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Hassen Sie Papierkram? Es scheint, dass andere es auch hassen, weil der globale Markt für Dokumentenmanagementsysteme explodiert. Dokumentenmanagement-Software (DMS) wurde entwickelt, um verschiedene E-Dokument-Aufgaben zu erledigen. Eine cloudbasierte oder lokale DMS-Lösung kann den Dokumentenfluss Ihres Unternehmens automatisieren und Ressourcen freisetzen, um mehr Arbeit zu erledigen.

Aber wie finden Sie das Dokumentenmanagementsystem, das Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht? Hier ist ein Hinweis: Bauen Sie Ihre eigenen. In diesem Handbuch finden Sie alles, was Sie vor der Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems wissen müssen.

Markt für Dokumentenmanagement-Software: Allgemeiner Überblick

Der Markt für Dokumentenmanagement-Software wächst ständig. Es wird erwartet, dass es 2026 11,47 Milliarden US-Dollar erreichen wird, mehr als doppelt so viel wie 2020 (5,51 Milliarden US-Dollar). Jedes Jahr wird die Automatisierung des Papierkrams immer notwendiger, um Unternehmen über Wasser zu halten. Denken Sie, das ist eine Übertreibung? Eine kurze Tatsache: Dokumentenprobleme sind für durchschnittliche Budgetverluste von 20.000 USD und 21% der täglichen Produktivität verantwortlich.

Zweifellos gibt es eine bessere Verwendung für diese Ressourcen. Während der Vertriebs-, Marketing- und Bankensektor Pionierarbeit bei der Einführung von Enterprise Content Management-Lösungen leistet, beginnen andere Branchen erst, Schritt zu halten, da die Produktivität am Arbeitsplatz gesteigert werden muss. Es ist also höchste Zeit, eine Dokumentensystem-Management-Software für jedes Unternehmen zu entwickeln, das dies noch nicht getan hat.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie diese niedrig hängenden Früchte nutzen und Ihre Workflow-Effizienz verbessern können.

Erstellen eines benutzerdefinierten Dokumentenverwaltungssystems im Vergleich zur Verwendung eines vorgefertigten

Die Dokumentenverwaltungssoftware ist eine Drehscheibe für den Dokumentenfluss eines Unternehmens, die Prozesse beschleunigt, die Produktivität steigert und die Kosten senkt. Wenn es um die Implementierung eines DMS geht, haben Sie zwei Möglichkeiten: kaufen Sie ein Standardprodukt oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Produkt. Lassen Sie uns die beiden Alternativen vergleichen und sehen, welche für Sie am besten geeignet ist.

Kosten

Es ist keine Überraschung, dass die kundenspezifische DMS-Entwicklung eine höhere Anfangsinvestition erfordert. Wenn Sie jedoch das Lifetime Corporate-Abonnement für eine vorgefertigte Lösung hinzufügen, werden Sie feststellen, dass es kostengünstiger ist, ein eigenes Produkt zu entwickeln.

Funktionalität

Es gibt zahlreiche DMS-Lösungen auf dem Markt. Dennoch kann es schwierig sein, eine zu finden, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Wie kommt es? Kommerziell orientierte Software richtet sich an eine Vielzahl von Unternehmen mit unterschiedlichen und manchmal sich gegenseitig ausschließenden Bedürfnissen. Daher zahlen Sie nicht nur für In-Paket-Dienste, die Sie nie verwenden werden, sondern Sie sind auch nicht in der Lage, die eng spezialisierten Funktionen zu erhalten, die Sie benötigen. Und selbst wenn Sie können, passen sie nicht zu Ihren Prozessen und einer benutzerdefinierten Lösung.

Integrationen

Die meisten vorgefertigten DMS lassen sich nicht in andere Software integrieren, sodass Benutzer Kopien desselben Dokuments in ihre CMS- und CRM-Systeme verschieben. Wenn Sie dagegen ein benutzerdefiniertes Dokumentenmanagementsystem entwickeln, können Sie es in die von jedem Unternehmen eingesetzte Software integrieren und jeden Workflow unterstützen.

Wenn Sie also über die Standardfunktionalität hinausgehen möchten, ist es am besten, eine End-to-End-App zu erstellen. Aber was braucht es, um in die Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems einzusteigen? Für den Anfang sollten Sie die Funktionen kennen, die Sie implementieren möchten, und die Grundlagen eines Softwareentwicklungsprozesses verstehen. Klingt kompliziert? Keine Sorge, wir stehen hinter Ihnen!

