omkostningerne ved Outsourcing af løn
i dag henvender flere og flere virksomhedsejere sig til lønudbydere som ADP for at undgå besværet med at håndtere lønningslisten selv. Lønudbydere kan hjælpe med at afbøde komplikationer, der opstår ved håndtering af lokale skatter, overarbejde og andre variabler. Selvom disse virksomheder leverer en værdifuld service, bør virksomhedsejere overveje de sande omkostninger ved outsourcing af lønningslister, før de sikrer deres tjenester. At køre en grundig cost / benefit-analyse på outsourcing af lønningslister kan spare dig for store hovedpine senere, især hvis lønningstjenesten ønsker at låse dig fast i en langsigtet kontrakt. For at hjælpe dig med at nå en informeret konklusion har vi opdelt de omkostninger, du står over for nedenfor.
løn Outsourcing omkostningsfordeling
du vil hurtigt opdage, at mange forskellige omkostninger kommer sammen med outsourcing din virksomheds lønningsliste. Fra engangsgebyrer, skatteforberedelsesgebyrer og de månedlige omkostninger ved selve tjenesten kan det samlede beløb, du betaler pr. Mange lønningsfirmaer tilbyder flere serviceniveauer, lige fra de mest basale (simpelthen beregning og deponering af medarbejderchecks) til de mest sofistikerede (tilbyder forudbetalte kort, styring af statlig arbejdsløshedsforsikring og håndtering af løngarneringer). Her er hvad du skal være opmærksom på:
grundlæggende løn Outsourcing omkostninger
langt de fleste outsourcede lønningsfirmaer opkræver et grundlæggende pakkegebyr, der spænder fra $20 til $250 pr. Omkostningerne ved outsourcet lønningsliste inkluderer direkte indbetaling, lønseddelbehandling, standard skat arkivering, og en online portal tilgængelig for både arbejdsgivere og ansatte. Omkostningerne forbundet med en grundlæggende lønpakke tager højde for alle din virksomheds relevante detaljer, såsom bopælsstat, kompleksiteten af din jurisdiktions lønskat, lønfrekvens og medarbejdermængde.
for eksempel betaler et firma med 25-35 ansatte, der bruger kendte lønbehandlingsfirmaer, op til $1.500 om måneden for basale tjenester. I mange tilfælde, større virksomheder modtager nedsatte pakkegebyrer, bringe lønomkostningerne pr.indbygger ned for store arbejdsgivere. For små virksomheder-som mange feltservicevirksomheder-kan disse omkostninger gøre en større forskel.
hyppighed af lønperioder
mange virksomheder, der outsourcer deres lønningsliste, skal ændre deres lønperioder for at undgå yderligere omkostninger til at behandle løntransaktioner. Hvis din virksomhed betaler ugentligt eller hver anden uge, kan du pådrage dig yderligere omkostninger sammenlignet med en virksomhed, der betaler månedligt (da du betaler for en service, der opstår 4+ gange om måneden i stedet for kun en gang). Selvfølgelig, mens reduktion af hyppigheden af lønningslisten gavner arbejdsgiveren, ændrer lønfrekvensen ofte negativt medarbejderne. Mange arbejdstagere regner med at få deres lønsedler på en forudsigelig tidsplan. I sidste ende skal de leve med din beslutning, hvis du ændrer lønfrekvensen, men du bør stadig nøje overveje nedfaldet.
hvis dit lønselskab sender papirchecks til din virksomhed, kan du pådrage dig yderligere gebyrer for udskrivning og levering. Selv hvis du får gratis standardlevering, yderligere gebyrer for fremskyndede eller uden for statslige leverancer kan gælde.
