• Articles
• admin

anskaffelsesrevisjonen er et trinn i innkjøpsstyringssyklusen og en viktig del av innkjøpsprosessen. Når en bedrift skaffer de ressursene den trenger for å fullføre sitt arbeid og kjøre jevnt, er det obligatorisk å administrere utgifter til slutten for å forhindre overforbruk og bygge pålitelige relasjoner med leverandører for fremtidige prosjekter.

Innkjøpsstyring dekker ulike prosesser, hvorav den ene er revisjonen. De andre inkluderer:

• Innkjøpsordrer og rekvisisjoner
• Oppfordring fra leverandører
• Kontraktsforhandlinger
• Leverandørstyring
• Ordre-og fakturagodkjenninger
• Journalføring

revisjonen gjennomgår spesifikt dine anskaffelseskontrakter og leverandører for å analysere nøyaktigheten, effektiviteten og legitimiteten til den samlede innkjøpsinnsatsen. Rekordene som produseres, vil også bidra til å forme fremtidige anskaffelsesprosesser.

Utgifter kan forekomme i noen form. Direkte kostnader som ansatte lønn og forsikring, samt produksjonskostnader knyttet til råvarer i industrien. Indirekte kostnader, som profesjonelle tjenester og reisekostnader, er også en vurdering. Hvordan aktiverer du riktig synlighet i utgiftsaktivitetene dine og reviderer dem for å oppnå markedets konkurranseevne?

Hvorfor Du Trenger Å Fokusere På Revisjonshandlinger

innkjøpsavdelingen har mye på hendene når det gjelder å administrere og håndheve anskaffelsespraksis. Revisjonsprosessen vil hjelpe med flere aspekter av jobben.

• Utgifter ytelse: Revisjon lar deg gå tilbake og se på hvor pengene går. Å finne nye måter å kutte ned på barrierer, forhandle sterkere leverandørkontrakter, finne leverandører av høyere kvalitet og optimalisere utgifter generelt, bidrar alle til bedre lønnsomhet.
• Effektivisering av arbeidsflyt: Når du har mulighet til å gjennomgå innkjøpsprosesser, kan du enkelt identifisere overflødige eller foreldede forretningspraksis som reduserer innkjøpssyklusen. For eksempel kan du bestille lignende produkter fra flere leverandører eller leverandører når du kan kompilere dem sammen i en bulkordre.
• Synlighet I Forsyningskjeden: for direkte anskaffelsesprosedyrer evaluerer en strukturert gjennomgang av utgifter formelt økosystemet i forsyningskjeden og forhindrer administrative feil. Leverandørene selv vil være mer motiverte til å evaluere sin egen praksis når de ser at du verdsetter policyoverholdelse.
• Legitimitet: en revisjon oppdager og beskytter mot falske fakturaer. Med så mange kjøp gjort hver dag, kan det være enkelt for rogue utgifter å sive gjennom sprekker. Faktureringsordninger er for eksempel den vanligste formen for svindel for små bedrifter.
• risikostyring: på samme måte fører rogue utgifter ofte til svindel og brudd på overholdelse. Formelle revisjoner peker deg i riktig retning når det gjelder å gjøre korrigerende tiltak mot brudd på industristandarder og juridiske retningslinjer.
• Revisjonsspor: Å kjøre egne interne revisjoner er absolutt et skritt i riktig retning, men du trenger noen ganger også en ekstern revisjon, enten fra en annen bedrift eller et offentlig organ. I begge tilfeller vil du allerede ha et revisjonsspor på plass.

ikke forvent at alle fordelene ved en revisjon kommer over natten. Overvåkingsoppføringer hjelper deg med å gjøre trinnvise forbedringer når du reduserer unødvendige kostnader og strømlinjeformer kontrakter uten å påvirke kvaliteten på arbeidet ditt.

Prosessen For Implementering Av Innkjøpsrevisjoner

Identifiser problemområder i innkjøpspraksis, og funnene dine vil drive mer robuste interne kontroller og hjelpe deg med å identifisere ressursene som trengs for intern drift. Følgende er noen grunnleggende trinn mot en virkningsfull anskaffelsesrevisjon.

Snakk Med Høyere Ledelse

hvis du jobber med innkjøp, innkjøp eller prosjektledelse, bør det være en første prioritet å få veiledere om bord med planene dine. Plukk opp noen innspill fra ledere, slik at du kan gjøre forberedelser og vet hvor du skal fokusere din innsats.

Dette er en mulighet til å markere noen områder av bekymring. Er det noen leverandører som ikke gir deg de resultatene du trenger? Da kan det være lurt å starte der først. På samme måte bør en bestemt prosess eller politikk som krever anerkjennelse, tas opp med den øverste ledelsen.

