Dokumentumkezelő Rendszer fejlesztése: rövid útmutató
termékcímke
utálod a papírmunkát? Úgy tűnik, mások is utálják, mert a globális dokumentumkezelő rendszer piaca az egekbe szökik. A dokumentumkezelő szoftvert (DMS) különféle e-dokumentum feladatok elvégzésére tervezték. A felhőalapú vagy helyszíni DMS-megoldás automatizálhatja vállalata dokumentumáramlását, felszabadítva az erőforrásokat a további munka elvégzéséhez.
de hogyan lehet megtalálni az Ön egyedi üzleti igényeinek megfelelő dokumentumkezelő rendszert? Itt egy nyom: építsd meg a sajátodat. Ebben az útmutatóban mindent megtalál, amit tudnia kell a dokumentumkezelő rendszer fejlesztése előtt.
Tartalomjegyzék
dokumentumkezelő szoftverek piaca: általános áttekintés
a dokumentumkezelő szoftverek piaca folyamatosan növekszik. Várhatóan 11, 47 milliárd dollárt fog elérni 2026-ban, ami több mint kétszerese annak, mint 2020-ban (5, 51 milliárd dollár). Minden évben a papírmunka automatizálása egyre inkább szükségessé válik a vállalatok felszínen tartásához. Szerinted ez túlzás? Egy gyors tény: a dokumentumkérdések felelősek a költségvetés 20 000 dolláros átlagos veszteségéért és a napi termelékenység 21% – áért.
nem kétséges, van egy jobb felhasználása ezeket a forrásokat. Míg az értékesítés, a marketing és a bankszektor úttörő szerepet játszik a vállalati tartalomkezelési megoldások elfogadásában, más iparágak csak most kezdenek lépést tartani a munkahelyi termelékenység növelésének szükségességével. Tehát itt az ideje, hogy dokumentumrendszer-kezelő szoftvert készítsen minden olyan vállalat számára, amely még nem tette meg.
olvassa tovább, hogy megtudja, hogyan lehet megragadni ezt az alacsonyan lógó gyümölcsöt és javítani a munkafolyamat hatékonyságát.
egyéni dokumentumkezelő rendszer kiépítése a készhez képest
a dokumentumkezelő szoftver a vállalati dokumentumáramlás központja, amely felgyorsítja a folyamatokat, növeli a termelékenységet és csökkenti a költségeket. Amikor a DMS megvalósításáról van szó, két lehetősége van: vásároljon egy polcon kívüli terméket, vagy készítsen egyedi terméket. Hasonlítsuk össze a két alternatívát, és lássuk, melyik működik a legjobban az Ön számára.
költségek
nem meglepő, hogy az egyedi DMS fejlesztés magasabb kezdeti beruházást igényel. De ha hozzáadja az egész életen át tartó vállalati előfizetést egy kész megoldáshoz, látni fogja, hogy költséghatékonyabb a saját termék fejlesztése.
funkcionalitás
számos DMS megoldás van a piacon. Ennek ellenére bonyolult lehet megtalálni az üzleti igényeinek megfelelőt. Hogyhogy? Kereskedelmi-orientált szoftver célok széles vállalkozások különböző, néha kölcsönösen kizárólagos szüksége van. Ezért nem csak a csomagon belüli szolgáltatásokért fizet, amelyeket soha nem fog használni, de nem is tudja megszerezni a szükséges szűk speciális funkciókat. Sőt, ha tudod, hogy nem illik a folyamatok, valamint egy egyedi megoldás.
Integrációk
a Legtöbb kész DMS nem integrálható más szoftver, így a felhasználók mozgás példányban ugyanazt a dokumentumot a CMS, valamint CRM rendszerek. Ezzel szemben, ha fejleszteni egyéni dokumentum menedzsment rendszer integrálható bármilyen cég elfogadott szoftver, valamint felhatalmazza a munkafolyamat.
