문서 관리 시스템 개발 방법:간단한 가이드
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서류 작업이 싫으십니까? 글로벌 문서 관리 시스템 시장이 급증하기 때문에 다른 사람들도 그것을 싫어하는 것 같습니다. 문서 관리 소프트웨어(선진)다양한 전자 문서 작업을 완료하도록 설계되었습니다. 클라우드 기반 또는 온프레미스 솔루션을 사용하면 회사의 문서 흐름을 자동화하여 리소스를 확보하여 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
하지만 어떻게 특정 비즈니스 요구에 맞는 문서 관리 시스템을 찾는 방법은? 여기 실마리는 있는다:너의 자신을 건설하십시요. 이 가이드에서는 문서 관리 시스템을 개발하기 전에 알아야 할 모든 것을 찾을 수 있습니다.
목차
문서 관리 소프트웨어 시장:일반 개요
문서 관리 소프트웨어 시장은 지속적으로 성장하고 있습니다. 그것은 2020 년($5.51 억 달러)에 비해 두 배 이상,2026 년에$11.47 억 명중 할 것으로 예상된다. 매년,서류 자동화는 해상 회사를 유지하기 위해 점점 더 필요하게된다. 그 과장 생각? 한 가지 빠른 사실:문서 문제는 예산$20,000 의 평균 손실과 일일 생산성의 21%를 담당합니다.
이러한 자원에 대한 더 나은 사용이 의심의 여지가 없습니다. 영업,마케팅 및 은행 부문이 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션의 채택을 개척하고 있지만 다른 산업은 작업장에서 생산성 향상에 대한 필요성에 따라 속도를 유지하기 시작했습니다. 그래서 아직 그것을하지 않은 모든 회사에 대한 문서 시스템 관리 소프트웨어를 구축하는 높은 시간이다.
이 낮은 매달린 과일을 잡고 워크 플로우 효율성을 향상시키는 방법을 알아 보려면 계속 읽으십시오.
맞춤형 문서 관리 시스템 구축 및 기성품 사용
문서 관리 소프트웨어는 프로세스 속도를 높이고 생산성을 높이며 비용을 절감하는 회사의 문서 흐름의 허브입니다. 이 선진 구현에 올 때,당신은 두 가지 옵션이 있습니다: 떨어져 선반 제품을 구매하나 주문 것을 건축하십시요. 의 두 가지 대안을 비교하고 당신을 위해 가장 적합한 보자.
비용
맞춤형 개발에는 초기 투자가 더 많이 필요하다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 그러나 기성품 솔루션에 대한 평생 기업 구독을 추가하면 자체 제품을 개발하는 것이 더 비용 효율적이라는 것을 알 수 있습니다.
기능
시장에는 수많은 디엠솔루션이 있습니다. 그래도 비즈니스 요구에 맞는 것을 찾는 것은 까다로울 수 있습니다. 어떻게? 상업 지향 소프트웨어는 서로 다르며 때로는 상호 배타적 인 요구를 가진 광범위한 비즈니스를 대상으로합니다. 따라서,당신은 당신이 사용하지 않을거야 패키지 서비스에 대한 지불뿐만 아니라,하지만 당신은 또한 당신이 필요로하는 좁은 전문 기능을 얻을 수 없습니다. 그리고 너가 할 수 있으면 비록,그들은 주문 해결책아울러 너의 과정을 편리하지 않을 것이다.
통합
대부분의 기성 데이터는 다른 소프트웨어와 통합되지 않아 사용자가 동일한 문서의 복사본을 자신의 문서로 이동하게 한다. 대조적으로,사용자 지정 문서 관리 시스템을 개발할 때 어떤 회사의 채택 된 소프트웨어와 통합 하 고 모든 워크플로 권한을 부여 수 있습니다.
따라서 표준 기능을 넘어서야 할 경우 엔드 투 엔드 앱을 구축하는 것이 가장 좋습니다. 그러나 그것은 무엇을 문서 관리 체계 개발로 뛰어오르기 위하여 가지고 가는가? 우선,구현 하 고 소프트웨어 개발 프로세스의 기초를 이해 하려는 기능을 알고 있어야 합니다. 복잡한 소리? 걱정하지 마세요,우리는 당신의 등을 가지고 있습니다!