Få Interessentene Involvert Også

på toppen av administrasjonen er interessentene i organisasjonen de som gir godkjenninger og foretar kjøpene. Disse menneskene er ofte ikke villige til å gi opp kontroll over sine ressurser, så det er viktig å la dem forstå dine intensjoner også. Vis at revisjonene bidrar til bedre integritet i anskaffelsesprosessen.

Utnytt tilbakemeldingene du mottar fra dem også. Enkelte interessenter i innkjøpsstyringsprosessen kan få opp smertepunkter eller bestemte endringer de vil vedta. Kanskje vedta ulike kontrakter er i orden, eller en bestemt prosess eller politikk krever vurdering.

Se Gjennom Kjøpsskjemaene

en bestilling er dokumentet firmaet sender til leverandøren for et nytt kjøp. Se gjennom dine innkjøpsordrer først og sørg for at de er fylt ut helt og nøyaktig. Spesifikke felt å undersøke er:

• PO antall bestilte varer
• Leverandørinformasjon
• Nøyaktighet av produktbeskrivelser og priser
• Autoriserte signaturer

Husk at uansett sluttfakturaer eller kvitteringer du har må gjenspeile i den opprinnelige bestillingen. AP bør være i stand til å gjøre noen kryss-kontroll, slik at alt er regnskapsført.

en strukturert gjennomgang av innkjøpsordrer er også en mulighet til å sammenligne lagerbeholdningens utgifter mot andre analoge avdelinger i din bransje. Bruk lokale eller nasjonale gjennomsnitt for å se hvordan du stabler opp med andre selskaper og konkurrenter.

Til Slutt, Husk at når innkjøpsledelse formelt evaluerer innkjøpsordrer, kan det store volumet av transaksjoner gjøre prosessen vanskelig. Hvis du jobber manuelt, ta tilfeldige prøver fra hver leverandørs liste over bestillinger for å dobbeltsjekke.

Gå Gjennom Hver Leverandør På Listen

Leverandør eller Leverandørvalg er et annet stort ansvar for innkjøpsavdelingen. I tillegg til å finne måter å gjøre bulk bestillinger på tvers av flere avdelinger, sjekk med hver kontrakt for å se om det passer inn i standarder for din bedrift. Sett til side alle organisasjoner du kjøper fra hvis de ikke oppfyller dine forventninger.

Variabler å ta hensyn til inkluderer følgende:

• Bulkrabatter, rabatter og andre måter å spare penger
• Kredittprogrammer
• Leveringspraksis
• Nøyaktighet Og klart språk i kontrakten
• Kvaliteten på tjenestene som tilbys
• Leverandørens Omdømme i markedet
• Sammenligninger med andre organisasjoner som tilbyr lignende varer og tjenester

hvem vet? En anskaffelsesrevisjon kan avdekke skjulte rabatter og måter å lagre at prosjektledelsen kanskje har gått glipp av ved første øyekast.

Se Gjennom Firmapolicyer

Arbeid som revisor slutter ikke med leverandørene. Det vil også bestemme prosedyrene i organisasjonen om innkjøp, for eksempel signering av dokumenter eller godkjenning av kontrakter. Hvert trinn som ansatte utfører må bli sett på og registrert for å sikre at alt er fullført til spesifikasjonene for innkjøp ledelse.

Få tilbakemelding fra dine ansatte også. Er de nye protokollene brakt videre av anskaffelsesrevisjoner for byrdefulle å gjøre? Bør de endres for å bedre passe inn med den generelle arbeidsflyten i selskapet?

Lag En Sluttrapport

Gjennomgå funnene dine ved å samle en sluttrapport og diskutere den med prosjektledelsen. Hvis noen data tyder på ineffektive kontrakter, potensiell svindel eller manglende overholdelse, må du registrere det og diskutere måter å løse problemene på.

rapporten må inneholde handlingsbar innsikt for å oppmuntre til korrigerende tiltak, bemyndiget av anskaffelsesdataene som samles inn under prosessen. En bedre anskaffelsesprosess katalyserer en bedrifts evne til å strømlinjeforme anskaffelsesoperasjoner, motta ressurser mer konsekvent og gjennomgå kontraktsytelse.

Sjekklisten For Innkjøpsrevisjon

det er mange prosesser, dokumenter, tilbakemeldinger og anskaffelseskontrakter som du kan holde oversikt over gjennom hele prosjektledelsen. For å hjelpe deg med å holde oversikt over alt og måle fremgangen din, dekker følgende sjekkliste det meste av ansvaret for anskaffelsesrevisjoner.