Lønbeskatningsassistance
selvom de fleste grundlæggende pakker dækker skattehjælp, vil mange lønningsfirmaer opkræve ekstra for behandling ved udgangen af året for at gøre sig klar til skattesæsonen. Den ekstra løn outsourcing kan koste en ekstra $25 Til $75 per medarbejder, som kan m-2 udskrivning, mailing og rapportering. Derudover bliver kompleksiteten af din lønningsliste en overvejelse her, ligesom det gør med den grundlæggende lønpakke. Hvis du har medarbejdere i flere stater, lønningsfirmaer glider ofte ekstra gebyrer for at håndtere deres skatter. Hvis du outsourcer din lønningsliste, skal du bemærke eksistensen af sådanne gebyrer, inden du vælger et firma. I nogle tilfælde kan du spare en masse penge på at styre lønningslisten selv.
engangsgebyrer
selvom du laver lønningsliste internt, skal du overveje visse engangsgebyrer. Nogle af de største lønomkostninger kommer fra at oprette et tidsregistreringssystem til registrering af medarbejdertimer og derefter implementere opdateringer til dette system, når tiden går.
yderligere gebyrer
hvis du allerede har besluttet at outsource lønningslisten, skal du muligvis budgettere for nogle ekstra gebyrer, som du ikke finder inkluderet i basispakkeomkostningerne. Disse gebyrer omfatter typisk tjenester såsom direkte indbetaling, check signering, per-kuvert udstopning, ny medarbejder rapportering, og mere. Yderligere gebyrer kan ansøge om lønjusteringer eller nødløn, så planlæg i overensstemmelse hermed, når du vælger at outsource lønningslisten.
fordele ved Outsourcing lønbehandling
lyder som meget hidtil, ikke? Bare rolig, der er også gode ting! Selvom løn outsourcing omkostninger kan hurtigt hober sig op, den tid og stress, du vil spare ved outsourcing stadig tæller for en masse. Afhængigt af størrelsen af din virksomhed, medarbejder garnishments, entreprenør/medarbejder betegnelser, placeringen af medarbejdere og andre faktorer, lønbehandling og den tilhørende skatteforvaltning kan spise væk på det tidspunkt, du ikke nødvendigvis har.
Payroll processing services ansætte eksperter på området, fagfolk mindre tilbøjelige til at lave fejl. Det skulle give dig en vis ro i sindet, så længe virksomheden ikke er så stor, at du risikerer at blive “bare en anden konto.”Søg anmeldelser fra andre kunder for at sikre, at et lønningsfirma konsekvent gør godt arbejde. Hvor let af en tid vil du have at nå din konto repræsentant, når du har et problem? Hold øje med nyere lønningsfirmaer, der muligvis ikke har kvalitetssystemer på plads for at forhindre fejl.
når du har taget beslutningen om, hvorvidt du skal outsource, skal du løbende revidere problemet. Realiteterne i din virksomhed vil konstant skifte. Er du vokset? Nedskåret? Er det mere fornuftigt for din virksomhed at starte/stoppe outsourcing nu, end da du først tog beslutningen? Husk, at virksomheder i forskellige størrelser betaler forskellige priser hos de fleste tjenesteudbydere. For processorer som ADP, jo flere medarbejdere du har, jo mindre koster det for hver medarbejders lønningsliste. Dette kan ændre beregningen betydeligt!
Sådan sparer du penge på lønbehandling
lønudliciteringsomkostninger kan tilføjes, især til opgaver eller tjenester, der ikke er dækket af en udbyders basispakke. Du har dog nogle værktøjer til rådighed til at reducere dine lønomkostninger, såsom strømlining af forretningsprocesser, brug af felttjenestestyringsprogrammer og justering af lønperioder. Vi tager et kig på disse nedenfor.
Strømlin forretningsprocesser
når du medbringer din lønbehandling internt ved hjælp af forretningsprogrammer til feltservicestyring, vil du sikre dig, at det program, du vælger, har så meget funktionalitet som muligt. Dette gør din investering mere værd. Hvis det er muligt, strømline din lønbehandling sammen med andre interne processer. Smart-tjenesten kan f.eks. håndtere planlægning, arbejdsordrer, fakturering og meget mere. Mange lønningsfirmaer tilbyder kun lønningstjenester, hvilket gør dem ringere investeringer.
