• Articles
• admin

Uansett hvilken bedrift du er i, må du ofte sende e-post, enten plassere eller anerkjenne bestillinger. Denne typen korrespondanse gir deg en mulighet til å formidle profesjonalitet, og å markedsføre bedriftens produkter og tjenester.

La oss se nærmere på disse typer e-poster og hvordan du kan gjøre dem så effektive som mulig.

Legge inn en bestilling

Mange selskaper har elektroniske skjemaer for å fullføre for å bestille forsyninger eller utstyr. Det er anledninger der du må sende en e-post, enten for å gå sammen med skjemaet, eller som en frittstående form for kommunikasjon.

selv om du har lagt inn en bestilling på nettet eller over telefon, er en bestillings-e-post en god måte å sette detaljene i en viktig forretningsordre skriftlig. På den måten har både du og det andre selskapet en kopi av detaljene i transaksjonen.

en effektiv bestillings-e-post har følgende komponenter:

• produktspesifikasjoner

• antall

• pris avtalt

• forventet leveringsdato

• andre vilkår og betingelser

• ditt navn og kontaktinformasjon

når det er mulig, finn den direkte e-postadressen til personen som har ansvaret for å fullføre bestillingen. Å ta deg tid til å besøke selskapets nettside, eller å ringe firmakontoret for denne adressen, er vel verdt innsatsen. På den måten kan du unngå at bestillingsbrevet ditt havner i noens spammappe.

en effektiv emnelinje vil sørge for at bestillingen din også blir lest. Vær så spesifikk som mulig, når det gjelder produkt, og angi at du bestiller. Her er noen eksempler:

Ny bestilling for vare #110

Oppfølging på online bestilling 071515

Bekreftelse av telefonordre For Jan. 20 levering

Bestill for 100 kopier Av Barnehage Math Fun

Her er et eksempel på en effektiv e-post som legger inn en bestilling:

Emnelinje: Bestill for 200 kopier Av Barnehage Math Fun

Kjære Ms. Kingsley,

Takk For at du snakker med meg i dag om bedriftens interaktive læringsverktøy. Jeg skriver for å bekrefte Jackson Elementary Schools ordre på 200 eksemplarer Av Barnehage Math Fun.

jeg forstår at kostnaden for hver bok er $45, men at vi vil motta en volumrabatt på 10 prosent. Kostnaden for vår bestilling vil da være $ 8100. Vi forstår at vi kan unngå leveringskostnader ved å plukke dem opp på sentrumslager.

Som vi diskuterte, vil vi ha en sjekk klar når vi henter bøkene 15. August.

Takk igjen.

Vennlig Hilsen,

navnet ditt

kontaktinformasjonen din

Bekreftelse av en bestilling

En e-post som bekrefter en bestilling gir deg en flott mulighet til å kontakte kunden din og tilby mer informasjon om firmaet ditt. En bekreftelse e – post kan være et effektivt salgsverktøy og en måte å fremme dine kunderelasjoner.

en ordrebekreftelse e-post bør:

• takk kunden for bestillingen

• gjennomgå innholdet i bestillingen

• gi leveringsdetaljer

  Interessert i å lære mer? Hvorfor ikke ta En Online Skriftlig Effektiv E-Post på Arbeidsplassen kurs?

• oppsummering kostnaden

du kan lukke e-posten din med et kort avsnitt om firmaet, tjenesten eller omdømmet ditt. Du kan også gi en lenke til nettstedet ditt eller sosiale medier.

Kjære Anna,

Takk for din bestilling av 250 tilpassede bryllupsinvitasjoner, og for rask online betaling. Din bestilling vil bli sendt innen tre til fem virkedager. Vi sender deg en rask e-post nar den sendes.

vi er glade for at du valgte vårt selskap for invitasjoner til din spesielle dag. Vi vet at du har mange valg når det gjelder bryllupsinvitasjoner, og vi er stolte av å kunne tilby deg de beste kvalitetsinvitasjonene til lavest mulig pris. Vi har vært i tilpasset kort virksomhet i 20 år, og vi føler vår levetid er fordi vi verdsetter våre kunder.

har du vurdert tilpassede takkekort for å gå sammen med invitasjonene dine? Mange av våre kunder liker å bruke samme design på sine takk notater som de gjorde på sine invitasjoner. Vennligst besøk vår hjemmeside på (din nettside adresse) for detaljer. Som returnerende kunde får du automatisk 20 prosent rabatt når du bestiller innen 30. juni.

Takk for at du handlet hos oss. Og gratulerer med din kommende store dag!

Vennlig Hilsen,

ditt navn

din posisjon hos selskapet

din kontaktinformasjon

noen ganger kan en salgsbekreftelse e – post være en måte å be om ytterligere informasjon som:

• en leveringsadresse hvis for eksempel en postboks ble brukt i et skjema

• en alternativ form for betaling, hvis et kredittkort ble nektet

• flere detaljer for bestillingen som skal fylles (for eksempel en farge eller størrelse)

disse detaljene må formuleres på en profesjonell måte. Igjen, emnelinjen er avgjørende for å få mottakerens oppmerksomhet. Du kan signalisere at det er et problem med bestillingen med denne typen emnelinje: Ordreforsinkelse: antall som trengs.

her er et eksempel på en e-post som ber om mer informasjon.

