• Articles
• admin

bez ohledu na zaměření organizace profesionálních služeb (PSO) – od agentury digitálního marketingu po poradenství v oblasti řízení nebo firmu zabývající se vývojem softwaru (jako klienti VOGSY) – primárně prodáváte čas a odborné znalosti svého týmu. Jako takový, potřebujete cílený model fakturovatelných zdrojů, který se vztahuje na každého zaměstnance v celé organizaci. To vyžaduje míru využití.

co je míra využití?

míra využití je způsob, jak měřit efektivitu a produktivitu jednotlivce (nebo dokonce celého PSO) při generování příjmů proti dostupné šířce pásma, rozdělené po stanovenou dobu. Zjednodušeně řečeno míra využití odráží procento pracovní doby zaměstnance, které lze klientovi účtovat, oproti jejich celkové dostupnosti.

pokud nevíte, co musíte prodat nebo kolik můžete dodat, je snadné skončit pod nebo nadužíváním zaměstnanců. Tento nedostatek kontroly může mít vážné finanční a provozní důsledky, včetně nespokojených zákazníků, zmeškaných prodejů,nafouknutých režijních nákladů a dalších.

existuje mnoho faktorů, které jdou do vytvoření vzorce míry využití, který funguje nejlépe pro vaše podnikání. Mnoho oblastí může ovlivnit výpočty a sazby lze použít různými způsoby. Aby to bylo jednodušší, existují technologická řešení, která mohou vedoucím pracovníkům PSO pomoci získat tento neocenitelný přehled, čímž se jejich organizace rychle dostanou na vyšší ziskovost.

faktem je, že pokud nemáte cílové míry využití, pravděpodobně nepoužíváte svou pracovní sílu správně.

existuje standardní cíl míry využití nebo vzorec pro úspěch?

krátká odpověď na tuto otázku zní ne – a existuje řada důvodů. Především organizace mají různé strategie, takže vzorce využití (zdrojů) se liší.

Vezměte si PricewaterhouseCoopers a Deloitte, operátory obrovských globálních profesionálních služeb a poradenských sítí. Jejich zaměstnanci generují příjmy prostřednictvím dlouhodobějších zakázek, často v nastavení klienta. Tyto míry využití konzultací by obvykle byly velmi vysoké, protože potrubí práce je plné, pracovní místa jsou specifická a prioritou je přímo generování příjmů.

nyní zvažte menší PSO, které je více zaměřeno na růst versus zisk. Aby toho bylo dosaženo, může PSO najmout další lidi. Mohou pak spustit vysokou míru využití, ale ne s důrazem na ziskovost a fakturovatelnost-marže mohou být menší, protože se pokoušejí stavět pro budoucnost a prozatím se spoléhají na hotovostní rezervy.

tyto důvody vysvětlují, proč se cíle využití profesionálních služeb liší. Například, HubSpot zjistil, že některé agentury se zaměřují na cíl 85 na 90 procentní míra využití, skutečná průměrná míra využití je však mnohem nižší 60 procent.

sazby se liší podle typu organizace, role, obchodních cílů a jednotlivých pracovních funkcí. Můžete se pokusit srovnávat sazby svých konkurentů pro účely srovnání, ale je nejdůležitější znát svou vlastní organizaci – a to vyžaduje, abyste nejprve vyhodnotili své operace.

jak vypočítáte míru využití zaměstnanců?

PSO by měly stanovit sazby pro zaměstnance, které jsou dosažitelné. Hledáte zjistit skutečnou nabídku toho, co máte a jak nákladově efektivně uspokojit poptávku. Takže i když chcete nastavit základní linii, aby zaměstnanci byli ziskoví, nemělo by to být pokus o dosažení nafouknutého prodejního cíle. To by mohlo vést k vyhoření zaměstnanců, což podle výzkumu způsobuje vysoký obrat pracovních míst, zvýšené absence a sníženou produktivitu, která stojí americké podniky 300 miliard dolarů ročně.

Chcete-li správně vypočítat míru využití zaměstnanců, pochopte, že různé role mají různé sazby. Jako příklad, někdo s manažerskou odpovědností by neměl tak vysokou míru jako někdo, kdo pracuje přímo na projektu. Proč? Očekávali byste, že stráví spoustu času řízením personálu a plněním dalších povinností, které nejsou přímo Fakturovatelné klientovi.

zaměstnanec odpovědný za dohled nad finanční oblastí, jako jsou závazky z účtu nebo někdo, kdo míří do lidských zdrojů, pravděpodobně nevytváří mnoho fakturovatelných hodin, buď. Jsou stále nápomocní vašemu úspěchu? Naprosto. Neměli by však mít stejnou míru využití jako grafik nebo účetní, který tráví většinu času fakturovatelnými klientskými projekty. Pracovní místa mají navíc různé peněžní hodnoty: hodiny architekta mohou získat vyšší přirážku než projektový manažer.

což přináší dobré pravidlo, které je třeba mít na paměti při posuzování míry využití: zaměstnanci, kteří se podílejí na zúčtovatelné práci klientů, musí nejen pokrýt své vlastní platy, ale také musí přidělit část funkcím, které negenerují příjmy. Procento režijních nákladů je tedy třeba rozdělit mezi Fakturovatelné zaměstnance, aby byla zajištěna ziskovost vaší celkové organizace.

