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Los médicos que se aventuran en la práctica privada a menudo encuentran que la idea de facturar el seguro es muy intimidante, ya que a menudo se asume que es un proceso muy complicado. Es mi intención eliminar parte del misterio del proceso para que encuentre una mayor comodidad y comprensión de todos los aspectos de la facturación del seguro. Siga estos seis pasos para lograr el éxito en el proceso de presentación de reclamaciones.

Paso 1: Prepare for Credentialing

La acreditación es un proceso que las compañías de seguros utilizan para asegurarse de que usted está calificado para servir en su panel. Las compañías de seguros a menudo enumeran a sus proveedores acreditados en sus sitios web, y sus clientes a menudo usan el sitio web de la compañía de seguros para encontrar proveedores que aceptan su seguro en el área local.
Si no está acreditado como proveedor de la compañía de seguros, es posible que tenga la opción de facturar a la compañía como proveedor fuera de la red, pero no hay garantía de que su reclamo sea aceptado. En realidad, depende de la política del paciente si paga por un proveedor fuera de la red. La mayoría de las compañías de seguros del gobierno, como Medicare, Medicaid y Tricare, no pagarán a ningún proveedor fuera de la red.
Considere pedirle a un terapeuta experimentado en la práctica privada que lo guíe a medida que avanza en este proceso. Su sabiduría sobre las compañías de seguros locales puede ser extremadamente valiosa. También hay consultores que le brindarán consejos y recomendaciones sólidas a cambio de una tarifa de consultoría o entrenamiento.

• Considere obtener un número de identificación fiscal separado / establecerse como empresa. Es decir, John Doe, Ph.D. LLC. Use este número para acreditar con el seguro y obtener un seguro por negligencia médica.
• Obtenga un seguro de negligencia médica.
• Obtenga un número NPI.
• Tener licencia en el estado en el que presta los servicios.
• Conozca su código de taxonomía si va a ser un proveedor de Medicaid o Medicare.
• Crear un perfil con CAQH.org Muchas compañías de seguros utilizan esta compañía como base de datos de credenciales. Manténgalo actualizado al menos cada seis meses, y asegúrese de actualizarlo tan pronto como su licencia o seguro de negligencia médica se renueve por el año.
• ¿Ya tiene un lugar de práctica en su lugar? La acreditación incluye su dirección de práctica.

Paso 2: Acreditación con Seguro

Si hace alguna búsqueda, puede haber algunas compañías / personas que harán todo el trabajo de acreditación por una tarifa. Dependiendo de la cantidad de tiempo que tenga que gastar en la acreditación, puede tener sentido económico que alguien más haga el papeleo mientras usted gana dinero tratando a sus clientes.
Si anteriormente trabajaba para una clínica más grande, podría pensar que ya es un proveedor de paneles con una compañía de seguros, pero en muchos casos, es probable que trabajara bajo el contrato de su antiguo empleador con la compañía de seguros. ¡NO ASUMAS! Si no tiene un contrato de la compañía de seguros con su nombre, es probable que no tenga credenciales y se le denegarán las reclamaciones.
Tenga en cuenta que el proceso de acreditación puede llevar meses, dependiendo de la compañía de seguros, y que muchas compañías de seguros pueden no aceptar nuevos proveedores en sus paneles. Incluso otros pueden requerir al menos tres años de licencia antes de permitirle estar en su panel. Además, es posible que las compañías de seguros no acepten nuevos proveedores en los paneles de su área. Si ese es el caso, continúe aplicando cada seis meses a un año en caso de que abran la disponibilidad.