Kjære Mr. Olden:

Takk for din bestilling i dag Av Sun-Ray solbriller. Vi setter pris på din virksomhet og ser frem til å gi Deg Et par Av Usas topprangerte resept solbriller.

dessverre er bestillingen din på vent, fordi det er et problem med resepten din. Da vi kontaktet legen din, sa hun at du ikke hadde hatt øyeeksamen på fem år. For å fylle bestillingen din trenger vi resept fra legen din. Kan du kontakte kontoret hennes og fortelle oss hvordan du går frem?

Takk og vi ser frem til å høre fra deg snart.

Med vennlig hilsen,

ditt navn

din stilling hos selskapet

din kontaktinformasjon

I andre situasjoner kan det hende du må sende en bekreftelse på e-post som gir mottakeren mer informasjon.

her er et eksempel på en e-post med registreringsbekreftelse.

Emnelinje: Registreringsbekreftelse For Leadership Summit

Kjære Ms Allen:

Takk for din siste registrering For Leadership Summit 2016. Vi mottok registreringsskjemaet ditt, spørreskjemaet ditt og betalingen for to-dagers konferansen.

vennligst besøk gjestfrihet tabellen på hoved concourse Av Richland Hotel ved 8: 30 am På Februar. 12 for å motta din velkomstpakke. Konferansen begynner på 9 am med keynote session i hoved ballsal. Break-out økter følger hele dagen og vil bli detaljert i pakken din.

vennligst besøk vår hjemmeside (nettside adresse her) for ytterligere informasjon.

vi gleder oss til å se deg på toppmøtet. Hvis du har noen spørsmål, vennligst gi meg beskjed.

Med Vennlig hilsen,

ditt navn

din stilling hos selskapet

din kontaktinformasjon

et annet eksempel på en e-postbekreftelse er en e-post som lar mottakeren vite at du har mottatt noe forretningsrelatert informasjon, for eksempel en jobbsøknad. Under noen omstendigheter er det høflig å la mottakeren vite at materialet er mottatt, og å la ham eller henne vite når du skal ta neste skritt i en beslutningsprosess.

disse postene kan være korte og konsise. Her er et eksempel:

Emnelinje: Takk for din siste søknad

Kjære Mr. Jenkins:

Takk for at du søkte på markedsdirektørens stilling PÅ IT Resources. Teamet mitt og jeg vil gjennomgå søknader denne uken. Hvis du er valgt for et intervju, vi vil kontakte deg på eller før mandag, Oktober. 10 for å sette opp en avtale.

vi setter pris på din interesse FOR IT-Ressurser.

Vennlig Hilsen,

ditt navn

din posisjon hos selskapet

din kontaktinformasjon

uansett hvilken type e-post du skriver, er det viktig å korrekturlese innholdet, emnefeltet og mottakerens adresse.

å si takk, eller ikke å si takk.

det er noen uenighet i virksomheten korrespondanse verden om hvorvidt man trenger å svare på alle business-relaterte e-poster.

noen hevder at en enkel» Takk » e-post kaster bort tiden sin. De sier at å klikke og åpne en e – post bare for å se ett eller to ord er bortkastet tid. Andre sier at de alltid setter pris på en takk.

hvordan bestemmer du om du vil bekrefte en e-post? Først bør du vurdere om personen trenger å vite at du har informasjonen eller ikke. Hvis det har vært en tidligere misforståelser eller en tapt vedlegg, for eksempel, en rask takk viser mottakeren at alt er bra i dag.

siden mange av mottakerne dine er oversvømt med e-post, legger det til en høflig berøring for å si hva du er takknemlig for. I stedet for bare å skrive, «Takk» når du fikk det tidligere manglende vedlegget, bør du vurdere å skrive, » Takk. Jeg fikk vedlegget fint denne gangen.»

En annen gang å sende en takkebekreftelse er når noen har gått ut av hans eller hennes måte å møte dine behov. En anerkjennelse i denne situasjonen gir bare god mening. Tenk på disse anerkjennelsene som en måte å formidle oppriktig takknemlighet på, i stedet for bare en rask takk.

igjen er det høflig å være spesifikk, men kort, i disse tilfellene. Her er noen eksempler:

Takk For at du svarer så raskt på min forespørsel om mer informasjon.

Takk så mye. Jeg setter pris på din fleksibilitet

denne informasjonen er akkurat det jeg trengte. Thank you!

Takk For at du ga meg beskjed om datoendringen. Vi ses neste onsdag.

i dagens kultur har mange av oss ofret høflighet for fart. Ja, vi er alle opptatt og ønsker ikke å kaste bort vår tid på å lese unødvendige e-poster. Den andre siden av denne mynten er imidlertid at vi har mistet noe av det grunnleggende om forretnings-og personlig etikette.

en velskrevet bekreftelse e-post viser at du verdsetter en kundes virksomhet. Det viser at du verdsetter andres innsats. En bekreftelse e-post reflekterer også godt på deg, avsenderen, og din forretningssted.