• Articles
• admin

Bedriftsledere er notorisk travle personer. De endeløse oppgavelister, back-to-back møter, strategisk planlegging, og mer krever intet mindre enn overmenneskelig innsats og tidsstyring. Så hvordan klarer de alt dette? En vellykket leder har et hemmelig våpen, en like vellykket lederassistent.

også kjent som administrative assistenter, personlige assistenter, utøvende sekretærer eller EAs for kort, er den utøvende assistentjobben i hovedsak den av gatekeeper, fortrolige og overordnet støttesystem til c-suite-ledere.

EAS er i hovedsak en utvidelse til toppledere, noe som betyr at de også normalt er det første kontaktpunktet for alle som prøver å nå dem. De klarer sine tidsplaner, utarbeide rapporter, gi generell administrativ støtte, og er i hovedsak involvert i de fleste om ikke alle av sitt arbeid.

for en mer grundig titt på stillingsbeskrivelsen TIL EN EA, sjekk ut denne veiledningens neste artikkel om ansvaret til en utøvende assistent.

betydningen av utøvende assistenter

på grunn av raskt skiftende arbeidsmiljøer og teknologiske fremskritt, utøvende assistenter arbeide på og okkupere enda flere roller enn før. Borte er de dagene HVOR EAS ble sett rent som gatekeepers til execs, der for å svare på telefonsamtaler og ta meldinger.

Teknologi gir nå execs med en mengde verktøy som kan utføre slike oppgaver for dem. Apper for notatskriving, planleggingsløsninger, plattformer for forretningsreiser og plattformer for oppgavebehandling betyr at behovet for administrativ støtte har gått ned gjennom årene.

Men Eaer er langt fra foreldet. De har nå en strategisk rolle, så vel som en administrativ. De hopper fra å hjelpe til med beslutningstaking, til teknisk assistanse, intern kommunikasjon, tilsyn med forretningsreiser og arrangementsplanlegging for å nevne noen.

de 14 ferdighetene topplederassistentene har

hvis denne galne, men svært givende karriereveien høres ut som den rette passformen for deg, har vi satt sammen en liste over 14 viktige utøvende assistentferdigheter for å hjelpe deg med å bli en topp administrativ profesjonell.

vær superorganisert

det kan ikke komme som noen overraskelse at de beste utøvende assistentene har andre organisatoriske ferdigheter. SOM EA er du i hovedsak ansvarlig for to ekstremt travle arbeidsbelastninger, din egen og lederen du jobber for. Du må kunne prioritere alt som skal gjøres og se til det så effektivt som mulig.

å være dyktig på multitasking er også avgjørende. Uansett hvor godt planlagt dagen din kan være, vil nødsituasjoner og presserende problemer som krever din umiddelbare oppmerksomhet uunngåelig dukke opp, og du må være fleksibel nok til å håndtere disse. Når brannene er slukket, bør du være i stand til å gå tilbake til tidsplanen med letthet.

Du må være organisert på en måte at all informasjon du eller din leder trenger på et øyeblikks varsel er på fingertuppene.

Be Tech-Savvy

Vi har allerede skissert hvordan teknologien har drastisk endret jobben TIL EN EA ved å gi execs med løsninger til noen av de mer tradisjonelle administrative funksjoner. EAs forventes å være mer analytisk og strategisk i sitt arbeid, men å være teknologisk dyktig har også blitt avgjørende.

Administrative assistenter bør ha en sterk forståelse av de tradisjonelle Google-og Microsoft Office-programmene Som Excel Og Powerpoint, samt ha en liste over verktøy Og ressurser som til slutt vil hjelpe dem med å gjøre en bedre jobb Som Slack, Calend.ly, Og TravelPerkto nevne noen.

dataregistrering, minutt-tar, og journalføring er alle viktige deler av hva utøvende assistenter gjøre, og holde deg oppdatert med de nyeste programmene og løsninger på markedet vil definitivt gjøre jobben mye enklere.

det faktum at flere execs bruker noen av disse teknologiske løsningene selv, betyr ofte At EAs ofte må ta seg tid til å hjelpe dem med feilsøking når behovet oppstår.

