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Heute wenden sich immer mehr Unternehmer an Gehaltsabrechnungsanbieter wie ADP, um den Aufwand für die Lohnabrechnung selbst zu vermeiden. Payroll-Dienstleister können helfen, Komplikationen zu mildern, die sich aus dem Umgang mit lokalen Steuern, Überstunden und anderen Variablen ergeben. Obwohl diese Unternehmen einen wertvollen Service bieten, sollten Unternehmer die wahren Kosten des Lohn-Outsourcings berücksichtigen, bevor sie ihre Dienstleistungen sichern. Das Ausführen einer gründlichen Kosten-Nutzen-Analyse für das Outsourcing von Gehaltsabrechnungen kann Ihnen später große Kopfschmerzen ersparen, insbesondere wenn der Gehaltsabrechnungsdienst Sie an einen langfristigen Vertrag binden möchte. Um Ihnen zu einer fundierten Schlussfolgerung zu verhelfen, haben wir die Kosten für Sie unten aufgeschlüsselt.

Outsourcing-Kostenaufschlüsselung für die Gehaltsabrechnung

Sie werden schnell feststellen, dass mit der Auslagerung der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens viele verschiedene Kosten verbunden sind. Von einmaligen Gebühren, Steuervorbereitungsgebühren und den monatlichen Kosten des Dienstes selbst kann der Gesamtbetrag, den Sie pro Monat zahlen, stark variieren. Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen bieten mehrere Serviceebenen an, von den grundlegendsten (einfache Berechnung und Einzahlung von Mitarbeiterschecks) bis zu den anspruchsvollsten (Angebot von Prepaid-Karten, Verwaltung der staatlichen Arbeitslosenversicherung und Abwicklung von Lohnpfändungen). Folgendes sollten Sie beachten:

Grundlegende Outsourcing-Kosten für die Gehaltsabrechnung

Die überwiegende Mehrheit der ausgelagerten Gehaltsabrechnungsunternehmen erhebt eine Grundpaketgebühr von 20 bis 250 USD pro Monat. Die Kosten für die ausgelagerte Gehaltsabrechnung umfassen die direkte Einzahlung, die Verarbeitung von Gehaltsschecks, die Standardsteuererklärung und ein Online-Portal, auf das sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zugreifen können. Die Kosten, die mit einem grundlegenden Gehaltsabrechnungspaket verbunden sind, berücksichtigen alle relevanten Details Ihres Unternehmens, wie z. B. den Wohnsitzstaat, die Komplexität der Lohnsteuer Ihres Landes, die Häufigkeit der Zahlungsperioden und die Anzahl der Mitarbeiter.

Beispielsweise zahlt ein Unternehmen mit 25 bis 35 Mitarbeitern, das bekannte Lohnverarbeitungsunternehmen einsetzt, bis zu 1.500 USD pro Monat für grundlegende Dienstleistungen. In vielen Fällen erhalten größere Unternehmen ermäßigte Paketgebühren, was die Pro-Kopf-Lohnkosten für große Arbeitgeber senkt. Für kleine Unternehmen — wie viele Außendienstunternehmen – können diese Kosten einen größeren Unterschied machen.

Häufigkeit der Gehaltsperioden

Viele Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnung auslagern, müssen ihre Gehaltsperioden ändern, um zusätzliche Kosten für die Abwicklung von Gehaltsabrechnungstransaktionen zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen wöchentlich oder zweiwöchentlich zahlt, können im Vergleich zu einem Unternehmen, das monatlich zahlt, zusätzliche Kosten anfallen (da Sie für einen Service bezahlen, der mehr als 4 Mal im Monat und nicht nur einmal stattfindet). Während die Verringerung der Häufigkeit der Lohnabrechnung dem Arbeitgeber zugute kommt, wirkt sich die Änderung der Lohnhäufigkeit natürlich häufig negativ auf die Arbeitnehmer aus. Viele Arbeitnehmer zählen darauf, ihre Gehaltsschecks nach einem vorhersehbaren Zeitplan zu erhalten. Letztendlich müssen sie mit Ihrer Entscheidung leben, wenn Sie die Häufigkeit ändern, aber Sie sollten die Auswirkungen dennoch sorgfältig abwägen.

Wenn Ihr Lohnabrechnungsunternehmen Papierschecks an Ihr Unternehmen sendet, können zusätzliche Gebühren für Druck und Lieferung anfallen. Selbst wenn Sie eine kostenlose Standardlieferung erhalten, können zusätzliche Gebühren für beschleunigte oder außerstaatliche Lieferungen anfallen.