• Comuníquese con el departamento de relaciones con proveedores de las compañías de seguros y solicite una solicitud de acreditación. Sepa si está acreditando como un grupo o como un proveedor individual.
• Asegúrese de que todas las ubicaciones de su práctica estén acreditadas.
• Revise el contrato antes de firmarlo. Esté al tanto de los requisitos de documentación, los requisitos de presentación de reclamaciones (muchos de ellos requieren presentación electrónica de reclamaciones), el proceso de apelación para reclamaciones denegadas, la lista de tarifas, los códigos de CPT reembolsables para su licencia/especialidad, los códigos de diagnóstico por los que se le reembolsará, los códigos modificadores, si los hay, y el tiempo que tiene a partir de la fecha de servicio para presentar una reclamación a la compañía de seguros.
• Mantenga una copia del contrato en el archivo, y agregue cualquier adición de contrato a ese archivo.
• Acceso: Después de obtener la acreditación, se le permitirá el acceso a la parte del proveedor del sitio web del seguro. Crea un nombre de usuario e inicia sesión para los sitios web de las compañías de seguros, y aprende a moverte. Sus sitios web son útiles para ver la información de la política del cliente, ver las reclamaciones ya pagadas, las reclamaciones en curso y el proceso de apelaciones.
• Registre los números de teléfono de la compañía de seguros para las relaciones con los proveedores, el departamento de reclamaciones y las autorizaciones previas de servicio. Cree un archivo maestro con toda esta información disponible al alcance de su mano, junto con sus nombres de usuario y contraseñas. Guárdelo en un lugar seguro, ya que su inicio de sesión accederá a los pagos de reclamaciones anteriores, que incluirán sus números de propiedad y un diagnóstico al que nadie más necesita tener acceso.

Paso 3: Tenga un Sistema de Gestión de la Práctica en su Lugar

• Considere el nombramiento de terapia para administrar su programación, registros, presentación de reclamaciones de seguros, facturación de pacientes, informes de ingresos, recordatorios de pacientes, estadísticas de la práctica, datos demográficos de pacientes y biografías de pacientes. Cree una oficina prácticamente sin papel.
• Solicite EPS (servicio de pago electrónico) y ERA (aviso de pago electrónico) a través de su compañía de seguros.Si ya está configurado con TherapyAppointment, puede configurar sus EOB para que se descarguen automáticamente en nuestro sistema y se publiquen automáticamente en la cuenta del paciente! ¡un gran ahorro de tiempo para cualquier consulta!

Paso 4: Conozca el Plan de Seguro de su Cliente

Algunas compañías de seguros pueden delegar la administración de algunos de sus planes o algunos servicios dentro de los planes (como la salud conductual) a otras compañías. El no darse cuenta de esto podría resultar en que se envíe una reclamación a la compañía equivocada o que la compañía que maneja los beneficios de salud mental no lo acredite, lo que resultará en una denegación de reclamación o un pago retrasado.
No asuma que su paciente es un experto en su propia póliza de seguro. De hecho, supongamos lo contrario. ¡Su paciente cuenta con usted para ser el experto!

