koszt outsourcingu płac
dzisiaj coraz więcej właścicieli firm zwraca się do dostawców płac, takich jak ADP, aby uniknąć kłopotów związanych z obsługą płac. Dostawcy usług płacowych mogą pomóc złagodzić komplikacje wynikające z radzenia sobie z lokalnymi podatkami, nadgodzinami i innymi zmiennymi. Mimo, że firmy te zapewniają cenne usługi, właściciele firm powinni rozważyć prawdziwy koszt outsourcingu płac przed zabezpieczeniem swoich usług. Przeprowadzenie dokładnej analizy kosztów / korzyści na outsourcingu płac może zaoszczędzić poważne bóle głowy później, zwłaszcza jeśli usługa płac chce zablokować cię w długoterminowej umowy. Aby pomóc ci dojść do świadomego wniosku, poniżej podzieliliśmy koszty, z którymi będziesz musiał się zmierzyć.
podział kosztów outsourcingu płac
szybko odkryjesz, że outsourcing płac Twojej firmy wiąże się z wieloma różnymi kosztami. Od opłat jednorazowych, opłat za przygotowanie podatku i miesięcznego kosztu samej usługi, całkowita kwota, którą płacisz miesięcznie, może się znacznie różnić. Wiele firm obsługujących płace oferuje wiele poziomów usług, od najbardziej podstawowych (po prostu obliczanie i składanie czeków pracowników) do najbardziej zaawansowanych (oferowanie kart przedpłaconych, zarządzanie państwowym ubezpieczeniem od bezrobocia i obsługa wynagrodzeń). Oto, na co powinieneś zwrócić uwagę:
podstawowe koszty outsourcingu płac
zdecydowana większość firm outsourcingowych pobiera podstawową opłatę za Pakiet, od 20 do 250 USD miesięcznie. Koszt outsourcingu płac obejmuje bezpośrednie wpłaty, przetwarzanie wypłat, standardowe wypełnianie podatków oraz portal internetowy dostępny zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Koszty związane z podstawowym pakietem płac uwzględniają wszystkie istotne szczegóły Twojej firmy, takie jak stan zamieszkania, złożoność podatku od wynagrodzeń w Twojej jurysdykcji, częstotliwość okresu wynagrodzenia i ilość pracowników.
na przykład firma zatrudniająca 25-35 pracowników, która korzysta ze znanych firm zajmujących się obsługą płac, płaci do 1500 USD miesięcznie za podstawowe usługi. W wielu przypadkach większe firmy otrzymają obniżone opłaty pakietowe, obniżając koszty płac na mieszkańca dla dużych pracodawców. W przypadku małych firm—takich jak wiele firm usługowych w terenie-ten koszt może mieć większą różnicę.
Częstotliwość okresów płac
wiele firm, które zlecają swoje płace, musi zmienić okresy płac, aby uniknąć dodatkowych kosztów przetwarzania transakcji płacowych. Jeśli Twoja firma płaci co tydzień lub co dwa tygodnie, możesz ponieść dodatkowe koszty w porównaniu z firmą, która płaci co miesiąc (ponieważ płacisz za usługę, która występuje 4+ razy w miesiącu, a nie tylko raz). Oczywiście, podczas gdy zmniejszenie częstotliwości świadczeń płacowych pracodawcy, zmiana częstotliwości płac często negatywnie wpływa na pracowników. Wielu pracowników liczy na otrzymywanie wypłat w przewidywalnym harmonogramie. Ostatecznie będą musieli żyć z Twoją decyzją, jeśli zmienisz częstotliwość płac,ale nadal powinieneś uważnie rozważyć skutki.
jeśli Twoja firma wysyła czeki papierowe do Twojej firmy, możesz ponieść dodatkowe opłaty za drukowanie i dostawę. Nawet jeśli otrzymasz bezpłatną dostawę standardową, mogą obowiązywać dodatkowe opłaty za dostawy przyspieszone lub poza granicami kraju.