문서 관리 시스템의 주요 특징
원하는 기능을 고려하기 전에 회사의 비즈니스 프로세스를 검토하십시오. 사용자 지정 문서 관리 솔루션은 산업별이며 조직마다 다른 워크플로에 맞게 조정할 수 있습니다. 여기에 시작하는 필수 기능의 목록입니다.
일관된 파일 구조
사용자가 빨리 배우고 적응할 수있는 간단한 파일 시스템 구조를 설계하는 것이 중요합니다. 트리 구조 파일 시스템에서 모든 항목은 파일,폴더 또는 하위 폴더가 될 수 있습니다. 모든 파일에는 고유 한 경로가 있기 때문에 트리 파일 구조는 다양한 유형의 소프트웨어에서 가장 편리한 파일 구조로 남아 있습니다.
사용자 지정 가능한 태그 지정 및 이름 지정 규칙
콘텐츠 및 해당 소유자에게 태그를 지정하는 기능은 검토 프로세스를 자동화하고 최신 상태로 유지합니다. 모든 조직에는 문서 이름 지정에 대한 자체 규칙이 있으므로 기존 이름 지정 규칙을 지원해야 합니다.
플랫폼 및 장치 간 접근성
시스템은 데스크톱,모바일 및 태블릿 장치에서 원활하게 실행되어 원활한 사용자 경험을 제공해야 합니다. 재택 근무가 산업을 장악하기 때문에 전 세계 어디에서나 문서 액세스,파일 공유 및 편집을위한 도구를 제공하는 것이 중요합니다. 따라서 웹 기반 서비스 외에도 모바일 앱을 구축하는 것이 중요합니다.
강력한 검색 엔진
콘텐츠가 확장됨에 따라 문서 관리 소프트웨어 내에서 물건을 찾기가 더욱 어려워집니다. 따라서 제목,날짜,카테고리,태그 및 작성자를 포함하여 가능한 한 많은 기준을 사용하여 문서를 검색 할 수있는 시스템을 만듭니다.
버전 관리
버전 관리는 동일한 문서에서 작업하는 직원 간의 효율적인 협업을 보장합니다. 이 기능을 사용하면 사용자가 시간이 지남에 따라 파일을 백업하고 추적 할 수 있습니다.
공동 편집
이 기능을 사용하면 여러 사용자가 동시 편집에 참여하고 동일한 문서에 액세스하는 사용자를 확인할 수 있습니다. 또한,당신은 구글 문서 도구가 할 것처럼 파일 액세스 모드 사이를 전환 할 수 있습니다. 일부 문서는 모든 사람이 자유롭게 액세스 할 수 있지만 다른 문서는 특정 사용자 또는 그룹에서만 사용할 수 있습니다.
타사 소프트웨어와의 통합
평균적으로 소기업은 102 개의 다른 소프트웨어 제품을 사용하고 대기업은 288 개의 앱을 사용합니다. 문서 관리 솔루션은 메일,채팅 솔루션 또는 회사가 선택한 다른 소프트웨어와 같이 최소한 가장 중요한 소프트웨어와 통합되어야합니다. 모든 파일 형식은 다른 응용 프로그램에서 쉽게 내보내고 가져올 수 있어야합니다.
확장 가능한 스토리지
스토리지에 관해서는 적은 것보다 더 많이 갖는 것이 좋습니다. 클라우드 스토리지 솔루션은 회사의 필요에 따라 쉽게 확장할 수 있습니다.
보안 설정
파일은 사용자 인증 및 복원력에서 외부 위협,문서 액세스 클래스에 이르기까지 모든 수준에서 안전해야 합니다. 데이터 유출이 조치를 취할 때까지 기다리는 것은 결코 좋은 생각이 아닙니다.
