• Articles
• admin

Jan 14, 2021 / Av Michael Whitmire

Komplett og rettidig regnskap er det kraftigste strategiske verktøyet for enhver organisasjon. De hjelper bedriftseiere med å måle fremgang mot mål, og de er avgjørende for å utføre en nøyaktig kontantstrømprojeksjon for fremtiden.

Overraskende, men svært få små bedrifter utfører en formell månedsslutt i deres regnskapsprogramvare. Det er forståelig: De fleste små bedrifter er fokusert på å kjøre sine virksomheter. For å bruke økonomien din som et effektivt planleggings-og strategisk verktøy, må du komme inn i en vanlig kadence for å lukke bøkene dine. La oss lære hvordan.

resultatregnskapet sporer hva som skjer i en bestemt periode.. Dette betyr at saldoene i resultatregnskapet må nullstilles, slik at neste periode kan starte frisk. Dette gjøres ved å lukke bøkene: saldoene i inntekts-og utgiftskontoene overføres til beholdt inntjening over i balansen.

når du setter årsskiftet I Intuit QuickBooks, nuller programmet automatisk ut alle inntekts-og utgiftskontoer og overfører balansen av nettoinntekt til Beholdt Inntekt når regnskapsåret avsluttes. Så det ser ut til at bøkene dine er stengt, men dette er ikke en formell lukkeprosess. Dette er bare en bokføring reset for neste år. Alle som har tilgang Til QuickBooks-filen, kan gå inn og endre noe i forrige måned eller år, og du kan ikke finne ut før DET er PÅ TIDE FOR CPA å forberede selvangivelsen.

hvis dette skjer, kan dette endre inntektene fra forrige periode, som kaster av balansen i beholdt inntjening. Når egenkapitalen ikke ruller fremover riktig, må regnskapsføreren spore avvikene før de kan utstede økonomi eller forberede selvangivelsen. Dette betyr ekstra arbeid FOR CPA, som vanligvis betyr ekstra avgifter. Og i tilfelle en revisjon, vil du og din bokholder kryptere for å finne ut hvorfor bøkene dine ikke samsvarer med selvangivelsen eller økonomien du sendte til banken.

formelt lukke bøkene setter tallene dine i stein. Alle som prøver å gjøre en endring i leverandørgjeld eller annen konto vil få en ekkel advarsel i det minste. Hvis du følger beste praksis, og sette en sluttdato passord på plass, kan ingen endringer gjøres uten at passordet.

Hvordan Lukker Du Oppføringer i QuickBooks?

i QuickBooks blir avsluttende oppføringer automatisk når du enten formelt lukker bøkene eller når kalenderen ruller til neste regnskapsår. Det er ikke faktiske transaksjoner for å lukke oppføringer. Hvis du ser på kontodetaljene for Opptjent Egenkapital, ser du hver Avsluttende Oppføring med datoen og balansen av nettoinntekt overført til Opptjent Egenkapital. Dette er grunnen til at bokholdere ofte hopper over en formell slutt på året eller månedslutt i QuickBooks. Men hvis du vil utføre en solid lukking av bøkene dine, må du utvikle en tett prosess.

Hva Er Trinnene I QuickBooks For Å Lukke Et Regnskapsår?

enten du lukker bøkene på slutten av måneden eller slutten av året, er prosessen den samme. En beste praksis er å utføre dette før du deler regnskapet med noen eller gi regnskapsføreren tilgang Til QuickBooks-filen.

Trinn 1: Gå Gjennom Kontoene Dine

1. Logg På QuickBooks som en hoved-eller bedriftsadministrator.
2. Samle alle utestående fakturaer, utgifter og betalinger, og skriv inn alle disse.
3. Avstemme alle kontoene dine til sluttdatoen. Bankavstemminger inkluderer kredittkort, bankkontoer og eventuelle lån.
4. Post eventuelle posteringer for å registrere avskrivninger eller for å få alle kontoene på periodiseringsbasis.
5. Sammenlign den faktiske lagersaldoen med saldoen i finans. Du må kanskje lage en bilagspost for å justere beholdningen til faktisk.
6. Gjennomgå kontoene dine og sørg for at alt ser rimelig ut. Sammenlign din nåværende balanse og resultatregnskap med regnskapet fra forrige periode og se om det er noen store svinger du må undersøke.

Når du har alle tallene dine spikret ned, er du klar til å lukke bøkene. Husk å angi sluttdatoen for den siste dagen i regnskapsåret, ikke den første dagen i neste år. Prosessen er litt forskjellig avhengig av om Du bruker QuickBooks Desktop Eller QuickBooks Online, så vi går gjennom de nære prosessene separat.

Trinn 2: Lukk Bøkene Dine I QuickBooks Online

1. Gå Til Innstillinger (giret i hjørnet) og velg Kontoer og Innstillinger.
2. Velg Kategorien Avansert.
3. velg Rediger I Regnskap-delen.
4. Merk Av For Lukk Bøker.
5. Angi en sluttdato.
6. Velg Alternativet For Å Tillate endringer etter å ha sett en advarsel og angi et passord hvis du vil kreve et passord før endringer i den lukkede perioden kan gjøres. Dette er sterkt anbefalt.

Trinn 2: Lukk Bøkene Dine I QuickBooks-Skrivebordet:

1. velg Innstillinger På Rediger-menyen.
2. klikk På Angi Dato/Passord i Fanen Firmainnstillinger.
3. Skriv inn sluttdatoen.
4. Velg Alternativet For Å Tillate endringer etter å ha sett en advarsel og angi et passord hvis du vil kreve et passord før endringer i den lukkede perioden kan gjøres. Dette er sterkt anbefalt.

Hva Skjer Når Du Angir En Sluttdato I QuickBooks?

Angi en sluttdato hindrer andre i å gjøre endringer i tidligere perioder. Dette kan skje ved et uhell, når noen gjør en justering av en faktura fra det siste året, eller går inn i feil dato på en kostnad.

mange småbedriftseiere ber Sine QuickBooks Proadvisor eller DERES CPA om å utføre den formelle avslutningsprosessen (og alle relaterte lukkeprosedyrer) og å være den eneste som vet det avsluttende passordet. Dette er den sikreste og forhindrer at noen gjør uautoriserte endringer.

Hvordan Spore Endringer Som Er Gjort Etter Lukking Av Bøker I QuickBooks Online?

selv med passordbeskyttelse er det fortsatt mulig å gjøre endringer i QuickBooks etter at du formelt har lukket bøkene. Dette er en god ting-noen ganger oppdager du oversett elementer som burde vært rapportert i forrige år eller feil i oppføringer. ELLER KANSKJE DIN CPA merker at en journaloppføring for å påløpe leverandørgjeld ikke ble gjort. Men disse endringene bør ikke gjøres lett.

Det er derfor QuickBooks sporer disse endringene i en unntaksrapport. Du finner Unntakene Til Sluttdato rapport Under Rapporter. Denne rapporten vil vise alle transaksjoner datert på eller før sluttdatoen som først ble registrert eller ble endret etter sluttdatoen. Denne rapporten viser datoen og klokkeslettet hver endring ble gjort, og navnet på brukeren som gjorde endringen.

Lukking av bøkene trekker en linje i sanden, og gir deg solide tall å jobbe med for fremtiden. Med bedre tall kan bedriftseiere ta bedre beslutninger. Og er ikke det nøkkelen til suksess for din bedrift?