• Articles
• admin

No importa el enfoque de una organización de servicios profesionales (PSO), desde una agencia de marketing digital hasta una consultoría de gestión o una empresa de desarrollo de software (como clientes VOGSY), usted vende principalmente el tiempo y la experiencia de su equipo. Como tal, necesita un modelo específico de recursos facturables que se aplique a cada empleado de toda la organización. Esto requiere una tasa de utilización.

¿Qué es una tasa de utilización?

Las tasas de utilización son una forma de medir la eficiencia y la productividad de un individuo (o incluso de una PSO completa) en la generación de ingresos en comparación con el ancho de banda disponible, dividido en un período de tiempo establecido. En términos más simples, una tasa de utilización refleja el porcentaje de horas de trabajo de un empleado que se pueden facturar a un cliente en comparación con su disponibilidad general.

Si no sabe lo que tiene para vender o cuánto puede entregar, es fácil terminar utilizando a los empleados de manera insuficiente o excesiva. Esta falta de control puede tener graves repercusiones financieras y operativas, incluidos clientes insatisfechos, ventas perdidas, gastos generales inflados y más.

Hay muchos factores que intervienen en la creación de una fórmula de tasa de utilización que funcione mejor para su negocio. Muchas áreas pueden afectar los cálculos, y las tarifas se pueden usar de varias maneras. Para hacerlo más fácil, existen soluciones tecnológicas que pueden ayudar a los líderes de PSO a obtener esta valiosa información, poniendo a sus organizaciones en la vía rápida hacia una mayor rentabilidad.

El hecho es que, si no tiene tasas de utilización objetivo, es probable que no esté utilizando su fuerza de trabajo correctamente.

¿Existe un objetivo de tasa de utilización estándar o una fórmula para el éxito?

La respuesta corta a esta pregunta es no, y hay varias razones. En primer lugar, las organizaciones tienen estrategias diferentes, por lo que las fórmulas de utilización (de recursos) varían.

Tome PricewaterhouseCoopers y Deloitte, operadores de enormes redes globales de servicios profesionales y consultoría. Sus empleados generan ingresos a través de compromisos a largo plazo, a menudo en entornos de clientes. Estas tasas de utilización de consultores suelen ser muy altas porque la cartera de trabajo está llena, los puestos de trabajo son específicos y la prioridad es la generación de ingresos.

Ahora, considere una PSO más pequeña que se centre más en el crecimiento frente a las ganancias. Para lograr eso, una PSO podría contratar a personas adicionales. Entonces podrían tener una alta tasa de utilización, pero no con un énfasis en la rentabilidad y la facturación; los márgenes podrían ser menores porque están tratando de construir para el futuro y dependen de reservas de efectivo por el momento.

Estas razones explican por qué los objetivos de utilización de los servicios profesionales varían. Por ejemplo, HubSpot descubrió que algunas agencias apuntan a una tasa de utilización del 85 al 90 por ciento, sin embargo, la tasa de utilización promedio real es mucho más baja, del 60 por ciento.

Las tarifas varían según el tipo de organización, función, objetivos de negocio y funciones laborales individuales. Podría intentar comparar las tasas de sus competidores con fines de comparación, pero es más importante conocer su propia organización, y eso requiere que evalúe sus operaciones primero.

¿Cómo se calculan las tasas de utilización de los empleados?

Las PSO deben establecer tarifas para los empleados que sean alcanzables. Está buscando determinar la oferta real de lo que tiene y cómo satisfacer la demanda de manera rentable. Por lo tanto, si bien desea establecer una línea de base para garantizar que los empleados sean rentables, esto no debe ser un intento de alcanzar un objetivo de ventas inflado. Hacerlo podría llevar al agotamiento de los empleados, lo que, según la investigación, causa una alta rotación de empleos, un aumento de las ausencias y una disminución de la productividad, lo que cuesta a las empresas estadounidenses 3 300 mil millones al año.

Para calcular correctamente las tasas de utilización de los empleados, comprenda que los diferentes roles tienen tasas diferentes. Por ejemplo, alguien con responsabilidades gerenciales no tendría una tasa tan alta como alguien que trabaja directamente en un proyecto. ¿Por qué? Es de esperar que pasen una buena cantidad de su tiempo administrando personal y realizando otras tareas que no se pueden facturar directamente a un cliente.

Un empleado responsable de supervisar un área financiera, como cuentas por pagar, o alguien que encabece recursos humanos, probablemente tampoco genere muchas horas facturables. ¿Siguen siendo fundamentales para su éxito? Absolutamente. Pero no deberían tener la misma tasa de utilización que un artista gráfico o un contador que pasa la mayor parte de su tiempo en proyectos de clientes facturables. Además, los trabajos tienen varios valores monetarios: las horas de un arquitecto pueden obtener un margen de beneficio más alto que un gerente de proyecto.

, lo que trae una buena regla a tener en cuenta al evaluar las tasas de utilización: los empleados que participan en el trabajo con clientes facturables no solo deben cubrir sus propios salarios, sino que también deben asignar una parte a funciones que no generan ingresos. Por lo tanto, un porcentaje de los costos generales debe dividirse entre los empleados facturables para garantizar la rentabilidad de su organización en general.

