de pagamento terceirizada inclui Depósito direto, processamento de cheque de pagamento, arquivamento de impostos padrão e um portal on-line acessível por empregadores e funcionários. Os custos associados a um pacote básico de folha de pagamento levam em consideração todos os detalhes pertinentes da sua empresa, como o estado de residência, a complexidade do imposto sobre a folha de pagamento da sua jurisdição, a frequência do período de pagamento e a quantidade de funcionários.
por exemplo, uma empresa de 25 a 35 funcionários que usa empresas conhecidas de processamento de folha de pagamento pagA até US $1.500 por mês por serviços básicos. Em muitos casos, as empresas maiores receberão taxas de pacote com desconto, reduzindo o custo da folha de pagamento per capita para grandes empregadores. Para pequenas empresas—como muitas empresas de serviços de campo-esse custo pode fazer uma diferença maior.
frequência de períodos de pagamento
muitas empresas que terceirizam sua folha de pagamento precisam alterar seus períodos de pagamento para evitar custos adicionais para processar transações de folha de pagamento. Se sua empresa paga semanalmente ou quinzenalmente, você pode incorrer em custos adicionais em comparação com uma empresa que paga mensalmente (já que você pagaria por um serviço que ocorre mais de 4 vezes por mês em vez de apenas uma vez). É claro que, ao mesmo tempo em que reduz a frequência dos benefícios da folha de pagamento do empregador, a mudança na frequência de pagamento geralmente afeta negativamente os funcionários. Muitos trabalhadores contam com a obtenção de seus contracheques em um cronograma previsível. Em última análise, eles terão que viver com sua decisão se você alterar a frequência da folha de pagamento, mas você ainda deve considerar cuidadosamente as consequências.
se sua empresa de folha de pagamento enviar cheques em papel para sua empresa, você poderá incorrer em taxas adicionais para impressão e entrega. Mesmo se você receber entrega padrão gratuita, poderão ser aplicadas taxas adicionais para entregas rápidas ou fora do estado.
assistência fiscal da folha de pagamento
embora a maioria dos pacotes básicos cubra a assistência fiscal, muitas empresas de folha de pagamento cobrarão extra pelo processamento de final de ano para se preparar para a temporada fiscal. A terceirização adicional da folha de pagamento pode custar US $25 a US $75 por funcionário, assim como a impressão, correspondência e relatórios do W-2. Além disso, a complexidade da sua folha de pagamento se torna uma consideração aqui, assim como acontece com o pacote básico de folha de pagamento. Se você tem funcionários em vários estados, as empresas de folha de pagamento geralmente cobram taxas extras para lidar com seus impostos. Se você terceirizar sua folha de pagamento, observe a existência de tais taxas antes de escolher uma empresa. Em alguns casos, você mesmo pode economizar muito dinheiro gerenciando a folha de pagamento.
taxas únicas
mesmo se você fizer a folha de pagamento internamente, você deve considerar certas taxas únicas. Alguns dos maiores custos de folha de pagamento vêm da configuração de um sistema de rastreamento de tempo para registrar as horas dos funcionários e, em seguida, implementar atualizações nesse sistema conforme o tempo passa.
taxas adicionais
se você já decidiu terceirizar a folha de pagamento, pode ser necessário fazer um orçamento para algumas taxas adicionais que você não encontrará incluídas no custo básico do pacote. Essas taxas geralmente incluem serviços como depósito direto, assinatura de cheques, enchimento por envelope, novos relatórios de funcionários e muito mais. Taxas adicionais podem ser aplicadas para ajustes de folha de pagamento ou contracheques de emergência, então planeje de acordo ao escolher terceirizar a folha de pagamento.
benefícios da terceirização de Processamento De Folha de pagamento
parece muito até agora, certo? Não se preocupe, também há coisas boas! Embora os custos de terceirização de folha de pagamento possam se acumular rapidamente, o tempo e o estresse que você economizará com a terceirização ainda contam muito. Dependendo do tamanho da sua empresa, as guarnições de funcionários, as designações de empreiteiros/funcionários, a localização dos funcionários e outros fatores, o processamento da folha de pagamento e a gestão tributária associada podem corroer o tempo que você não tem necessariamente.
os Serviços de Processamento De Folha de pagamento empregam especialistas na área, profissionais menos propensos a cometer erros. Isso deve lhe dar um pouco de paz de espírito, desde que a empresa não seja tão grande que você corra o risco de se tornar “apenas mais uma conta.”Procure avaliações de outros clientes para garantir que uma empresa de folha de pagamento Faça consistentemente um bom trabalho. Quão fácil de um tempo você terá alcançando seu representante de conta quando tiver um problema? Fique de olho nas empresas de folha de pagamento mais recentes que podem não ter sistemas de qualidade para evitar erros.
depois de tomar a decisão de terceirizar ou não, você deve revisitar continuamente o problema. As realidades do seu negócio mudarão constantemente. Você cresceu? Reduzido? Faz mais sentido para sua empresa iniciar / parar a terceirização Agora do que quando você tomou a decisão pela primeira vez? Lembre-se de que empresas de tamanhos diferentes pagam taxas diferentes com a maioria dos provedores de serviços. Para processadores como o ADP, quanto mais funcionários você tiver, menor será o custo da folha de pagamento de cada funcionário. Isso pode mudar consideravelmente o cálculo!
