ad hoc Reporting v Excelu-Kompletní průvodce
ad hoc reporting v Excelu může mít mnoho podob. Jednou z výhod používání softwarové aplikace založené na tabulkovém procesoru je to, že je relativně flexibilní v tom, jak ji lze použít. Prezentace dat v aplikaci excel se může pohybovat od jednoduchých po složité a v důsledku toho je často nejlepším způsobem, jak rychle zasílat žádosti ad hoc z různých oddělení.
finanční odborníci se i nadále ocitají v hledáčku žádostí o údaje z více oblastí napříč příslušnými podniky. Požadavky na data jsou navíc někdy dynamické a vyžadují metodu hlášení, která není běžná nebo nikdy nebyla dříve použita.
to je místo, kde Excel a tabulkové programy, jako je to, mohou být dobré i špatné. Zde jsou základy vytváření sestav ad hoc excel.
začněte surovými daty
Chcete-li odpovědět na jakýkoli požadavek, nejprve potřebujete data. Téměř každý systém bude exportovat do Excelu v těchto dnech nebo .Formát souboru csv. Použití těchto tabulkových exportů ušetří čas a energii.
vždy se ujistěte, že jste vytvořili kartu označenou „surová data“, se kterou nemanipulujete. To vám umožní propojit zpět na něj nebo rychle odkazovat na nezpracovaná data pro kontrolu kvality později.
zachování integrity nezpracovaných dat je důležité, když fielding požadavky, a někdy je moudré chránit heslem kartu raw dat, aby se zabránilo nežádoucím změnám. Může se stát, že požadavek bude vyžadovat použití několika různých datových tabulek. V tomto případě může kombinace datových tabulek představovat potíže.
pokud je to vůbec možné, zkombinujte podobné datové sady. Tím se vytvoří maximální užitek při využití funkcí, jako jsou filtry a čepy.
pochopte požadavek
pokud je požadavek příliš nejednoznačný, může být obtížné reagovat Pomocí aplikace Excel. Je to proto, že Excel bude dělat pouze to, co je řečeno.
výstup v aplikaci Excel závisí na požadavcích, které jsou kladeny. To znamená, že pokud je požadavek nejasný, může být ztracen čas vytažením irelevantních dat do sešitu a může zaplavit koncového uživatele více, než je požadováno.
na základě každé dobré odpovědi na žádost ad hoc je jasná žádost. Například, demografické údaje o prodeji, finanční výkonnost, a časy vychystávání jsou poněkud vágní a obecné požadavky.
vyjasnění požadavků může přinést odpovědi, které jsou užitečnější. Například, průměrné PSČ nakupujících k určitému datu, hrubé tržby za poslední měsíc, čas vybrat a odeslat určitý produkt, a více.
čím jasnější jsou požadavky, tím více bude odpověď relevantní a stručná.
filtrování dat a jejich omezení
většina požadavků bude pro určitou úroveň informací, která vyžaduje použití filtrování. Filtrování je základní funkce v aplikaci Excel a je snadné. Sloupce lze třídit a filtrovat, a dokonce i pokročilé filtrování je k dispozici.
filtrování je základní přístup při zpracování datových sad, když je požadavek ad hoc specifický a poněkud snadno řešitelný. Například může přijít žádost o cenu produktu a může existovat tabulka údajů se všemi cenami produktu. Pouhé filtrování podle názvu produktu může přinést požadovanou odpověď.
v aplikaci excel existují pokročilejší techniky filtrování, které uživatelům umožňují určit rozsah kritérií a rozsah dat, aby tato kritéria také použili. Jedná se o složitější přístup k nakládání s datovými soubory, kdy může být požadavek na několik informací.
datové odkazy a dotazy
všechny požadavky na určité úrovni jsou pro data. Snadnost odpovědi na žádost ad hoc v aplikaci Excel závisí na úrovni dostupných dat. Excel má schopnost propojit externí databáze, což uživatelům umožňuje spouštět vlastní dotazy, které rychle vytáhnou data do tabulky.
tento způsob přístupu k datům je obvykle nejrychlejší a poskytuje nejúplnější datové sady, se kterými můžete pracovat. Jednou z výhod propojení aplikace Excel s databází je, že informace budou aktualizovány při aktualizaci databáze.
to umožňuje přesné a včasné datové sady, na které se odkazuje. Excel bude také odkazovat na internet, aby vytáhl různé typy informací; například tržní data mohou být propojena přímo s Excel a obnoví se na vyžádání.
jednou nevýhodou přístupu k databázím v aplikaci Excel je to, že často vyžadují, aby koncoví uživatelé ručně obnovovali data,což může vést k neúplným nebo zastaralým souborům dat.