• Pídale al paciente que le proporcione el nombre de su compañía de seguros, su número de identificación y el número de grupo por teléfono o por algún otro medio para que pueda verificar su seguro. Si utiliza TherapyAppointment, tiene la oportunidad de que el paciente ingrese esta información en sus datos automáticamente a través de nuestro portal en línea, reduciendo el tiempo en el teléfono y simplificando la facturación del seguro.
• Llame a la compañía de seguros o ingrese al sitio web de seguros para ver si el paciente tiene un plan de seguro activo y para verificar si los servicios de salud mental que planea proporcionar están cubiertos por su plan.
• Revise los copagos/coseguros que el paciente tiene la responsabilidad de pagar en cada sesión. Sepa si hay un deducible que aún no ha sido cubierto por el paciente para los servicios. Si el paciente tiene un deducible vigente para su tipo de servicios, el paciente tendrá que pagarle la tarifa contratada por sus servicios hasta que se haya alcanzado su deducible. El servicio de terapia le recuerda cuál es el monto del copago del cliente cada vez que proporciona los servicios al cliente.
• Verifique que el plan de seguro del paciente cubra el tratamiento que usted proporciona (es decir, la terapia conyugal a menudo no está cubierta por los planes de seguro, pero puede estar cubierta por los Programas de Asistencia al Empleado). TherapyAppointment le proporciona una sección de notas especial para cada paciente con el fin de mantener todas las notas sobre el seguro y las referencias que necesita.
• Obtener una preautorización o certificación previa para los procedimientos que lo requieran antes de prestar los servicios. Las pruebas psicológicas casi siempre requieren una autorización previa de la compañía de seguros. Algunas compañías de seguros pueden permitirle solicitar autorizaciones previas a través de su sitio web; otras requerirán que las llame para obtener la autorización. Registre las fechas de inicio y finalización de la autorización, los códigos CPT cubiertos por la autorización y el número de sesiones autorizadas. También es útil tomar nota de con quién habló en la compañía junto con el número de teléfono en caso de que necesite llamar de nuevo o tenga alguna reclamación denegada. TherapyAppointment le ofrece la oportunidad de realizar un seguimiento de todos estos datos. Le informamos cuando su sesión pre-certificada se está agotando o cuando se agota el tiempo. Colocamos automáticamente el número de autorización en cada reclamación de facturación de seguros.
• Pregunte a la compañía de seguros si el seguro del paciente requiere una derivación médica. ¡Vale la pena averiguarlo! El nombramiento terapéutico proporciona los medios para presentar reclamaciones con el número de NPI del médico remitente para que se le reembolse.
• Determine si este paciente tiene un plan de seguro de otro estado. Incluso si la compañía es una con la que está acreditado, es posible que encuentre que su tasa de reembolso es diferente; es posible que necesite autorización previa; o tal vez, se le solicite que firme un acuerdo de un solo caso con la compañía de fuera del estado. Es bastante común que los planes de fuera del estado demoren más de lo habitual en pagar cuando aceptan su reclamo.
• Confirme dónde se enviarán las reclamaciones. Averigüe el número de identificación electrónica y la dirección postal de reclamaciones para asegurarse de que la reclamación se envíe correctamente.

Paso 5: Primera visita del Paciente

• Haga una copia de su tarjeta de seguro y número de licencia de conducir. Guárdalo en un archivo.
• Pídales que firmen una declaración que le dé su «firma de archivo» para que pueda presentar reclamaciones de seguro. TherapyAppointment le permite cargar una tarjeta escaneada y documentos en el archivo del paciente y guardarlos en un registro para que sea una oficina prácticamente sin papel.
• Documente la visita de acuerdo con los requisitos de la compañía de seguros, HIPAA y la junta de licencias de su estado. Siga siempre las reglas de la entidad que tiene los requisitos más estrictos. TherapyAppointment le permite documentar y facturar seguros en un simple paso con varios estilos de documentación disponibles para que cumpla con sus pautas particulares.
• Presente el reclamo de seguro el mismo día si es posible para averiguar más rápidamente si los beneficios difieren de los que le cotiza el sitio web de la compañía de seguros. Usted tiene mejores oportunidades de recolectar de los pacientes que lo están viendo activamente para recibir tratamiento. El envío diario de reclamaciones electrónicas a las compañías de seguros a través de TherapyAppointment garantiza que la compañía de seguros procese su reclamación lo antes posible.

Paso 6: En cada visita

• Confirme que la compañía de seguros y el plan del paciente no han cambiado. Si un cliente cambia de trabajo, tenga en cuenta que es posible que ya no tenga seguro activo. El comienzo de un nuevo año calendario a menudo significa números de seguro diferentes, deducibles diferentes y copagos diferentes que el año anterior. Planifique en enero para estar ocupado con este proceso de verificación!
• Asegúrese de que el cliente pague sus copagos o la totalidad de la tarifa de sesión contratada del seguro si aún tiene un deducible.
• Documente el código de procedimiento (CPT) que se facturará por el seguro.
• Documente la sesión de acuerdo con sus pautas de seguro, pautas de licencia y pautas de HIPAA, utilizando las reglas más restrictivas como requisitos mínimos.
• Revise los pagos pasados del cliente y cualquier cantidad adeudada / denegada por el seguro. TherapyAppointment le informa automáticamente cuando se deniega o no se paga una reclamación de manera oportuna cuando inicia sesión para ver el archivo del cliente.