Være kul, rolig, og samlet

Spør NOEN EA hvordan å bli en bedre personlig assistent, og de vil sannsynligvis fortelle deg at det er viktig å vite hvordan å forbli rolig og holde et nivå hodet i stressende situasjoner. Ledere på høyere nivå er normalt under ekstremt press, og dette overføres normalt til Deres Eaer.

Opprettholde fatningen vil gjøre livet mye enklere og vil hjelpe deg å håndtere de mange kriser som er bundet til å dukke opp på en jevnlig basis.

vær en ambassadør

som gatekeeper og representant for din leder må du gjøre deg kjent med deres mål og verdier, så vel som selskapets. Du må forstå det store bildet og holde det i bakhodet, spesielt når du arbeider med personer utenfor organisasjonen.

Ta deg tid til å forstå verdiene så vel som det intime arbeidet i selskapet. Bli kjent med alle teammedlemmene og hva deres plikter og ansvar er. Dette sikrer at du er forberedt på å svare på spørsmål og selv ta beslutninger i beste interesse av exec samt selskapet.

Vær pålitelig

Å Jobbe tett med en toppleder betyr at du sannsynligvis vil ha kjennskap til sensitiv og konfidensiell informasjon regelmessig. Dette kan omfatte selskapets finansielle informasjon, HR-spørsmål, forretningshemmeligheter, samt å være klar over (og ofte måtte løse) kriser av delikat natur.

det er av største betydning at du opprettholder konfidensialitet og skjønn av hensyn til exec så vel som organisasjonen. Å miste tilliten til lederen du jobber for, gjør det praktisk talt umulig for deg å gjøre jobben din.

Være en utmerket kommunikator

EN EA stadig avtaler med mennesker. Fra lederen de jobber for, til andre teammedlemmer i selskapet og kunder og interessenter utenfor organisasjonen. Du er en talsmann for den utøvende og for selskapet, og må derfor ha gode kommunikasjonsevner samt folk ferdigheter.

Å Ha et ferdighetssett som inkluderer empati og emosjonell intelligens, vil hjelpe deg med å bygge relasjoner som blir avgjørende for at du skal gjøre jobben din. En GOD EA er aktiv På LinkedIn, Meetup og opptatt under sosiale arrangementer, nettverk med Andre EAs og kontakter som vil komme godt med lenger ned linjen.

Vær en dyktig foregangsmann

Dette er en vanskelig og kommer normalt med mange års erfaring. Ved å bruke sin erfaring og ha en forståelse av både potensielle situasjoner og sjefens vaner og behov, er en stor utøvende assistent i stand til å forutse og overvinne snublesteiner før de oppstår.

Å Bli en ekspert problemløser på dette nivået vil ikke bare gjøre deg til en uvurderlig personlig assistent, men vil også bidra til å gjøre jobben din mye enklere. Krise etter krise kan avverges med litt strategisk planlegging.

Vær en på-føttene tenker

Sammen med å kunne forutse problemer, må du også vite hvordan du løser dem på fluen. SOM EA vil du møte utallige situasjoner som kanskje ikke nødvendigvis har lærebokløsninger du kan referere til. Du må tenke utenfor boksen og bruke alle verktøy til disposisjon for å komme til bunns i et problem.

Med dette kommer et visst nivå av autonomi. Du må føle deg komfortabel å ta avgjørelser selv og gjøre de spur-of-the-moment samtaler til rett tid. Selvfølgelig er det viktig å forstå grensene for din makt og finne den rette balansen mellom de to.

Vær en skarp forhandler

Du vil bli overrasket over hvor nyttig denne ferdigheten er for en administrativ profesjonell. EAs bruker mye tid på å håndtere og kommunisere med leverandører og tjenesteleverandører og trenger å vite hvordan man forhandler for å få de resultatene som trengs for selskapet eller exec. Dette kan være for en leders reisebehov, finne et bord på riktig restaurant for en forretningslunsj, få det beste tilbudet på kontorrekvisita, eller til og med få billetter eller passerer til eksklusive arrangementer.

tiden du ville ha investert i nettverk, kommer inn i spill her, Da EAs ofte bruker disse kontaktene til å ringe inn favoriserer og få innsideinformasjon eller anbefalinger.

vær dyktig i prosjektledelsens kunst

når du tenker på det, er en utøvende assistent i hovedsak en prosjektleder som har til oppgave å håndtere et enkelt, men svært komplekst prosjekt. Behovene og kravene til en høyt nivå executive. Et fast grep på noen av de viktigste konseptene og praksisene for prosjektledelse vil derfor gå langt.

