Il costo del Payroll Outsourcing
Oggi, sempre più imprenditori si rivolgono a fornitori di payroll come ADP per evitare il fastidio di gestire il libro paga se stessi. I fornitori di servizi di buste paga possono aiutare a mitigare le complicazioni derivanti dal trattamento delle tasse locali, delle ore straordinarie e di altre variabili. Anche se queste aziende forniscono un servizio prezioso, imprenditori dovrebbero considerare il vero costo di outsourcing del libro paga prima di garantire i loro servizi. Esecuzione di un’analisi approfondita costi / benefici su payroll outsourcing può risparmiare grandi mal di testa più tardi, soprattutto se il servizio di libro paga vuole bloccare in un contratto a lungo termine. Per aiutarti a raggiungere una conclusione informata, abbiamo suddiviso i costi che dovrai affrontare di seguito.
Ripartizione dei costi di outsourcing del libro paga
Scoprirai rapidamente che molti costi diversi vengono con l’outsourcing del libro paga della tua azienda. Da tasse una tantum, tasse tassa di preparazione, e il costo mensile del servizio stesso, l’importo totale che si paga al mese può variare ampiamente. Molte società di servizi di libro paga offrono più livelli di servizio, che vanno dal più semplice (semplicemente calcolando e depositando assegni dei dipendenti) al più sofisticato (offrendo carte prepagate, gestione dell’assicurazione contro la disoccupazione di stato e gestione dei garnishments salariali). Ecco cosa si dovrebbe prestare attenzione a:
Costi di outsourcing del libro paga di base
La stragrande maggioranza delle aziende del libro paga in outsourcing addebitare una tassa pacchetto di base, che vanno da $20 a $250 al mese. Il costo del libro paga in outsourcing include il deposito diretto, l’elaborazione dello stipendio, il deposito fiscale standard e un portale online accessibile sia dai datori di lavoro che dai dipendenti. I costi associati a un pacchetto di buste paga di base tengono conto di tutti i dettagli pertinenti della tua azienda, come lo stato di residenza, la complessità dell’imposta sui salari della tua giurisdizione, la frequenza del periodo di paga e la quantità di dipendenti.
Ad esempio, una società di 25-35 dipendenti che utilizza ben note società di elaborazione del libro paga pagare fino a $1.500 al mese per i servizi di base. In molti casi, le aziende più grandi riceveranno tariffe scontate, portando il costo del libro paga pro capite verso il basso per i grandi datori di lavoro. Per le piccole imprese—come molte società di servizi sul campo—questo costo può fare una differenza più grande.
Frequenza dei periodi di paga
Molte aziende che esternalizzano il loro libro paga devono cambiare i loro periodi di paga per evitare costi aggiuntivi per elaborare le transazioni del libro paga. Se la tua azienda paga settimanalmente o bisettimanale, potresti sostenere costi aggiuntivi rispetto a un’azienda che paga mensilmente (dal momento che pagheresti per un servizio che si verifica 4+ volte al mese invece di una sola volta). Naturalmente, riducendo la frequenza del libro paga avvantaggia il datore di lavoro, cambiando frequenza di paga spesso impatti negativi dipendenti. Molti lavoratori contano su come ottenere i loro stipendi su un programma prevedibile. In definitiva, dovranno convivere con la tua decisione se cambi la frequenza dei salari, ma dovresti comunque considerare attentamente la ricaduta.
Se la tua società di buste paga invia assegni cartacei alla tua azienda, potresti incorrere in costi aggiuntivi per la stampa e la consegna. Anche se si ottiene la consegna standard gratuita, potrebbero essere applicati costi aggiuntivi per consegne accellerate o fuori dallo stato.
Payroll Tax Assistance
Sebbene la maggior parte dei pacchetti di base copra l’assistenza fiscale, molte società di libro paga addebiteranno un supplemento per l’elaborazione di fine anno per prepararsi alla stagione fiscale. L’outsourcing del libro paga supplementare può costare un extra di extra 25 a 7 75 per dipendente, come può W-2 stampa, mailing, e reporting. Inoltre, la complessità del vostro libro paga diventa una considerazione qui, proprio come fa con il pacchetto di base del libro paga. Se si dispone di dipendenti in più stati, società di libro paga spesso scivolare in tasse extra per gestire le loro tasse. Se esternalizzi il tuo libro paga, nota l’esistenza di tali commissioni prima di scegliere una società. In alcuni casi, puoi risparmiare un sacco di soldi gestendo il libro paga da solo.