stanovení Fakturovatelné versus nevyúčtovatelné doby je také důležité. Zvažte čas, který zaměstnanci tráví na osobním profesním rozvoji, na interních firemních schůzkách a na placeném volnu. To vše je důležité; určitě chcete rozvíjet dovednosti zaměstnanců a nechcete, aby byly přepracovány. Ale pokud se vám nepodaří začlenit non-Fakturovatelné hodiny od samého počátku, veškeré výpočty budou daleko.

takže základní vzorec pro výpočet míry využití zaměstnanců vypadá takto:

• začněte s 260 pracovními dny za rok (52 týdnů x 5 dní).
• poté odečtěte následující interní nebo placené volno (budete se muset přizpůsobit své firmě):
  • prázdninové dny (řekněme 25 dní)
  • Sick days (5 dní)
  • interní aktivity, jako je školení, mimo pracoviště a schůzky (15 dní)
  • profesní rozvoj nebo účast na konferencích (10 dní)
• to vám ponechává 205 dní Fakturovatelné práce klienta. Vydělte to celkovými 260 pracovními dny a zůstane vám 78% cílové míry využití.
• kromě toho můžete odečíst další nevyúčtovatelné pracovní činnosti, jako je příprava klienta, podávání zpráv, cestování atd., což dále sníží míru využití. To je také místo, kde musíte zohlednit roli každého člověka, protože jejich odpovědnosti a cílové sazby se budou od sebe lišit.

Fakturovatelnost vs. využití: jak může fakturovatelnost zaměstnanců řídit ziskovost?

všechny výše uvedené faktory je třeba použít k vytvoření cílových marží. Tyto cíle by se pak měly odrazit v míře využití na všech úrovních vašeho podnikání. Je nezbytné stanovit a být schopen analyzovat tyto sazby za účelem stanovení a růstu ziskových marží.

s ohledem na to byste měli použít tyto míry využití ke stanovení cílů zúčtovatelnosti nebo počtu fakturovatelných hodin, které by měl každý zaměstnanec zasáhnout. Ty by měly být sdíleny s jednotlivými zaměstnanci, stejně jako týmy, dávat všem realistické cíle, na kterých mohou všichni pracovat.

a co víc, je důležité, abyste měli přehled o stavu využití po celou dobu. Musíte být schopni plánovat dopředu, abyste mohli plnit práci klienta, zlepšit šířku pásma zaměstnanců a ujistit se, že jsou zavedeny správné zdroje. Nechcete, aby zaměstnanci byli nečinní a obávali se nedostatečné práce v potrubí. Ani nechcete, aby byli ohromeni a nuceni najmout způsobem, který není nákladově efektivní.

vždy musíte vědět, že se generuje dostatek příjmů a že projekty jsou dokončeny se ziskem. K tomu potřebujete viditelnost v reálném čase ve vaší organizaci.

mohou nástroje pomoci PSO zvýšit míru využití a fakturovatelnost?

pokud výše uvedené zní jako hodně, vezměte si srdce – je k dispozici technologie, díky které je možné vytvářet a udržovat míru využití, marže a ziskovost.

a tyto nástroje byly vytvořeny s PSOs konkrétně v mysli.

Profesionální automatizační služby (PSA) uvolňují každého v PSO automatizací časově náročných úkolů v oblasti řízení, prodeje, financí, provozu a řízení projektů. Usnadňují každý krok nabídky-to-cash cesty. Mohou zvýšit efektivitu a ziskovost s většími schopnostmi CRM a jemnější kontrolou času a nákladů, fakturace, ceny a cash flow.

podívejte se, jak VOGSY vám pomůže zůstat na vrcholu využití a dodávky

platforma PSA může pomoci vůdcům PSO nastavit a sledovat míru využití, nabízí stálou viditelnost spolu s nástroji pro analýzu minulosti a předvídání budoucnosti. Správná platforma PSA poskytuje metriky prodeje, zákazníků, projektů a využití v reálném čase. Konfigurovatelné desky KPI poskytují rychlý přístup k důležitým datům.

výsledkem je, že rozsah práce je cílový, marže jsou efektivně řízeny a pěstovány a potrubí je přesně předpovězeno.

stejně důležité je, že vám poskytuje realistický pohled na zaměstnance. Můžete se ujistit, že nejsou stále vyhořel a že mají správné zdroje a dovednosti na místě splnit požadavky. Můžete zmocnit zaměstnance, aby převzali odpovědnost za práci, zajistili, že mají projekty, které je třeba řešit, a jsou schopni dosáhnout svých dosažitelných cílů. Každý může vidět, na čem pracují jeho vrstevníci, připravit se na to, co je před námi, a efektivněji spolupracovat.

pro společnosti vám řešení PSA může poskytnout data, která potřebujete k zajištění prodeje správných služeb na správných okrajích. A pro vůdce je to klíč k řízení ziskovosti.

již používáte Google Workspace? Zjistěte, jak VOGSY, jediné řešení PSA pro Google Workspace, může pomoci zlepšit výpočty míry využití a ziskovost.

kontaktujte nás ještě dnes