• Articles
• admin

En tidligere artikkel reiste spørsmålet om hvorfor prosjektgjennomgangsvurderinger ikke er universelt holdt,

selv om det er bred aksept for at de er en primær måte å forbedre fremtidig ytelse ved å lære av tidligere resultater. I denne artikkelen ser vi på hvordan du adresserer veisperringer til effektive vurderinger.

Hvorfor Anmeldelser Ikke Holdes

Blant de vanligste årsakene til ikke å holde anmeldelse er:

• Frykt for å konfrontere feil Og dens årsaker – hvis feil oppfattes som Einstein og Edison oppfatter det – som en skritt til suksess – så er det stor motivasjon til å gjennomgå ytelse og lære av det. Hvis på den annen side feil blir sett på som noe å bli nektet og skjult, vil vurderinger unngås.
• Blaming – Hvis kulturen er avhengig av skyld og straff for å motivere atferd, vil det være motstand og forsvar. Kritikk vil fremme frykt. Det er viktig å unngå å skylde og fokusere på prosessen i stedet for individuell atferd. Se Min Mai 2019-artikkel Stopp Å Skylde Fokus På Prosessen For Å Oppnå Optimal Ytelse
• Negativ opplevelse – tidligere vurderinger har vært verdiløse. For eksempel har de ikke blitt fulgt opp for å implementere endringer basert på erfaringer; deltakerne ble skylden og defensive og blokkert noen reell utforskning av hva som gikk galt og hvorfor.
• Mangel på dyktige tilretteleggere-dyktige tilretteleggere er nødvendig for å gjøre vurderinger effektive ved å adressere tendensen til prosjektledere og utøvere til å være handlingsorientert snarere enn introspektiv og reflekterende. En tilrettelegger vil gjøre det mulig for deltakerne å direkte konfrontere stygge realiteter, ikke bli fanget opp i skyld og forsvar og sørge for at alle har en sjanse til å delta. Tilrettelegging vil gjøre gjennomgangsopplevelsene mer sannsynlig å være positive.
• Ingen Tid-Interessenter er ute på neste prosjekt eller tilbake til sine operative aktiviteter, og gjennomgangen er ikke prioritert som en verdifull aktivitet og derfor ikke planlagt.
• Manglende dokumentert prosjektledelsesprosess-fraværet av retningslinjer og maler gir unødvendig innsats og fravær av nyttig informasjon fanget under prosjektet.
• vurderer ikke kvalitetssikring og kontinuerlig forbedring – hvis ledere og prosjektinteressenter ikke verdsetter kontinuerlig forbedring nok til å motivere tid og krefter til å holde vurderinger og følge dem opp, vil det ikke være tid for vurderinger, og de som finner sted vil bli sett på som ubrukelige.

Slik Holder Du En Gjennomgang

for å sikre at disse årsakene er adressert, er det nødvendig å behandle vurderinger som du ville behandle en viktig del av prosjektledelsesprosessen. Lag retningslinjer, prosedyrer og retningslinjer som anerkjenner fasene i vurderingsprosessen – initiering, forskning og rapport. Utnevne og styrke et gjennomgangsteam med ansvar for å

• Legge inn fangst av nyttige data og mini-vurderinger eller retrospektiver i prosjektet
• Samle de riktige spillerne (prosjektutøvere, klienter, funksjonelle ledere og ansatte, etc.),
• Samle inn og analyser prosjektartefakter (for eksempel prosjektstatusrapporter og notater)
• Opprett et sett med intervjuspørsmål for bruk i individuelle og gruppeøkter,
• Forenkle øktene
• Evaluer funnene og
• Lag en rapport.

avhengig av prosjektets omfang Og tilgjengeligheten av maler, kan prosessen fra initiering gjennom rapporten ta fra noen dager til uker.

merk at gjennomgangen er en del av en bredere kvalitetssikringsprosess. Innholdet i gjennomgangsrapporter er innspill for å evaluere og forbedre prosjektledelsesprosessen. Erfaringene er virkelig lært av en organisasjon bare når de brukes til å endre ytelsen til det bedre.

Hva er i Et Navn? Gjennom Hele Prosjektets Levetid

tidligere ble prosjektgjennomganger kalt postmortemer. Formelle vurderinger er vanskelig nok til å få folk til å gjøre uten å knytte dem til døden, så navnet har endret seg. Nå Er De Post Prosjekt Vurderinger Eller Post Implementering Vurderinger eller Retrospectives. Men disse navnene antyder at du venter til etter at prosjektet er over før du vurderer ytelsen.

La ut «post» og kaller dem prosjekt ytelse vurderinger. Få dem til å skje som en integrert del av prosjektet – ikke bare etter at det er over. Med andre ord, regelmessig gjennomgå og justere ytelsen og fange erfaringer slik at når du kommer til slutten av en stor fase eller av prosjektet som helhet vil du være klar med en eksisterende liste over erfaringer og problemer slik at du kan diskutere dem i dybden og anbefale neste trinn.

I Agile metoder er det en gjennomgang, en retrospektiv, etter Hver Sprint. Dette betyr at hver uke eller to er det et skritt tilbake for å gjennomgå og lære av ytelse. En full prosjektgjennomgang finner sted ved ferdigstillelse av prosjektet.

