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Détestez-vous la paperasse? Il semble que d’autres le détestent aussi, car le marché mondial des systèmes de gestion de documents monte en flèche. Le logiciel de gestion de documents (DMS) est conçu pour effectuer diverses tâches de documents électroniques. Une solution DMS basée sur le cloud ou sur site peut automatiser le flux de documents de votre entreprise, libérant ainsi des ressources pour plus de travail.

Mais comment trouver le système de gestion documentaire qui répond à vos besoins métier spécifiques ? Voici un indice: construisez le vôtre. Dans ce guide, vous trouverez tout ce que vous devez savoir avant de développer un système de gestion de documents.

Marché des logiciels de gestion de documents : Aperçu général

Le marché des logiciels de gestion de documents est en constante croissance. Il devrait atteindre 11,47 milliards de dollars en 2026, soit plus du double de ce qu’il était en 2020 (5,51 milliards de dollars). Chaque année, l’automatisation de la paperasse devient de plus en plus nécessaire pour maintenir les entreprises à flot. Vous pensez que c’est exagéré? Un fait rapide: les problèmes de documents sont responsables de pertes moyennes de budget de 20 000 $ et de 21% de la productivité quotidienne.

Il ne fait aucun doute qu’il existe une meilleure utilisation de ces ressources. Alors que les secteurs des ventes, du marketing et des banques sont pionniers dans l’adoption de solutions de gestion de contenu d’entreprise, d’autres secteurs commencent seulement à suivre le rythme, motivés par la nécessité d’augmenter la productivité sur le lieu de travail. Il est donc grand temps de créer un logiciel de gestion de système de documents pour toute entreprise qui ne l’a pas encore fait.

Continuez à lire pour savoir comment saisir ce fruit à portée de main et améliorer l’efficacité de votre flux de travail.

Création d’un système de gestion de documents personnalisé par rapport à l’utilisation d’un système prêt à l’emploi

Le logiciel de gestion de documents est une plaque tournante du flux de documents d’une entreprise qui accélère les processus, améliore la productivité et réduit les coûts. Quand il s’agit d’implémenter un DMS, vous avez deux options: achetez un produit standard ou créez-en un sur mesure. Comparons les deux alternatives et voyons laquelle vous convient le mieux.

Coûts

Il n’est pas surprenant que le développement DMS personnalisé nécessite un investissement initial plus élevé. Mais si vous ajoutez l’abonnement entreprise à vie pour une solution prête à l’emploi, vous verrez qu’il est plus rentable de développer votre propre produit.

Fonctionnalité

Il existe de nombreuses solutions DMS sur le marché. Pourtant, trouver celui qui convient aux besoins de votre entreprise peut être difficile. Comment ça se fait? Les logiciels axés sur le commerce ciblent un large éventail d’entreprises ayant des besoins différents et parfois mutuellement exclusifs. Par conséquent, non seulement vous payez pour des services intégrés que vous n’utiliserez jamais, mais vous ne pouvez pas non plus obtenir les fonctionnalités spécialisées dont vous avez besoin. Et même si vous le pouvez, ils ne conviendront pas à vos processus ainsi qu’à une solution personnalisée.

Intégrations

La plupart des DMS prêts à l’emploi ne s’intègrent pas à d’autres logiciels, ce qui oblige les utilisateurs à déplacer des copies du même document dans leurs systèmes CMS et CRM. En revanche, lorsque vous développez un système de gestion de documents personnalisé, vous pouvez vous intégrer au logiciel adopté par n’importe quelle entreprise et renforcer n’importe quel flux de travail.

Ainsi, la création d’une application de bout en bout est votre meilleure chance si vous devez aller au-delà des fonctionnalités standard. Mais que faut-il pour se lancer dans le développement d’un système de gestion de documents? Pour commencer, vous devez connaître les fonctionnalités que vous souhaitez implémenter et comprendre les bases d’un processus de développement logiciel. Cela semble compliqué? Ne vous inquiétez pas, nous vous soutenons!

Principales caractéristiques des systèmes de gestion de documents

Avant de commencer à envisager les fonctionnalités souhaitées, examinez les processus métier de votre entreprise. Une solution de gestion de documents personnalisée peut être adaptée à votre flux de travail, qui est spécifique à l’industrie et varie d’une organisation à l’autre. Voici la liste des fonctionnalités essentielles pour commencer.

Structure de fichiers cohérente

Il est essentiel de concevoir une structure de système de fichiers simple à laquelle les utilisateurs apprendront et s’adapteront rapidement. Dans un système de fichiers structuré en arborescence, toute entrée peut être un fichier, un dossier ou un sous-dossier. Étant donné que chaque fichier a une voie unique, la structure des fichiers arborescents reste la structure de fichiers la plus pratique pour différents types de logiciels.

Règles de marquage et de nommage personnalisables

La possibilité de marquer le contenu et ses propriétaires automatise le processus de révision et le maintient à jour. Étant donné que chaque organisation a ses propres règles de nommage des documents, un SGD devrait prendre en charge les règles de nommage existantes.

