• Articles
• admin

Produktetiket

hader du papirarbejde? Det ser ud til, at andre også hader det, fordi det globale marked for dokumentstyringssystemer skyrocketing. Document management (DMS) er designet til at udføre forskellige e-dokumentopgaver. En cloud-baseret eller on-premise DMS-løsning kan automatisere din virksomheds dokumentstrøm og frigøre ressourcer for at få mere arbejde udført.

men hvordan finder man det dokumentstyringssystem, der opfylder dine specifikke forretningsbehov? Her er en anelse: Byg din egen. I denne vejledning finder du alt, hvad du har brug for at vide, før du udvikler et dokumentstyringssystem.

marked for Dokumenthåndteringsprogrammer: generel oversigt

markedet for dokumenthåndteringsprogrammer vokser konstant. Det forventes at ramme 11, 47 milliarder dollars i 2026, mere end det dobbelte af, hvad det var i 2020 (5, 51 milliarder dollars). Hvert år bliver papirautomatisering mere og mere nødvendig for at holde virksomhederne flydende. Tror du, det er en overdrivelse? En hurtig kendsgerning: dokumentproblemer er ansvarlige for gennemsnitlige tab på $20.000 i budgettet og 21% af den daglige produktivitet.

der er ingen tvivl om, at der er en bedre anvendelse af disse ressourcer. Mens salgs -, marketing-og banksektorer er banebrydende for vedtagelsen af enterprise content management-løsninger, begynder andre industrier kun at holde trit, drevet af behovet for øget produktivitet på arbejdspladsen. Så det er på høje tid at opbygge dokumentsystemstyringsprogrammer til enhver virksomhed, der ikke har gjort det endnu.

Fortsæt læsning for at finde ud af, hvordan du griber denne lavthængende frugt og forbedrer din arbejdsgang effektivitet.

opbygning af et brugerdefineret dokumentstyringssystem vs. brug af et færdigt system

Dokumentstyringsprogram er et knudepunkt for en virksomheds dokumentstrøm, der fremskynder processer, forbedrer produktiviteten og reducerer omkostningerne. Når det kommer til implementering af en DMS, har du to muligheder: køb et off-the-shelf produkt eller bygg en brugerdefineret. Lad os sammenligne de to alternativer og se, hvilke der fungerer bedst for dig.

omkostninger

det kommer ikke som nogen overraskelse, at Brugerdefineret DMS-udvikling kræver en højere initialinvestering. Men hvis du tilføjer i lifetime corporate-abonnementet til en færdiglavet løsning, vil du se, at det er mere omkostningseffektivt at udvikle dit eget produkt.

funktionalitet

der er mange DMS-løsninger på markedet. Det kan stadig være vanskeligt at finde en, der passer til dine forretningsbehov. Hvorfor? Kommercielt orienteret program henvender sig til en bred vifte af virksomheder med forskellige og til tider gensidigt eksklusive behov. Derfor betaler du ikke kun for pakketjenester, du aldrig bruger, men du kan heller ikke få de smalle specialiserede funktioner, du har brug for. Og selvom du kan, passer de ikke til dine processer såvel som en brugerdefineret løsning.

integrationer

de fleste færdige DM ‘ er integreres ikke med andre programmer, hvilket får brugerne til at flytte kopier af det samme dokument til deres CMS-og CRM-systemer. I modsætning hertil, når du udvikler et brugerdefineret dokumentstyringssystem, kan du integrere med enhver virksomheds vedtagne program og styrke enhver arbejdsgang.

så opbygning af en app ende-til-ende er dit bedste skud, hvis du har brug for at gå ud over standardfunktionalitet. Men hvad skal der til for at springe ind i udviklingen af et dokumentstyringssystem? Til at begynde med skal du kende de funktioner, du vil implementere, og forstå det grundlæggende i en programmeludviklingsproces. Lyder kompliceret? Bare rolig, vi har din ryg!

Nøglefunktioner i dokumentstyringssystemer

før du begynder at overveje, hvilke funktioner du ønsker, skal du undersøge din virksomheds forretningsprocesser. En brugerdefineret dokumentstyringsløsning kan tilpasses din arbejdsgang, som er branchespecifik og varierer mellem organisationer. Her er listen over væsentlige funktioner til at begynde med.

sammenhængende filstruktur

det er vigtigt at designe en simpel filsystemstruktur, som brugerne hurtigt vil lære og tilpasse sig. I et træstruktureret filsystem kan enhver post enten være en fil, en mappe eller en undermappe. Da hver fil har en unik sti, forbliver træfilstrukturen den mest bekvemme filstruktur på tværs af forskellige typer programmer.

regler for tagging og navngivning, der kan tilpasses

muligheden for at tagge indhold og dets ejere automatiserer gennemgangsprocessen og holder den opdateret. Da hver organisation har sine egne regler for navngivning af dokumenter, skal en DMS understøtte de eksisterende navngivningsregler.

