Cómo iniciar un Programa de Mantenimiento Preventivo desde cero
La clave para reducir costos, aumentar la confiabilidad y extender la vida útil de los equipos es ejecutar un programa de mantenimiento preventivo consistente (PM) en los activos adecuados.
Los fabricantes que dependen principalmente del mantenimiento reactivo pierden entre 1 10,000 y 2 250,000 por cada hora de tiempo de inactividad. Y las PYMES pierden un promedio de 1 137 a 4 427 por minuto de inactividad de TI. Mientras que el tiempo de inactividad no afecta a dos empresas exactamente iguales, el resultado siempre es el mismo: perdió recursos de la empresa que podría haber utilizado mejor en otro lugar.
Aunque realizar el mantenimiento programado en sí no es complicado, lanzar un programa desde cero puede ser un desafío. A menudo, los gerentes de mantenimiento saben qué hacer; simplemente no están seguros de cómo comenzar y en qué orden hacer las cosas.
Si pertenece a esta categoría, consulte esta guía rápida y paso a paso sobre cómo desarrollar un programa de mantenimiento preventivo desde cero. Siga los pasos que se describen a continuación para comenzar desde donde quiera que esté, sin importar el tamaño de la industria y el negocio, ahora mismo.
Cómo iniciar un Programa de Mantenimiento Preventivo
Antes de comenzar, repasemos la diferencia entre el mantenimiento reactivo y el mantenimiento preventivo. El mantenimiento reactivo se refiere a las reparaciones completadas después de que el equipo se ha averiado.
Dado que estas reparaciones no están planificadas, el mantenimiento reactivo es ideal para activos que a) no son esenciales para las operaciones o b) son lo suficientemente baratos como para repararlos regularmente. Alternativamente, el mantenimiento preventivo implica realizar regularmente actividades de mantenimiento que evitan averías inesperadas y sus gastos asociados.
Establecer Objetivos Claros
Los tres obstáculos más comunes que enfrentan las organizaciones al iniciar programas de mantenimiento preventivo (PM) son:
- Falta de mano de obra, finanzas y tiempo disponibles.
- Sistemas de gestión de mantenimiento preventivo ineficientes.
- Incertidumbre sobre qué activos deben recibir primero PM.
La buena noticia es que no tiene que realizar mantenimiento programado en todos los activos. Los equipos críticos para la producción, la calidad, la seguridad y la prestación de servicios son los principales candidatos para los programas de mantenimiento preventivo. Deje todo lo demás para mantenimiento reactivo, como de costumbre.
Además, no necesita un gran presupuesto para desarrollar un sistema organizado que admita resultados consistentes. Por estas razones, es esencial comenzar el proceso delineando objetivos claros del programa. Entre los ejemplos de objetivos potenciales del programa se incluyen la reducción del tiempo de inactividad del equipo, la mejora de las tasas de finalización del trabajo, la maximización del tiempo de producción y una mayor fiabilidad de los activos.
Pregunte a los operadores de máquinas, técnicos de mantenimiento y otras partes interesadas clave de su organización por sus aportaciones al principio del proceso. Sus comentarios serán esenciales para establecer prioridades efectivas, hacer contrataciones futuras, delinear procedimientos operativos estándar (SOP) y configurar su programa de mantenimiento preventivo para el éxito.
Haga Un Inventario de Sus Activos
Una vez que tenga a todos a bordo, haga un inventario de los activos que desea incluir en su programa de mantenimiento preventivo. El seguimiento regular del historial de activos jugará un papel crucial en su estrategia de PM.
El monitoreo de datos de activos garantizará que su equipo no realice demasiado mantenimiento preventivo en un activo a expensas de otros. También revelará patrones de gastos de mantenimiento, ineficiencias de los trabajadores y plazos óptimos para reemplazos de activos a medida que ajusta su programa.