Determinar el tiempo facturable frente al no facturable también es importante. Considere el tiempo que los empleados dedican al desarrollo profesional personal, a las reuniones internas de la empresa y al tiempo libre remunerado. Todos estos son importantes; sin duda, desea aumentar las habilidades de los empleados y no desea que se sobrecarguen de trabajo. Pero si no incorpora horas no facturables desde el principio, cualquier cálculo estará muy equivocado.

Por lo tanto, una fórmula básica para calcular las tasas de utilización de los empleados se ve así:

• Comience con 260 días laborables al año (52 semanas x 5 días).
• A continuación, deduzca las siguientes actividades de tiempo libre interno o pagado (deberá ajustarse para adaptarse a su negocio):
  • Días de vacaciones (por ejemplo, 25 días)
  • Días de enfermedad (5 días)
  • Actividades internas como capacitación, reuniones fuera de la sede y reuniones (15 días)
  • Desarrollo profesional o asistencia a conferencias (10 días)
• Eso le deja con 205 días de trabajo facturable para clientes. Divida eso por el total de 260 días hábiles, y se quedará con una tasa de utilización objetivo del 78 por ciento.
• Más allá de esto, puede deducir otras actividades laborales no facturables, como preparación de clientes, informes, viajes, etc., lo que reducirá aún más la tasa de utilización. Aquí también es donde debe tener en cuenta el papel de cada persona, ya que sus responsabilidades y tasas objetivo diferirán entre sí.

Facturabilidad frente a utilización: ¿Cómo puede la facturabilidad de los empleados impulsar la rentabilidad?

Todos estos factores detallados anteriormente deben utilizarse para desarrollar los márgenes objetivo. Esos objetivos deben reflejarse en las tasas de utilización en todos los niveles de su negocio. Es vital establecer y poder analizar estas tasas para establecer y aumentar los márgenes de beneficio.

Con esto en mente, debe usar estas tasas de utilización para establecer objetivos de facturación, o el número de horas facturables que cada empleado debe alcanzar. Estos deben compartirse con los empleados individuales, así como con los equipos, para dar a todos objetivos realistas por los que todos puedan trabajar.

Además, es importante que tenga visibilidad del estado de utilización en todo momento. Necesita poder planificar con anticipación para cumplir con el trabajo del cliente, mejorar el ancho de banda de los empleados y asegurarse de que los recursos adecuados estén en su lugar. No quieres que los empleados estén inactivos y preocupados por el trabajo insuficiente en la tubería. Tampoco desea que se vean abrumados y obligados a contratar de una manera que no es rentable.

Siempre necesita saber que se están generando suficientes ingresos y que los proyectos se completan de manera rentable. Para ello, necesita visibilidad en tiempo real en toda su organización.

¿Pueden las herramientas ayudar a los PSO a aumentar las tasas de utilización y facturación?

Si lo anterior parece mucho, anímese – hay tecnología disponible que puede hacer que la creación y el mantenimiento de tasas de utilización, márgenes y rentabilidad sean rápidos.

Y estas herramientas se crearon con PSOs específicamente en mente.

Las plataformas de automatización de servicios profesionales (PSA) liberan a todos en una PSO automatizando tareas que requieren mucho tiempo en gestión, ventas, finanzas, operaciones y gestión de proyectos. Facilitan cada paso del viaje de cotización a efectivo. Pueden aumentar la eficiencia y la rentabilidad con mayores capacidades de CRM y un control más preciso sobre el tiempo y los costos, la facturación, los precios y el flujo de caja.

Vea cómo VOGSY le ayuda a mantenerse al tanto de la utilización y la entrega

Una plataforma de PSA puede ayudar a los líderes de PSO a establecer y monitorear las tasas de utilización, ofreciendo visibilidad constante junto con herramientas para analizar el pasado y anticipar el futuro. La plataforma de PSA adecuada ofrece métricas de ventas, clientes, proyectos y utilización en tiempo real. Las tarjetas de KPI configurables proporcionan un acceso rápido a datos vitales.

Como resultado, los alcances de trabajo están en el objetivo, los márgenes se gestionan y crecen de manera efectiva, y la tubería se pronostica con precisión.

Igualmente importante, le ofrece una visión realista de los empleados. Puede asegurarse de que no se quemen y de que tengan los recursos y las habilidades adecuados para satisfacer las demandas. Puede capacitar al personal para que se haga cargo del trabajo, asegurarse de que tiene proyectos que abordar y de que puede alcanzar sus objetivos. Todos pueden ver en qué están trabajando sus compañeros, prepararse para lo que está por venir y colaborar de manera más efectiva.

Para las empresas, una solución de PSA puede proporcionarle los datos que necesita para asegurarse de que está vendiendo los servicios correctos con los márgenes correctos. Y para los líderes, esa es la clave para impulsar la rentabilidad.

¿Ya estás usando Google Workspace? Descubre cómo VOGSY, la única solución de PSA para Google Workspace, puede ayudarte a mejorar tus cálculos de tasa de utilización y rentabilidad.

Contáctenos hoy