Szóval, az épület egy alkalmazás end-to-end van a legjobb esélye, ha kell, hogy lépjen túl normál működését. De mi kell ahhoz, hogy beugorjon a fejlődő dokumentum menedzsment rendszer? Először is, tudnod kell, hogy a kívánt funkciókat végrehajtani megérteni az alapokat a szoftver fejlesztési folyamat. Bonyolultan hangzik? Ne aggódj, fedezünk!
a dokumentumkezelő rendszerek főbb jellemzői
Mielőtt elkezdené mérlegelni a kívánt funkciókat, vizsgálja meg vállalata üzleti folyamatait. Az egyéni dokumentumkezelési megoldás hozzáigazítható a munkafolyamathoz, amely iparág-specifikus és szervezetenként eltérő. Itt található az alapvető funkciók listája.
koherens fájlszerkezet
létfontosságú egy egyszerű fájlrendszer-struktúra kialakítása, amelyet a felhasználók gyorsan megtanulhatnak és alkalmazkodhatnak. Faszerkezetű fájlrendszerben bármely bejegyzés lehet Fájl, Mappa vagy almappa. Mivel minden fájlnak egyedi útvonala van, a fa fájlstruktúra továbbra is a legkényelmesebb fájlstruktúra a különféle típusú szoftverek között.
testreszabható címkézési és elnevezési szabályok
A tartalom és a tulajdonosok címkézésének lehetősége automatizálja és naprakészen tartja a felülvizsgálati folyamatot. Mivel minden szervezetnek megvannak a saját szabályai A dokumentumok elnevezésére, a DMS-nek támogatnia kell a meglévő elnevezési szabályokat.
Kisegítő lehetőségek platformok és eszközök között
a rendszernek zökkenőmentesen kell futnia asztali, mobil és táblagép eszközökön, zökkenőmentes felhasználói élményt nyújtva. Mivel az otthoni munka átveszi az iparágakat, elengedhetetlen, hogy eszközöket biztosítsunk a dokumentumokhoz való hozzáféréshez, a fájlmegosztáshoz és a szerkesztéshez a világ bármely pontjáról. Ezért fontos, hogy a webalapú DM-ek mellett mobilalkalmazást is készítsen.
a robusztus kereső
ahogy a tartalom bővül, egyre nehezebb megtalálni a dolgokat a dokumentumkezelő szoftverben. Akkor hozzon létre egy olyan rendszert, ahol kereshet dokumentumok segítségével, mint sok kritériumok, amennyire csak lehetséges, beleértve a cím, dátum, kategória, címke, valamint a szerző.
Version control
Verzió ellenőrzés biztosítja a hatékony együttműködés alkalmazottak között, akik ugyanazon a dokumentumon. Ez a funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy biztonsági másolatot készítsenek és nyomon kövessék fájljaikat az idő múlásával.
Együttműködési szerkesztése
Ez a funkció lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy vegyenek részt egyidejű szerkesztése, aztán meglátjuk, ki éri el ugyanazt a dokumentumot. Ezen felül, akkor válthat az üzemmódok között a fájl-hozzáférési pont, mint a Google Docs tenni. Míg egyes dokumentumok mindenki számára szabadon hozzáférhetők, mások csak meghatározott felhasználók vagy csoportok számára érhetők el.
integráció harmadik féltől származó szoftverekkel
egy kisvállalkozás átlagosan 102 különböző szoftverterméket használ, míg a nagyvállalatok 288 alkalmazást alkalmaznak. A dokumentumkezelő megoldásnak legalább a legfontosabbakkal kell integrálódnia, például a levelezéssel, a csevegési megoldásokkal vagy bármely más, a vállalat által kiválasztott szoftverrel. Minden fájltípusnak könnyen exportálhatónak és importálhatónak kell lennie más alkalmazásokból.
méretezhető tároló
amikor a tárolásról van szó, jobb, ha több van, mint kevesebb. A Modern DMS-ek felhőalapú tárolási megoldásokra támaszkodnak, amelyek könnyen méretezhetők a vállalat igényeinek megfelelően.
Biztonsági beállítások
a fájloknak minden szinten biztonságosnak kell lenniük, a felhasználói hitelesítéstől és a külső fenyegetésektől a dokumentum-hozzáférési osztályokig. Az adatok megsértésére való várakozás soha nem jó ötlet—mindig könnyebb megelőzni, mint gyógyítani.
archiválás
az ügyfelekkel való munka során dokumentumok sokaságát hozza létre és tárolja. Mivel néhány partnerség évtizedekig tart, meg kell őriznie és archiválnia kell a korábbi projektekhez kapcsolódó fájlokat, hogy kéznél legyenek referenciák vagy megfeleljenek az iparági előírásoknak.
automatikus fájlgenerálás
fájlgenerátorral a felhasználók helyi sablonok alapján szerződéseket, űrlapokat és jelentéseket hozhatnak létre, valamint az importált fájlokat a vállalati szabványokhoz igazíthatják. Ez egyszerűsíti a rutineljárásokat és csökkenti az emberi hibákat.
