• Articles
• admin

enten du setter opp et nytt kontor eller oppgraderer eksisterende utstyr, er det viktig å velge riktig kopimaskinløsning for å sikre en problemfri drift av virksomheten din. Det er mange kopimaskiner på markedet med et bredt spekter av funksjoner og priser for deg å velge mellom.

Hvilke funksjoner trenger du? Hvilke funksjoner ville være fint å ha? Som er helt unødvendig for din bedrift? Å gjøre produktforskning kan raskt bli en stor distraksjon og tidsforpliktelse når du graver dypere og dypere inn i de ulike alternativene for bedriften din. Derfor har vi satt sammen denne listen over de viktigste spørsmålene du må stille når du starter jakten på en ny multifunksjonsskriver (MFP).

Spørsmål Du Må Stille Før Du Kjøper En Kopimaskin

det anslås at utskrifts-og kopieringskostnader kan utgjøre opptil 1% til 3% av bedriftens årlige inntekter – så dette er en viktig beslutning for bedriften din. Å stille disse grunnleggende spørsmålene kan bidra til å begrense dine spesifikke behov og fokusere tankene dine når du velger en kopimaskin.

Hva Er Formålet med DENNE MFP?

det kan høres enkelt ut (for å skrive ut, åpenbart), men å bestemme nøyaktig hva du vil at enheten skal kunne gjøre, eller ikke gjøre, tidlig i prosessen kan drastisk påvirke hvor mye du ender med å betale og hvor pålitelig kopimaskinen din til slutt vil være. Spør deg selv:

• må jeg skrive ut i farger eller er sort / hvitt (svart / hvitt) tilstrekkelig?
• trenger du en smart enhet som kan lese tekst med OCR og automatisk rute dokumenter?
• trenger du etterbehandlingsfunksjoner som stifting eller heftefremstilling?
• vil enheten bli konsekvent brukt av noen få personer, eller må besøkende skrive ut også?

Hvor Mye Vil Du Skrive Ut?

hver bedrift har sine egne unike behov når det gjelder utskrift og kopiering evner. Hvordan finner du riktig kopimaskin for din bedrift?

Bestemme hvor mye du skal skrive ut er et flott sted å starte når shopping for en ny kopimaskin. HVER MFP er utformet for å håndtere et bestemt utskriftsvolum, og hvis du kjøper en enhet som ikke er utformet for å håndtere volumet, kan du spare noen få dollar på forhånd, men det vil slites ut mye raskere enn forventet og ende opp med å koste deg mer i service og nedetid i det lange løp.

månedlige utskriftsvolumer kan som en tommelfingerregel oversettes til utskriftshastighet målt i sider per minutt (ppm). For eksempel vil organisasjoner som skriver ut 4000 til 7000 sider per måned, vanligvis være fornøyd med en 25 spm-enhet, mens bedrifter som skriver ut opptil 20 000 sider per måned, ofte vil vurdere en enhet som kan håndtere 50 spm eller mer.

Hva Er Budsjettet Ditt For Å Kjøpe Kopimaskinen?

Shopping med bare et budsjett i tankene er ikke den beste måten å ta en viktig beslutning for din bedrift. Det er imidlertid en viktig faktor når du finner den rette kopimaskinen.

Typisk business kvalitet kopimaskiner kan koste alt fra $4000 til $16 000. En produksjonsskriver for utskriftsbedrifter vil koste enda mer enn prisen på selv de høyeste kopimaskiner. SIDEN MFP-prisene kan variere så drastisk, er det viktig å vite hva du er villig til å bruke i begynnelsen av prosessen.

En annen vurdering er om du vil kjøpe enheten direkte og behandle den som en kapitalkostnad, eller hvis du foretrekker å leie enheten slik at den kan behandles som en forretningsutgift. I denne ekstra artikkelen bryter vi ned alle fordeler og ulemper med å leie EN MFP i stedet for å kjøpe den direkte.

uavhengig av budsjettet ditt, er det alltid tilgjengelige alternativer. Noen av våre kunder vil velge å kjøpe en renovert brukt kopimaskin, som tradisjonelt er mye billigere på forhånd, men, avhengig av enhetens alder, betyr det også at det kan koste mer å holde service.