Lohnsteuerunterstützung

Obwohl die meisten Basispakete Steuerunterstützung abdecken, berechnen viele Lohnabrechnungsunternehmen zusätzliche Gebühren für die Verarbeitung zum Jahresende, um sich auf die Steuersaison vorzubereiten. Das zusätzliche Lohn-Outsourcing kann zusätzliche 25 bis 75 US-Dollar pro Mitarbeiter kosten, ebenso wie W-2-Druck, Mailing und Reporting. Darüber hinaus wird die Komplexität Ihrer Gehaltsabrechnung hier ebenso berücksichtigt wie beim Basis-Gehaltsabrechnungspaket. Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben, werden Lohnabrechnungsunternehmen häufig zusätzliche Gebühren für die Abwicklung ihrer Steuern erheben. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern, beachten Sie die Existenz solcher Gebühren, bevor Sie ein Unternehmen auswählen. In einigen Fällen können Sie viel Geld sparen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst verwalten.

Einmalige Gebühren

Auch wenn Sie die Abrechnung intern durchführen, müssen Sie bestimmte einmalige Gebühren berücksichtigen. Einige der größten Lohnkosten entstehen durch die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems zur Erfassung der Mitarbeiterstunden und die anschließende Implementierung von Aktualisierungen dieses Systems im Laufe der Zeit.

Zusätzliche Gebühren

Wenn Sie sich bereits für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung entschieden haben, müssen Sie möglicherweise einige zusätzliche Gebühren einplanen, die nicht in den Kosten des Basispakets enthalten sind. Diese Gebühren umfassen in der Regel Dienstleistungen wie direkte Einzahlung, Scheckunterzeichnung, Füllung pro Umschlag, Berichterstattung über neue Mitarbeiter und mehr. Zusätzliche Gebühren können für Gehaltsabrechnungen oder Notfall-Gehaltsschecks anfallen, also planen Sie entsprechend, wenn Sie sich für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung entscheiden.

Vorteile des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Klingt bisher nach viel, oder? Keine Sorge, es gibt auch gute Sachen! Obwohl sich die Kosten für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung schnell anhäufen können, zählt die Zeit und der Stress, die Sie durch das Outsourcing sparen, immer noch sehr. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, Mitarbeiterpfändungen, Auftragnehmer- / Mitarbeiterbezeichnungen, dem Standort der Mitarbeiter und anderen Faktoren kann die Lohnbuchhaltung und das damit verbundene Steuermanagement zu Zeiten, die Sie nicht unbedingt haben, wegfressen.

Payroll Processing Services beschäftigen Experten auf dem Gebiet, Profis weniger wahrscheinlich, Fehler zu machen. Das sollte Ihnen etwas Ruhe geben, solange das Unternehmen nicht so groß ist, dass Sie Gefahr laufen, „nur ein weiteres Konto“ zu werden.“ Suchen Sie nach Bewertungen von anderen Kunden, um sicherzustellen, dass ein Lohnabrechnungsunternehmen konsequent gute Arbeit leistet. Wie einfach haben Sie es, Ihren Kundenbetreuer zu erreichen, wenn Sie ein Problem haben? Halten Sie Ausschau nach neueren Lohnabrechnungsunternehmen, die möglicherweise keine Qualitätssysteme haben, um Fehler zu vermeiden.

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, ob Sie auslagern möchten oder nicht, sollten Sie das Problem ständig überprüfen. Die Realität Ihres Unternehmens wird sich ständig verändern. Bist du gewachsen? Verkleinert? Ist es für Ihr Unternehmen sinnvoller, jetzt mit dem Outsourcing zu beginnen / aufzuhören, als zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Entscheidung getroffen haben? Denken Sie daran, dass Unternehmen unterschiedlicher Größe bei den meisten Dienstleistern unterschiedliche Preise zahlen. Für Verarbeiter wie ADP gilt: Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto geringer sind die Kosten für die Gehaltsabrechnung jedes Mitarbeiters. Dies könnte das Kalkül erheblich verändern!

So sparen Sie Geld bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Outsourcing-Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können sich summieren, insbesondere für Aufgaben oder Dienstleistungen, die nicht vom Basispaket eines Anbieters abgedeckt werden. Ihnen stehen jedoch einige Tools zur Verfügung, um Ihre Lohnkosten zu senken, z. B. die Rationalisierung von Geschäftsprozessen, die Verwendung von Field Service Management-Software und die Anpassung von Lohnperioden. Wir werden uns diese unten ansehen.

Geschäftsprozesse optimieren

Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung mithilfe von Business-Software für das Field Service Management intern durchführen, möchten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Software über so viele Funktionen wie möglich verfügt. Dies macht Ihre Investition lohnender. Wenn möglich, optimieren Sie Ihre Gehaltsabrechnung zusammen mit anderen internen Prozessen. Die QuickBooks-integrierte Software Smart Service, zum Beispiel, kann die Planung angehen, Arbeitsaufträge, Abrechnung, und mehr. Viele Lohnabrechnungsunternehmen bieten nur Lohnabrechnungsdienste an, was sie zu minderwertigen Investitionen macht.

