a bérszámfejtés kiszervezésének költsége
ma egyre több cégtulajdonos fordul olyan bérszámfejtési szolgáltatókhoz, mint az ADP, hogy elkerüljék a bérszámfejtés kezelésének problémáját. A bérszámfejtési szolgáltatók segíthetnek enyhíteni a helyi adókkal, a túlórákkal és más változókkal kapcsolatos bonyodalmakat. Annak ellenére, hogy ezek a vállalatok értékes szolgáltatást nyújtanak, az üzleti tulajdonosoknak figyelembe kell venniük a bérszámfejtés kiszervezésének valódi költségeit, mielőtt biztosítanák szolgáltatásaikat. Futás egy alapos költség / haszon elemzés bérszámfejtés outsourcing mentheti meg nagyobb fejfájást később, különösen, ha a bérszámfejtés szolgáltatás akar zár Ön-ba egy hosszú távú szerződés. Annak érdekében, hogy megalapozott következtetést érjen el, az alábbiakban lebontottuk a költségeket.
bérszámfejtés Outsourcing költség bontás
akkor gyorsan rájössz, hogy sok különböző költségek jönnek kiszervezés a cég bérszámfejtés. Az egyszeri díjaktól, az adó-előkészítési díjaktól és a szolgáltatás havi költségeitől kezdve a havonta fizetett teljes összeg nagymértékben változhat. Számos bérszámfejtési szolgáltató cég több szintű szolgáltatást kínál, a legalapvetőbb (egyszerűen kiszámítja és letétbe helyezi a munkavállalói csekkeket) a legkifinomultabb (előre fizetett kártyák, állami munkanélküliségi biztosítás kezelése és bérgarnitúrák kezelése). Itt van, amit meg kell figyelni, hogy:
alapvető bérszámfejtés Outsourcing költségek
a túlnyomó többsége kiszervezett bérszámfejtés cégek díjat alapcsomag díj, kezdve a $20 $250 havonta. A kiszervezett bérszámfejtés költsége magában foglalja a közvetlen befizetést, a fizetés feldolgozását, a szokásos adóbevallást és egy online portált, amely mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára elérhető. Az alapvető bérszámfejtési csomaghoz kapcsolódó költségek figyelembe veszik a vállalat összes vonatkozó részletét, például a lakóhely szerinti államot, a joghatóság bérszámfejtési adójának összetettségét, a fizetési időszak gyakoriságát és az alkalmazottak mennyiségét.
például egy 25-35 alkalmazottból álló vállalat, amely jól ismert bérszámfejtő cégeket használ, havonta 1500 dollárt fizet az alapvető szolgáltatásokért. Sok esetben a nagyobb vállalatok kedvezményes csomagdíjakat kapnak, ami csökkenti az egy főre jutó bérköltséget a nagy munkáltatók számára. A kisvállalkozások számára-mint sok terepi szolgáltató vállalat—ez a költség nagyobb különbséget jelenthet.
a fizetési időszakok gyakorisága
sok vállalatnak, aki kiszervezi bérszámfejtését, meg kell változtatnia fizetési időszakát, hogy elkerülje a bérszámfejtési tranzakciók feldolgozásának további költségeit. Ha a vállalat hetente vagy kéthetente fizet, akkor további költségek merülhetnek fel egy havonta fizető vállalkozáshoz képest (mivel egy olyan szolgáltatásért fizetne, amely havonta 4+ alkalommal fordul elő, nem csak egyszer). Természetesen, miközben csökkenti a bérszámfejtés gyakoriságát, a bérfrekvencia megváltoztatása gyakran negatívan befolyásolja a munkavállalókat. Sok munkavállaló számít arra, hogy kiszámítható ütemterv szerint kapja meg fizetését. Végül együtt kell élniük a döntésével, ha megváltoztatja a bérszámfejtés gyakoriságát, de mégis gondosan mérlegelnie kell a kiesést.
ha a bérszámfejtő cég papírcsekkeket küld az Ön vállalkozásának, további díjakat számíthat fel a nyomtatásért és a szállításért. Még akkor is, ha ingyenes normál szállítást kap, a gyorsított vagy az államon kívüli szállításokért további díjak merülhetnek fel.
bérszámfejtési adótámogatás
bár a legtöbb alapcsomag kiterjed az adótámogatásra, sok bérszámfejtő cég külön díjat számít fel az év végi feldolgozásért, hogy felkészüljön az adózási szezonra. A további bérszámfejtés kiszervezése alkalmazottanként 25-75 dollárba kerülhet, csakúgy, mint a W-2 nyomtatás, levelezés és jelentéstétel. Ezenkívül a bérszámfejtés összetettsége itt is megfontolássá válik, csakúgy, mint az alapvető bérszámfejtési csomag esetében. Ha több államban van alkalmazottja, a bérszámfejtő társaságok gyakran csúsznak extra díjakkal az adók kezelésére. Ha kiszervezi a bérszámfejtést, vegye figyelembe az ilyen díjak meglétét a vállalat kiválasztása előtt. Bizonyos esetekben sok pénzt takaríthat meg a bérszámfejtés kezelésével.
