Hvordan være En God Resepsjonist
Gratulerer! Du har ansatt en resepsjonist. Det kan være litt nervepirrende å ha noen nye kommer inn i posisjon, spesielt en så viktig for et selskap som resepsjonist. Ansette en kvalitet ansatt for en resepsjonist stilling betyr at du har ansatt ansiktet til et selskap. Du kan begynne å føle deg engstelig for å avgjøre om du har gjort det riktige valget eller ikke. Hvis du er bekymret for at den nye leien ikke er sikker på hvordan du skal være en god resepsjonist og lykkes i sin nye arbeidslinje, se ikke lenger.
Hvordan være En God Resepsjonist: På Telefonen
en av de viktigste oppgavene som resepsjonist er å svare på telefonen riktig. Dette gjelder både virtuelle resepsjonister så vel som de som jobber på kontoret. I tillegg til å ta meldinger og si hei før annonsere firmanavnet, navnet ditt, og spør hvordan du kan hjelpe dem, det et par ting du må huske.
Vær Entusiastisk
først og fremst, lære å elske lyden av telefonen ringer! Det kan høres ut som et dumt spørsmål, men husk: hvis telefonen ikke ringte, ville arbeidsgiveren ikke trenge å ha deg i staben. Hvis du lærer å elske lyden av telefonen, vil du svare på det med entusiasme som en god resepsjonist bør ha. Hvis du svarer på telefonen med en monoton stemme, representerer du ikke din bedrift i det beste lyset.
Vær Rask
når du hører at telefonen ringer, prøv å svare på den med den andre ringen. Tiden går med en annen hastighet for noen som trenger hjelp. Tre, fire eller fem ringer kan føles som en evighet–på det tidspunktet begynner de allerede å anta at deres anrop vil gå ubesvart.
det samme gjelder når du setter noen på vent-prøv å holde ventetiden under ett minutt. Folk blir utålmodige raskt, og deres humør kan gå sur som et resultat. Kundene ønsker ikke å være på vent for lenge, og jo lenger at de er plassert på vent, jo lavere deres oppfatning av din bedrift vil være.
Vurder Tonen Din
det sies at under en ansikt-til-ansikt-samtale er 55% av kommunikasjonen gjennom kroppsspråk, 38% er gjennom tone, og bare 7% er fra ordene som brukes. Men på telefon er 83% av kommunikasjonen din gjennom stemmen din. Bare 17% er ordene du bruker!
Med det som er tilfelle, er det veldig viktig å ikke høres monotone, som vil komme ut som om du er uinteressert i å hjelpe dem. Det er enda viktigere at du ikke lar utenforstående problemer sette deg i et humør som vil få tonen din til å høres sint ut. For mye er på linjen for deg å ikke høres snill som første inntrykk av et selskap.
Smil!
ja, selv (og spesielt!) når du svarer på telefonen. Når du smiler, slår det på en del av hjernen din som umiddelbart gjør deg lykkeligere. Det vil gjøre deg høres mer approachable på telefonen. Noen foreslår at resepsjonister bør holde et speil på skrivebordet for å se seg selv smile. På den måten blir du stadig påminnet om å holde et smil på ansiktet ditt og en god holdning til andre.
Setninger Å Si Ofte
- Vennligst
- Takk
- Du er velkommen
- min glede
- God morgen
- God ettermiddag
- Ha en flott dag
- ha en flott helg
- Innringerens Navn
hvordan være en god resepsjonist: på kontoret
Hvis du er en resepsjonist i person, må Du være klar Over Noen få andre ting. For en bør personen foran deg ha forrang over en ringende telefon. Hvis du allerede er engasjert med en kunde på telefonen, bør du finne en måte å anerkjenne den nåværende gjesten. Smil eller nikk for å la dem vite at de er viktige for deg, og du vil være med dem snart.
Utseende & Profesjonalitet
fordi en resepsjonist er ansiktet til et selskap, er det enda viktigere å opprettholde et profesjonelt utseende. Passende forretningsklær, godt kempt hår og god hygiene forventes. En god resepsjonist tygger ikke tyggegummi i arbeidstiden, eller sjekker sin personlige telefon. De vil ha god holdning og være sikker på ikke å slentre.
Vær Entusiastisk Personlig
du bør hilse på alle som kommer inn døren med entusiasme. Kunden bør være din prioritet! Ikke la noe som skjer på eller utenfor kontoret påvirke ytelsen og evnen til å ønske kundene velkommen. Ingen bør vite om du har på off day, føler deg trist eller sint. Du bør heller ikke varsle en innringer av det ved å snakke med en rushed stemme eller skynde dem på vent.
kunden skal bli din lidenskap. Selv om de kan være feil, er det ikke din jobb å gjøre dem oppmerksomme på dette. Det er din jobb å gi dem eksepsjonell kundeservice og å lede dem mot hvem de trenger å snakke med.
Den Andre E ‘s
Ifølge Steve Staunting kjenner Den beste resepsjonisten metoden til tre E’ s: Enunciate med entusiasme for Å Være Effektiv. Nedenfor er et eksempel på å bruke de tre E-ene med en kunde:
i tillegg foreslår han å huske to Flere Es: Hver Gang og alt. Det er viktig eller en god resepsjonist å være konsekvent, noe som gir den samme kvaliteten på tjenesten til hvem som går i døren. Alt refererer til en påminnelse om å skrive alt ned! Gjenta alt som er sagt tilbake til den som ringer for å være sikker på at meldingen er klar. Det kan virke som overkill, men en god resepsjonist kan og vil alltid vite all informasjon som vil bli bedt om før plukke opp mottakeren for noen venter på vent eller returnere et ubesvart anrop. En god resepsjonist vil også være sikker på å skrive ned tidspunktet for samtalen.
Bruk dette til småbedrifter
Å Finne gode ansatte er vanskelig nok! Hvis du har ansatt noen på som resepsjonist, bør de kunne oppfylle alle de ovennevnte forventningene.
nå, gi disse en prøve:
- La din nye leie vet hva dine forventninger vil gå fremover og sørge for at dine forventninger er veldig tydelig fra begynnelsen.
- Bruk dette innlegget som en ressurs eller send dem til noen informasjonsvideoer, som Høflighetsregler For Telefonen, Et Eksempel På Dårlige Resepsjonistferdigheter, Eller Hvordan du kan være Den Beste Resepsjonisten Noensinne.
- vil du vite mer om hvordan du kan være en god resepsjonist? Bare spør en svartjeneste som har over femti års erfaring med å ansette gode resepsjonister!