Los detalles para registrar mientras se realiza un inventario de activos incluyen:
- Marca / modelo
- Número de serie
- Número de unidad / número de etiqueta de latón
- Categoría (p. ej., fontanería o climatización)
- Ubicación
- Especificaciones
- Departamento o equipo responsable del mantenimiento
- Piezas de alto costo asociadas con el activo
Además, tenga en cuenta el estado actual del activo y su nivel de prioridad en relación con la productividad y la seguridad en el lugar de trabajo. Puede utilizar una hoja de cálculo de Excel o un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para organizar sus datos. Estas piezas de información jugarán un papel importante en su próximo paso:
Realizar un Análisis de Criticidad
Un análisis de criticidad se refiere al proceso de calificación de la importancia de los activos en función de sus riesgos potenciales. En este caso, el riesgo se define como cualquier posible forma en que pueden ocurrir fallas y cómo tales fallas pueden afectar la productividad, los gastos y la seguridad de la organización.
Tomarse el tiempo para clasificar la importancia de sus activos ayudará a determinar qué tareas de mantenimiento de rutina deben programarse primero, de acuerdo con los recursos disponibles. Las tareas que son críticas para la producción / seguridad Y tienen altos costos de reparación / reemplazo deben considerarse asignaciones de alta prioridad.
Alternativamente, el trabajo de mantenimiento en equipos que no son críticos para la producción/seguridad Y tienen bajos costos de reparación/reemplazo debe recibir menos prioridad. Los activos no críticos, económicos y desgastados suelen ser mejores candidatos para el mantenimiento reactivo. El proceso suena bastante fácil hasta que trates de sopesar las prioridades que compiten entre sí.
Cómo hacerlo
Como era de esperar, los análisis de criticidad pueden variar de simples a complejos. Las formas avanzadas de ejercicio utilizadas dentro del sector manufacturero implican establecer una matriz de riesgo organizacional, ensamblar una jerarquía de activos, asignar puntajes de criticidad y mapear representaciones visuales.
Una forma de ilustrar los datos es con una cuadrícula de 6×6, que representa la probabilidad de un fallo en comparación con la gravedad del fallo. El proceso consiste en asignar a cada activo un número de prioridad de riesgo (RPN). Los enfoques integrales implican evaluar varias categorías de riesgo individuales (impacto en el cliente, salud y seguridad, tiempo medio entre fallos (MTBF), tiempo de entrega de piezas de repuesto y más) para determinar los peores escenarios de fallos para cada activo.
Los gerentes asignan a cada consecuencia un número de riesgo, que luego se suma o multiplica contra cada categoría antes de obtener un RPN final. La mayoría de las organizaciones emplean una puntuación de criticidad basada en una clasificación de 0-6 o 0-10 para cada categoría. Este es un ejemplo de cómo evaluar el riesgo de impacto ambiental, de seguridad y de salud de un activo:
Para aprender a realizar un análisis exhaustivo de la criticidad, consulte este artículo de Reliable Plant. Sin embargo, si es una PYME que solo necesita ayuda con la priorización de mantenimiento básico, siga los pasos a continuación para medir aproximadamente los niveles de prioridad de PM:
- Lista de activos principales: Anote sus activos más obviamente importantes. Para evitar la sobrecarga, no incluya más del 20 por ciento de todas las piezas de equipo.
- Clasificar la criticidad por Impacto Financiero: Utilice una fórmula para determinar el impacto financiero de cada activo. Criticidad del equipo = Frecuencia de fallo (por año) x Consecuencia de coste ( $ ) = Riesgo ($ por año). En este caso, la consecuencia de los costos incluye el costo de la producción perdida más los costos de reparación.
- Clasifique la criticidad por Seguridad, Medio Ambiente e Impacto en la Salud: Consulte con su equipo para determinar qué averías de equipo representan la mayor amenaza para la seguridad de los trabajadores y los clientes. Clasifique esos artículos de mayor riesgo de seguridad a menor riesgo de seguridad.
- Evaluar la Probabilidad de Fallo: Los activos individuales pueden presentar varios eventos de falla únicos, cada uno con riesgos asociados completamente diferentes. Por esta razón, los consultores de confiabilidad recomiendan elegir solo el evento de falla que presenta la mayor probabilidad de ocurrir para cada activo. Clasifique sus activos de la mayor a la menor probabilidad de fracaso.
