• Articles
• admin

productlabel

haat u papierwerk? Het lijkt erop dat anderen het ook haten, omdat de wereldwijde markt voor documentbeheersystemen omhoogschiet. Document management software (DMS) is ontworpen om verschillende e-document taken te voltooien. Een cloud-gebaseerde of on-premise DMS-oplossing kan de documentstroom van uw bedrijf automatiseren, waardoor middelen vrijkomen om meer werk te doen.

maar hoe vindt u het documentbeheersysteem dat voldoet aan uw specifieke bedrijfsbehoeften? Hier is een aanwijzing: bouw je eigen. In deze handleiding vindt u alles wat u moet weten voordat u een documentbeheersysteem ontwikkelt.

Document management software market: algemeen overzicht

de markt voor document management software groeit voortdurend. Het zal naar verwachting raken $11,47 miljard in 2026, meer dan twee keer wat het was in 2020 ($5,51 miljard). Elk jaar wordt papierwerk steeds noodzakelijker om bedrijven draaiende te houden. Denk je dat dat overdreven is? Een snel feit: document kwesties zijn verantwoordelijk voor de gemiddelde verliezen van $ 20.000 in budget en 21% van de dagelijkse productiviteit.

deze middelen zijn ongetwijfeld beter te gebruiken. Terwijl de sales -, marketing-en bancaire sector pioniers zijn in de invoering van enterprise content management-oplossingen, beginnen andere sectoren pas gelijke tred te houden, gedreven door de behoefte aan verhoogde productiviteit op de werkplek. Dus het is hoog tijd om document system management software te bouwen voor elk bedrijf dat het nog niet heeft gedaan.

Lees verder om erachter te komen hoe u dit laaghangende fruit kunt grijpen en uw workflow-efficiëntie kunt verbeteren.

het bouwen van een aangepast documentbeheersysteem versus het gebruik van een kant-en-klare documentbeheersoftware

is een knooppunt voor de documentstroom van een bedrijf dat processen versnelt, de productiviteit verhoogt en de kosten verlaagt. Als het gaat om het implementeren van een DMS, je hebt twee opties: koop een off-the-shelf product of bouw een aangepaste. Laten we de twee alternatieven vergelijken en zien welke het beste voor u werkt.

kosten

het is geen verrassing dat de ontwikkeling van DMS op maat een hogere initiële investering vereist. Maar als u in het lifetime corporate subscription een kant-en-klare oplossing toevoegt, ziet u dat het kostenefficiënter is om uw eigen product te ontwikkelen.

functionaliteit

er zijn talrijke DMS-oplossingen op de markt. Toch, het vinden van een die past bij uw zakelijke behoeften kan lastig zijn. Hoe komt dat? Commercieel georiënteerde software is gericht op een breed scala van bedrijven met verschillende en soms elkaar uitsluitende behoeften. Vandaar, je niet alleen betalen voor in-package diensten die u nooit zult gebruiken, maar je bent ook niet in staat om de smalle-gespecialiseerde functies die u nodig hebt. En zelfs als je kunt, zullen ze niet passen bij uw processen, evenals een aangepaste oplossing.

integraties

de meeste kant-en-klare DMS integreren niet met andere software, waardoor gebruikers kopieën van hetzelfde document naar hun CMS-en CRM-systemen verplaatsen. Wanneer u daarentegen een op maat gemaakt documentbeheersysteem ontwikkelt, kunt u integreren met de goedgekeurde software van elk bedrijf en elke workflow ondersteunen.

dus, het bouwen van een app end-to-end is uw beste kans als u verder wilt gaan dan de standaard functionaliteit. Maar wat is er nodig om een document management systeem te ontwikkelen? Voor starters, moet u de functies die u wilt implementeren en begrijpen van de basisprincipes van een software-ontwikkelingsproces weten. Klinkt ingewikkeld? Maak je geen zorgen, we dekken je.

belangrijkste kenmerken van documentbeheersystemen

voordat u begint te overwegen welke functies u wilt, bekijkt u de bedrijfsprocessen van uw bedrijf. Een aangepaste oplossing voor documentbeheer kan worden aangepast aan uw workflow, die sectorspecifiek is en verschilt van organisatie tot organisatie. Hier is de lijst van essentiële functies om mee te beginnen.

coherente bestandsstructuur

het is van vitaal belang om een eenvoudige bestandsysteemstructuur te ontwerpen die gebruikers snel zullen leren en aanpassen. In een boomstructuur bestandssysteem, elke ingang kan ofwel een bestand, een map, of een submap. Omdat elk bestand een unieke route heeft, blijft de structuur van het bestand de meest handige bestandsstructuur voor verschillende soorten software.

aanpasbare tag – en naamgevingsregels

de mogelijkheid om inhoud en de eigenaars te taggen automatiseert het beoordelingsproces en houdt het up-to-date. Omdat elke organisatie zijn eigen regels heeft voor het benoemen van documenten, zou een DMS de bestaande naamgevingsregels moeten ondersteunen.