Direkte Einzahlung

Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware können Sie direkte Einzahlungen auf die Bankkonten Ihrer Mitarbeiter vornehmen. QuickBooks zum Beispiel können direkte Einzahlungen mit nur einer geringen Gebühr für jeden Gehaltsscheck erleichtern. Derzeit liegt ihre Gebühr bei 1,75 USD pro Gehaltsscheck. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zweiwöchentlich bezahlen, beträgt die Gebühr pro Mitarbeiter nur 45,50 USD pro Jahr. Im Vergleich zu der Gebühr, die viele Lohnabrechnungsunternehmen erheben (zwischen 4 und 9 US-Dollar), können Sie bis zu 188 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr sparen. Für ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern bedeutet dies zusätzliche 4.700 US-Dollar pro Jahr. Dieser Betrag könnte nützlich sein, um Geräte zu aktualisieren oder neue Marketingtaktiken auszuprobieren.

Gehaltsperioden

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter wöchentlich bezahlen, sollten Sie Ihre Gehaltsperioden auf zweiwöchentlich umstellen. Anstatt 52-mal pro Jahr und Mitarbeiter direkte Einzahlungsgebühren (oder Porto) zu zahlen, halbieren Sie die Kosten. Mit den von QuickBooks bereitgestellten Zahlen können Sie Ihre Gebühren von 91 USD pro Mitarbeiter und Jahr auf 45,50 USD senken. 45 Dollar scheinen nicht viel zu sein, aber wenn Sie die höheren Gebühren berücksichtigen, die Payroll Services für die direkte Einzahlung erhebt, können Sie Ihre Ausgaben um bis zu 234 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr senken.

Seien Sie jedoch äußerst vorsichtig, wenn Sie diese Strategie verwenden. Wie bereits erwähnt, kann die Unterbrechung Ihres aktuellen Systems zu ernsthaften Spannungen führen, wenn Ihre Mitarbeiter auf wöchentliche Gehaltsschecks zählen. Wenn Sie diesen Wechsel vornehmen, sollten Sie Ihr Team rechtzeitig warnen, damit es seine Finanzen entsprechend planen kann.

Strafen vermeiden

Genauigkeit bei der Lohnverarbeitung bedeutet, Lohnstrafen zu vermeiden. Der IRS schätzt, dass 40% der kleinen und mittleren Unternehmen eine Strafe zahlen, wenn sie keine Einbehalte hinterlegen, Einbehalte falsch berechnen oder falsche Einreichungen vornehmen. Im Durchschnitt beträgt die Strafe für diese Unternehmen $ 845 pro Jahr. Selbst kleine Fehler bei der Berechnung der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens können zu Strafen führen, wenn die Steuerzeit kommt. Unabhängig davon, welche Art von Abrechnungslösung Sie verwenden, überprüfen Sie immer die Zahlen, um sicherzustellen, dass keine Abrechnungsstrafen anfallen.

Betrachten Sie Praktikanten

Für viele Unternehmen scheint die Möglichkeit, Studenten anwendbare Branchenkenntnisse beizubringen, eine kostspielige Angelegenheit zu sein. Praktika können Ihrem Unternehmen jedoch wertvolle Arbeit von Studenten bieten, die sich für Ihr Fach interessieren. Durch die Einrichtung eines Praktikumsprogramms können Sie altruistisch zu den aufstrebenden Karrieren junger Berufstätiger beitragen und gleichzeitig die Arbeit zu geringeren Kosten erledigen. Wenn sich Ihr Unternehmen in der Nähe eines Colleges, einer Universität oder einer Handelsschule befindet, wird ein Praktikumskoordinator in der Nähe wahrscheinlich die Chance nutzen, Ihr Unternehmen in die Liste potenzieller Praktikumsanbieter aufzunehmen.

Zeitarbeiter

Für viele Aufgaben stellen Zeitarbeiter eine großartige Ressource dar, die Sie nutzen können, um Ihre Lohnkosten zu senken. Sie müssen die Gehaltsabrechnung für diese Mitarbeiter nicht berechnen. Stattdessen erhalten Sie einfach eine Rechnung von der Zeitarbeitsfirma für ihre Arbeit. Da sich die Personalagentur um die Gehaltsabrechnung für diese Mitarbeiter kümmert, können Sie mehr Arbeit erledigen, ohne sich über die Gehaltsabrechnung Gedanken machen zu müssen. Sie sollten jedoch bedenken, dass Personalagenturen häufig einen Aufschlag über dem normalen Marktzins für Arbeitskräfte verlangen. Außerdem sollten Sie diese Mitarbeiter überprüfen, bevor Sie ihnen erlauben, zu Projekten beizutragen, da Fehler, die von neuen Zeitarbeitern gemacht werden, sich schlecht auf Ihr Unternehmen auswirken.

Abschließende Gedanken

Egal was passiert, Sie müssen Gebühren im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zahlen, ob intern oder extern. Dennoch sollten Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, um sicherzustellen, dass der eingeschlagene Weg Ihrem Unternehmen auf lange Sicht Geld spart. Nutzen Sie die Funktionen der Field Service Management-Software, um den Abrechnungsprozess zu rationalisieren und Ihre Abrechnungskosten zu senken.