Hauptmerkmale von Dokumentenmanagementsystemen

Bevor Sie überlegen, welche Funktionen Sie wünschen, untersuchen Sie die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Eine benutzerdefinierte Dokumentenmanagementlösung kann an Ihren Workflow angepasst werden, der branchenspezifisch ist und von Organisation zu Organisation variiert. Hier ist die Liste der wichtigsten Funktionen zu beginnen.

Kohärente Dateistruktur

Es ist wichtig, eine einfache Dateisystemstruktur zu entwerfen, die die Benutzer schnell erlernen und an die sie sich anpassen können. In einem baumstrukturierten Dateisystem kann jeder Eintrag entweder eine Datei, ein Ordner oder ein Unterordner sein. Da jede Datei einen eindeutigen Pfad hat, bleibt die Baumdateistruktur die bequemste Dateistruktur für verschiedene Softwaretypen.

Anpassbare Tagging- und Benennungsregeln

Die Möglichkeit, Inhalte und ihre Eigentümer zu taggen, automatisiert den Überprüfungsprozess und hält ihn auf dem neuesten Stand. Da jede Organisation ihre eigenen Regeln für die Benennung von Dokumenten hat, sollte ein DMS die vorhandenen Benennungsregeln unterstützen.

Zugänglichkeit über Plattformen und Geräte hinweg

Ihr System sollte auf Desktop-, Mobil- und Tablet-Geräten reibungslos funktionieren und eine nahtlose Benutzererfahrung bieten. Da die Arbeit von zu Hause aus Branchen übernimmt, ist es wichtig, Tools für den Dokumentenzugriff, die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Bearbeitung von überall auf der Welt bereitzustellen. Aus diesem Grund ist es wichtig, zusätzlich zu Ihrem webbasierten DMS eine mobile App zu erstellen.

Eine robuste Suchmaschine

Mit zunehmendem Inhalt wird es schwieriger, Dinge in Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware zu finden. Erstellen Sie also ein System, in dem Sie nach Dokumenten suchen können, indem Sie so viele Kriterien wie möglich verwenden, einschließlich Titel, Datum, Kategorie, Tag und Autor.

Versionskontrolle

Versionskontrolle sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, die am selben Dokument arbeiten. Mit dieser Funktion können Benutzer ihre Dateien im Laufe der Zeit sichern und verfolgen.

Kollaboratives Bearbeiten

Mit dieser Funktion können mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten und sehen, wer sonst noch auf dasselbe Dokument zugreift. Darüber hinaus können Sie wie bei Google Text & Tabellen zwischen den Dateizugriffsmodi wechseln. Während einige Dokumente für jedermann frei zugänglich sind, sind andere nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen verfügbar.

Integration mit Software von Drittanbietern

Im Durchschnitt verwendet ein kleines Unternehmen 102 verschiedene Softwareprodukte, während große Unternehmen 288 Apps einsetzen. Ihre Dokumentenmanagementlösung sollte sich mindestens in die wichtigsten integrieren lassen, z. B. E-Mail, Chat-Lösungen oder jede andere Software, die Ihr Unternehmen auswählt. Alle Dateitypen sollten einfach aus anderen Anwendungen exportiert und importiert werden können.

Skalierbarer Speicher

Wenn es um Speicher geht, ist es besser, mehr als weniger zu haben. Moderne DMSS setzen auf Cloud-Speicherlösungen, die sich einfach an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen.

Sicherheitseinstellungen

Ihre Dateien sollten auf allen Ebenen sicher sein, von der Benutzerauthentifizierung über die Widerstandsfähigkeit gegenüber externen Bedrohungen bis hin zu Zugriffsklassen für Dokumente. Es ist nie eine gute Idee, auf eine Datenschutzverletzung zu warten, um Maßnahmen zu ergreifen — es ist immer einfacher zu verhindern als zu heilen.

Archivierung

Während Ihrer Arbeit mit Kunden erstellen und speichern Sie eine Vielzahl von Dokumenten. Da einige Partnerschaften jahrzehntelang bestehen, müssen Sie Dateien zu früheren Projekten aufbewahren und archivieren, um Referenzen zur Hand zu haben oder Branchenvorschriften einzuhalten.

