Suivi des stocks dans QuickBooks
Il est crucial de savoir où vous en êtes avec le nombre de produits de votre entreprise. QuickBooks peut vous aider à rester à jour avec ses outils de suivi des stocks.
Si votre entreprise vend des produits physiques, vous savez à quel point il est important de toujours être au courant de vos niveaux de stock. Vous devez savoir ce qui se vend et ce qui ne se vend pas. Et vous devez avoir une longueur d’avance sur la commande de nouveaux stocks lorsque le vôtre est faible.
La partie délicate est d’avoir toujours assez de disponibilité pour répondre aux besoins des commandes existantes au fur et à mesure qu’elles arrivent. D’un autre côté, vous ne voulez pas avoir trop d’argent lié à des produits qui se vendent lentement. C’est un équilibre délicat, que vous ne pouvez pas maintenir à moins d’avoir des registres et des rapports d’inventaire très précis.
QuickBooks aide avec les deux côtés de cette équation. Il vous permet de créer des enregistrements détaillés pour chacun des produits de votre entreprise qui suivent en temps réel les niveaux de stock existants et vous alertent lorsqu’il est temps de commander à nouveau. De plus, des rapports spécialisés fournissent un aperçu de votre inventaire dans son ensemble. Voici comment cela fonctionne.
Mise en place
Avant de commencer à saisir des enregistrements d’articles, vous devez vous assurer que QuickBooks est configuré pour le suivi des stocks. Ouvrez le menu Édition et sélectionnez Préférences, puis Articles & Inventaire. Si vous êtes l’administrateur, vous pouvez cliquer sur l’onglet Préférences de l’entreprise pour ouvrir cette fenêtre.
Avant de commencer à travailler avec inventory, vous devez vous assurer que QuickBooks est prêt.
Cliquez dans la case en face de l’inventaire et les bons de commande sont actifs s’ils ne sont pas déjà cochés. Cochez les deux cases suivantes si celles-ci s’appliquent à vous, puis répondez à la requête finale. La quantité disponible fait référence au nombre d’unités que vous avez réellement en stock. Certains éléments peuvent ne pas être disponibles s’ils sont engagés dans des assemblages, par exemple. Choisissez donc l’une des deux conditions qui devraient déclencher un avertissement concernant un inventaire inaccessible.
Lorsque vous avez terminé ici, cliquez sur OK.
Création d’enregistrements précis
Même si vous avez un catalogue de produits relativement modeste à vendre, nous vous recommandons d’utiliser le suivi des stocks de QuickBooks. Il est tout simplement trop difficile de garder un œil sur les niveaux de vos articles manuellement, surtout si vous vendez n’importe quel volume. Et les erreurs dans ce domaine peuvent vous faire manquer lorsque les clients commandent des produits que vous pensiez être disponibles mais qui ne l’étaient pas. Vous pourriez facilement perdre des affaires.
Pour commencer à créer des enregistrements d’articles, cliquez sur l’icône Services Items & sur la page d’accueil ou ouvrez le menu Listes et sélectionnez Liste d’articles. Faites un clic droit n’importe où dans la fenêtre qui s’ouvre et sélectionnez Nouveau. Sous Type dans le coin supérieur gauche, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Pièce d’inventaire. Cela signifie simplement que vous souhaitez pouvoir suivre le nombre de cet article que vous avez en stock.
QuickBooks fournit des modèles d’enregistrement détaillés pour vos enregistrements d’articles.
Vous n’avez pas nécessairement à remplir tous les champs de ces enregistrements, mais plus vous êtes approfondi, plus votre suivi d’inventaire sera complet et précis. Entrez un Nom/Numéro d’article. Si ce produit est un sous-élément d’un autre, cochez cette case et sélectionnez l’élément parent. Le numéro de pièce du fabricant est facultatif.
Dans les deux colonnes situées sous ces champs, vous fournirez des Informations sur les achats et les Ventes. Dans la colonne de gauche, entrez le texte qui apparaîtra sur un bon de commande et le coût facturé par le fournisseur pour l’article. Le compte du coût des Marchandises vendues doit apparaître par défaut. Modifiez-le si ce n’est pas le cas. Et si vous avez un fournisseur préféré, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
La colonne de droite doit contenir des informations sur votre propre vente de l’article. Comment la Description des Transactions de vente sera-t-elle lue? Cela peut être différent du texte du vendeur. Quel sera votre Prix de vente ? Ce sera, bien sûr, plus élevé, de sorte que vous pourrez faire un profit. L’article est-il taxable? Sélectionnez la juridiction correcte sous le Code fiscal si c’est le cas. Vous devrez ensuite sélectionner votre compte de revenu. Vous voudrez peut—être nous consulter à ce sujet, car il est important que vous fassiez le bon choix – ou que vous sachiez comment créer le vôtre.
Sur la rangée du bas ici, laissez le premier champ par défaut à l’actif d’inventaire. Si vous souhaitez recevoir un rappel de commande lorsque votre inventaire atteint un nombre spécifique, entrez un nombre dans le champ situé sous le point de commande (minimum). Indiquez le numéro que vous avez actuellement sous la main. Les champs restants seront automatiquement complétés par QuickBooks. Lorsque vous avez terminé ici, cliquez sur OK. Votre article apparaîtra désormais dans la liste des articles et pourra être utilisé dans les formulaires de vente et d’achat.
QuickBooks peut rapidement vous montrer l’état de vos articles sous la forme de nombreux rapports. Ouvrez le menu Rapports et passez votre souris sur l’inventaire pour afficher la liste disponible, y compris l’état des stocks par Article et les Détails de l’évaluation des stocks.
Simple ou complexe ?
QuickBooks Pro et Premier peuvent gérer un suivi d’inventaire très simple et même répondre à des besoins plus complexes dans certains cas. Si vous trouvez qu’il ne fait pas tout ce dont vous avez besoin, vous avez des options. Il existe des applications complémentaires qui étendent les capacités du logiciel et des versions plus avancées de QuickBooks qui offrent une gestion des stocks robuste. Veuillez nous contacter si vous souhaitez en explorer un ou si vous avez besoin d’aide pour comprendre les bases du suivi des stocks dans votre version actuelle.