Tasse una tantum
Anche se si fa il libro paga in-house, è necessario considerare alcune tasse una tantum. Alcuni dei maggiori costi del libro paga provengono dalla creazione di un sistema di monitoraggio del tempo per registrare le ore dei dipendenti, quindi implementare gli aggiornamenti a quel sistema col passare del tempo.
Costi aggiuntivi
Se hai già deciso di esternalizzare il libro paga, potrebbe essere necessario budget per alcuni costi aggiuntivi che non troverete inclusi nel costo del pacchetto di base. Queste tasse in genere includono servizi come deposito diretto, firma di controllo, riempimento per busta, nuova segnalazione dei dipendenti e altro ancora. Costi aggiuntivi possono applicare per le regolazioni del libro paga o buste paga di emergenza, in modo da pianificare di conseguenza quando si sceglie di esternalizzare il libro paga.
Vantaggi di outsourcing Elaborazione del libro paga
Suona come un sacco finora, giusto? Non preoccuparti, ci sono anche cose buone! Anche se i costi di outsourcing del libro paga possono accumularsi rapidamente, il tempo e lo stress che risparmierai con l’outsourcing conta ancora molto. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, garnishments dipendente, designazioni appaltatore/dipendente, la posizione dei dipendenti, e di altri fattori, elaborazione del libro paga e la gestione fiscale associato può mangiare via al momento non necessariamente hanno.
I servizi di elaborazione delle retribuzioni impiegano esperti del settore, professionisti meno propensi a commettere errori. Questo dovrebbe darti un po ‘ di tranquillità, a patto che l’azienda non sia così grande da correre il rischio di diventare “solo un altro account.”Cercare recensioni da altri clienti per assicurarsi che una società di libro paga fa costantemente un buon lavoro. Quanto è facile di un tempo si hanno raggiungere il vostro rappresentante conto quando si dispone di un problema? Tenete d’occhio per le imprese del libro paga più recenti che non possono avere sistemi di qualità in atto per evitare errori.
Dopo aver preso la decisione sull’opportunità o meno di esternalizzare, è necessario riesaminare continuamente il problema. Le realtà della tua attività si sposteranno costantemente. Sei cresciuto? Ridimensionato? Ha più senso per la tua azienda avviare / interrompere l’outsourcing ora rispetto a quando hai preso la decisione? Ricorda, aziende di dimensioni diverse pagano tariffe diverse con la maggior parte dei fornitori di servizi. Per i processori come ADP, più dipendenti hai, meno costi per il libro paga di ciascun dipendente. Questo potrebbe cambiare notevolmente il calcolo!
Come risparmiare sull’elaborazione del libro paga
I costi di outsourcing del libro paga possono sommarsi, specialmente per attività o servizi non coperti dal pacchetto base di un fornitore. Tuttavia, hai alcuni strumenti a tua disposizione per ridurre i costi del libro paga, come la semplificazione dei processi aziendali, l’utilizzo di software di gestione dei servizi sul campo e la regolazione dei periodi di paga. Daremo un’occhiata a questi qui sotto.
Snellire i processi aziendali
Quando portate la vostra elaborazione del libro paga in-house utilizzando software business per la gestione dei servizi sul campo, si desidera assicurarsi che il software scelto ha il maggior numero di funzionalità possibile. Questo rende il vostro investimento più utile. Se possibile, semplificare l’elaborazione del libro paga insieme ad altri processi interni. Il servizio intelligente software integrato QuickBooks, ad esempio, può affrontare la pianificazione, gli ordini di lavoro, la fatturazione e altro ancora. Molte società di libro paga offrono solo servizi di libro paga, rendendoli investimenti inferiori.