Ad Hoc Reports on Excel-použití kontingenčních tabulek
pokud jde o sestavy ad hoc, Excel má funkci známou jako kontingenční tabulky, které jsou jedinečným způsobem, jak reagovat na požadavky ad hoc v aplikaci Excel. Umožňují filtrování a prezentaci dat souhrnným způsobem.
kontingenční tabulka je dynamická v tom, že vstupy lze měnit a měnit v závislosti na tom, co uživatel požaduje. Shrnuje všechna data v dané datové sadě a umožní uživatelům seskupovat sloupce a řádky dat jedinečnými způsoby.
protože jsou data shrnuta, je použití kontingenční tabulky pro analytické účely mnohem snazší. I když na žádost ad hoc nelze odpovědět skutečnou kontingenční tabulkou, vytvoření jedné může uživateli umožnit snadnější identifikaci odpovědi na požadavek.
po vytvoření, kontingenční tabulky mohou také „drill down“ do konkrétních dat v závislosti na tom, co uživatel chce dělat. To se provádí intuitivně pouhým dvojitým kliknutím na data, a proto jsou kontingenční tabulky často výchozím způsobem třídění a shrnutí velkého množství dat.
jednou nevýhodou je, že data musí být seskupena do sloupců, aby bylo možné použít kontingenční tabulku. Kontingenční tabulky se také spoléhají výhradně na datové sady, na které odkazují, což znamená, že pokud data nejsou úplná,souhrny kontingenčních tabulek nejsou úplné.
další nevýhodou je, že kontingenční tabulky se neaktualizují automaticky. To někdy způsobuje problémy, když jsou datové sady propojeny nebo autonomní.
Prezentace dat s tabulkami a grafy
některé požadavky ad hoc mohou vyžadovat použití tabulek a / nebo grafů. Excel má širokou škálu typů grafů a grafů, se kterými můžete pracovat. Grafy jsou dobré pro ilustraci trendů a směrových pohybů s daty. Například objem prodeje v průběhu času nebo hrubý příjem v průběhu času.
výzva s odpovědí v grafech je, že musí být s grafem uveden kontext a musí být vybrán vhodný graf. Čárové a bodové grafy jsou dobré pro ilustraci trendů, výsečové grafy jsou dobré pro ilustraci proporcionálních dat a sloupcové grafy jsou dobré pro porovnání kategorických dat.
použití DataRails reagovat na žádost Ad-Hoc
DataRails je unikátní softwarová aplikace, která vám umožní reagovat na požadavky ad hoc dynamickým způsobem. DataRails je vylepšený nástroj pro správu dat, který může vašemu týmu pomoci vytvářet finanční zprávy a sledovat rozpočty, plány a další KPI rychleji a přesněji než kdykoli předtím.
má schopnost spravovat datové sady v uživatelsky přívětivém prostředí, což snižuje čas strávený Fieldingem ad hoc požadavků.
velká data musí být užitečná. DataRails vám pomůže použít na maximum, aniž byste se museli učit nové proprietární uživatelské rozhraní. Použití Excelu jako pozadí poskytuje známý dynamický rámec, který usnadňuje přijímání Datarailů pro všechny finanční profesionály.
nahrazením tabulek daty v reálném čase a integrací fragmentovaných sešitů a zdrojů dat do jednoho centralizovaného umístění můžete pracovat v pohodlí Excelu s podporou mnohem sofistikovanějšího systému správy dat za Vámi.
vytvářejte krásné rozpočty, Sledujte a sledujte obchodní výkonnost a poskytujte uživatelům ohromující a snadno použitelné řídicí panely s Dataraily.
více o výhodách řešení DataRails se dozvíte zde.