• Articles
• admin

Papir, papir, papir! Jeg er så nær å få resten av filene mine digitalisert ved hjelp av den praktiske Dandy NeatDesk-Skanneren Som Neat Company sendte meg til å gjennomgå, men før jeg gjør det, trodde jeg at vi skulle se på å organisere papirfilene dine fordi det ikke er noe galt med å holde papirkopier av ting…like lenge du kan finne det du trenger når du trenger det!

i mitt tidligere liv, filsystemer var faktisk min organisering lidenskap (alle dere som organiserer junkies som meg nikker hodet, setter pris på at jeg har en lidenskap for dette, og resten av dere rister på hodet lurer på om jeg er nuts…am har jeg rett?).

jeg skjønner at det er en slags verdslig ting å være lidenskapelig om, men jeg elsker følelsen av å ta hauger av uorganisert papir og skape et pent, brukervennlig filsystem. For eksempel, hvis du er en kandidatstudent som har bestilt tilpassede avhandlingstjenester, må du være organisert med all avhandlingsforskning og dokumenter for å spare penger! Faktisk innser mange hvor viktig det er å organisere papirarbeidet ditt. Jeg har gjort noe rådgivning for bedrifter og enkeltpersoner for å hjelpe dem med å lage filsystemer for å møte deres behov, og det er ikke noe bedre enn å se på de ferdige filene og se hva en stor forskjell å organisere har gjort!

selvfølgelig kan du raskt få tilgang til og finne viktige dokumenter selv, ikke den eneste grunnen til å bli organisert. Selv om det ikke er den mest glamorøse grunnen til å bli organisert, er det viktig å vurdere hvor lett noen andre kan være i stand til å gi mening om alle filene dine hvis du skulle gå bort. Å ha organisert filer gjør at hjerteskjærende oppgave bare en liten bit enklere ved å eliminere frustrasjon over ikke å kunne finne det de trenger.

Tenk Gjennom Dine Behov

Før vi begynner å snakke om hva jeg tror er de viktigste ingrediensene for et filsystem som fungerer, la oss starte med noen grunnleggende spørsmål:

Hva er I Filene dine?

• er postene dine for det meste langsiktige dokumenter som boliglånsinformasjon, bilforsikringsdokumenter, leieavtaler osv., eller har du vanlige daglige/ukentlige/månedlige poster å legge til også?

• har du forretningspapirer til fil? Hjemmeundervisning poster? Andre kategorier av papirarbeid?

• Hvilke poster lagrer du for øyeblikket som kanskje du ikke trenger å? Kan du bytte til elektroniske uttalelser for noen av kontoene dine?

Å Holde Personvern Og Sikkerhet I Tankene

• har du viktige dokumenter som fødselsattest som skal oppbevares i en brannsikker boks?

• Trenger noen av postene dine å være låst opp for å holde nysgjerrige øyne unna?

• Hvem trenger tilgang til filene dine? Trenger du separate områder som forskjellige personer kan få tilgang til?

Vurderer Plassbegrensninger

• hvor mye plass har du til filene dine?

• er arkivskapet fylt fullt?

• Kan du trekke ut poster fra tidligere år og lagre dem et annet sted i stedet for å holde dem i hovedfilområdet ditt?

• vil skanne papirene og holde den på datamaskinen i stedet for i papirkopi være verdt din tid og krefter?

• Hvilke poster pleier du å referere til oftest at du trenger å holde lett tilgjengelig?

Å tenke gjennom disse spørsmålene før du begynner å organisere filene dine, vil hjelpe deg med å lage et system som fungerer ved å gjøre postene dine enkle å finne og få tilgang til.

