• Articles
• admin

BABOK Guide definerer Workshop som » en tilrettelagt og fokusert hendelse deltatt av viktige interessenter for å oppnå et definert mål.»

Ifølge DSDM er DET » en spesiell type møte med klare mål, en gruppe deltakere valgt og bemyndiget til å levere det nødvendige resultatet.»

Generelt kan vi si at det er en teknikk for raskt å skaffe informasjon på en måte som er avtalt mellom ulike synspunkter. Workshops har vanligvis kort varighet. De kan gjennomføres om en time eller to, eller strekke seg inn i et par dager. Det viktigste er å skaffe seg ny kunnskap eller ferdigheter i løpet av kurset, samt å få andre synspunkter fra deltakerne gjennom samarbeid og åpen kommunikasjon. For å bidra til å fremme samarbeid, er det nødvendig å ha noen utpekt som tilrettelegger. Tilretteleggeren er ansvarlig for å overvåke verkstedaktiviteter, gi struktur, hjelpe deltakerne og flytte økten fremover.

en workshop kan brukes til mange forskjellige situasjoner, fra å definere og bli enige om strategiske planer, identifisere og prioritere krav, eller løse komplekse tekniske problemer. Kort sagt, workshops er utmerket for enhver situasjon som krever høy grad av samarbeid, engasjement og avtale mellom ulike deltakere. Workshop tjener også til å fremme tillit og effektiv kommunikasjon mellom interessenter.

selv om det er mange fordeler med å holde et verksted, kan et dårlig utført verksted generere konflikter, bidra til eksisterende problemer og redusere tilliten til at de tiltenkte målene kan oppnås.

hvordan gjør vi derfor verkstedet vellykket? Hva er viktige aspekter å vurdere for å gjøre det effektivt? I denne artikkelen presenterer vi noen viktige kriterier for å sikre suksess for verkstedet.

Fasilitatorrolle

dette er nøkkelrollen. Tilretteleggeren er ansvarlig for å sikre at målene for økten blir oppfylt ved å lede og veilede deltakerne gjennom øvelsene og aktivitetene under verkstedet.

tilretteleggeren bør ikke ta sider og bør oppfattes av deltakerne som nøytral. En av deres roller er å sikre at meningene til alle deltakerne bære lik vekt, og at alle kan samarbeide på samme måte. Formålet med en workshop er ikke å overbevise, men for ulike synspunkter å jobbe sammen for å nå avtaler.

en annen viktig rolle tilrettelegger er å holde deltakerne engasjert. Vi ba våre instruktører om å dele hva de gjør for å engasjere deltakerne når de står overfor vanlige workshopscenarier. Last ned dem i vårt raske tips ved å fylle ut skjemaet i sidepanelet.

hvis du ikke har noen internt som kan spille rollen som tilrettelegger, er et godt alternativ å invitere en ekstern tilrettelegger som er upartisk til resultatene og har de nødvendige ferdighetene til å lede den.

Planlegg For Økten

Å Planlegge en workshop er en kompleks aktivitet som krever tid og erfaring. I det minste må du vurdere disse elementene:

• Mål og resultater. Hva ønsker du å oppnå i workshopen? Hva skal de konkrete resultatene produsere under verkstedet?
• Deltakere. Hvem skal delta slik at vi kan nå målene og forventede resultater? Ideelt sett vil grupper på mellom 5 og 15 personer (for en enkelt tilrettelegger) representere alle eksisterende synspunkter om problemet eller situasjonen som skal løses.
• Varighet, agenda, logistiske aspekter. Sørg for å klart definere forventet varighet (avhengig av resultatene som skal oppnås) og tidsplanen for aktiviteter som deltakerne skal være kjent med. Vær spesielt oppmerksom på egenskapene til verkstedet (normalt et stort rom med plass til å bevege seg rundt, arbeidsbord, steder å henge flipcharts / post-its) og materialene som trengs (flipchart, whiteboard, post-its, papir, etc.). Dette elementet må revurderes for et virtuelt miljø. Sjekk ut pakken med verktøy vi bruker i våre åpne Klasse virtuelle treninger.
• Struktur Og øvelser som skal utføres. Hvor lenge skal deltakerne trekke konklusjoner? Hvilke øvelser eller aktiviteter bør gjøres for å oppnå de forventede resultatene? Hvilke problemer bør løses under økten og hva skal ikke?
• Validering og Overvåking. Hvordan skal konklusjonene dokumenteres? Hvordan vil resultatene bli validert? Hvilken oppfølging vil bli gitt til deltakerne?

Struktur For Workshopen

Workshops bør betraktes som en intensiv øvelse med økende vanskelighetsgrad som krever at alle deltakere deltar og samarbeider.