Automatisierte Dateigenerierung

Mit einem Dateigenerator können Benutzer Verträge, Formulare und Berichte basierend auf lokalen Vorlagen erstellen und importierte Dateien an Unternehmensstandards ausrichten. Dies vereinfacht viele Routineverfahren und reduziert menschliche Fehler.

Offline-Zugriff

Da es insbesondere für Remote-Mitarbeiter unmöglich ist, eine stabile Internetverbindung sicherzustellen, sollte Ihre Lösung offline funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dateileser Benutzern das Anzeigen, Bearbeiten und Herunterladen von Dateien bei Bedarf ermöglicht.

E-Signatur

Mit der E-Signatur können Unternehmensvertreter die erforderlichen Formulare in elektronischer Form rechtlich unterzeichnen. Die elektronische Signatur optimiert die abteilungsübergreifende Dokumentenverarbeitung und vereinfacht die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.

Dateitypkonvertierung

Das Hinzufügen eines integrierten Dateikonverters zu einem Dokumentenmanagementsystem erhöht die Workflow-Effizienz in Ihrem Unternehmen. Vergessen Sie nicht, Stapelkonvertierungen zu aktivieren, damit Mitarbeiter viele Dokumente mit nur wenigen Klicks konvertieren können.

Optischer Zeichenleser

Wenn Sie weiterhin papierbasierte Dokumente verwenden müssen, sollten Sie einen optischen Zeichenleser (OCR) zu Ihrer Liste der Funktionen hinzufügen. Mit OCR können Sie gedruckten und handgeschriebenen Text einfach scannen und in Ihr System hochladen.

Unabhängig von der gewählten Funktionalität müssen Sie sich um die Fehlerbehebung und Systemaktualisierungen kümmern. Unnötig zu erwähnen, dass es sicherer ist, diese Aufgabe jemandem anzuvertrauen, der bereits an Ihrem System gearbeitet hat und jeden Zentimeter davon kennt. Suchen Sie nach einem Softwareentwicklungsanbieter, der Wartung und Support nach dem Start anbietet.

Dinge, die Sie vor Beginn der DMS-Entwicklung beachten sollten

Wie bereits erwähnt, erfahren Sie aus der Vogelperspektive, welche Komponenten ein Muss und welche optional sind. Es gibt jedoch noch ein paar Dinge zu erledigen, bevor Sie mit der Entwicklung von DMS-Systemsoftware beginnen. Fügen Sie diese Schritte zu Ihrer Projekt-Roadmap hinzu:

Einhaltung regulatorischer Standards

Neben rollenbasierten Zugriffskontrollen (RBAC), Multi-Faktor-Authentifizierung, Berechtigungsprotokollen und streng codierten Datenverschlüsselungen mit einem DMS-Portalsystem müssen Sie bestimmte Vorschriften einhalten. Zum Beispiel müssen Gesundheitsdienstleister HIPAA einhalten, Pharmaunternehmen FDA, und Einzelhändler müssen PCI einhalten. Jedes Unternehmen behandelt eine Art sensibler Daten, daher ist es Ihre Aufgabe, diese Daten gemäß den staatlichen Datenschutzvorschriften zu sichern.

Benutzererfahrung

Ihr DMS sollte so funktionieren, wie Benutzer es erwarten. Eine benutzerfreundliche Oberfläche geht über das Erscheinungsbild hinaus. Es hat eine geringe kognitive Belastung und lässt die Menschen nicht innehalten und darüber nachdenken, wie sie die eine oder andere Aufgabe ausführen sollen. Von der Ersteinrichtung bis zur gesamten Benutzererfahrung sollte Ihre Benutzeroberfläche für Benutzer mit technischen Kenntnissen intuitiv sein.

Es mag einfach klingen, aber der Designprozess erfordert Zeit und Fachwissen. UX-Forschung, Ideenfindung, Prototyping und Benutzertests sind bei der Entwicklung von Dokumentenmanagement-Software gleichermaßen wichtig. Wenn Sie einen dieser Schritte überspringen, besteht die Gefahr, dass Sie in späteren Phasen mit Problemen konfrontiert werden, wenn die Einsätze viel höher sind.

Team Gathering

Wenn Sie keine internen Entwickler haben, stellen Sie ein Softwareentwicklungsteam vor Ort ein. Auf diese Weise erhalten Sie die besten IT-Talente mit einem klaren Verständnis Ihrer Geschäftsdomäne. Ihr Softwareentwicklungsanbieter führt Rekrutierungs- und Einstellungsaktivitäten durch, einschließlich aller Arten von Screenings und technischen Interviews.

