• Articles
• admin

Het is van cruciaal belang te weten waar u staat met de producttelling van uw bedrijf. QuickBooks kan u helpen om actueel te blijven met de hulpmiddelen voor het bijhouden van de inventaris.

als uw bedrijf fysieke producten verkoopt, weet u hoe belangrijk het is om altijd op de hoogte te zijn van uw voorraadniveaus. Je moet weten wat er verkoopt en wat niet. En je moet een voorsprong op het bestellen van nieuwe inventaris te krijgen wanneer de jouwe is bijna op.

het lastige is altijd voldoende beschikbaar te hebben om te voldoen aan de behoeften van bestaande orders als ze binnenkomen. Aan de andere kant, je wilt niet te veel geld vastgebonden in producten die langzaam verkopen. Het is een delicate balans, en een die je niet kunt handhaven, tenzij je zeer nauwkeurige inventaris records en rapporten.

QuickBooks helpt met beide zijden van deze vergelijking. Hiermee kunt u gedetailleerde records voor elk van de producten van uw bedrijf die zowel bijhouden van uw bestaande voorraad niveaus in real time en u waarschuwen wanneer het tijd is om opnieuw te bestellen. Bovendien bieden gespecialiseerde rapporten inzicht in uw inventaris als geheel. Zo werkt het.

instellen

voordat u itemrecords invoert, moet u ervoor zorgen dat QuickBooks is ingesteld voor het bijhouden van de inventaris. Open het menu Bewerken en selecteer Voorkeuren, daarna Items & inventaris. Als u de beheerder bent, kunt u op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren klikken om dit venster te openen.

voordat u met inventory begint, moet u ervoor zorgen dat QuickBooks klaar is.

Klik in het vakje voor de inventaris en inkooporders zijn actief als het nog niet is aangevinkt. Vink de volgende twee vakjes aan als deze op u van toepassing zijn en reageer vervolgens op de laatste query. Hoeveelheid bij de Hand verwijst naar het aantal eenheden dat u daadwerkelijk op voorraad heeft. Sommige items zijn mogelijk niet beschikbaar als ze zijn vastgelegd voor assemblies, bijvoorbeeld. Dus kies een van de twee voorwaarden die moeten leiden tot een waarschuwing over ontoegankelijke inventaris.

Als u hier klaar bent, klikt u op OK.

nauwkeurige Records aanmaken

zelfs als u een relatief bescheiden productcatalogus te koop hebt, raden wij u aan om QuickBooks’ inventory tracking te gebruiken. Het is gewoon te moeilijk om tabs op uw item niveaus handmatig te houden, vooral als je verkoopt in elk volume. En fouten op dit gebied kan betekenen dat je te kort komen wanneer klanten producten bestellen die je dacht dat beschikbaar waren, maar waren niet.

om itemrecords te maken, klikt u op het pictogram Items & Services op de startpagina of opent u het menu lijsten en selecteert u itemlijst. Klik met de rechtermuisknop ergens in het venster dat wordt geopend en selecteer Nieuw. Onder Type in de linkerbovenhoek, klik op de pijl-omlaag en selecteer Inventarisdeel. Dit betekent gewoon dat u wilt kunnen bijhouden hoeveel van dit item dat u op voorraad hebt.

QuickBooks biedt gedetailleerde recordsjablonen voor uw itemrecords.

U hoeft niet per se elk veld in deze records in te vullen, maar hoe grondiger u bent, hoe uitgebreider en nauwkeuriger uw voorraad tracking zal zijn. Voer een Itemnaam/nummer in. Als dit product een subitem van een ander zal zijn, vink dat vakje aan en selecteer het bovenliggende item. Het onderdeelnummer van de fabrikant is optioneel.

in de twee kolommen onder deze velden vindt u inkoop-en verkoopinformatie. Voer in de linkerkolom de tekst in die zou verschijnen op een inkooporder en de kosten die de leverancier in rekening brengt voor het item. De kosten van verkochte goederen rekening moet standaard verschijnen. Wijzig het als dit niet het geval is. en als u een Preferred Vendor hebt, selecteert u het in de vervolgkeuzelijst.

de rechterkolom moet informatie bevatten over uw eigen verkoop van het item. Hoe zal de beschrijving van verkooptransacties te lezen? Dit kan afwijken van de tekst van de verkoper. Wat zal uw verkoopprijs zijn? Dit zal natuurlijk hoger zijn, zodat je winst kunt maken. Is het artikel belastbaar? Selecteer het juiste rechtsgebied onder belastingcode als dat zo is. Vervolgens moet u uw inkomstenrekening selecteren. U kunt met ons overleggen over deze uitgegeven, omdat het belangrijk is dat u de juiste keuze te maken — of weet hoe u uw eigen te maken.

op de onderste rij Hier, laat het eerste veld standaard het actief inventariseren. Als u eraan herinnerd wilt worden om de volgorde te wijzigen wanneer uw voorraadaantal een bepaald nummer raakt, voert u een nummer in het onderstaande veld Reorder Point (Minimum) in. Geef het nummer dat u momenteel bij de Hand hebt. De overige velden worden automatisch ingevuld door QuickBooks. Als u hier klaar bent, klikt u op OK. Uw item verschijnt nu in de itemlijst en is beschikbaar voor gebruik in verkoop-en aankoopformulieren.

QuickBooks kan u snel de status van uw items tonen in de vorm van talrijke rapporten. Open het menu Rapporten en ga met de muis over inventaris om de lijst te zien die beschikbaar is, inclusief voorraadstatus per Item en Voorraadwaarderingsdetail.

eenvoudig of Complex?

QuickBooks Pro en Premier kunnen een zeer eenvoudige inventarisatie verwerken en in sommige gevallen zelfs aan complexere behoeften voldoen. Als je vindt dat het niet alles doet wat je nodig hebt, heb je opties. Er zijn add-on apps die uitbreiden op de mogelijkheden van de software en meer senior versies van QuickBooks die robuust voorraadbeheer bieden. Neem contact met ons op als u een van deze wilt verkennen of als u hulp nodig hebt om de basisprincipes van inventory tracking in uw huidige versie te begrijpen.