- Combinar hallazgos: Si ha estado utilizando un sistema de puntos, agregue sus categorías de RPN individuales para generar un RPN total para cada activo. Luego, divida el RPN total por el total de puntos ponderados posibles, multiplicado por 100. Por último, analice sus hallazgos para determinar los activos más esenciales para los objetivos de su organización.
Una vez más, si es una organización pequeña que acaba de comenzar, no se sienta presionado para realizar un análisis oficial de criticidad. Sin embargo, desarrollar algún tipo de sistema de clasificación ayudará a su equipo a elegir una estrategia de mitigación de riesgos y un programa de mantenimiento ideales para cada activo, como este:
Elija los KPI de su Programa de Mantenimiento Preventivo
A continuación, establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) que se alineen con los objetivos de su programa de mantenimiento. Estas métricas ayudarán a determinar si su programa de PM es efectivo o no en el camino. Identificar constantemente las fortalezas y debilidades de su programa de mantenimiento es la única manera de experimentar un progreso constante y un éxito a largo plazo.
Indicadores Clave de Rendimiento Comunes de Gestión de Mantenimiento
El Porcentaje crítico de Mantenimiento programado (SMCP)
SMCP se utiliza para determinar a qué tareas de mantenimiento atrasadas se debe dar prioridad. Mide cuán tarde es una actividad de mantenimiento recurrente en relación con la frecuencia con la que se debe realizar. Calcule el SMCP agregando el número de días que una tarea está atrasada a la duración del ciclo de mantenimiento. Luego, divida por la duración del ciclo de mantenimiento y multiplíquelo por 100 para obtener su porcentaje:
SMCP = (Número de Días de Retraso + Duración del Ciclo de Mantenimiento) ÷ Duración del Ciclo de Mantenimiento x 100
Priorice las tareas de mantenimiento con los porcentajes más altos. SMCP le ayuda a realizar un seguimiento y borrar las tareas de mantenimiento atrasadas en función de su criticidad, a la vez que utiliza los recursos de manera más eficiente.
Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)
El PMP se utiliza para realizar un seguimiento del número de actividades de mantenimiento planificadas en comparación con el número total de tareas de mantenimiento. Ayuda a determinar el número total de horas dedicadas al mantenimiento planificado en un período determinado.
PMP = # de Horas de Mantenimiento Planificadas ÷ # de Horas de Mantenimiento Total × 100
Use PMP para rastrear el estado de su programa de mantenimiento preventivo e identificar oportunidades para minimizar el mantenimiento reactivo. También puede usarlo para identificar ineficiencias, fallos y procesos ineficaces en su programa de PM.
Cumplimiento de mantenimiento preventivo (PMC)
PMC realiza un seguimiento de la eficacia de los programas de mantenimiento preventivo comprobando la eficiencia del proceso. La métrica ilustra cuántas tareas de PM ha completado según lo programado en un período determinado. Calcular PMC dividiendo el número de órdenes de PM completadas por el número de órdenes de trabajo programadas y luego multiplicando por 100 para obtener un porcentaje:
PMC = Número de PMs Completados ÷ Número de PMs Programados x 100
Por ejemplo, si completó 40 de 50 tareas programadas en un mes determinado, su PMC sería del 80 por ciento.
El tiempo medio entre fallos (MTBF)
MTBF se refiere al tiempo medio entre desgloses de activos. Puede usar MTBF para medir el rendimiento, el diseño y la seguridad de los activos críticos. Los administradores también se refieren a la métrica para determinar la fiabilidad de los activos. Solo se deben tener en cuenta los tiempos de inactividad no planificados al hacer sus cálculos. Calcule el MTBF dividiendo el número total de horas de funcionamiento por el número de fallos en un período determinado.
MTBF = Número de Horas Operativas ÷ Número de fallos
Por ejemplo, el MTBF para un activo que estuvo en funcionamiento durante 1000 horas en un año y se descompuso ocho veces es de 125 horas. Necesitará datos basados en registros de rendimiento de activos reales para calcular el MTBF con precisión.
Eficacia general del equipo (OEE)
OEE se utiliza para medir el nivel de productividad de un activo. Combina la disponibilidad de activos, el rendimiento y la calidad de la producción para indicar cuán eficiente es el activo durante la producción. OEE se calcula multiplicando la disponibilidad, el rendimiento y la calidad y se representa por un porcentaje.