Payroll Tax Assistance
chociaż większość podstawowych pakietów obejmuje pomoc podatkową, wiele firm płacowych pobiera dodatkowe opłaty za przetwarzanie na koniec roku, aby przygotować się do sezonu podatkowego. Dodatkowy outsourcing płac może kosztować dodatkowe $25 do $75 na pracownika, podobnie jak drukowanie, wysyłanie i raportowanie W-2. Dodatkowo, złożoność płac staje się tutaj brana pod uwagę, podobnie jak w przypadku podstawowego pakietu płac. Jeśli masz pracowników w wielu stanach, firmy płacowe często poślizgują się z dodatkowymi opłatami za obsługę swoich podatków. Jeśli zlecasz swoją listę płac, zwróć uwagę na istnienie takich opłat przed wyborem firmy. W niektórych przypadkach możesz zaoszczędzić dużo pieniędzy, zarządzając listą płac samodzielnie.
opłaty jednorazowe
nawet jeśli płacisz we własnym zakresie, musisz wziąć pod uwagę pewne opłaty jednorazowe. Niektóre z największych kosztów wynagrodzeń pochodzą z utworzenia systemu śledzenia czasu do rejestrowania godzin pracy pracowników, a następnie wdrażania aktualizacji do tego systemu w miarę upływu czasu.
dodatkowe opłaty
jeśli już zdecydowałeś się na outsourcing płac, być może będziesz musiał przeznaczyć na dodatkowe opłaty, których nie znajdziesz w cenie pakietu podstawowego. Opłaty te zazwyczaj obejmują usługi takie jak bezpośredni depozyt, podpisywanie czeków, nadzienie na koperty, raportowanie nowych pracowników i inne. Dodatkowe opłaty mogą dotyczyć korekt płac lub czeków awaryjnych, więc zaplanuj odpowiednio przy wyborze outsourcingu płac.
korzyści z outsourcingu obsługi płac
brzmi jak dużo do tej pory, prawda? Nie martw się, są też dobre rzeczy! Chociaż koszty outsourcingu płac mogą szybko kumulować się, czas i stres, który zaoszczędzisz dzięki outsourcingowi, nadal się liczy. W zależności od wielkości firmy, zatrudnienia pracowników, oznaczenia kontrahenta / pracownika, lokalizacji pracowników i innych czynników, przetwarzanie płac i związane z tym zarządzanie podatkami może zjeść w czasie, którego nie musisz mieć.
usługi obsługi płac zatrudniają ekspertów w tej dziedzinie, specjaliści mniej narażeni na błędy. To powinno dać ci trochę spokoju, o ile firma nie jest tak duża, że ryzykujesz, że staniesz się „tylko kolejnym kontem.”Szukaj opinii od innych klientów, aby upewnić się, że firma płacowa konsekwentnie wykonuje dobrą pracę. Jak łatwo będzie dotrzeć do przedstawiciela konta, gdy masz problem? Miej oko na nowsze firmy płacowe, które mogą nie mieć systemów jakości, aby zapobiec błędom.
po podjęciu decyzji o outsourcingu należy stale powracać do problemu. Realia Twojej firmy będą się stale zmieniać. Urosłeś? Zmniejszony? Czy rozpoczęcie/zaprzestanie outsourcingu w Twojej firmie ma większy sens niż wtedy, gdy podjąłeś decyzję? Pamiętaj, że firmy różnej wielkości płacą różne stawki u większości dostawców usług. W przypadku procesorów takich jak ADP, im więcej pracowników masz, tym mniejsze koszty płac każdego pracownika. To może znacznie zmienić rachunek!
jak zaoszczędzić na obsłudze płac
koszty outsourcingu płac mogą się sumować, szczególnie w przypadku zadań lub usług nieobjętych podstawowym pakietem dostawcy. Masz jednak do dyspozycji kilka narzędzi pozwalających obniżyć koszty płac, takich jak usprawnienie procesów biznesowych, Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi i dostosowanie okresów płac. Przyjrzymy się tym poniżej.
Usprawnij procesy biznesowe
wprowadzając własne przetwarzanie płac za pomocą oprogramowania biznesowego do zarządzania usługami w terenie, chcesz mieć pewność, że wybrane oprogramowanie ma jak najwięcej funkcjonalności. To sprawia, że Twoja inwestycja jest bardziej opłacalna. Jeśli to możliwe, usprawnij przetwarzanie płac wraz z innymi wewnętrznymi procesami. Na przykład zintegrowana z oprogramowaniem Inteligentna usługa QuickBooks może zajmować się harmonogramowaniem, zleceniami pracy,rozliczeniami i innymi. Wiele firm płacowych oferuje tylko usługi płacowe, co czyni je gorszymi inwestycjami.