egyszeri díjak
még akkor is, ha házon belüli bérszámfejtést végez, figyelembe kell vennie bizonyos egyszeri díjakat. A legnagyobb bérköltségek egy része egy időkövető rendszer felállításából származik, amely rögzíti az alkalmazottak óráit, majd az idő múlásával frissíti a rendszert.
további díjak
ha már úgy döntött, hogy kiszervezi a bérszámfejtést, előfordulhat, hogy olyan további díjakat kell költségvetnie, amelyeket nem talál az alapcsomag költségében. Ezek a díjak általában olyan szolgáltatásokat tartalmaznak, mint a közvetlen befizetés, a csekk aláírása, a borítékonkénti töltelék, az új alkalmazottak jelentése stb. További díjak vonatkozhatnak a bérszámfejtési kiigazításokra vagy a sürgősségi fizetésekre, ezért ennek megfelelően tervezze meg a bérszámfejtés kiszervezését.
előnyei Outsourcing bérszámfejtés feldolgozás
úgy hangzik, mint egy csomó eddig, ugye? Ne aggódj, vannak jó dolgok is! Bár a bérszámfejtés kiszervezési költségei gyorsan felhalmozódhatnak, az outsourcing által megtakarított idő és stressz még mindig sokat számít. Attól függően, hogy a méret a cég, munkavállalói garnishments, vállalkozó / alkalmazott megnevezések, a helyét az alkalmazottak, és egyéb tényezők, bérszámfejtés feldolgozása és a kapcsolódó adó menedzsment enni el időben nem feltétlenül van.
a bérszámfejtési szolgáltatások szakértőket alkalmaznak a területen, a szakemberek kevésbé valószínű, hogy hibákat követnek el. Ennek némi nyugalmat kell adnia, mindaddig, amíg a vállalat nem olyan nagy, hogy fennáll annak a kockázata, hogy “csak egy újabb fiók” lesz.”Keressen más ügyfelek véleményét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a bérszámfejtő cég következetesen jó munkát végez-e. Mennyire könnyű lesz elérni a fiók képviselőjét, ha problémája van? Tartsa szemmel az újabb bérszámfejtési vállalkozásokat, amelyek nem rendelkeznek minőségi rendszerekkel a hibák megelőzésére.
miután eldöntötte, hogy kiszervezi-e vagy sem, folyamatosan újra meg kell vizsgálnia a problémát. A vállalkozás valósága folyamatosan változik. Felnőttél? Leépítés? Van-e több értelme a vállalat start/stop outsourcing most, mint amikor először hozott döntést? Ne feledje, hogy a különböző méretű vállalatok különböző díjakat fizetnek a legtöbb szolgáltatónál. Az olyan processzorok esetében, mint az ADP, minél több alkalmazottja van, annál kevesebbe kerül az egyes alkalmazottak bérszámfejtése. Ez jelentősen megváltoztathatja a kalkulust!
hogyan lehet pénzt megtakarítani a bérszámfejtés feldolgozásán
a bérszámfejtés kiszervezési költségei összeadódhatnak, különösen a Szolgáltató alapcsomagjában nem szereplő feladatok vagy szolgáltatások esetében. Van azonban néhány eszköz a bérszámfejtési költségek csökkentésére, például az üzleti folyamatok egyszerűsítése, a helyszíni szolgáltatáskezelő szoftver használata és a fizetési időszakok módosítása. Vessünk egy pillantást ezekre alább.
egyszerűsítse az üzleti folyamatokat
amikor a bérszámfejtést házon belül hozza üzleti szoftverrel a helyszíni szolgáltatáskezeléshez, meg kell győződnie arról, hogy a választott szoftver a lehető legtöbb funkcióval rendelkezik. Ez érdemesebbé teszi befektetését. Ha lehetséges, egyszerűsítse a bérszámfejtés feldolgozását más belső folyamatokkal együtt. A QuickBooks-integrált szoftveres intelligens szolgáltatás például képes kezelni az ütemezést, a munkarendeléseket, a számlázást stb. Sok bérszámfejtő vállalat csak bérszámfejtési szolgáltatásokat kínál, így alacsonyabb szintű befektetéseket tesz lehetővé.
