• Articles
• admin

tuoteseloste

Vihaatko paperityötä? Näyttää siltä, että muutkin vihaavat sitä, koska maailmanlaajuinen asiakirjanhallintajärjestelmien markkinat nousevat pilviin. Dokumentinhallintaohjelmisto (DMS) on suunniteltu erilaisten e-dokumenttitehtävien suorittamiseen. Pilvipohjainen tai paikan päällä toimiva DMS-ratkaisu voi automatisoida yrityksesi asiakirjavirran ja vapauttaa resursseja lisätyön tekemiseen.

mutta miten löytää asiakirjahallintajärjestelmä, joka vastaa liiketoiminnan erityistarpeita? Tässä vihje: rakenna omasi. Tästä oppaasta löydät kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää ennen asiakirjojen hallintajärjestelmän kehittämistä.

Asiakirjahallintaohjelmistojen markkinat: yleiskatsaus

asiakirjahallintaohjelmistojen markkinat kasvavat jatkuvasti. Sen odotetaan osuvan 11,47 miljardiin dollariin vuonna 2026, yli kaksi kertaa enemmän kuin vuonna 2020 (5,51 miljardia dollaria). Paperityöautomaatio tulee vuosi vuodelta yhä tarpeellisemmaksi, jotta yritykset pysyvät pystyssä. Onko tuo liioittelua? Yksi nopea fakta: asiakirjakysymykset aiheuttavat keskimäärin 20 000 dollarin tappiot budjetissa ja 21% päivittäisestä tuottavuudesta.

näille resursseille on epäilemättä parempaa käyttöä. Vaikka myynti, markkinointi ja pankkialat ovat edelläkävijöitä yritysten sisällönhallintaratkaisujen käyttöönotossa, muut toimialat ovat vasta alkaneet pysyä vauhdissa, jota ohjaa tarve lisätä tuottavuutta työpaikoilla. Joten on korkea aika rakentaa asiakirjajärjestelmien hallintaohjelmisto kaikille yrityksille, jotka eivät ole tehneet sitä vielä.

Jatka lukemista selvittääksesi, miten voit tarttua tähän matalalla roikkuvaan hedelmään ja parantaa työnkulun tehokkuutta.

custom document management system vs. using a ready-made one

Document management software on yrityksen asiakirjavirran solmukohta, joka nopeuttaa prosesseja, parantaa tuottavuutta ja vähentää kustannuksia. Kun se tulee toteuttaa DMS, sinulla on kaksi vaihtoehtoa: ostaa off-the-hylly tuote tai rakentaa mukautetun yksi. Vertaillaan kahta vaihtoehtoa ja katsotaan, mikä sopii sinulle parhaiten.

kustannukset

ei ole yllätys, että mukautetun DMS-järjestelmän kehittäminen vaatii suurempia alkuinvestointeja. Mutta jos lisäät käyttöikään yrityksen tilauksen valmiista ratkaisusta, näet, että oman tuotteen kehittäminen on kustannustehokkaampaa.

toiminnallisuus

markkinoilla on lukuisia DMS-ratkaisuja. Silti, löytää yksi, joka sopii yrityksesi tarpeisiin voi olla hankalaa. Miksi? Kaupallisesti suuntautuneet ohjelmistot kohdistuvat monenlaisiin yrityksiin, joilla on erilaisia ja joskus toisensa poissulkevia tarpeita. Näin ollen, et vain maksaa paketin palveluja et koskaan käytä, mutta et myöskään pysty saamaan kapea-erikoistuneita ominaisuuksia tarvitset. Ja vaikka voit, ne eivät sovi prosesseja sekä mukautetun ratkaisun.

integraatiot

useimmat valmiit DMS: t eivät integroidu muiden ohjelmistojen kanssa, jolloin käyttäjät siirtävät kopioita samasta dokumentista CMS-ja CRM-järjestelmiinsä. Kun sitä vastoin kehität mukautetun asiakirjanhallintajärjestelmän, voit integroida minkä tahansa yrityksen hyväksyttyyn ohjelmistoon ja valtuuttaa minkä tahansa työnkulun.

joten sovelluksen rakentaminen päästä päähän on paras mahdollisuutesi, jos haluat ylittää standarditoiminnot. Mutta mitä asiakirjojen hallintajärjestelmän kehittäminen vaatii? Ensinnäkin, sinun pitäisi tietää ominaisuuksia haluat toteuttaa ja ymmärtää perusteet ohjelmistokehitysprosessi. Kuulostaa monimutkaiselta? Älä huoli, me turvaamme selustasi!