toegankelijkheid tussen platforms en apparaten

uw systeem moet soepel werken op desktop -, mobiele en tabletapparaten, waardoor een naadloze gebruikerservaring wordt geboden. Omdat work from home industrieën overneemt, is het cruciaal om tools te bieden voor toegang tot documenten, het delen van bestanden en bewerken van overal ter wereld. Daarom is het belangrijk om naast je webgebaseerde DMS ook een mobiele app te bouwen.

een robuuste zoekmachine

naarmate de inhoud groter wordt, wordt het moeilijker om dingen te vinden binnen uw document management software. Dus maak een systeem waar u kunt zoeken naar documenten met behulp van zoveel mogelijk criteria, waaronder titel, datum, categorie, tag en auteur.

versiebeheer

versiebeheer zorgt voor een efficiënte samenwerking tussen medewerkers die aan hetzelfde document werken. Deze functie stelt gebruikers in staat om back-up en bijhouden van hun bestanden in de tijd.

Collaborative editing

met deze functie kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig bewerken en zien wie er nog meer toegang heeft tot hetzelfde document. Daarnaast kunt u schakelen tussen de modi van bestandstoegang, net als Google Docs doen. Hoewel sommige documenten voor iedereen vrij toegankelijk zijn, zijn andere alleen beschikbaar voor specifieke gebruikers of groepen.

integratie met software van derden

gemiddeld gebruikt een klein bedrijf 102 verschillende softwareproducten, terwijl grote ondernemingen 288 apps gebruiken. Uw document management oplossing moet integreren met de meest essentiële van hen op een minimum, zoals mail, chat oplossingen, of een andere software die uw bedrijf selecteert. Alle bestandstypen moeten gemakkelijk te exporteren en importeren uit andere toepassingen.

schaalbare opslag

wanneer het op opslag aankomt, is het beter om meer dan minder te hebben. Moderne DMS ‘ en vertrouwen op cloudopslagoplossingen die gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf.

beveiligingsinstellingen

uw bestanden moeten veilig zijn op elk niveau, van gebruikersauthenticatie en veerkracht tot externe bedreigingen en klassen van toegang tot documenten. Wachten op een datalek om actie te ondernemen is nooit een goed idee—het is altijd makkelijker te voorkomen dan te genezen.

archiveren

gedurende het werken met klanten maakt en bewaart u een veelheid aan documenten. Omdat sommige partnerschappen tientallen jaren duren, moet u bestanden met betrekking tot eerdere projecten bewaren en archiveren om referenties bij de hand te hebben of om te voldoen aan de regelgeving van de industrie.

geautomatiseerde bestandsgeneratie

met een bestandsgenerator kunnen gebruikers contracten, formulieren en rapporten maken op basis van lokale sjablonen en geïmporteerde bestanden afstemmen op bedrijfsstandaarden. Dit zal veel routineprocedures vereenvoudigen en menselijke fouten verminderen.

Offline toegang

omdat het onmogelijk is om een stabiele internetverbinding te garanderen, vooral voor externe medewerkers, zou uw oplossing offline moeten werken. Zorg ervoor dat uw bestandslezer gebruikers in staat stelt om bestanden te bekijken, te bewerken en te downloaden wanneer dat nodig is.

E-handtekening

e-handtekening stelt vertegenwoordigers van ondernemingen in staat de vereiste formulieren in elektronische vorm wettelijk te ondertekenen. Elektronische handtekening stroomlijnt de documentverwerking tussen afdelingen en vereenvoudigt de samenwerking met andere bedrijven.

conversie bestandstype

het toevoegen van een ingebouwde bestandsconvertor aan een documentbeheersysteem zal de workflow-efficiëntie binnen uw organisatie verhogen. Vergeet niet om batchconversies in te schakelen, zodat medewerkers veel documenten in slechts een paar klikken kunnen converteren.

Optical character reader

als u nog steeds papieren documenten moet gebruiken, overweeg dan om een optical character reader (OCR) toe te voegen aan uw lijst met functies. Met OCR kunt u eenvoudig gedrukte en handgeschreven tekst scannen en uploaden naar uw systeem.

ongeacht de gekozen functionaliteit, moet u zorgen voor probleemoplossing en systeemupdates. Onnodig te zeggen, het is veiliger om deze taak toe te vertrouwen aan iemand die al heeft gewerkt aan uw systeem en weet elke centimeter van het. Zoek naar een leverancier van softwareontwikkeling die na de lancering onderhoud en ondersteuning biedt.

wat u moet overwegen voordat u begint met DMS-ontwikkeling

zoals eerder vermeld, zal een vogelperspectief van uw unieke bedrijfsbehoeften u vertellen welke componenten een must-have zijn en welke optioneel zijn. Er zijn echter nog een paar dingen te regelen voordat u DMS-systeemsoftware ontwikkelt. Voeg deze stappen toe aan uw projectroadmap:

naleving van de wettelijke normen

naast rolgebaseerde toegangscontroles (RBAC), multi-factor authenticatie, machtigingsprotocollen en strak gecodeerde gegevensversleuteling met een DMS-portaalsysteem, moet u voldoen aan specifieke voorschriften. Bijvoorbeeld, zorgverleners moeten zich houden aan HIPAA, farmaceutische bedrijven aan FDA, en retailers moeten voldoen aan PCI. Elk bedrijf behandelt een soort van gevoelige gegevens, dus uw taak is om deze gegevens te beveiligen volgens de gegevensbeschermingsregels van de staat.