wpłata bezpośrednia
Korzystanie z profesjonalnego oprogramowania księgowego daje możliwość dokonywania bezpośrednich wpłat na konta bankowe pracowników. Na przykład QuickBooks może ułatwić bezpośrednie wpłaty za niewielką opłatą za każdą wypłatę. Obecnie ich opłata wynosi 1,75 USD za wypłatę. Jeśli płacisz swoim pracownikom co dwa tygodnie, opłata za pracownika wyniesie tylko 45,50 USD rocznie. W porównaniu z opłatą, którą pobiera wiele firm obsługujących płace (od 4 do 9 USD), może to zaoszczędzić do 188 USD na pracownika rocznie. W przypadku firmy zatrudniającej 25 pracowników przekłada się to na dodatkowe 4700 USD rocznie. Ta kwota może się przydać do modernizacji sprzętu lub wypróbowania nowych taktyk marketingowych.
okresy płac
jeśli płacisz swoim pracownikom co tydzień, rozważ zmianę okresów płac na dwutygodniowe. Zamiast płacić bezpośrednie opłaty depozytowe (lub opłaty pocztowe) 52 razy w roku na pracownika, zmniejszysz o połowę koszt. Korzystając z numerów dostarczonych przez QuickBooks, może to obniżyć opłaty z $91 na pracownika rocznie do $45.50. 45 dolarów może nie wydawać się dużo, ale jeśli wziąć pod uwagę wyższe opłaty za usługi płacowe za bezpośredni depozyt, może to zmniejszyć wydatki nawet o 234 USD na pracownika rocznie.
jednak zachowaj szczególną ostrożność podczas korzystania z tej strategii. Jak wspomnieliśmy wcześniej, jeśli Twoi pracownicy liczą na tygodniowe wypłaty, zakłócenie obecnego systemu może spowodować poważne napięcie. Jeśli dokonasz tej zmiany, powinieneś dać swojemu zespołowi wiele ostrzeżeń z wyprzedzeniem, aby mogli odpowiednio zaplanować swoje finanse.
unikaj Kar
dokładność przetwarzania płac oznacza unikanie kar płacowych. IRS szacuje, że 40% małych i średnich firm zapłacić karę za niezłożenie umorzeń, błędne obliczenie umorzeń, lub Dokonywanie nieprawidłowych zgłoszeń. Średnio kara dla tych firm wynosi 845 USD rocznie. Popełnianie nawet drobnych błędów przy obliczaniu płac firmy może prowadzić do kar, gdy nadejdzie czas opodatkowania. Bez względu na to, jakiego rodzaju rozwiązania płacowego używasz, zawsze dokładnie sprawdzaj numery, aby upewnić się, że nie ponosisz kar płacowych.
rozważ stażystów
dla wielu firm możliwość uczenia się umiejętności branżowych studentów wydaje się kosztowną propozycją. Jednak praktyki mogą zapewnić Twojej firmie cenną pracę od studentów zainteresowanych Twoją dziedziną. Ustanowienie programu praktyk pozwala altruistycznie przyczynić się do początkującej kariery młodych profesjonalistów, a jednocześnie uzyskać ukończenie pracy po niższych kosztach. Jeśli Twoja firma znajduje się w pobliżu college ’ u, uniwersytetu lub szkoły handlowej, pobliski koordynator praktyk prawdopodobnie skorzysta z okazji, aby umieścić Twoją firmę na liście potencjalnych dostawców praktyk.
pracownicy tymczasowi
w przypadku wielu zadań pracownicy tymczasowi stanowią świetny zasób do wykorzystania w celu zmniejszenia kosztów wynagrodzeń. Nie musisz obliczać płac dla tych pracowników. Zamiast tego po prostu otrzymujesz rachunek od agencji tymczasowej za ich pracę. Ponieważ agencja kadrowa dba o płace dla tych pracowników, możesz uzyskać więcej pracy bez męczenia się nad kwestiami płacowymi. Należy jednak pamiętać, że agencje zatrudnienia często pobierają marżę powyżej normalnej stawki rynkowej za pracę. Ponadto będziesz chciał sprawdzić tych pracowników, zanim pozwolisz im uczestniczyć w projektach, ponieważ błędy popełniane przez nowych pracowników tymczasowych źle odbijają się na Twojej firmie.
myśli końcowe
bez względu na wszystko, będziesz musiał płacić opłaty związane z listą płac, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Mimo to będziesz chciał przeprowadzić analizę kosztów i korzyści, aby upewnić się, że trasa, którą wybierzesz, pozwoli zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy w dłuższej perspektywie. Skorzystaj z funkcji oferowanych przez oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi, aby usprawnić proces płac i obniżyć koszty płac.