asiakirjahallintajärjestelmien keskeiset ominaisuudet

ennen kuin alat pohtia, mitä ominaisuuksia haluat, tutki yrityksesi liiketoimintaprosessit. Mukautettu asiakirjanhallintaratkaisu voidaan mukauttaa työnkulkuusi, joka on toimialakohtainen ja vaihtelee organisaatioittain. Tässä on luettelo olennaisista ominaisuuksista aloittaa.

koherentti tiedostorakenne

on tärkeää suunnitella yksinkertainen tiedostojärjestelmärakenne, johon käyttäjät oppivat ja sopeutuvat nopeasti. Puurakenteisessa tiedostojärjestelmässä mikä tahansa merkintä voi olla joko tiedosto, kansio tai alikansio. Koska jokaisella tiedostolla on ainutlaatuinen polku, tree-tiedostorakenne on edelleen kätevin tiedostorakenne eri ohjelmatyypeissä.

Muokattavat merkintäsäännöt ja nimeämissäännöt

kyky merkitä sisältöä ja sen omistajat automatisoivat tarkistusprosessin ja pitävät sen ajan tasalla. Koska jokaisella organisaatiolla on omat sääntönsä asiakirjojen nimeämiseksi, DMS: n tulisi tukea olemassa olevia nimeämissääntöjä.

saavutettavuus eri alustoilla ja laitteissa

järjestelmän tulisi toimia sujuvasti pöytä -, mobiili-ja tablettilaitteissa, mikä tarjoaa saumattoman käyttökokemuksen. Koska työ kotoa valtaa teollisuuden, on tärkeää tarjota työkaluja asiakirjojen saatavuuteen, tiedostojen jakamiseen ja muokkaamiseen mistä päin maailmaa tahansa. Siksi on tärkeää rakentaa mobiilisovellus lisäksi web-pohjainen DMS.

vankka hakukone

sisällön laajetessa asioiden löytäminen asiakirjanhallintaohjelmistosta käy vaikeammaksi. Luo siis järjestelmä, jossa voit etsiä asiakirjoja käyttämällä mahdollisimman monia kriteerejä, mukaan lukien otsikko, päivämäärä, luokka, tunniste ja tekijä.

versionhallinta

versionhallinta takaa tehokkaan yhteistyön samaa asiakirjaa työstävien työntekijöiden välillä. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat varmuuskopioida ja seurata tiedostojaan ajan.

yhteistoiminnallinen editointi

tämä ominaisuus mahdollistaa useiden käyttäjien samanaikaisen muokkauksen ja sen, ketkä muut pääsevät käsiksi samaan asiakirjaan. Lisäksi, voit vaihtaa tilaa tiedostojen käytön aivan kuten Google Docs tehdä. Jotkin asiakirjat ovat vapaasti kaikkien saatavilla, kun taas toiset ovat saatavilla vain tietyille käyttäjille tai ryhmille.

integrointi kolmannen osapuolen ohjelmistoihin

keskimäärin pieni yritys käyttää 102 erilaista ohjelmistotuotetta, kun taas suuret yritykset käyttävät 288 sovellusta. Asiakirjanhallintaratkaisusi tulisi integroida olennaisimpiin niistä vähintään, kuten sähköpostiin, chat-ratkaisuihin tai mihin tahansa muuhun yrityksesi valitsemaan ohjelmistoon. Kaikkien tiedostotyyppien pitäisi olla helppo viedä ja tuoda muista sovelluksista.

skaalautuva tallennustila

tallennustilan suhteen on parempi olla enemmän kuin vähemmän. Nykyaikaiset DMSS: t perustuvat pilvitallennusratkaisuihin, jotka on helppo skaalata yrityksen tarpeiden mukaan.

suojausasetukset

tiedostojesi tulee olla suojattuja kaikilla tasoilla, käyttäjän todennuksesta ja ulkoisten uhkien sietokyvystä asiakirjojen käyttöoikeusluokkiin. Tietomurron teon odottaminen ei ole koskaan hyvä idea—se on aina helpompi estää kuin korjata.

arkistointi

koko yhteistyösi ajan luot ja tallennat lukuisia asiakirjoja. Koska jotkut kumppanuudet kestävät vuosikymmeniä, sinun on säilytettävä ja arkistoitava aikaisempiin projekteihin liittyviä tiedostoja, jotta sinulla on referenssejä tai jotta voit noudattaa alan määräyksiä.

automatisoitu tiedostonmuodostus

tiedostogeneraattorin avulla käyttäjät voivat luoda paikallisiin malleihin perustuvia sopimuksia, lomakkeita ja raportteja sekä mukauttaa tuodut tiedostot yritysstandardien mukaisiksi. Tämä yksinkertaistaa monia rutiinitoimenpiteitä ja vähentää inhimillisiä virheitä.