gebruikerservaring

uw DMS zou moeten werken zoals gebruikers verwachten dat het werkt. Een gebruiksvriendelijke interface gaat verder dan de look en feel. Het heeft een lage cognitieve belasting en maakt niet dat mensen moeten stoppen en na te denken over hoe een taak of een andere uit te voeren. Vanaf de eerste installatie en tijdens de gebruikersreis moet uw interface intuã tief zijn voor gebruikers met elk niveau van technische vaardigheid.

het klinkt misschien gemakkelijk, maar het ontwerpproces kost tijd en expertise. UX-onderzoek, ideatie, prototyping en gebruikerstesten zijn even belangrijk in de ontwikkeling van documentbeheersoftware. Het overslaan van een van deze stappen betekent dat u het risico geconfronteerd met problemen in latere stadia wanneer de inzet veel hoger zijn.

Team gathering

als u geen eigen ontwikkelaars hebt, huur dan een software development team offsite. Zo krijgt u het beste IT-talent met een duidelijk begrip van uw bedrijfsdomein. Uw leverancier van softwareontwikkeling zal werving-en wervingsactiviteiten uitvoeren, waaronder allerlei screenings en technische interviews.

MVP development

Minimum Viable Product (MVP) release is een optionele stap in de ontwikkeling van DMS-systeemsoftware, maar het wordt sterk aanbevolen. Door echte gebruikers toe te staan essentiële functies te testen voor de definitieve release, kunt u de effectiviteit van uw oplossing valideren. Als de feedback van de gebruiker positief is, kunt u doorgaan met het implementeren van de volledige feature set. Zo niet, moet u een stap terug te nemen en te heroverwegen hoe u uw zakelijke doelen te bereiken.

hoeveel kost het om een documentbeheersysteem te ontwikkelen?

Nu u weet hoe u documentsysteembeheersoftware kunt bouwen, is het tijd om over geld te praten. Laten we een wilde gok: u wilt ervaren ontwikkelaars huren, maar uw budget raakt een glazen plafond. Het goede nieuws is dat Oekraïne is een van een paar landen waar u kunt uitbesteden hooggekwalificeerde ontwikkelaars voor een liberale prijs.

in het algemeen zijn de tarieven afhankelijk van de ervaring van het teamlid en de gekozen tech stack. Bekijk deze lijst om een beeld te krijgen van de teamsamenstelling die nodig is voor een typisch DMS-ontwikkelingsproject, evenals de gemiddelde uurtarieven voor verschillende specialisten:

• Business analist—$40-$63
• UI/UX designer—$35-$56
• Ontwikkelaars van $25-$42 voor Junior $45-$90 voor een Senior positie
• QA engineers—van $25-$42 voor Junior tot $40-$63 voor Senior positie
• Project manager—$45-$70

Om een meer nauwkeurige schatting van de begroting en termijnen in verband met uw project, neem contact op met uw gekozen leverancier. Ontwikkelaars weten hoe lang het duurt om de gewenste functies te ontwikkelen, zodat ze in staat zijn om u te voorzien van geschatte nummers op basis van de verwachte omvang van het werk.

samenvattend

de markt voor documentbeheersystemen evolueert in een snel tempo en DMS IT-oplossingen zijn must-haves voor elk bedrijf. Laten we samenvatten:

• u kunt kiezen tussen kant-en-klare en op maat gemaakte oplossingen. Het ontwikkelen van een document management systeem is redelijker, omdat U functionaliteit op maat van uw behoeften kunt bouwen en kosten op de lange termijn kunt besparen.
• wanneer u een lijst met functies samenstelt, richt u zich dan op uw bedrijfsdoelstellingen en problemen die uw DMS moet oplossen. De meeste bedrijven kiezen voor collaborative editing, cross-platform toegankelijkheid en aanpasbare tagging.
• let bij het bouwen van uw oplossing op de gebruikerservaring, naleving van de regelgeving in de sector en naleving van de beveiliging.
• het budget van uw project hangt af van verschillende factoren, maar het inhuren van ontwikkelaars in Oekraïne zorgt ervoor dat u een kwaliteitsproduct tegen een eerlijke prijs krijgt.

Relevant helpt bedrijven in veel sectoren om aangepaste managementoplossingen te ontwikkelen (document management software, equity management software, enz.) afgestemd op hun specifieke behoeften. Onze aangepaste diensten voor webontwikkeling en mobiele appontwikkeling omvatten end-to-end productontwikkeling, van het eerste idee tot productimplementatie en-ondersteuning. Wij bieden outsourcing ontwikkelaars die uw document management systeem vanaf nul kunnen bouwen of gewoon fungeren als een tijdelijke versterking om de capaciteiten van uw bedrijf uit te breiden.

dus, als u uw DMS-ontwikkelingsproject wilt starten, neem dan contact met ons op, en we zullen het in detail bespreken.