tilgængelighed på tværs af platforme og enheder

dit system skal køre problemfrit på tværs af desktop -, mobil-og tablet-enheder og tilbyde en problemfri brugeroplevelse. Da arbejde hjemmefra overtager industrier, er det afgørende at levere værktøjer til dokumentadgang, fildeling og redigering overalt i verden. Derfor er det vigtigt at opbygge en mobilapp ud over dine internetbaserede DM ‘ er.

en robust søgemaskine

efterhånden som indholdet udvides, bliver det sværere at finde ting i dit dokumentstyringsprogram. Så opret et system, hvor du kan søge efter dokumenter ved at bruge så mange kriterier som muligt, herunder titel, dato, kategori, tag og forfatter.

versionskontrol

versionskontrol sikrer et effektivt samarbejde mellem medarbejdere, der arbejder på det samme dokument. Denne funktion giver brugerne mulighed for at sikkerhedskopiere og spore deres filer over tid.

Samarbejdsredigering

denne funktion giver flere brugere mulighed for at deltage i samtidig redigering og se, hvem der ellers har adgang til det samme dokument. Derudover kan du skifte mellem tilstande til filadgang, ligesom Google Docs gør. Mens nogle dokumenter er gratis at få adgang til for alle, andre er kun tilgængelige for bestemte brugere eller grupper.

Integration med tredjepartsprogrammer

i gennemsnit bruger en lille virksomhed 102 forskellige programmelprodukter, mens store virksomheder anvender 288 apps. Din dokumenthåndteringsløsning skal integreres med de mest væsentlige af dem som et minimum, såsom mail, chatløsninger eller ethvert andet program, som din virksomhed vælger. Alle filtyper skal være lette at eksportere og importere fra andre applikationer.

skalerbar opbevaring

når det kommer til opbevaring, er det bedre at have mere end mindre. Moderne DMS ‘ er er afhængige af cloud storage-løsninger, der er lette at skalere efter virksomhedens behov.

sikkerhedsindstillinger

dine filer skal være sikre på alle niveauer, fra brugergodkendelse og modstandsdygtighed over for eksterne trusler mod klasser af dokumentadgang. Det er aldrig en god ide at vente på, at et databrud griber ind—det er altid lettere at forhindre end at helbrede.

arkivering

i hele dit arbejde med klienter opretter og gemmer du en lang række dokumenter. Da nogle partnerskaber varer i årtier, skal du bevare og arkivere filer relateret til tidligere projekter for at have referencer til rådighed eller for at overholde branchens regler.

automatiseret filgenerering

med en filgenerator kan brugerne oprette kontrakter, formularer og rapporter baseret på lokale skabeloner samt justere importerede filer med virksomhedsstandarder. Dette vil forenkle mange rutinemæssige procedurer og reducere menneskelige fejl.

offlineadgang

da det er umuligt at sikre en stabil internetforbindelse, især for eksterne medarbejdere, skal din løsning fungere offline. Sørg for, at din fillæser giver brugerne mulighed for at se, redigere og hente filer, når det er nødvendigt.

E-signatur

E-signatur giver virksomhedsrepræsentanter mulighed for lovligt at underskrive krævede formularer i et elektronisk format. Elektronisk signatur strømliner dokumentbehandling på tværs af afdelinger og forenkler samarbejdet med andre virksomheder.

filtype konvertering

tilføjelse af en indbygget filkonverter til et dokumentstyringssystem øger arbejdsgangeffektiviteten i din organisation. Glem ikke at aktivere batchkonverteringer, så medarbejderne kan konvertere mange dokumenter med få klik.

Optical character reader

hvis du stadig skal bruge papirbaserede dokumenter, kan du overveje at tilføje en OCR (optical character reader) til din liste over funktioner. Med OCR kan du nemt scanne trykt og håndskrevet tekst og uploade den til dit system.

uanset den valgte funktionalitet skal du passe på Fejlfinding og systemopdateringer. Det er overflødigt at sige, at det er sikrere at overlade denne opgave til en person, der allerede har arbejdet på dit system og kender hver tomme af det. Se efter en leverandør af programmeludvikling, der tilbyder vedligeholdelse og support efter lanceringen.

ting, du skal overveje, før du starter DMS-udvikling

som tidligere nævnt vil et fugleperspektiv af dine unikke forretningsbehov fortælle dig, hvilke komponenter der er et must-have, og hvilke der er valgfri. Der er dog et par flere ting at afregne, før du starter DMS systemudvikling. Føj disse trin til projektkøreplanen:

overholdelse af lovgivningsmæssige standarder

bortset fra rollebaserede adgangskontroller (RBAC), multifaktorautentificering, tilladelsesprotokoller og tæt kodede datakrypteringer med et DMS-portalsystem, skal du overholde specifikke regler. For eksempel skal sundhedsudbydere overholde HIPAA, farmaceutiske virksomheder til FDA, og detailhandlere skal overholde PCI. Hver virksomhed håndterer en eller anden form for følsomme data, så Dit job er at sikre disse data i henhold til statens databeskyttelsesregler.