közvetlen befizetés
professzionális számviteli szoftver használata lehetővé teszi, hogy közvetlen befizetéseket hajtson végre alkalmazottai bankszámlájára. A QuickBooks például megkönnyítheti a közvetlen betéteket, csak egy kis díjjal minden fizetésért. Jelenleg a díj 1,75 dollár / fizetés. Ha kéthetente fizet az alkalmazottainak, az egy alkalmazottra jutó díj csak évi 45,50 dollár lenne. Összehasonlítva a díj sok bérszámfejtés szolgáltató cégek díjat (között $4 és $9) ez mentheti meg akár $188 munkavállalónként évente. Egy 25 alkalmazottat foglalkoztató vállalat esetében ez további évi 4700 dollárt jelent. Ez az összeg hasznos lehet a berendezések korszerűsítéséhez vagy az új marketing taktikák kipróbálásához.
bérszámfejtési időszakok
ha hetente fizet az alkalmazottainak, fontolja meg a fizetési időszakok kéthetente történő megváltoztatását. Ahelyett, hogy alkalmazottanként évente 52 alkalommal fizetne közvetlen letéti díjat (vagy postaköltséget), felére csökkenti a költségeket. A QuickBooks által megadott számok felhasználásával ez évente 91 dollárról 45,50 dollárra csökkentheti a díjakat. 45 dollár nem tűnik soknak, de ha figyelembe vesszük a magasabb díjak bérszámfejtési szolgáltatások díja közvetlen betét, ez csökkentheti a kiadások akár $234 munkavállalónként évente.
ennek a stratégiának a használatakor azonban rendkívül óvatosan kell eljárni. Mint korábban említettük, ha alkalmazottai heti fizetési csekkekre számítanak, a jelenlegi rendszer megzavarása komoly feszültséget okozhat. Ha ezt a váltást elvégzi, rengeteg előzetes figyelmeztetést kell adnia csapatának, hogy ennek megfelelően megtervezhessék pénzügyeiket.
kerülje a büntetéseket
a bérszámfejtés pontossága a bérszámfejtési büntetések elkerülését jelenti. Az IRS becslése szerint a kis-és közepes méretű vállalkozások 40% – a büntetést fizet a visszatartások befizetésének elmulasztása, a visszatartások téves kiszámítása vagy a helytelen bejelentések miatt. Ezeknek a vállalkozásoknak a büntetése átlagosan évi 845 dollár. Még apró hibák elkövetése a vállalat bérszámfejtésének kiszámításakor büntetésekhez vezethet, amikor eljön az adó ideje. Nem számít, milyen típusú bérszámfejtési megoldást használ, mindig ellenőrizze a számokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem jár-e bérszámfejtési büntetés.
fontolja meg a gyakornokokat
sok vállalat számára költséges javaslatnak tűnik a főiskolai hallgatók számára az alkalmazandó iparági készségek tanításának lehetősége. A szakmai gyakorlatok azonban értékes munkát nyújthatnak az Ön területén érdeklődő hallgatók számára. A gyakornoki program felállítása lehetővé teszi, hogy önzetlenül hozzájáruljon a fiatal szakemberek kezdő karrierjéhez, miközben alacsonyabb költséggel is elvégezheti a munkát. Ha vállalkozása Főiskola közelében található, Egyetem, vagy kereskedelmi iskola, egy közeli gyakornoki koordinátor valószínűleg megugrik a lehetőséget, hogy felvegye vállalatát a potenciális gyakornoki szolgáltatók listájára.
ideiglenes munkavállalók
sok feladatnál az ideiglenes munkavállalók nagyszerű erőforrást jelentenek a bérköltségek csökkentése érdekében. Nem kell kiszámítania ezeknek a munkavállalóknak a bérszámfejtését. Ehelyett egyszerűen kap egy számlát a temp ügynökség munkájukért. Mivel a személyzeti ügynökség gondoskodik ezeknek az alkalmazottaknak a bérszámfejtéséről, több munkát végezhet anélkül, hogy agonizálná a bérszámfejtési szempontokat. Ne feledje azonban, hogy a személyzeti ügynökségek gyakran a munkaerő szokásos piaci kamatlábát meghaladó felárat számítanak fel. Ezenkívül át kell szűrnie ezeket a munkavállalókat, mielőtt lehetővé tenné számukra, hogy hozzájáruljanak a projektekhez, mivel az új, ideiglenes munkavállalók által elkövetett hibák rosszul tükrözik vállalkozását.
záró gondolatok
bármi is legyen, a bérszámfejtéshez kapcsolódó díjakat kell fizetnie, akár belsőleg, akár külsőleg. Ennek ellenére költség-haszon elemzést szeretne végezni annak biztosítása érdekében, hogy az útvonal hosszú távon megtakarítsa a vállalat pénzét. Használja ki a terepi szolgáltatáskezelő szoftver által kínált szolgáltatásokat, hogy egyszerűsítse a bérszámfejtési folyamatot és csökkentse a bérszámfejtési költségeket.