Bruke En Innboks & Utboks

mens uorganiserte poster er en stor kilde til papirrot, er det innkommende papiret som må sorteres og papir som venter på at du skal handle, vanligvis en større skyldige. Å lage et filsystem er viktig, men det er også å ha et system for papir som det kommer inn i hjemmet ditt, ellers vil filsystemet ikke gjøre deg noe bra.

her er noen strategier for håndtering av innkommende papirer:

• Sorter umiddelbart. I stedet for å pile post, skolepapir, etc. på disken eller pulten for å håndtere senere, sortere dem i det øyeblikk du går i døren. Noen ganger vil jeg selv sortere i bilen siden vår postkasse er en halv mil opp veien fra huset vårt! Kast umiddelbart søppel, konvolutter og fyllstoffer i papirkurven, og opprett innbokser for papirer som er klare til å arkiveres og de som trenger handling.

• hvis du kan, ta vare på det med en gang. Hvis en tillatelse slip trenger en signatur, signere den med en gang og stikke den rett tilbake i ryggsekken for å gå tilbake til skolen. Hvis noe trenger et stempel for å gå tilbake i postkassen, ta et minutt å få den klar til å gå i stedet for å sette den til side for senere. Touch det når regelen fungerer for å holde hjemmet organisert, og det fungerer for å redusere mengden papir rot du håndtere også!

• Avmeld, avmeld, avmeld. Denne regelen gjelder ikke bare for e-post; det fungerer for papir rot også! Selv om det tar ekstra tid, gjør en innsats for å melde deg av kataloger og nyhetsbrev og å registrere deg for ikke-postlister. Joshua delte massevis av gode strategier her for å redusere mengden e-post du får.

Hva Du Skal Beholde & Hva Du Skal Gi Bort

før vi ser på forskjellige metoder for å organisere poster og papirarbeid, er et annet problem som blir et hinder for mange mennesker å vite hvilke poster som må holdes og hvilke som kan kastes.

min generelle følelse er at Vi ikke trenger å holde nesten så mye som vi tror vi gjør. I huset mitt holder vi ikke lenger våre månedlige bruksregninger, våre ukentlige lønnsstubber eller til og med våre månedlige kredittkortutskrifter. Ja, det er helt avgjørende at du bekrefter at informasjonen på hver enkelt er riktig før du makulerer den og kaster den bort, men det er egentlig ingen grunn til at du trenger å beholde den etter det, spesielt når du kan få tilgang til så mye på nettet.

selvfølgelig er det noen ting du bør beholde, for eksempel låneavtaler, permanente poster(for eksempel fødselsattest, trygdekort, etc.), forsikringer, skatt poster, og så videre.

Sjekk ut denne flotte artikkelen for mer detaljerte retningslinjer for hvilke poster som kan kastes.

Opprette Et Filsystem

Nå, la Oss gå gjennom trinnene for å faktisk lage et filsystem som fungerer.

1. Opprett En Grunnleggende Disposisjon

før du berører filene dine, kan du begynne med å lage en grunnleggende oversikt over hvilke poster du har og hvordan du vil at de skal organiseres.

Jeg har For eksempel Forretningsoppføringer, Husholdningsoppføringer og Hjemmeundervisning. Disse tre elementene vil være de øverste nivåene av min disposisjon, men jeg må gå til neste nivå og lage nestede kategorier også:

I. Husholdning Poster

A. Skatt Poster
B. Kjøretøy Poster
C. Forsikring Dokumenter
D. Medisinske Journaler

(Dette er en grunn til at det er viktig å tenke gjennom hva du trenger å beholde og hvordan du vil ha det organisert før du kommer til dette trinnet, selv om du sannsynligvis vil justere disposisjonen mens du går også!)