direkte indbetaling
brug af et professionelt regnskabsprogram kan give dig mulighed for at foretage direkte indskud på dine medarbejderes bankkonti. Hurtigbøger kan for eksempel lette direkte indskud med kun et mindre gebyr for hver lønseddel. I øjeblikket ligger deres gebyr på $1,75 pr. Hvis du betaler dine medarbejdere hver anden uge, vil gebyret PR. medarbejder kun være $45,50 pr. Sammenlignet med det gebyr, som mange lønningsfirmaer opkræver (mellem $4 og $9), kan dette spare dig op til $188 pr. For en virksomhed med 25 ansatte betyder dette yderligere $4.700 om året. Dette beløb kan være nyttigt til opgradering af udstyr eller prøve nye marketingtaktikker.
lønperioder
hvis du betaler dine medarbejdere ugentligt, kan du overveje at ændre dine lønperioder til hver uge. I stedet for at betale direkte indbetalingsgebyrer (eller porto) 52 gange om året pr. Ved hjælp af de numre, der leveres af Hurtigbøger, kan dette reducere dine gebyrer fra $91 pr. 45 dollars kan ikke virke som en masse, men når du overveje de højere gebyrer lønningslisten tjenester gebyr for direkte indbetaling, dette kan reducere dine udgifter med op til $234 per medarbejder per år.
brug dog ekstrem forsigtighed, når du bruger denne strategi. Som vi nævnte tidligere, hvis dine medarbejdere regner med ugentlige lønsedler, kan forstyrrelse af dit nuværende system skabe alvorlig spænding. Hvis du foretager denne omskifter, skal du give dit team masser af forhåndsadvarsel, så de kan planlægge deres økonomi i overensstemmelse hermed.
undgå sanktioner
lønbehandlingsnøjagtighed betyder at undgå lønningsstraffe. IRS estimerer, at 40% af små til mellemstore virksomheder betaler en bøde for ikke at deponere tilbageholdelser, fejlberegne tilbageholdelser eller foretage forkerte arkiveringer. I gennemsnit udgør straffen for disse virksomheder $ 845 om året. At lave selv små fejl, mens du beregner din virksomheds lønningsliste, kan føre til sanktioner, når skattetiden kommer. Uanset hvilken type lønningsløsning du bruger, skal du altid dobbelttjekke numrene for at sikre, at du ikke pådrager dig lønningsafgifter.
overvej praktikanter
for mange virksomheder virker muligheden for at undervise gældende branchefærdigheder til universitetsstuderende som et dyrt forslag. Praktikophold kan dog give din virksomhed værdifuldt arbejde fra studerende, der er interesseret i dit felt. Opsætning af et praktikprogram kan give dig mulighed for altruistisk at bidrage til de spirende karrierer hos unge fagfolk, samtidig med at du får arbejde afsluttet til en lavere pris. Hvis din virksomhed er beliggende i nærheden af et college, universitet eller Handelsskole, vil en nærliggende praktikkoordinator sandsynligvis hoppe på chancen for at sætte din virksomhed på deres liste over potentielle praktikudbydere.
vikarer
for mange opgaver repræsenterer vikarer en stor ressource at udnytte for at reducere dine lønomkostninger. Du behøver ikke at beregne lønningslisten for disse arbejdstagere. I stedet, du modtager simpelthen en regning fra vikarbureauet for deres arbejde. Fordi bemandingsbureauet tager sig af lønningslisten for disse medarbejdere, kan du få mere arbejde udført uden at plage over lønningsovervejelser. Du skal dog huske på, at bemandingsagenturer ofte opkræver en markering over den normale markedsrente for arbejdskraft. Du vil også gerne screene disse medarbejdere, før du giver dem mulighed for at bidrage til projekter, da fejl begået af nye vikarer afspejler dårligt på din virksomhed.
Endelige tanker
uanset hvad, skal du betale gebyrer forbundet med lønningsliste, hvad enten det er internt eller eksternt. Alligevel vil du gerne udføre en cost-benefit-analyse for at sikre, at den rute, du tager, sparer din virksomheds penge i det lange løb. Udnyt de funktioner, der tilbydes af field service management for at hjælpe med at strømline lønprocessen og nedbringe dine lønomkostninger.