Har Du Planlagt Forbruksvarer og Service?

forhåndskostnaden for en kopimaskin er en viktig faktor, men du bør også budsjettere for kopimaskinens totale eierkostnad. Forbruksvarer som blekk eller tonerkassetter kan bli ganske en utgift over tid. Du må også bestemme om du vil betale for tjenesten på en tid og materialer basis, eller hvis du vil kjøpe en servicekontrakt.

enkel utskifting og kostnaden for utskifting av forsyninger er begge viktige faktorer å se på når du velger en kopimaskin. Tross alt, vil erstatte toner og blekk trolig være en av de vanligste tjenestene utført på kopimaskinen over sin levetid.

har selskapet du kjøper eller leaser fra å ha en enkel bestillingsprosess, eller må du hoppe gjennom hoops, vente på vent eller kontakte produsenten? I tillegg til kostnadene, kan blekk og tonerkassetter bli ganske hodepine hvis det ikke er en rask og effektiv måte å få erstatninger. For Eksempel, På Office Interiors, tilbyr vi våre kunder et par forskjellige alternativer for å skaffe sine forsyninger.

• • automatisk toneroppfyllelse for kunder på våre omfattende servicekontrakter
  • Selvbetjeningskjøp gjennom vår nettbutikk
  • ved å legge inn en forespørsel hos vårt forsendelsesteam (for de som fortsatt foretrekker å hente telefonen og snakke med et menneske!)

Velge Et Anerkjent Merke

Det finnes en rekke pålitelige merkenavn i bransjen Som Ricoh, Xerox, Konica Minolta og andre; hver tilbyr sine egne unike produkter og funksjoner. Å ha alternativer tilgjengelig for deg når du handler for en ny kopimaskin, kan hjelpe deg med å ta den mest informerte beslutningen. Du vil stole på at merkevaren du velger, vil fortsette å tilby støtte og deler til kopimaskinen din godt inn i fremtiden. Selskaper med kjente og respekterte navn i bransjen har jobbet i flere tiår for å bygge sitt omdømme.

men enda viktigere enn å plukke en anerkjent produsent, er å plukke en pålitelig lokal forhandler. Den lokale forhandleren du kjøper kopimaskinen fra, vil være tjenesteleverandøren din, og kundeopplevelsen kan variere vilt mellom forhandlere. Spør dem om deres typiske responstider, faktureringsprosessen, hvordan du skal bestille ekstra toner og forbruksvarer og hva som er eller ikke er inkludert i deres serviceavtaler.

Vil Det Fungere Med Ditt Eksisterende Utstyr?

Er Du En Mac office eller EN pc office? Spiller det noen rolle når du velger en kopimaskin? (Hint: Det gjør det.) Er det forskjellige løsninger for å få systemet integrert med din nye kopimaskin ?

dette er viktige spørsmål å stille før du tar en endelig kjøpsbeslutning. Det er viktig å sikre kompatibilitet med eksisterende utstyr på kontoret. Kan alle de viktige funksjonene du har identifisert brukes på kontoret, eller er de spesifikke for bestemte operativsystemer eller andre nettverksfaktorer?

Hvilken Kopimaskin Vil Du Kjøpe?

Å Velge en kopimaskin for din bedrift Er ikke alltid en enkel oppgave. På Office Interiors kaster vi ikke bare et tilbud på deg. Vår tilnærming er å vurdere dine utskriftsbehov og designe en løsning som vil møte disse behovene både i dag og år nedover veien.

Ikke klar til å trekke avtrekkeren på en ny enhet ennå? En gratis utskrift vurdering vil hjelpe deg å avgjøre hvorvidt du virkelig trenger en oppgradering.

Cory Porteous
Direktør For Markedsføring & Innkommende Forretningsutvikling
Kontorinteriør