Deposito diretto
L’utilizzo di un software di contabilità professionale può darti la possibilità di effettuare depositi diretti nei conti bancari dei tuoi dipendenti. QuickBooks, per esempio, può facilitare i depositi diretti con solo una piccola tassa per ogni stipendio. Attualmente, la loro quota è pari a $1.75 per stipendio. Se si paga i dipendenti bi-settimanale, la tassa per dipendente sarebbe solo $45.50 all’anno. Rispetto alla tassa molte società di servizi di libro paga carica (tra $4 e 9 9) questo può risparmiare fino a $188 per dipendente all’anno. Per un’azienda con 25 dipendenti, questo si traduce in un ulteriore $4.700 all’anno. Tale importo potrebbe tornare utile per l’aggiornamento delle attrezzature o provare nuove tattiche di marketing.
Payroll Periodi
Se si paga i dipendenti su base settimanale, considerare la possibilità di modificare i periodi di paga a bisettimanale. Invece di pagare le tasse di deposito diretto (o spese di spedizione) 52 volte all’anno per dipendente, si dimezzerà il costo. Utilizzando i numeri forniti da QuickBooks, questo può tagliare le tasse da $91 per dipendente all’anno a $45.50. 45 dollari potrebbero non sembrare molto, ma se si considerano le tasse più elevate sui servizi di pagamento per il deposito diretto, questo può ridurre la spesa fino a $234 per dipendente all’anno.
Tuttavia, usare estrema cautela quando si utilizza questa strategia. Come abbiamo accennato in precedenza, se i dipendenti contano su stipendi settimanali, interrompere il sistema attuale può creare qualche tensione seria. Se si effettua questo interruttore, si dovrebbe dare il vostro team un sacco di preavviso in modo che possano pianificare le loro finanze di conseguenza.
Evitare sanzioni
Payroll precisione di elaborazione significa evitare sanzioni del libro paga. L’IRS stima che il 40% delle piccole e medie imprese pagare una penale per non aver depositato ritenute, errori di calcolo ritenute, o fare limatura errato. In media, la penalità per queste imprese ammonta a 8 845 all’anno. Fare anche piccoli errori durante il calcolo del libro paga della vostra azienda può portare a sanzioni quando arriva il momento fiscale. Non importa che tipo di soluzione del libro paga si utilizza, sempre ricontrollare i numeri per assicurarsi che non incorrere in sanzioni del libro paga.
Considera gli stagisti
Per molte aziende, l’opportunità di insegnare le competenze del settore applicabili agli studenti universitari sembra una proposta costosa. Tuttavia, gli stage possono fornire alla tua azienda un lavoro prezioso da parte di studenti interessati al tuo campo. La creazione di un programma di stage può consentire di contribuire altruisticamente alle carriere in erba di giovani professionisti, mentre anche ottenere il lavoro completato ad un costo inferiore. Se la tua azienda si trova vicino a un college, un’università o una scuola commerciale, un coordinatore di stage nelle vicinanze probabilmente coglierà l’occasione di inserire la tua azienda nel proprio roster di potenziali fornitori di stage.
Lavoratori temporanei
Per molte attività, i lavoratori temporanei rappresentano una grande risorsa da sfruttare per ridurre i costi del libro paga. Non è necessario calcolare il libro paga per questi lavoratori. Invece, si riceve semplicemente un disegno di legge da parte dell’agenzia temporanea per il loro lavoro. Perché l’agenzia di personale si prende cura del libro paga per questi dipendenti, è possibile ottenere più lavoro fatto senza angosciante sopra considerazioni sul libro paga. Tuttavia, si dovrebbe tenere a mente che le agenzie di personale spesso fanno pagare un markup al di sopra del normale tasso di mercato per il lavoro. Inoltre, ti consigliamo di schermare questi lavoratori prima di consentire loro di contribuire ai progetti, poiché gli errori commessi da nuovi lavoratori temporanei riflettono male sulla tua attività.
Considerazioni finali
Non importa cosa, si dovrà pagare le tasse associate a libro paga, sia internamente che esternamente. Tuttavia, ti consigliamo di eseguire un’analisi costi-benefici per garantire che il percorso intrapreso faccia risparmiare denaro alla tua azienda a lungo termine. Approfitta delle funzionalità offerte dal software di gestione dei servizi sul campo per semplificare il processo di gestione delle buste paga e ridurre i costi delle buste paga.