como economizar dinheiro no processamento da folha de pagamento
os custos de terceirização da folha de pagamento podem se somar, especialmente para tarefas ou serviços não cobertos pelo pacote básico de um provedor. No entanto, você tem algumas ferramentas à sua disposição para diminuir os custos da folha de pagamento, como simplificar os processos de negócios, usar software de gerenciamento de serviços de campo e ajustar os períodos de pagamento. Vamos dar uma olhada nestes abaixo.
agilizar processos de negócios
quando você traz seu processamento de folha de pagamento internamente usando software de negócios para gerenciamento de serviços de campo, você quer ter certeza de que o software que você escolher tem o máximo de funcionalidade possível. Isso torna seu investimento mais valioso. Se possível, simplifique o processamento da folha de pagamento junto com outros processos internos. O Serviço Inteligente de Software Integrado QuickBooks, por exemplo, pode lidar com agendamento, ordens de serviço, faturamento e muito mais. Muitas empresas de folha de pagamento oferecem apenas Serviços de folha de pagamento, tornando-os investimentos inferiores.
Depósito direto
usar um software de contabilidade profissional pode lhe dar a capacidade de fazer depósitos diretos nas contas bancárias de seus funcionários. QuickBooks, por exemplo, pode facilitar depósitos diretos com apenas uma pequena taxa para cada cheque de pagamento. Atualmente, sua taxa é de US $1,75 por salário. Se você pagar seus funcionários quinzenalmente, a taxa por funcionário seria de apenas US $45,50 por ano. Quando comparado com a taxa que muitas empresas de serviços de folha de pagamento cobram (entre US $4 e US $9), isso pode economizar até US $188 por funcionário por ano. Para uma empresa com 25 funcionários, isso se traduz em US $4.700 adicionais por ano. Esse valor pode ser útil para atualizar equipamentos ou tentar novas táticas de marketing.
períodos de folha de pagamento
se você pagar seus funcionários semanalmente, considere alterar seus períodos de pagamento para quinzenal. Em vez de pagar taxas de Depósito direto (ou postagem) 52 vezes por ano por funcionário, você reduzirá pela metade o custo. Usando os números fornecidos pelo QuickBooks, isso pode reduzir suas taxas de US $91 por funcionário por ano para us $45,50. 45 dólares podem não parecer muito, mas quando você considera as taxas mais altas que os Serviços de folha de pagamento cobram pelo depósito direto, isso pode reduzir seus gastos em até US $234 por funcionário por ano.
no entanto, tenha extremo cuidado ao usar esta estratégia. Como mencionamos anteriormente, se seus funcionários contam com salários semanais, interromper seu sistema atual pode criar alguma tensão séria. Se você fizer essa mudança, você deve dar à sua equipe um aviso antecipado para que eles possam planejar suas finanças de acordo.
evitar penalidades
precisão do processamento da folha de pagamento significa evitar penalidades da folha de pagamento. O IRS estima que 40% das pequenas e médias empresas pagam uma multa por não depositar retenções, calcular mal as retenções ou fazer registros incorretos. Em média, a penalidade para essas empresas é de US $845 por ano. Cometer até pequenos erros ao calcular a folha de pagamento da sua empresa pode levar a penalidades quando chegar a hora do imposto. Não importa o tipo de solução de folha de pagamento que você usa, sempre verifique os números para garantir que você não incorra em penalidades de folha de pagamento.
considere estagiários
para muitas empresas, a oportunidade de ensinar habilidades industriais aplicáveis a estudantes universitários parece uma proposta cara. No entanto, os estágios podem fornecer à sua empresa um trabalho valioso de estudantes interessados em sua área. A criação de um programa de estágio pode permitir que você contribua altruisticamente para as carreiras emergentes de jovens profissionais, além de concluir o trabalho a um custo menor. Se sua empresa estiver localizada perto de uma faculdade, universidade ou escola de comércio, um coordenador de estágio próximo provavelmente terá a chance de colocar sua empresa em sua lista de possíveis provedores de estágio.
trabalhadores temporários
para muitas tarefas, os trabalhadores temporários representam um ótimo recurso para aproveitar para reduzir seus custos de folha de pagamento. Você não precisa calcular a folha de pagamento para esses trabalhadores. Em vez disso, você simplesmente recebe uma conta da agência temporária por seu trabalho. Como a agência de pessoal cuida da folha de pagamento desses funcionários, você pode fazer mais trabalho SEM se preocupar com as considerações sobre a folha de pagamento. No entanto, você deve ter em mente que as agências de pessoal geralmente cobram uma margem acima da taxa normal de mercado de trabalho. Além disso, você deseja selecionar esses trabalhadores antes de permitir que eles contribuam para projetos, pois os erros cometidos por novos trabalhadores temporários refletem mal em seu negócio.
Pensamentos finais
não importa o que, você terá que pagar taxas associadas à folha de pagamento, seja interna ou externamente. Ainda assim, você vai querer realizar uma análise de custo-benefício para garantir que a rota que você tomar vai economizar dinheiro da sua empresa no longo prazo. Aproveite os recursos oferecidos pelo software de gerenciamento de serviços de campo para ajudar a agilizar o processo de folha de pagamento e reduzir os custos da folha de pagamento.