2. Opprett Detaljerte Underkategorier

når du har den grunnleggende oversikten på plass, er det på tide å tenke gjennom hvordan du ideelt sett vil ha disse postene organisert for å gjøre dem enkle å finne og bruke. For Eksempel, Under Medisinske Journaler, vil jeg skille hvert familiemedlems poster slik at jeg ikke trenger å sortere gjennom dem for å finne det jeg leter etter. Jeg kan da sende inn nye poster foran filen slik at de vil være i datorekkefølge (fra nyeste til eldste) når jeg trenger dem.

min disposisjon ser nå slik ut:

I. Husholdning Poster

A. Skatt Poster

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Kjøretøy Poster

1. Vedlikehold og garantier
2. Tittel, registrering og tagger

C. Forsikringsdokumenter

1. Bilforsikring
2. Kansellerte policyer
3. Heath forsikring
4. Hjem forsikring
5. Livsforsikring

D. Medisinske Poster

1. Baby Jente # 1 poster
2. Baby Jente # 2s poster
3. Baby Jente # 3 poster
4. Baby Jente # 4s poster
5. Mandis poster
6. Sean poster

3. Begynn Å Lage Filer For Hver Kategori

Nå, her er hvor mine filsystemer skiller seg fra mange andre mennesker. jeg bruker aldri filmapper for filene mine. Aldri. I stedet foretrekker jeg å bruke hengende filer for alle filene mine.

grunnen til at jeg gjør dette er enkelt: å ha hengende filfaner alle lined opp og / eller fargekodet gjør et filsystem mye, mye lettere på øynene dine og mye, mye lettere å bruke. Jeg personlig tror interiør filmapper er en sløsing med penger, plass, og ressurser med mindre du bruker dem for lapbooking!

I Stedet forskyver Jeg og / eller fargekoder fanene for å definere kategoriene og underkategoriene, og så alfabetiserer jeg dem i hver kategori for rask referanse.

for eksempel, ved å bruke oversikten min ovenfra, ville jeg begynne å lage faner for Alle Skattepostene og tilpasse dem til venstre for mine hengende filer. I stedet for å bruke en hengende fil med fire filmapper inne i den, foretrekker jeg å lage fire separate hengende filer merket 2008, 2009, 2010 og 2011.

Neste, jeg ville gå videre Til Kjøretøy Poster. For denne kategorien vil jeg lage to faner: «Vedlikeholdsposter» og «Tittel, Registrering og Koder». I stedet for å justere disse fanene helt til venstre for mine hengende filer, ville jeg starte noen spor over slik at de ble forskjøvet bak de andre.

jeg skriver alltid ut en kopi av oversikten min og holder den foran arkivskapet i en arkbeskytter, men hvis du er bekymret for ikke å ha hovedkategorien definert for hver gruppering, kan du bare legge den til i kategorien. For eksempel, «Yukon – Vedlikeholdsposter»,» Yukon-Tittel, Registrering og Koder».

4. Bruk Fargekoding for Forskjellige Hovedkategorier

jeg har også brukt fargede faner i tillegg til svimlende fanene for å skille kategoriene. Men hvis du har flere hovedkategorier – for Eksempel Husholdning, Næringsliv og Hjemmeundervisning – som du vil beholde i ett skap, vil jeg reservere fargekodingen din for det formålet. Du kan kjøpe de fargede fanene eller bare skrive ut etikettene på farget papir for å tydelig se hvilken del som var viet til hvilken kategori.

5. File Your Papers

når du har opprettet filene dine, kan du begynne å overføre de gamle filene til det nye systemet og sortere uarkiverte papirer. Sjansen er at du må legge til underkategorier underveis, og du kan se tilbake og innse at du kunne ha kombinert noen av underkategoriene dine tross alt, men det er greit. Nøkkelen til et filsystem som fungerer, er villig til å justere det etter behov. Dette er faktisk en grunn til at jeg sluttet å skrive ut fanene mine på skriveren og velger å håndskrive eller bruke etikettmakeren i stedet. Jeg vet at jeg er mer sannsynlig å lage en ny når det trengs hvis det er lett å gjøre!

selv i denne dagen og alder av e-post, online regningen betale, og blogger, papir rot overvelder mange familier, men tar tid å lage et filsystem som fungerer og vaner som minimerer rot virkelig lønner seg som du ikke lenger sortere gjennom hauger av papirer for å finne det du trenger!

hvordan organiserer du papirfilene dine?