보관
클라이언트 작업을 통해 여러 문서를 만들고 저장합니다. 일부 파트너십은 수십 년 동안 지속되기 때문에 이전 프로젝트와 관련된 파일을 보존하고 보관해야 참조가 제공되거나 업계 규정을 준수할 수 있습니다.
자동 파일 생성
파일 생성기를 사용하여 사용자는 로컬 템플릿을 기반으로 계약서,양식 및 보고서를 작성하고 가져온 파일을 회사 표준에 맞출 수 있습니다. 이렇게하면 많은 일상적인 절차를 단순화하고 인적 오류를 줄일 수 있습니다.
오프라인 액세스
특히 원격 직원의 경우 안정적인 인터넷 연결을 보장 할 수 없으므로 솔루션이 오프라인으로 작동해야합니다. 파일 판독기가 필요할 때마다 사용자가 파일을보고 편집하고 다운로드 할 수 있는지 확인하십시오.
전자 서명
전자 서명은 회사 대표가 법적으로 전자 형식으로 필요한 양식에 서명 할 수 있습니다. 전자 서명은 부서 간 문서 처리를 간소화하고 다른 비즈니스와의 협력을 단순화합니다.
파일 형식 변환
문서 관리 시스템에 내장된 파일 변환기를 추가하면 조직 내의 워크플로우 효율성이 향상됩니다. 직원이 단 몇 번의 클릭만으로 많은 문서를 변환 할 수 있도록 일괄 변환을 활성화하는 것을 잊지 마십시오.광학 문자 판독기
용지 기반 문서를 계속 사용해야 하는 경우 기능 목록에 광학 문자 판독기를 추가하는 것이 좋습니다. 인쇄 및 필기 텍스트를 쉽게 스캔하여 시스템에 업로드 할 수 있습니다.
선택한 기능에 관계없이 문제 해결 및 시스템 업데이트를 처리해야합니다. 말할 필요도없이,그것은 이미 시스템에 근무하고 그것의 구석 구석을 알고있는 사람에게이 작업을 위탁하는 것이 안전합니다. 출시 후 유지 관리 및 지원을 제공하는 소프트웨어 개발 공급 업체를 찾으십시오.
사전 개발을 시작하기 전에 고려해야 할 사항
앞서 언급한 바와 같이,귀사의 고유한 비즈니스 요구 사항을 조망하면 어떤 구성 요소가 필수 요소이고 어떤 구성 요소가 선택 사항인지 알 수 있습니다. 그러나,선진 시스템 소프트웨어 개발을 시작하기 전에 해결해야 할 몇 가지 더 있습니다. 프로젝트 로드맵에 다음 단계를 추가합니다.
규제 표준 준수
예를 들어,의료 서비스 제공자는 의료기기를 준수해야 하고,제약 회사는 식품의약품을 준수해야 하며,소매업체는 의료기기를 준수해야 합니다. 각 회사는 민감한 데이터의 일부 유형을 처리,그래서 당신의 임무는 상태 데이터 보호 규칙에 따라이 데이터를 보호하는 것입니다.
사용자 경험
사용자가 기대하는 방식으로 작동해야 합니다. 사용자 친화적 인 인터페이스는 모양과 느낌을 넘어 간다. 그것은 낮은 인지 부하를 가지고 있으며,사람들이 중지하고 하나의 작업 또는 다른 작업을 수행하는 방법에 대해 생각해야하지 않습니다. 초기 설정 및 사용자 여정 전반에 걸쳐 인터페이스는 모든 수준의 기술 숙련도를 가진 사용자에게 직관적이어야합니다.
쉽게 들릴 수 있지만 설계 과정에는 시간과 전문 지식이 필요합니다. 문서 관리 소프트웨어 개발에서는 연구,아이디어화,프로토타이핑 및 사용자 테스트가 똑같이 중요합니다. 이 단계 중 하나를 건너 뛰는 것은 말뚝이 훨씬 높을 때 나중 단계에서 문제에 직면 할 위험이 있음을 의미합니다.