• Forberedelse: Indirekte utgifter er spesielt vanskelig for prosjektledelsen å håndtere, da Det ikke akkurat er satt i stein hvor nye kjøp er gjort. Start med å organisere alle kjøpene dine, inkludert de med vage kontraktsvilkår, tapte rabatter, prisavvik og andre potensielle problemer.
• Innkjøpsordrer: bruker organisasjonen for eksempel treveis samsvar? Finnes det beskyttelse mot svindel? Og er riktig autorisasjoner aktivert under godkjenningsprosessen? Du bør være klar over hva som skjer gjennom hele prosessen, fra å gjøre bestillingen til å motta den.
• Leverandørvalg: Analyser ytelsen til hver kontrakt og hvordan den sammenlignes med resten av porteføljen din. Er hver enkelt opp til nivå med dine standarder og i samsvar med retningslinjene dine? Hva er prosessen for onboarding en ny leverandør når det trengs?
• Betalinger: Fakturabehandling må være nøyaktig, fullstendig og rettidig. Hold øye med falske transaksjoner som alltid. Treveis matching kan spille en rolle her også.
• Rapportering av funnene dine: Bestem de korrigerende tiltakene som trengs for å løse problemene som ble tatt opp av anskaffelsesrevisjonen. Hva kan vi gjøre for å redusere risiko, øke effektiviteten og sikre samsvar for en prosjektledelsesprosess i fremtiden?

Lag din egen sjekkliste i henhold til dine egne behov og omstendigheter. Hver bedrift er forskjellig når det gjelder å skaffe sine varer og tjenester, så hvorfor ikke lage din løsning skreddersydd?

Beste Praksis For Anskaffelsesrevisjon

Vil du ha noen ekstra tips og taktikker før du begynner på denne oppgaven som vil forandre måten du skaffer deg alt bedriften din trenger?

• Lei en dedikert internrevisor for å håndtere denne oppgaven: Å få innkjøpsavdelingen til å revidere seg selv er både ineffektiv og en potensiell interessekonflikt. Du vil ikke at ansatte skal skrive sine egne ytelsesvurderinger, så gi arbeidet til et internrevisjonsteam for å lage en fullstendig, nøyaktig og strukturert gjennomgang. Et slikt team trenger å forstå dagens politikk og behov for prosjektet og organisasjonen som helhet.
• Husk å opprette et papirspor for fremtidig revisjon: Når du allerede har samlet alle salgsdata, lageroppføringer, betalbare kontoer og annen dokumentasjon knyttet til revisjonsprosessen, vet du allerede nøyaktig hvordan du gjør det igjen neste gang en revisjon er i orden. Arbeid på papirsporet første gang for å gjøre fremtidige sykluser mye raskere.
• Planlegg å implementere tilpassede prosedyrer som svar på funnene dine: en av de minst nyttige tingene anskaffelsesrevisjon kan gjøre er å tilby generiske råd som svar på funnet ineffektivitet. Mål å skape skreddersydde løsninger som gjelder spesielt for den typen organisasjoner du jobber for.
• Begynn å bruke et innkjøpsverktøy: Automatisering har hjulpet oss med store deler av våre liv allerede, og prosjektledelsen vil gjerne vite at moderne løsninger nå eksisterer for å gjøre anskaffelsesrevisjonen raskere og enklere.

Å holde deg konkurransedyktig i et stadig voksende marked handler om å ta i bruk de nyeste verktøyene for jobben. La oss snakke mer om programvareverktøy relatert til intern revisjon i neste avsnitt.

Verktøy, Programvare Og Automatisering

hvis det ser ut til at revisjoner er en utfordring å utføre, vet du at det er mye lettere å takle oppgaven når du har et automatisert system for å hjelpe deg. Online tjenester eksisterer nå som er designet for å håndtere oppgaver som:

• Sentralisert arkivbehandling
• Skybasert samarbeid
• Synlighet i arbeidsflyten for å beskytte mot svindel eller manglende overholdelse
• Raske sammenligninger av de beste leverandørene
• prisanalyse I Sanntid for å sammenligne avtaler

et innkjøpsverktøy kan også akselerere revisjon generelt ved å sende de riktige dokumentene til de riktige personene automatisk, slik at ingen interessenter blir Uinformert. Du reduserer også muligheten for menneskelige feil i dataregistrering og analyse. Det er klart at fremtiden for revisjon og anskaffelsesprosessen generelt vil stole på programvareautomatisering og effektivitetsfordelene det uunngåelig gir.