Bestandsverfolgung in QuickBooks
Es ist entscheidend zu wissen, wo Sie mit der Produktzahl Ihres Unternehmens stehen. QuickBooks kann Ihnen helfen, mit seinen Inventar-Tracking-Tools auf dem Laufenden zu bleiben.
Wenn Ihr Unternehmen physische Produkte verkauft, wissen Sie, wie wichtig es ist, immer über Ihre Lagerbestände informiert zu sein. Sie müssen wissen, was verkauft wird und was nicht. Und Sie müssen einen Vorsprung bei der Bestellung von neuem Inventar haben, wenn Ihr Inventar zur Neige geht.
Der schwierige Teil besteht darin, immer genug zur Verfügung zu haben, um die Anforderungen bestehender Bestellungen zu erfüllen. Auf der anderen Seite möchten Sie nicht zu viel Geld in Produkte stecken, die sich langsam verkaufen. Es ist ein heikles Gleichgewicht, das Sie nur aufrechterhalten können, wenn Sie über sehr genaue Bestandsaufzeichnungen und -berichte verfügen.
QuickBooks hilft bei beiden Seiten dieser Gleichung. Sie können detaillierte Datensätze für jedes Produkt Ihres Unternehmens erstellen, die sowohl Ihre vorhandenen Lagerbestände in Echtzeit verfolgen als auch Sie benachrichtigen, wenn es Zeit für eine Nachbestellung ist. Darüber hinaus bieten spezialisierte Berichte einen Einblick in Ihr Inventar als Ganzes. Hier ist, wie es funktioniert.
Einrichten
Bevor Sie mit der Eingabe von Artikeldatensätzen beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass QuickBooks für die Bestandsverfolgung eingerichtet ist. Öffnen Sie das Menü Bearbeiten und wählen Sie Einstellungen, dann Artikel & Inventar. Wenn Sie der Administrator sind, können Sie auf die Registerkarte Unternehmenseinstellungen klicken, um dieses Fenster zu öffnen.
Bevor Sie mit dem Inventar arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass QuickBooks bereit ist.
Klicken Sie in das Kästchen vor Inventar und Bestellungen sind aktiv, wenn es nicht bereits aktiviert ist. Aktivieren Sie die nächsten beiden Kontrollkästchen, wenn diese auf Sie zutreffen, und antworten Sie dann auf die endgültige Abfrage. Die verfügbare Menge bezieht sich auf die Anzahl der Einheiten, die Sie tatsächlich auf Lager haben. Einige Elemente sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie beispielsweise an Assemblys übergeben werden. Wählen Sie also eine der beiden Bedingungen aus, die eine Warnung vor unzugänglichem Inventar auslösen sollen.
Wenn Sie hier fertig sind, klicken Sie auf OK.
Genaue Aufzeichnungen erstellen
Selbst wenn Sie einen relativ bescheidenen Produktkatalog zum Verkauf haben, empfehlen wir Ihnen, die Bestandsverfolgung von QuickBooks zu verwenden. Es ist einfach zu schwierig, Ihre Artikelebenen manuell im Auge zu behalten, insbesondere wenn Sie in einem beliebigen Volumen verkaufen. Und Fehler in diesem Bereich können bedeuten, dass Sie zu kurz kommen, wenn Kunden Produkte bestellen, von denen Sie dachten, dass sie verfügbar sind, aber nicht. Sie könnten leicht Geschäfte verlieren.
Um Elementdatensätze zu erstellen, klicken Sie auf der Startseite auf das Symbol Elemente & Dienste oder öffnen Sie das Menü Listen und wählen Sie Artikelliste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im sich öffnenden Fenster und wählen Sie Neu. Klicken Sie unter Typ in der oberen linken Ecke auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Bestandsteil aus. Dies bedeutet nur, dass Sie verfolgen möchten, wie viele dieser Artikel Sie auf Lager haben.
QuickBooks bietet detaillierte Datensatzvorlagen für Ihre Artikeldatensätze.
Sie müssen nicht unbedingt jedes Feld in diesen Datensätzen ausfüllen, aber je gründlicher Sie sind, desto umfassender und genauer ist Ihre Bestandsverfolgung. Geben Sie einen Artikelnamen / eine Artikelnummer ein. Wenn dieses Produkt ein Unterelement eines anderen ist, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie das übergeordnete Element aus. Die Teilenummer des Herstellers ist optional.
In den beiden Spalten unterhalb dieser Felder geben Sie Kaufinformationen und Verkaufsinformationen an. Geben Sie in der linken Spalte den Text ein, der in einer Bestellung angezeigt werden soll, und die Kosten, die der Kreditor für den Artikel berechnet. Die Kosten der verkauften Waren Konto sollte standardmäßig angezeigt. Wenn Sie einen bevorzugten Anbieter haben, wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus.
Die rechte Spalte sollte Informationen über Ihren eigenen Verkauf des Artikels enthalten. Wie liest sich die Beschreibung zu Verkaufstransaktionen? Dies kann vom Text des Verkäufers abweichen. Was wird Ihr Verkaufspreis sein? Dies wird natürlich höher sein, so dass Sie einen Gewinn erzielen können. Ist der Artikel steuerpflichtig? Wählen Sie die richtige Gerichtsbarkeit unter Steuernummer, wenn ja. Sie müssen dann Ihr Einkommenskonto auswählen. Vielleicht möchten Sie sich zu diesem Thema mit uns beraten, denn es ist wichtig, dass Sie die richtige Wahl treffen — oder wissen, wie Sie Ihre eigenen erstellen.
Lassen Sie das erste Feld in der unteren Zeile standardmäßig Inventory Asset . Wenn Sie daran erinnert werden möchten, neu zu ordnen, wenn Ihre Inventaranzahl eine bestimmte Zahl erreicht, geben Sie eine Zahl in das Feld unter Neuordnungspunkt (Minimum) ein. Geben Sie die Nummer an, die Sie derzeit zur Hand haben. Die restlichen Felder werden von QuickBooks automatisch ausgefüllt. Wenn Sie hier fertig sind, klicken Sie auf OK. Ihr Artikel wird nun in der Artikelliste angezeigt und kann in Verkaufs- und Einkaufsformularen verwendet werden.
QuickBooks können Ihnen den Status Ihrer Artikel in Form zahlreicher Berichte schnell anzeigen. Öffnen Sie das Menü Berichte und bewegen Sie den Mauszeiger über Inventar, um die verfügbare Liste anzuzeigen, einschließlich Bestandsstatus nach Artikel und Bestandsbewertungsdetails.
Einfach oder komplex?
QuickBooks Pro und Premier können eine sehr einfache Bestandsverfolgung durchführen und in einigen Fällen sogar komplexere Anforderungen erfüllen. Wenn Sie feststellen, dass es nicht alles tut, was Sie brauchen, haben Sie Optionen. Es gibt Add-On-Apps, die die Funktionen der Software erweitern, und ältere Versionen von QuickBooks, die eine robuste Bestandsverwaltung bieten. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine dieser Möglichkeiten erkunden möchten oder wenn Sie Hilfe benötigen, um die Grundlagen der Bestandsverfolgung in Ihrer aktuellen Version zu verstehen.