Offline-yhteys

koska on mahdotonta varmistaa vakaa internet-yhteys, erityisesti etätyöntekijöille, ratkaisun pitäisi toimia offline-tilassa. Varmista, että tiedostonlukijasi antaa käyttäjien katsella, muokata ja ladata tiedostoja aina tarvittaessa.

sähköinen allekirjoitus

sähköinen allekirjoitus antaa yritysten edustajille mahdollisuuden laillisesti allekirjoittaa vaaditut lomakkeet sähköisessä muodossa. Sähköinen allekirjoitus tehostaa asiakirjojen käsittelyä eri yksiköissä ja yksinkertaistaa yhteistyötä muiden yritysten kanssa.

Tiedostomuunnos

sisäänrakennetun tiedostomuuntimen lisääminen asiakirjanhallintajärjestelmään lisää työnkulun tehokkuutta organisaatiossasi. Älä unohda mahdollistaa erän tuloksia niin, että työntekijät voivat muuntaa monia asiakirjoja vain muutamalla klikkauksella.

optinen merkinlukija

jos tarvitset vielä paperisia asiakirjoja, harkitse optisen merkinlukijan (OCR) lisäämistä ominaisuusluetteloosi. OCR: n avulla voit helposti skannata painetun ja käsin kirjoitetun tekstin ja ladata sen järjestelmääsi.

valitusta toiminnallisuudesta riippumatta sinun on huolehdittava vianetsinnästä ja järjestelmäpäivityksistä. Sanomattakin on selvää, että on turvallisempaa antaa tämä tehtävä jollekulle, joka on jo työskennellyt järjestelmäsi parissa ja tuntee sen läpikotaisin. Etsi ohjelmistokehityksen myyjä, joka tarjoaa käynnistämisen jälkeistä huoltoa ja tukea.

asiat, jotka on otettava huomioon ennen DMS: n kehittämisen aloittamista

kuten aiemmin mainittiin, lintuperspektiivi liiketoiminnan ainutlaatuisista tarpeista kertoo, mitkä komponentit ovat pakollisia ja mitkä valinnaisia. On kuitenkin vielä muutama asia ratkaistavana ennen DMS-järjestelmän ohjelmistokehityksen aloittamista. Lisää nämä vaiheet projektin etenemissuunnitelmaan:

sääntelystandardien noudattaminen

Roolipohjaisten kulunvalvontajärjestelmien (Rbac), monivaiheisen todennuksen, lupaprotokollien ja tiukasti koodattujen tietojen salauksen lisäksi DMS-portaalijärjestelmässä on noudatettava tiettyjä määräyksiä. Esimerkiksi terveydenhuollon tarjoajien on noudatettava HIPAA: ta, lääkeyhtiöiden FDA: ta ja vähittäismyyjien on noudatettava PCI: tä. Jokainen yritys käsittelee tietyntyyppisiä arkaluonteisia tietoja, joten sinun tehtäväsi on turvata nämä tiedot valtion tietosuojasääntöjen mukaisesti.

käyttäjäkokemus

DMS: n pitäisi toimia niin kuin käyttäjät odottavat sen toimivan. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä menee ulkoasua pidemmälle. Sillä on alhainen kognitiivinen kuormitus, eikä se saa ihmisiä pysähtymään ja miettimään, miten suorittaa yksi tehtävä tai toinen. Alustavasta asennuksesta ja koko käyttäjän matkan, käyttöliittymän pitäisi olla intuitiivinen käyttäjille, joilla on minkä tahansa tason teknistä osaamista.

se saattaa kuulostaa helpolta, mutta suunnitteluprosessi vaatii aikaa ja asiantuntemusta. UX-tutkimus, ideointi, prototyyppien laatiminen ja käyttäjätestaus ovat yhtä tärkeitä asiakirjojen hallintaohjelmistojen kehittämisessä. Ohita jokin näistä vaiheista tarkoittaa, että olet vaarassa kohdata kysymyksiä myöhemmissä vaiheissa, kun panokset ovat paljon korkeammat.