Sjekklister Og Agendaer

En av de mest effektive måtene å sikre at vurderinger er nyttige er å etablere retningslinjer og gi sjekklister og agendaer. I stedet for å lage enda en sjekkliste og agenda for vurderinger, kan du bruke en av de hundrevis av maler, sjekklister og modeller, inkludert din egen prosjektstyringsprosess modell. Hvorfor gjenoppfinne hjulet? I stedet gjøre noen undersøkelser og enten bruke en eksisterende prosessbeskrivelse eller lage en som kombinerer de beste funksjonene i flere. Her er noen referanser:

• Slik Kjører Du Et Innlegg Prosjektgjennomgangsmøte https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Etterimplementeringsgjennomganger Maskerer Sikker På At Det Du Leverte Faktisk Fungerer https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Beste Praksis-Prosjektgjennomgangsprosess https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• Kunsten Og Vitenskapen Bak Postprosjektgjennomganger https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Engasjere Teamet

Vurderinger kan være kjedelig når de samme øvelsene og sekvensene gjentas eller når selvsikker individer monopoliserer anmeldelsen.

Ett papir adresserer behovet for å gå utover standard tilnærminger for å bruke en tilnærming som bedre engasjerer deltakerne og resulterer i den typen nyttig informasjon som kan bidra til å gjøre fremtidige prosjekter mer sannsynlig å være effektive.

en godt tilrettelagt gjennomgang vil unngå å bare lese gjennom sjekklister og rapporter. Ikke gjør anmeldelsen din til en presentasjon. Gjør det til en interaktiv begivenhet der deltakerne blir lettere å ta en aktiv rolle, og dele sine synspunkter.

tilretteleggeren bør søke å få deltakerne opp av sine plasser (eller aktivt engasjert, hvis gjennomgangen er gjort nesten) for å gi tilbakemelding. Den Emosjonelle Seismograf øvelse er et eksempel på den type prosess som engasjerer gjennomgang deltakere.

hvis du gjør hyppige vurderinger – for eksempel sprint retrospectives – variere måten du gjør øvelsene. Et enkelt nettsøk fører til flere måter Å Gjøre Emosjonelle Seismograf øvelser. Varier rekkefølgen av dagsordenelementer. Varier tilretteleggeren.

Emosjonell Seismograf-Gjennomgang Av Atferdsmessige Aspekter

Et eksempel på en teknikk for å engasjere deltakerne adresserer den ofte oversett emosjonelle dimensjonen av prosjektet.

» En Emosjonell Seismograf brukes til å identifisere faktorer som fører til deltakernes lykke og ulykkelighet på prosjektet som blir gjennomgått.»En prosjekttidslinje over viktige punkter i prosjektets levetid opprettes med en grunnlinje. Deltakerne plasserer deretter indekskort eller post-it-notater over eller under linjen for å indikere om de var lykkelige eller ulykkelige (stresset) på viktige punkter under prosjektet. Avstand fra grunnlinjen indikerer intensiteten av følelser.

øvelsen engasjerer deltakerne visuelt og fysisk. Det er et kjøretøy for å diskutere årsakene til stress og lettelse i prosjektet. Det åpner for diskusjon av årsaker til ulike perspektiver når en deltaker rapporterer høy stress eller misnøye for et punkt i prosjektet og andre ikke gjør det.

Notater fra regelmessige refleksjoner om prosjektets puls kan gjøre denne øvelsen mer effektiv ved å gi påminnelser om hvordan ting føltes på viktige punkter, slik at inntrykkene fra interessentene ved gjennomgangen kan evalueres mot hendelser i en tidslinje. Dette muliggjør en rik diskusjon av oppfatninger. Det inviterer innsikt i hvordan det som kunne ha vært stressende i øyeblikket det skjedde, i ettertid, var ikke så ille. Det fremhever også hvilke hendelser som forårsaker stress og åpner diskusjonen om hvordan man best kan håndtere eller unngå dem i fremtiden.

å legge til refleksjoner om prosjektets følelsesmessige tilstand forsterker betydningen av den» mykere siden » av prosjekter-mellommenneskelige og mellommenneskelige. Å ha dette som en del av retningslinjene for regelmessig å gå tilbake for å reflektere, gjør det mer sannsynlig at interessenter vil erkjenne deres stress og hvordan det påvirker deres relasjoner.

Den Emosjonelle Seismografen er en av mange øvelser som kan brukes til å forbedre effektiviteten av vurderinger. En god ressurs for å finne øvelser som skal brukes i retrospektiver og vurderinger, finnes i 29 Scrum Retrospective Tools for Distributed Agile Retrospectives på https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bunnlinjen

hvis du vil bryte gjennom motstand mot anmeldelser, må du sørge for at ærlig ytelsesevaluering er verdsatt og aktivert ved å eliminere skyld og forsvar.

legg til klare og praktiske retningslinjer, sjekklister og maler og effektiv tilrettelegging med engasjerende øvelser. Fold i utøvende sponsing for kontinuerlig forbedring.

Forhåpentligvis, som organisasjoner og deres prosesser modne, effektiv ytelse vurderinger som en integrert del av pågående prosjekt ytelse forbedring vil bli en norm.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). Kunsten Og Vitenskapen Om Postprosjektet, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425