Å Nå øktmålene vil kreve tid, innsats og mellomliggende trinn som fokuserer deltakerne på sluttresultatet. Strukturen til verkstedet vil avhenge av de spesifikke målene som skal oppnås, selv om en standardstruktur skal inneholde følgende elementer:

Oppstartsaktiviteter

målet her er å presentere målene, introdusere deltakerne, bli kjent med mellomrom (flippover, arbeidsbord, etc.), og for å dekke reglene i verkstedet (bruk av mobiltelefoner, punktlighet, etc.). Det er viktig å etablere positive relasjoner mellom deltakerne ved å skape et åpent, trygt miljø der alle er like og alles meninger har samme vekt.

Isbrytere er en god ide å fremme engasjement fra starten av økten og hjelpe alle med å bli komfortable med hverandre og verkstedmiljøet. Våre instruktører dele noen av sine favoritt isbrytere i denne artikkelen og en infographic på tips for bruk isbrytere.

«Arbeidet» Av Workshops

det er her de forventede resultatene oppstår. De inkluderer ulike øvelser hvor målet er å få deltakerne til en «flyt» så snart som mulig ved å foreslå oppnåelige utfordringer, men med økende vanskeligheter med å nå målene for verkstedet. For eksempel vil et verksted med sikte på å utvikle En Handlingsplan ha en rekke aktiviteter som ligner på følgende:

1. vurdering/diagnostisering av nåværende situasjon
2. Identifisering av forbedringspunkter
3. Identifisering og prioritering av konkrete forbedringstiltak
4. Timing og ansvarsfordeling
5. Risikoanalyse
6. Utarbeidelse og validering av handlingsplanen

gi konklusjoner

den siste delen av en workshop skal alltid tjene formålet med å oppsummere alt arbeidet Som er Gjort i økten, presentere konklusjonene som er oppnådd, og bestemme hva de neste trinnene vil være.

Ikke Glem Tilbakemelding

før deltakerne forlater økten, sørg for å samle inn tilbakemelding. Finn ut hva de synes gikk bra og ikke så bra, og hvordan det kan forbedres for fremtidige workshops.

Endelige Tips… Øvelser For Workshops

Til slutt, noen nyttige ideer for å gjøre verkstedet så effektivt som mulig:

1. Bruk visuell styring (flippover, plakater, diagrammer) og alle tilgjengelige områder (vegger, arbeidsbord). Flippover og plakater hjelpe deltakerne fokusere på arbeidet og tillate dem å visualisere fremdriften som blir gjort. Bruken av de forskjellige rommene gjør at tilretteleggeren kan endre tempoet og bidrar til å opprettholde interessen for økten. Hvis du gjør en virtuell workshop, sørg for å introdusere alle til verktøyene deltakerne skal bruke.
2. Bruk post-its (eller virtuell post-its). Post-its lar deg oppsummere ideer og gjøre dem synlige. De bidrar også til å skape synergi mellom alle deltakerens meninger. Denne «dokumentasjonen» kan brukes til å raskt utarbeide rapporter fra økten ved å ta bilder.
3. Gjør tidsboksede aktiviteter. Vi må understreke behovet for å respektere de foreslåtte øvelsene og tiden som er reservert for dem. Vanligvis blir vi ikke tilbudt luksusen av mer tid, og vi må få mest mulig ut av det vi har.
4. Respekter arbeidet til hver deltaker. Hvis du ber dem om å komme med ideer, må vi koble sitt arbeid til de forventede resultatene av verkstedet. Ingen skal føle at de kaster bort tiden sin på en ubrukelig aktivitet. Hvis du bruker post-its, må du ikke flytte eller fjerne dem uten samtykke fra deltakerne. Hver skriftlig post-det bør behandles som et resultat av en individuell innsats som må verdsettes.
5. hvis vi ber om individuelle ideer, bør det være en tid da disse ideene kommer sammen for å danne gruppeavtaler, vanligvis ved avslutningen av hver aktivitet.
6. Kompilere og distribuere resultatene innen få dager. Det er også viktig at deltakerne er de første som mottar og validerer dem. Det kan være nødvendig for andre å se resultatene, men ikke før de som deltok har gjort det.

Til Slutt en melding til tilretteleggere: tren dere i populære teknikker og metoder (Brainstorming, 6 Tenkehatter, Ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play, etc.), og ikke vær redd for å bruke dem. Deltakerne vil sette pris på å komme seg ut av sitt vanlige miljø og rutine.

Takk,

– Alfred

ikke glem å laste ned vårt raske tips om Å Engasjere Dine Workshop-Deltakere!

Lær mer om hvordan du gjennomfører workshops i Vårt Tilrettelegging Av Et Kravverksted eller Eksternt Tilretteleggingskurs, avhengig av ditt verkstedsmiljø.