팀 모임
사내 개발자가 없는 경우 소프트웨어 개발 팀을 오프사이트로 고용하십시오. 저것은 너가 제일 그것을 얻을 수 있는 까 라고 이다 너의 사업 영역의 명확한 이해에 재능. 소프트웨어 개발 업체는 모든 종류의 검진 및 기술 인터뷰를 포함하여 채용 및 채용 활동을 수행합니다.
실제 사용자가 최종 릴리스 전에 필수 기능을 테스트 할 수 있도록함으로써 솔루션의 효율성을 검증 할 수 있습니다. 사용자 피드백이 긍정적 인 경우 전체 기능 세트 구현으로 이동할 수 있습니다. 그렇지 않으면,너는 단계를 철회하,너의 사업 목표를 달성하기 위하여 어떻게 재고한것을 필요로 한다.
문서 관리 시스템을 개발하는 데 드는 비용은 얼마입니까?
이제 문서 시스템 관리 소프트웨어를 구축하는 방법을 알고,그것은 돈을 이야기하는 시간이다. 우리가 야생 추측을 보자:당신은 숙련 된 개발자를 고용 할,하지만 예산은 유리 천장 안타. 좋은 소식은 우크라이나는 자유주의 가격에 대한 고도의 자격을 갖춘 개발자를 아웃소싱 할 수있는 몇 가지 국가 중 하나입니다.
일반적으로 요금은 팀 구성원의 경험과 선택한 기술 스택에 따라 다릅니다. 일반적인 개발 프로젝트에 필요한 팀 구성의 시각적 뿐만 아니라 다른 전문가 대 한 평균 시간당 요금을이 목록을 확인 하십시오:
- 비즈니스 분석가—$40-$63
- 째챠쨉쨉쨍짝 쩔챘 쩌쩌짯—$35-$56
- 개발자-중학교$25-$42 에서 수석 위치에 대한$45-$90
- 품질 보증 엔지니어-중학교$25-$42 에서 수석 위치에 대한$40-$63
- 프로젝트 관리자—$45-$70
프로젝트와 관련된 예산 및 시간대에 대한보다 정확한 추정을 얻으려면 선택한 공급 업체와 상담해야합니다. 개발자는 원하는 기능을 개발하는 데 걸리는 시간을 알고,그래서 그들은 작업의 예상 범위에 따라 대략적인 숫자를 제공 할 수 있습니다.
요약
문서 관리 시스템 시장은 빠른 속도로 진화하고 있으며,디엠에스아이티 솔루션은 모든 기업의 필수 아이템입니다. 의 요점을 되풀이하자:
- 당신은 준비가 만든 및 사용자 정의 솔루션을 선택할 수 있습니다. 문서 관리 시스템을 개발 하는 것은 더 합리적인,귀하의 요구에 맞는 기능을 구축 하 고 장기적으로 비용을 저장할 수 있습니다.
- 기능 목록을 작성할 때는 비즈니스 목표와 선진이 해결해야 할 문제에 집중하십시오. 대부분의 회사는 협업 편집,크로스 플랫폼 접근성 및 사용자 정의 가능한 태그 지정을 선택합니다.
- 솔루션을 빌드할 때 사용자 경험,업계 규정 준수 및 보안 규정 준수에 주의하십시오.
- 프로젝트의 예산은 다른 요인에 따라 달라집니다,하지만 우크라이나에서 개발자를 고용하면 공정한 가격에 품질의 제품을 얻을 보장.
관련 많은 산업에 걸쳐 기업이 사용자 정의 관리 솔루션을 개발하는 데 도움이(문서 관리 소프트웨어,주식 관리 소프트웨어,기타.)자신의 특정 요구에 맞게. 당사의 맞춤형 웹 개발 및 모바일 앱 개발 서비스는 초기 아이디어에서 제품 배포 및 지원에 이르기까지 엔드 투 엔드 제품 개발을 다룹니다. 우리는 처음부터 문서 관리 시스템을 구축하거나 회사의 용량을 확장 할 수있는 임시 보강 역할을 할 수 아웃소싱 개발자를 제공합니다.
그래서,당신은 당신의 선진 개발 프로젝트를 킥오프하려는 경우,저희에게 연락,우리는 상세히 논의 할 것이다.