Accessibilité sur toutes les plates-formes et sur tous les appareils

Votre système doit fonctionner sans problème sur les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles et les tablettes, offrant une expérience utilisateur transparente. Alors que le travail à domicile prend le dessus sur les industries, il est crucial de fournir des outils pour l’accès aux documents, le partage de fichiers et l’édition de n’importe où dans le monde. C’est pourquoi il est important de créer une application mobile en plus de votre DMS basé sur le Web.

Un moteur de recherche robuste

À mesure que le contenu se développe, il devient plus difficile de trouver des éléments dans votre logiciel de gestion de documents. Créez donc un système dans lequel vous pouvez rechercher des documents en utilisant autant de critères que possible, notamment le titre, la date, la catégorie, l’étiquette et l’auteur.

Contrôle de version

Le contrôle de version assure une collaboration efficace entre les employés qui travaillent sur le même document. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de sauvegarder et de suivre leurs fichiers au fil du temps.

Édition collaborative

Cette fonctionnalité permet à plusieurs utilisateurs d’effectuer une édition simultanée et de voir qui d’autre accède au même document. De plus, vous pouvez basculer entre les modes d’accès aux fichiers comme le font Google Docs. Alors que certains documents sont libres d’accès pour tout le monde, d’autres ne sont disponibles que pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.

Intégration avec des logiciels tiers

En moyenne, une petite entreprise utilise 102 produits logiciels différents, tandis que les grandes entreprises utilisent 288 applications. Votre solution de gestion de documents doit s’intégrer au minimum aux plus essentiels d’entre eux, tels que les solutions de messagerie, de chat ou tout autre logiciel sélectionné par votre entreprise. Tous les types de fichiers doivent être faciles à exporter et à importer à partir d’autres applications.

Stockage évolutif

En matière de stockage, il vaut mieux en avoir plus que moins. Les SGD modernes s’appuient sur des solutions de stockage en nuage faciles à adapter aux besoins de l’entreprise.

Paramètres de sécurité

Vos fichiers doivent être sécurisés à tous les niveaux, de l’authentification et de la résilience des utilisateurs aux menaces externes en passant par les classes d’accès aux documents. Attendre qu’une violation de données prenne des mesures n’est jamais une bonne idée — il est toujours plus facile de prévenir que de guérir.

Archivage

Tout au long de votre travail avec les clients, vous créez et stockez une multitude de documents. Parce que certains partenariats durent des décennies, vous devez conserver et archiver des fichiers liés à des projets précédents pour avoir des références sous la main ou pour vous conformer aux réglementations du secteur.

Génération automatisée de fichiers

Avec un générateur de fichiers, les utilisateurs peuvent créer des contrats, des formulaires et des rapports basés sur des modèles locaux, ainsi que d’aligner les fichiers importés avec les normes de l’entreprise. Cela simplifiera de nombreuses procédures de routine et réduira les erreurs humaines.

Accès hors ligne

Comme il est impossible d’assurer une connexion Internet stable, en particulier pour les employés distants, votre solution doit fonctionner hors ligne. Assurez-vous que votre lecteur de fichiers permet aux utilisateurs d’afficher, de modifier et de télécharger des fichiers chaque fois que cela est nécessaire.

Signature électronique

La signature électronique permet aux représentants de l’entreprise de signer légalement les formulaires requis sous forme électronique. La signature électronique simplifie le traitement des documents entre les départements et simplifie la coopération avec d’autres entreprises.

Conversion de type de fichier

L’ajout d’un convertisseur de fichiers intégré à un système de gestion de documents augmentera l’efficacité du flux de travail au sein de votre organisation. N’oubliez pas d’activer les conversions par lots afin que les employés puissent convertir de nombreux documents en quelques clics.

Lecteur optique de caractères

Si vous devez toujours utiliser des documents papier, envisagez d’ajouter un lecteur optique de caractères (OCR) à votre liste de fonctionnalités. Avec OCR, vous pouvez facilement numériser du texte imprimé et manuscrit et le télécharger dans votre système.

Quelle que soit la fonctionnalité choisie, vous devez vous occuper du dépannage et des mises à jour du système. Inutile de dire qu’il est plus sûr de confier cette tâche à quelqu’un qui a déjà travaillé sur votre système et en connaît chaque centimètre. Recherchez un fournisseur de développement logiciel qui offre une maintenance et une assistance après le lancement.

Éléments à considérer avant de commencer le développement DMS

Comme mentionné précédemment, une vue d’ensemble de vos besoins métier uniques vous indiquera quels composants sont indispensables et lesquels sont facultatifs. Cependant, il y a encore quelques choses à régler avant de commencer le développement de logiciels système DMS. Ajoutez ces étapes à votre feuille de route de projet :

Respect des normes réglementaires

Outre les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC), l’authentification multifacteur, les protocoles d’autorisation et le chiffrement des données étroitement codé avec un système de portail DMS, vous devez vous conformer à des réglementations spécifiques. Par exemple, les fournisseurs de soins de santé doivent adhérer à la HIPAA, les sociétés pharmaceutiques à la FDA et les détaillants doivent se conformer à la PCI. Chaque entreprise gère certains types de données sensibles, votre travail consiste donc à sécuriser ces données conformément aux règles de protection des données de l’État.