Offline hozzáférés
mivel lehetetlen biztosítani a stabil internetkapcsolatot, különösen a távoli alkalmazottak számára, a megoldásnak offline állapotban kell működnie. Győződjön meg arról, hogy a fájlolvasó lehetővé teszi a felhasználók számára a fájlok megtekintését, szerkesztését és letöltését, amikor csak szükséges.
E-aláírás
az E-aláírás lehetővé teszi a vállalat képviselőinek, hogy jogilag aláírják a szükséges űrlapokat elektronikus formátumban. Az elektronikus aláírás egyszerűsíti a szervezeti egységek közötti dokumentumfeldolgozást és egyszerűsíti a más vállalkozásokkal való együttműködést.
Fájltípus-átalakítás
beépített fájlkonverter hozzáadása a dokumentumkezelő rendszerhez növeli a munkafolyamat hatékonyságát a szervezeten belül. Ne felejtse el engedélyezni a kötegelt konverziókat, hogy az alkalmazottak néhány kattintással sok dokumentumot konvertálhassanak.
optikai karakterolvasó
ha továbbra is papíralapú dokumentumokat kell használnia, fontolja meg egy optikai karakterolvasó (OCR) hozzáadását a szolgáltatások listájához. Az OCR segítségével könnyedén beolvashatja a nyomtatott és kézzel írt szöveget, és feltöltheti a rendszerbe.
a választott funkciótól függetlenül gondoskodnia kell a hibaelhárításról és a rendszerfrissítésekről. Mondanom sem kell, hogy biztonságosabb, ha ezt a feladatot olyan személyre bízza, aki már dolgozott a rendszerén, és ismeri annak minden négyzetcentiméterét. Keressen egy szoftverfejlesztő szállítót, amely indítás utáni karbantartást és támogatást kínál.
a DMS fejlesztésének megkezdése előtt megfontolandó dolgok
mint korábban említettük, az egyedi üzleti igények madártávlatából megtudhatja, mely alkatrészek szükségesek és melyek opcionálisak. A DMS rendszer szoftverfejlesztésének megkezdése előtt azonban még néhány dolgot meg kell rendezni. Adja hozzá ezeket a lépéseket a projekt ütemtervéhez:
a szabályozási szabványok betartása
a szerepalapú hozzáférés-vezérlésen (RBAC), a többtényezős hitelesítésen, az engedélyezési protokollokon és a DMS portálrendszerrel történő szigorúan kódolt adattitkosításokon kívül meg kell felelnie a speciális előírásoknak. Például az egészségügyi szolgáltatóknak be kell tartaniuk a HIPAA-t, a gyógyszeripari vállalatokat az FDA-hoz, a kiskereskedőknek pedig be kell tartaniuk a PCI-t. Minden vállalat kezel valamilyen érzékeny adatot, így az Ön feladata, hogy ezeket az adatokat az állami adatvédelmi szabályok szerint biztosítsa.
felhasználói élmény
a DM-nek úgy kell működnie, ahogy a felhasználók elvárják. A felhasználóbarát felület túlmutat a megjelenésen. Alacsony kognitív terheléssel rendelkezik, és nem teszi az embereket arra, hogy megálljanak és gondolkodjanak arról, hogyan hajtsanak végre egy vagy másik feladatot. A kezdeti beállítástól kezdve a felhasználói utazás során a kezelőfelületnek intuitívnak kell lennie bármilyen szintű műszaki jártassággal rendelkező felhasználók számára.
könnyen hangzik, de a tervezési folyamat időt és szakértelmet igényel. Az UX kutatás, az ötletelés, a prototípuskészítés és a felhasználói tesztelés egyaránt fontos a dokumentumkezelő szoftverek fejlesztésében. A fenti lépések bármelyikének kihagyása azt jelenti, hogy kockázatot jelent a későbbi szakaszokban, amikor a tét sokkal magasabb.