Eaer har ofte oppgave med arrangementskoordinering, inkludert planlegging av teambyggingsarrangementer med sikte på å styrke bedriftskulturen. Å være en god bedriftsambassadør (se punkt 4) vil sette deg i en sterkere posisjon til å utføre slike oppgaver på den mest effektive og effektive måten.

Vær analytisk

som vi allerede har nevnt, har teknologiutviklingen gjort rollen som en utøvende assistent mindre administrativ og mer strategisk eller analytisk. Jo mer av en analytisk tenker du er, jo bedre vil du være på jobben SOM EA og jo mer verdifull vil du være til execs du jobber for.

Du vil være bedre rustet til å håndtere sensitive og komplekse situasjoner. Når du står overfor å måtte ta en beslutning etter den neste, vil din analytiske dyktighet og oppmerksomhet på detaljer være ditt hemmelige våpen. Dette vil bli spesielt verdsatt av arbeidsgivere siden EN EA vil ofte okkupere rollen som uoffisiell rådgiver og fortrolige.

være en leder og en lagspiller

som den som arbeider i nærmeste nærhet til noen av de viktigste personene i en organisasjon, vil andre medarbeidere ofte vende seg til deg for veiledning og råd. Du har innsikt og kunnskap om behovene og ønsker av execs og hva som er best for selskapet. Du holder ogsa nokkelen til a trove av gode kontakter og tilkoblinger. Fra tid til annen vil du bli bedt om å sende meldinger til resten av selskapet på vegne av c-suite-teamet.

dette setter deg i en maktposisjon, men krever også at du er en lagspiller. Du må representere executive, men bør også være noen folk føler de kan slå til når behovet oppstår. Arten av jobben din betyr at du må samarbeide med ulike gruppemedlemmer på forskjellige øyeblikk, avhengig av situasjonen. Dette gjelder spesielt når du trenger å ta ledelsen på prosjekter som å organisere teambuilding-arrangementer, overvåke kontorarbeid eller koordinere møtelogistikk.

Vær klar til å tilpasse

som du sikkert har samlet nå, er et kjedelig øyeblikk en sjeldenhet og en luksus for en utøvende assistent. Kriser dukker opp, telefonen ringer alltid, e-post strømmer stadig inn, og selvfølgelig krever execs konstant oppmerksomhet.

Endring må være noe du omfavner. Du bør kunne håndtere et stadig skiftende miljø, men også kontinuerlig evaluere dine egne prosesser og finne måter å gjøre dem mer effektive og effektive.

Vær villig til å lære

når dagen beveger seg på hundre miles i timen, kan det virke som en høy ordre å finne måter å forbedre dine ferdigheter eller til og med lære nye. Når det er sagt, er dette den beste måten å gå videre i karrieren din og legge til mer verdi for deg selv som en utøvende assistent.

Start med å dedikere litt tid hver uke for å holde tritt med de siste nyhetene og trendene innen din bransje og være på utkikk etter verktøyene som kan bidra til å gjøre livet ditt enklere. Dette alene vil umiddelbart sette deg i en sterkere posisjon som EN EA.

Utøvende assistenter er i hovedsak den menneskelige tilsvarer En Swiss army knife til sin organisasjon. Skillset skissert i denne artikkelen er ganske omfattende og kan virke litt skremmende i begynnelsen, men ikke la det sette deg av. Hvis du vil utmerke seg som en utøvende assistent, er det første du må ha en vilje til å ta på seg denne intense, men givende rolle og å lære mens du går. Feil er uunngåelig, men ta alt på strak arm, lære av dem, og du vil være helt fint.