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Sapere dove ti trovi con il conteggio dei prodotti della vostra azienda è fondamentale. QuickBooks può aiutarti a rimanere aggiornato con i suoi strumenti di monitoraggio dell’inventario.

Se la tua azienda vende prodotti fisici, sai quanto sia importante essere sempre consapevoli dei livelli delle tue scorte. Devi sapere cosa sta vendendo e cosa no. E devi iniziare a ordinare un nuovo inventario quando il tuo si sta esaurendo.

La parte difficile è sempre abbastanza disponibile per soddisfare le esigenze degli ordini esistenti man mano che entrano. D’altra parte, non vuoi avere troppi soldi legati a prodotti che vendono lentamente. È un equilibrio delicato, e uno che non puoi mantenere a meno che tu non abbia registrazioni e rapporti di inventario molto precisi.

QuickBooks aiuta con entrambi i lati di questa equazione. Esso consente di creare record dettagliati per ciascuno dei prodotti della vostra azienda che sia monitorare i livelli di magazzino esistenti in tempo reale e avvisare l’utente quando è il momento di riordinare. Inoltre, i report specializzati forniscono informazioni dettagliate sul tuo inventario nel suo complesso. Ecco come funziona.

Come impostare

Prima di iniziare a inserire i record di articoli, è necessario assicurarsi che QuickBooks sia impostato per il monitoraggio dell’inventario. Apri il menu Modifica e seleziona Preferenze, quindi Articoli & Inventario. Se sei l’amministratore, puoi fare clic sulla scheda Preferenze dell’azienda per aprire questa finestra.

Prima di iniziare a lavorare con l’inventario, è necessario assicurarsi che QuickBooks sia pronto.

Fai clic nella casella di fronte all’Inventario e gli ordini di acquisto sono attivi se non è già selezionato. Seleziona le due caselle successive se si applicano a te, quindi rispondi alla query finale. La quantità a disposizione si riferisce al numero di unità che hai effettivamente in magazzino. Alcuni elementi potrebbero non essere disponibili se sono impegnati in assembly, ad esempio. Quindi scegli una delle due condizioni che dovrebbero innescare un avviso sull’inventario inaccessibile.

Quando hai finito qui, fai clic su OK.

Creazione di record accurati

Anche se si dispone di un catalogo relativamente modesto di prodotti in vendita, si consiglia di utilizzare il monitoraggio dell’inventario di QuickBooks. È troppo difficile tenere sotto controllo manualmente i livelli degli articoli, specialmente se vendi in qualsiasi volume. E gli errori in questo settore possono significare si arriva a breve quando i clienti ordinano prodotti che si pensava fossero disponibili, ma non erano. Si potrebbe facilmente perdere affari.

Per iniziare a creare record di elementi, fare clic sull’icona Servizi Elementi & nella home page o aprire il menu Elenchi e selezionare Elenco elementi. Fare clic destro in qualsiasi punto della finestra che si apre e selezionare Nuovo. In Digitare nell’angolo in alto a sinistra, fare clic sulla freccia verso il basso e selezionare Inventario parte. Questo significa solo che si vuole essere in grado di monitorare quanti di questo articolo che avete in magazzino.

QuickBooks fornisce modelli di record dettagliati per i record degli articoli.

Non devi necessariamente completare ogni campo in questi record, ma più sei completo, più completo e accurato sarà il tuo monitoraggio dell’inventario. Immettere un nome/numero di elemento. Se questo prodotto sarà un elemento secondario di un altro, seleziona quella casella e seleziona l’elemento principale. Il numero del pezzo del produttore è facoltativo.

Nelle due colonne sotto questi campi, fornirai Informazioni sugli acquisti e sulle vendite. Nella colonna di sinistra, immettere il testo visualizzato in un ordine di acquisto e il Costo che il fornitore addebita per l’articolo. Il costo delle merci vendute conto dovrebbe apparire per impostazione predefinita. Cambialo se non lo fa. E se hai un fornitore preferito, selezionalo dall’elenco a discesa.

La colonna di destra dovrebbe contenere informazioni sulla tua vendita dell’articolo. Come leggerà la descrizione sulle transazioni di vendita? Questo potrebbe essere diverso dal testo del fornitore. Quale sarà il tuo prezzo di vendita? Questo sarà, ovviamente, più alto, in modo da poter realizzare un profitto. L’articolo è tassabile? Selezionare la giurisdizione corretta in Codice fiscale se è così. Dovrai quindi selezionare il tuo conto di reddito. Si consiglia di consultare con noi su questo rilasciato, perché è importante che si fa la scelta giusta — o sapere come creare il proprio.

Nella riga in basso, lascia che il primo campo sia predefinito su Inventory Asset. Se vuoi essere ricordato di riordinare quando il tuo numero di inventario raggiunge un numero specifico, inserisci un numero nel campo sotto il punto di riordino (Minimo). Fornire il numero che avete attualmente a portata di mano. I campi rimanenti saranno completati automaticamente da QuickBooks. Quando hai finito qui, fare clic su OK. Il tuo articolo verrà ora visualizzato nell’elenco degli articoli e sarà disponibile per l’uso nei moduli di vendita e acquisto.

QuickBooks può mostrare rapidamente lo stato dei vostri articoli sotto forma di numerosi rapporti. Apri il menu Report e passa il mouse sull’inventario per visualizzare l’elenco disponibile, incluso lo stato delle scorte per articolo e i dettagli della valutazione dell’inventario.

Semplice o complesso?

QuickBooks Pro e Premier in grado di gestire molto semplice monitoraggio delle scorte e anche soddisfare le esigenze più complesse in alcuni casi. Se trovi che non fa tutto ciò di cui hai bisogno, hai delle opzioni. Ci sono applicazioni add-on che si espandono sulle capacità del software e versioni più anziani di QuickBooks che offrono robusta gestione dell’inventario. Vi preghiamo di contattarci se volete esplorare uno di questi o se avete bisogno di aiuto per comprendere le basi del monitoraggio dell’inventario nella versione corrente.