Team gathering

jos sinulla ei ole omia kehittäjiä, palkkaa ohjelmistokehitystiimi paikan päältä. Näin voit saada paras IT lahjakkuutta selkeä käsitys oman liiketoiminnan verkkotunnus. Ohjelmistokehityksen myyjä suorittaa rekrytointi-ja vuokraustoimintaa, mukaan lukien kaikenlaiset seulonnat ja tekniset haastattelut.

MVP development

Minimum Viable Product (MVP) release on valinnainen vaihe DMS system software development-kehityksessä, mutta se on erittäin suositeltavaa. Antamalla todellisten käyttäjien testata olennaisia ominaisuuksia ennen lopullista julkaisua, voit vahvistaa ratkaisun tehokkuuden. Jos käyttäjäpalaute on positiivista, voit siirtyä koko ominaisuuskokonaisuuden toteuttamiseen. Jos ei, sinun täytyy ottaa askel taaksepäin ja harkita uudelleen, miten saavuttaa liiketoiminnan tavoitteet.

kuinka paljon asiakirjojen hallintajärjestelmän kehittäminen maksaa?

nyt kun osaa rakentaa asiakirjajärjestelmien hallintaohjelmiston, on aika puhua rahasta. Otetaanpa villi arvaus: haluat palkata osaavia kehittäjiä, mutta budjettisi osuu lasikattoon. Hyvä uutinen on, että Ukraina on joukossa muutamia maita, joissa voit ulkoistaa erittäin päteviä kehittäjiä liberaaliin hintaan.

yleensä hinnat riippuvat joukkueen jäsenen kokemuksesta ja valitusta tekniikkapinosta. Tutustu tähän listaan saadaksesi kuvan tyypilliseen DMS-kehitysprojektiin tarvittavasta tiimikoostumuksesta sekä eri asiantuntijoiden keskimääräisistä tuntihinnoista:

• yritysanalyytikko—$40-$63
• UI/UX-suunnittelija—$35-$56
• Developers-from $25-$42 for Junior to $45—$90 for Senior position
• QA engineers-from $25-$42 for Junior position to $40 – $63 for Senior position
• Project manager—$45-$70

saadaksesi tarkemman arvion projektiin liittyvästä budjetista ja aikatauluista, sinun on neuvoteltava valitsemasi toimittajan kanssa. Kehittäjät tietävät, kuinka kauan haluttujen ominaisuuksien kehittäminen kestää, joten he voivat antaa sinulle likimääräisiä lukuja, jotka perustuvat odotettuun työn laajuuteen.

Yhteenveto

asiakirjojen hallintajärjestelmien markkinat kehittyvät kovaa vauhtia, ja DMS IT-ratkaisut ovat must-haves jokaiselle yritykselle. Kerrataanpa.:

• voit valita joko valmiita tai räätälöityjä ratkaisuja. Dokumenttien hallintajärjestelmän kehittäminen on järkevämpää, sillä voit rakentaa tarpeisiisi räätälöityjä toimintoja ja säästää kustannuksia pitkällä aikavälillä.
• kun kokoat ominaisuusluettelon, keskity liiketoimintatavoitteisiisi ja ongelmiin, jotka haluat DMS: n ratkaistavan. Useimmat yritykset valitsevat yhteistoiminnallisen muokkauksen, cross-platform saavutettavuuden ja muokattavissa olevan tunnisteen.
• kun rakennat ratkaisuasi, kiinnitä huomiota käyttökokemukseen, alan säännösten noudattamiseen ja tietoturvan noudattamiseen.
• projektisi budjetti riippuu eri tekijöistä, mutta kehittäjien palkkaaminen Ukrainaan takaa, että saat laadukkaan tuotteen kohtuulliseen hintaan.

relevantti auttaa yrityksiä monilla toimialoilla kehittämään mukautettuja hallintaratkaisuja (asiakirjanhallintaohjelmisto, osakehallintaohjelmisto jne.) räätälöidään heidän erityistarpeisiinsa. Räätälöidyt verkkokehitys-ja mobiilisovelluskehityspalvelumme kattavat tuotekehityksen alusta alkaen aina tuotteen käyttöönottoon ja tukemiseen asti. Tarjoamme ulkoistamiskehittäjiä, jotka voivat rakentaa asiakirjanhallintajärjestelmäsi tyhjästä tai vain toimia väliaikaisena vahvistuksena laajentaaksesi yrityksesi kapasiteettia.

joten, jos haluat käynnistää DMS – kehitysprojektisi, ota meihin yhteyttä, niin keskustelemme siitä yksityiskohtaisesti.