MVP-Entwicklung

MVP-Release (Minimum Viable Product) ist ein optionaler Schritt in der Entwicklung von DMS-Systemsoftware, wird jedoch dringend empfohlen. Indem Sie echten Benutzern ermöglichen, wesentliche Funktionen vor der endgültigen Version zu testen, können Sie die Wirksamkeit Ihrer Lösung überprüfen. Wenn das Feedback der Benutzer positiv ist, können Sie mit der Implementierung des vollständigen Funktionssatzes fortfahren. Wenn nicht, müssen Sie einen Schritt zurücktreten und überdenken, wie Sie Ihre Geschäftsziele erreichen können.

Wie viel kostet die Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems?

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie eine Dokumentensystem-Verwaltungssoftware erstellen, ist es Zeit, über Geld zu sprechen. Lassen Sie uns eine wilde Vermutung anstellen: Sie möchten qualifizierte Entwickler einstellen, aber Ihr Budget stößt an eine gläserne Decke. Die gute Nachricht ist, dass die Ukraine zu den wenigen Ländern gehört, in denen Sie hochqualifizierte Entwickler zu einem liberalen Preis auslagern können.

Im Allgemeinen hängen die Preise von der Erfahrung des Teammitglieds und dem gewählten Tech-Stack ab. In dieser Liste erhalten Sie einen Überblick über die Teamzusammensetzung, die für ein typisches DMS-Entwicklungsprojekt erforderlich ist, sowie durchschnittliche Stundensätze für verschiedene Spezialisten:

• Geschäftsanalytiker—$40-$63
• UI/UX Designer—$35-$56
• Entwickler- von $ 25- $ 42 für Junior bis $ 45- $ 90 für Senior Position
• QA Engineers-von $ 25- $ 42 für Junior bis $ 40- $ 63 für Senior Position
• Projektmanager—$45-$70

Um eine genauere Schätzung des Budgets und des Zeitrahmens für Ihr Projekt zu erhalten, müssen Sie sich an den von Ihnen gewählten Anbieter wenden. Entwickler wissen, wie lange es dauert, die gewünschten Funktionen zu entwickeln, sodass sie Ihnen ungefähre Zahlen basierend auf dem erwarteten Arbeitsumfang zur Verfügung stellen können.

Zusammenfassend

Der Markt für Dokumentenmanagementsysteme entwickelt sich rasant und DMS-IT-Lösungen sind ein Muss für jedes Unternehmen. Lassen Sie uns rekapitulieren:

• Sie können zwischen vorgefertigten und kundenspezifischen Lösungen wählen. Die Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems ist sinnvoller, da Sie auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Funktionen erstellen und langfristig Kosten sparen können.
• Wenn Sie eine Feature-Liste zusammenstellen, konzentrieren Sie sich auf Ihre Geschäftsziele und Probleme, die Ihr DMS lösen soll. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für kollaborative Bearbeitung, plattformübergreifende Zugänglichkeit und anpassbares Tagging.
• Achten Sie beim Erstellen Ihrer Lösung auf die Benutzerfreundlichkeit, die Einhaltung der Branchenvorschriften und die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen.
• Das Budget Ihres Projekts hängt von verschiedenen Faktoren ab, aber die Einstellung von Entwicklern in der Ukraine stellt sicher, dass Sie ein Qualitätsprodukt zu einem fairen Preis erhalten.

Relevant unterstützt Unternehmen in vielen Branchen bei der Entwicklung kundenspezifischer Managementlösungen (Dokumentenverwaltungssoftware, Aktienverwaltungssoftware usw.) auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten. Unsere kundenspezifischen Webentwicklungs- und Mobile-App-Entwicklungsdienste umfassen die End-to-End-Produktentwicklung von der ersten Idee bis zur Produktbereitstellung und -unterstützung. Wir bieten Outsourcing-Entwickler, die Ihr Dokumentenmanagementsystem von Grund auf neu aufbauen oder nur als vorübergehende Verstärkung fungieren können, um die Kapazitäten Ihres Unternehmens zu erweitern.

Wenn Sie also Ihr DMS-Entwicklungsprojekt starten möchten, kontaktieren Sie uns und wir besprechen es ausführlich.