OEE = Disponibilidad x Rendimiento x Calidad x 100
Un activo con un OEE del 100 por ciento no experimenta ningún tiempo de inactividad no planificado (disponibilidad), produce lo más rápido posible (rendimiento) y no tiene defectos (calidad).
Determinar las relaciones de PARTÍCULAS ideales
El mantenimiento excesivo eclipsa los beneficios financieros del mantenimiento preventivo y las horas de trabajo ineficientes de los trabajadores de servicios públicos. Por eso es importante determinar las proporciones de mantenimiento preventivo ideales para sus activos únicos y su entorno de trabajo.
En primer lugar, consulte los manuales del fabricante de su equipo. Estos manuales contienen información útil que detalla los programas de mantenimiento recomendados, las instrucciones de trabajo y las piezas de repuesto críticas.
A continuación, profundice en los datos de mantenimiento históricos de su organización para obtener información única sobre los patrones de falla de los activos. Además, los operadores de máquinas y los técnicos de mantenimiento que trabajan con los activos pueden proporcionar información útil sobre el comportamiento de los activos.
Programe su PMs
En esta etapa, finalmente estará listo para programar sus actividades de mantenimiento preventivo. Una palabra de sabiduría: no trates de hacer frente a todo a la vez. Recomendamos crear un programa de mantenimiento a largo plazo (anual) antes de dividir las tareas de alta prioridad en un programa a corto plazo (trimestral, mensual, semanal y diario). Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) fácil de usar como MaintainX hará que asignar, supervisar y ajustar su programa de PM sea infinitamente más fácil.
Las CMMS móviles y de escritorio de MaintainX permiten a los gerentes operativos crear, asignar y monitorear órdenes de trabajo recurrentes; rastrear datos históricos de activos en la nube; comunicarse con los miembros del equipo a través de comentarios de órdenes de trabajo, mensajería directa y mensajería grupal; administrar suministros de inventario con alertas automatizadas; y obtener oportunidades de ahorro de costos a partir de capacidades avanzadas de informes.
Entrena A Tu Equipo
Los errores del operador representan hasta el 12% de los tiempos de inactividad no planificados. No importa cuán cuidadosamente planifique su programa de mantenimiento preventivo, es probable que falle si no incorpora a los trabajadores responsables del mantenimiento de sus activos.
Organizar sesiones de capacitación para los empleados que trabajan con los activos a mantener. Además, asegúrese de escribir las instrucciones de trabajo en un lenguaje sencillo y fácil de entender. También debe proporcionar a los empleados recursos de aprendizaje adicionales para referencia. Asegúrese de que entienden cuándo y cómo realizar el mantenimiento programado.
Supervise el éxito del Programa de Mantenimiento Preventivo
Supervise los KPI elegidos, solicite comentarios de los miembros del equipo y realice pequeños ajustes en consecuencia. Recuerde: nunca eliminará todo el tiempo de inactividad.
En su lugar, concéntrese en el progreso determinando cuántos PMs se han realizado en activos críticos y cuántas veces esos activos han fallado desde que comenzó el programa. Debe poder determinar si debe reducir o aumentar sus actividades de PM en función de estos datos. Si su equipo no está cumpliendo sus objetivos, realice un análisis de la causa raíz para identificar dónde se están produciendo ineficiencias y corregir el curso.
Racionalizar los Programas de Mantenimiento Preventivo con MaintainX
Como dice el refrán, el viaje de 1000 millas comienza con un solo paso. Es fácil crear un programa de mantenimiento preventivo eficaz con los recursos adecuados. Pero experimentar mejoras sostenidas requiere una organización, un compromiso y un trabajo en equipo constantes a lo largo del tiempo.
Puede preparar a su equipo para el éxito optimizando sus esfuerzos con la ayuda de una plataforma CMMS compatible con dispositivos móviles como MaintainX. Proporcionamos un CMMS ultra fácil de usar que proporciona todo lo que los gerentes de mantenimiento ocupados necesitan para rastrear activos, administrar inventario, asignar PMs y evaluar el progreso del programa de mantenimiento preventivo.
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