Expérience utilisateur

Votre DMS devrait fonctionner de la manière dont les utilisateurs s’attendent à ce qu’il fonctionne. Une interface conviviale va au-delà de l’apparence. Il a une faible charge cognitive et n’oblige pas les gens à s’arrêter et à réfléchir à la façon d’effectuer une tâche ou une autre. Dès la configuration initiale et tout au long du parcours utilisateur, votre interface doit être intuitive pour les utilisateurs de tout niveau de compétence technique.

Cela peut sembler facile, mais le processus de conception prend du temps et de l’expertise. La recherche UX, l’idéation, le prototypage et les tests utilisateur sont tout aussi importants dans le développement de logiciels de gestion de documents. Sauter l’une de ces étapes signifie que vous risquez de rencontrer des problèmes à des stades ultérieurs lorsque les enjeux sont beaucoup plus élevés.

Rassemblement d’équipe

Si vous n’avez pas de développeurs internes, embauchez une équipe de développement logiciel hors site. C’est ainsi que vous pouvez obtenir les meilleurs talents informatiques avec une compréhension claire de votre domaine d’activité. Votre fournisseur de développement de logiciels réalisera des activités de recrutement et d’embauche, y compris toutes sortes de projections et d’entretiens techniques.

Développement MVP

La version du produit minimum Viable (MVP) est une étape facultative du développement logiciel système DMS, mais elle est fortement recommandée. En permettant à de vrais utilisateurs de tester des fonctionnalités essentielles avant la version finale, vous pouvez valider l’efficacité de votre solution. Si les commentaires des utilisateurs sont positifs, vous pouvez passer à l’implémentation de l’ensemble complet des fonctionnalités. Sinon, vous devez prendre du recul et reconsidérer la façon d’atteindre vos objectifs commerciaux.

Combien coûte le développement d’un système de gestion documentaire?

Maintenant que vous savez comment créer un logiciel de gestion de système documentaire, il est temps de parler d’argent. Laissez-nous deviner: vous voulez embaucher des développeurs qualifiés, mais votre budget atteint un plafond de verre. La bonne nouvelle est que l’Ukraine fait partie des quelques pays où vous pouvez externaliser des développeurs hautement qualifiés pour un prix libéral.

En général, les tarifs dépendent de l’expérience du membre de l’équipe et de la pile technologique choisie. Consultez cette liste pour obtenir un aperçu de la composition de l’équipe requise pour un projet de développement DMS typique, ainsi que des taux horaires moyens pour différents spécialistes:

• analyste d’Affaires—$40-$63
• UI/UX designer—$35-$56
• les Développeurs—à partir de $25-$42 pour Junior à 45 $-90$pour la Haute position
• ingénieur QA—à partir de $25-$42 pour Junior à $40-$63 pour la Haute position
• gestionnaire de Projet—$45-$70

Pour obtenir une estimation plus précise du budget et des délais liés à votre projet, vous devez consulter votre fournisseur choisi. Les développeurs savent combien de temps il faut pour développer les fonctionnalités souhaitées, ils seront donc en mesure de vous fournir des chiffres approximatifs en fonction de la portée du travail attendue.

En résumé

Le marché des systèmes de gestion de documents évolue à un rythme effréné, et les solutions informatiques DMS sont indispensables pour chaque entreprise. Récapitulons:

• Vous pouvez choisir entre des solutions prêtes à l’emploi et des solutions personnalisées. Développer un système de gestion de documents est plus raisonnable, car vous pouvez créer des fonctionnalités adaptées à vos besoins et économiser des dépenses à long terme.
• Lorsque vous établissez une liste de fonctionnalités, concentrez-vous sur vos objectifs commerciaux et les problèmes que vous souhaitez que votre SGD résout. La plupart des entreprises optent pour l’édition collaborative, l’accessibilité multiplateforme et le marquage personnalisable.
• Lorsque vous développez votre solution, faites attention à l’expérience utilisateur, au respect des réglementations du secteur et à la conformité à la sécurité.
• Le budget de votre projet dépend de différents facteurs, mais l’embauche de développeurs en Ukraine vous assure d’obtenir un produit de qualité à un prix équitable.

Relevant aide les entreprises de nombreux secteurs à développer des solutions de gestion sur mesure (logiciel de gestion de documents, logiciel de gestion d’actions, etc.) adaptés à leurs besoins spécifiques. Nos services de développement web et de développement d’applications mobiles sur mesure couvrent le développement de produits de bout en bout, de l’idée initiale au déploiement et au support du produit. Nous fournissons des développeurs d’externalisation qui peuvent construire votre système de gestion de documents à partir de zéro ou simplement agir comme un renforcement temporaire pour étendre les capacités de votre entreprise.

Alors, si vous souhaitez lancer votre projet de développement DMS, contactez-nous, et nous en discuterons en détail.