brugeroplevelse

dine DMS skal fungere som brugerne forventer, at det fungerer. En brugervenlig grænseflade går ud over udseendet. Det har en lav kognitiv belastning og får ikke folk til at stoppe og tænke over, hvordan man udfører en eller anden opgave. Fra den første opsætning og gennem hele brugerrejsen skal din grænseflade være intuitiv for brugere med ethvert niveau af teknisk færdighed.

det lyder måske nemt, men designprocessen tager tid og ekspertise. Forskning, ideation, prototyping og brugertest er lige så vigtige i udviklingen af dokumentstyringsprogrammer. At springe over et af disse trin betyder, at du risikerer at få problemer på senere stadier, når indsatsen er meget højere.

team gathering

hvis du ikke har interne udviklere, skal du leje et programudviklingsteam offsite. Sådan kan du få det bedste IT-talent med en klar forståelse af dit forretningsdomæne. Din leverandør af programmeludvikling vil udføre rekrutterings-og ansættelsesaktiviteter, herunder alle former for screeninger og tekniske samtaler.

MVP-udvikling

minimum Viable Product (MVP) release er et valgfrit trin i DMS-systemprogramudvikling, men det anbefales stærkt. Ved at give rigtige brugere mulighed for at teste vigtige funktioner inden den endelige udgivelse, kan du validere effektiviteten af din løsning. Hvis brugerfeedback er positiv, kan du gå videre til implementering af det fulde funktionssæt. Hvis ikke, skal du tage et skridt tilbage og genoverveje, hvordan du opnår dine forretningsmål.

hvor meget koster det at udvikle et dokumentstyringssystem?

nu hvor du ved, hvordan man opbygger dokumentsystemstyringsprogram, er det tid til at tale penge. Lad os tage et vildt gæt: du vil ansætte dygtige udviklere, men dit budget rammer et glasloft. Den gode nyhed er, at Ukraine er blandt et par lande, hvor du kan outsource højt kvalificerede udviklere til en liberal pris.

generelt afhænger priserne af teammedlemmets oplevelse og den valgte tech stack. Tjek denne liste for at få et billede af den teamsammensætning, der kræves til et typisk DMS-udviklingsprojekt, samt gennemsnitlige timepriser for forskellige specialister:

• forretningsanalytiker—$40-$63
• UI / UI designer—$35-$56
• udviklere-fra $25-$42 for Junior til $45—$90 for Senior position
• KVA ingeniører-fra $25-$42 for Junior til $40 – $63 for Senior position
• projektleder—$45-$70

for at få et mere nøjagtigt skøn over budgettet og tidsrammerne relateret til dit projekt, skal du konsultere din valgte leverandør. Udviklere ved, hvor lang tid det tager at udvikle de ønskede funktioner, så de vil være i stand til at give dig omtrentlige tal baseret på det forventede omfang af arbejdet.

opsummering

markedet for dokumenthåndteringssystemer udvikler sig i et hurtigt tempo, og DMS IT-løsninger er must-haves for enhver virksomhed. Lad os opsummere:

• du kan vælge mellem færdige og brugerdefinerede løsninger. Det er mere rimeligt at udvikle et dokumentstyringssystem, da du kan opbygge funktionalitet, der er skræddersyet til dine behov og spare udgifter på lang sigt.
• når du sammensætter en funktionsliste, skal du fokusere på dine forretningsmål og problemer, du vil have dine DMS til at løse. De fleste virksomheder vælger samarbejdsredigering, tilgængelighed på tværs af platforme og tilpasselig tagging.
• når du bygger din løsning, skal du være opmærksom på brugeroplevelse, overholdelse af branchens regler og overholdelse af sikkerhed.
• dit projekts budget afhænger af forskellige faktorer, men ansættelse af udviklere i Ukraine sikrer, at du får et kvalitetsprodukt til en rimelig pris.

Relevant hjælper virksomheder på tværs af mange brancher med at udvikle tilpassede styringsløsninger (dokumentstyringsprogrammer, aktiestyringsprogrammer osv.) skræddersyet til deres specifikke behov. Vores tilpassede hjemmeside udvikling og mobile app udvikling tjenester dækker end-to-end produktudvikling, fra den oprindelige ide til produkt implementering og support. Vi leverer outsourcing-udviklere, der kan opbygge dit dokumentstyringssystem fra bunden eller bare fungere som en midlertidig forstærkning for at udvide din virksomheds kapacitet.

så hvis du vil starte dit DMS-udviklingsprojekt, kontakt os, så diskuterer vi det detaljeret.