Csapatgyűjtés
ha nincs házon belüli fejlesztője, béreljen fel egy szoftverfejlesztő csapatot a helyszínen kívül. Így kaphatja meg a legjobb informatikai tehetséget az üzleti domain világos megértésével. A szoftverfejlesztő szállítója toborzási és felvételi tevékenységeket végez, beleértve mindenféle szűrést és technikai interjút.
MVP development
Minimum Viable Product (MVP) kiadás egy opcionális lépés a DMS rendszer szoftverfejlesztés, mégis erősen ajánlott. Azáltal, hogy lehetővé teszi a valódi felhasználók számára, hogy teszteljék az alapvető funkciókat a végleges kiadás előtt, ellenőrizheti a megoldás hatékonyságát. Ha a felhasználói visszajelzések pozitívak, folytathatja a teljes szolgáltatáskészlet megvalósítását. Ha nem, akkor vissza kell lépnie, és át kell gondolnia, hogyan érheti el üzleti céljait.
mennyibe kerül egy dokumentumkezelő rendszer fejlesztése?
most, hogy tudja, hogyan kell dokumentumrendszer-kezelő szoftvert készíteni, itt az ideje, hogy pénzt beszéljen. Vegyünk egy vad találgatást: szakképzett fejlesztőket szeretne felvenni, de a költségvetése üvegplafont ér el. A jó hír az, hogy Ukrajna azon néhány ország közé tartozik, ahol magasan képzett fejlesztőket kiszervezhet liberális áron.
az árak általában a csapattag tapasztalatától és a választott tech stacktől függenek. Nézze meg ezt a listát, hogy képet kapjon a tipikus DMS fejlesztési projekthez szükséges csapat összetételéről, valamint a különböző szakemberek átlagos óradíjáról:
- üzleti elemző—$40-$63
- UI / UX designer—$35-$56
- Fejlesztők-tól $25 – $42 Junior $ 45 – $90 vezető pozíció
- QA mérnökök-tól $25 – $42 Junior $40 – $63 vezető pozíció
- projektmenedzser—$45-$70
ahhoz, hogy pontosabb becslést kapjon a projekthez kapcsolódó költségvetésről és időkeretekről, konzultálnia kell a kiválasztott szállítóval. A fejlesztők tudják, mennyi ideig tart a kívánt funkciók fejlesztése, így hozzávetőleges számokat tudnak biztosítani a várható munkaterület alapján.
Összegzés
a dokumentumkezelő rendszerek piaca gyors ütemben fejlődik, és a DMS informatikai megoldások minden vállalat számára kötelezőek. Nézzük összefoglalni:
- választhat a kész és az egyedi megoldások között. A dokumentumkezelő rendszer fejlesztése ésszerűbb, mivel az Ön igényeire szabott funkcionalitást hozhat létre, és hosszú távon megtakaríthatja a költségeket.
- amikor összeállítja a szolgáltatáslistát, összpontosítson üzleti céljaira és a DMS által megoldani kívánt problémákra. A legtöbb vállalat az együttműködő szerkesztést, a platformok közötti hozzáférhetőséget és a testreszabható címkézést választja.
- a megoldás elkészítésekor ügyeljen a felhasználói élményre, az ipari előírások betartására és a biztonsági megfelelésre.
- a projekt költségvetése különböző tényezőktől függ, de a fejlesztők felvétele Ukrajnában biztosítja, hogy minőségi terméket kapjon tisztességes áron.
releváns számos iparágban segíti a vállalatokat egyedi kezelési megoldások (dokumentumkezelő szoftver, részvénykezelő szoftver stb.) egyedi igényeikhez igazítva. Egyedi webfejlesztési és mobilalkalmazás-fejlesztési szolgáltatásaink kiterjednek a végponttól a végpontig terjedő termékfejlesztésre, a kezdeti ötlettől a termék bevezetéséig és támogatásáig. Olyan outsourcing fejlesztőket biztosítunk, akik a semmiből építhetik fel az Ön dokumentumkezelő rendszerét, vagy csak ideiglenes megerősítésként működnek a vállalat kapacitásainak bővítése érdekében.
tehát, ha szeretné elindítani a DMS fejlesztési projektjét, vegye fel velünk a kapcsolatot, és részletesen megvitatjuk.