Hvordan Kjøre Produktive Og Effektive Forretningsmøter
Forretningsmøter er ofte ansett som en av de minst produktive forretningsaktiviteter. Men effektive møter kan ha en svært positiv innvirkning på bunnlinjen. Bruk disse tipsene for å gjøre ditt neste forretningsmøte en suksess.
Hvor produktive er forretningsmøtene dine? Vil du beskrive kulturen som styrer møtene dine for å mer ligne Tredje VERDENSKRIG eller gal kaos? Under et møte fokuserer du på agendaen ved hånden, eller konsentrerer du deg mer om å bryte en skumkopp i biter? Vil du kvalifisere spise alle donuts i et møte som en stor prestasjon i agendaen? Hvis disse møte scenarier høres kjent for deg, du er ikke alene! Mange studier har vist at mer tid er bortkastet i møter enn i noen annen forretningsaktivitet. Det anslås at folk bruker 20-40% (øverste ledelse er mye mer) av sin tid i møter, og at møter bare er 44-50% effektive (kilde: Steve Kaye). Ved å forbedre effektiviteten til ditt neste møte, kan du øke bunnlinjen.
det første trinnet i å forbedre effektiviteten av forretningsmøter er å erkjenne at møter er et samarbeid. Selve definisjonen av et møte er EN GRUPPEAKTIVITET DER UTVALGTE personer samles for å utføre ARBEID som krever GRUPPEINNSATS. Alle deltakere i et møte må derfor spille en rolle i å forbli fokusert og utvikle seg gjennom møtet i tide.
før du ringer til et møte, må det først avgjøres om det er nødvendig. Husk at et møte ikke alltid er den mest effektive måten. Andre tilgjengelige alternativer kan være å sende et notat eller en e-post. Det er ansvaret til møtet advokat for å fastslå behovet for å ringe møtet og som skal delta. Generelt er det best å invitere så få deltakere som mulig(kun nøkkelspillere). Advokaten må også gjennomgå organisasjonens kalender, reservere møterommet og tildele en møtefasilitator for å være ansvarlig for dagsordenen.
Effektive møter krever lederskap. Ledende et møte krever oppmerksomhet, tillit, kreativitet, diplomati, empati, fleksibilitet, vettet, seighet og ja, humor! Den primære rolle lederen er å etablere bakken roller for møtet som er nemlig: å minimere forvirring og forstyrrelser og å innføre en code of conduct. Noen eksempler på lagspillregler som er utformet for å gjøre møter mer effektive, er:
1. Hvis du planlegger å presentere et forslag eller diskutere et problem i et gruppemøte, sende ut relevant informasjon til alle gruppemedlemmer flere dager før møtet.
2. Gjennomgå agendaen og ta med deg relevant materiale til møtet slik at vi kan ta informerte beslutninger.
3. Ikke lobby noen medlemmer før møtet, og prøv å ramme en ide ned i halsen på resten av gruppen i et «overraskelsesangrep». Hold problemer over bord og inkluderende. «Kjempe rettferdig».
4. Kom til møtene i tide.
5. Hvis du skal være fraværende, informer andre på forhånd og send en stand-in som kan ta minst noen beslutninger i ditt navn.
6. Fokuser på å lytte og søke forståelse før du er uenig.
7. Hvis du er opptakeren, distribuere komplette og nøyaktige minutter til alle innen 48 timer etter møtet.
8. Hvis du er enig i noe, gjør det du sier du vil gjøre. Vær ansvarlige overfor hverandre.
9. Sarkasme, personlige angrep, avbryte, dominere diskusjonen, eller delta i distraherende atferd under et møte er alle ikke-produktiv atferd. Vi er enige om ikke å engasjere seg i dem.
10. Det er greit å være uenig under et møte, men når gruppen har tatt en beslutning, må den støttes av alle utenfor møtet. Passiv motstand, sabotasje, negativ sladder og geriljakrig er ikke greit.
11. Husk å feire suksesser og takke medlemmene for deres innsats.
i tillegg til å implementere disse konseptene, må en effektiv møteleder håndheve en adferdskodeks for å opprettholde et trygt miljø for å diskutere ideer. Møtelederen bør tvinge møtedeltakerne til å følge noen enkle retningslinjer for å sikre et ordnet møte:
- Arbeid som et team
- Ingen rangering i rommet
- en høyttaler om gangen
- Vær en oppmerksom lytter
- Fokuser på problemet
- Respekter andre
- Suspendere dommen
- tillat nysgjerrighet
- oppretthold konfidensialitet
det er like viktig å avslutte et møte effektivt som det er å gjennomføre det. Foruten bare avslutte et forretningsmøte i tide bør det være en gjennomgang av saker og resultater, samt oppgaver. En fast agenda for neste møte bør også utarbeides.
Å Ha et effektivt forretningsmøte er en viktig ingrediens for å ha en vellykket bedrift. Hvis du ønsker mer informasjon om dette emnet, kan du gjerne kontakte oss.