5 trinn for å definere omfanget av et prosjekt
er tapte oppgaver, ufokuserte møter og mangel på sporing en del av hverdagen din? Resultatene dine kan lide hvis arbeidet ditt ikke er riktig prioritert og organisert. I alle fall bør den første rekkefølgen av virksomheten være å definere omfanget av et prosjekt. Har du noen gang hørt om dette konseptet?
Ikke bruker et omfang betyr å være helt i mørket om hva du kan forvente av sine oppgaver og total usikkerhet om ytelsen. Ikke bare det, men det gjør også hele prosessen mye vanskeligere enn den trenger å være.
for å unngå alt dette, må du argumentere for ideen om å ansette veldefinerte omfang for prosjektene dine. Hvis alle de riktige spillerne støtter denne bevegelsen, kan hele virksomheten nyte fordelene av resultatene.
hva er omfanget av et prosjekt?
omfanget av et prosjekt refererer til å bestemme de viktigste elementene det må være fullført. Den inneholder detaljer som listen over leveranser, mål, kostnader, budsjett, ansatte og andre. Hovedmålet med et omfang er å fungere som den sentrale referansen for oppgavene knyttet til prosjektet.
Laget Med Ion
alt kan være et prosjekt, som utvikling av en app, en video eller til og med en hendelse. Teamet ditt kan bidra til, dele og få tilgang til omfanget av et prosjekt som en del av et samarbeid for å fullføre det. Gjennom effektive dokumentasjonsmetoder kan du sørge for at de riktige personene alltid er kjent med hvert trinn i prosjektet, dets krav, behov og detaljer.
for eksempel, la oss si at du utvikler et prosjekt fokusert på e-postmarkedsføring. Omfanget vil inkludere elementer som publikum du tar sikte på å nå, hvilke beregninger som bestemmer suksessen din med innholdet ditt, samt de nødvendige trinnene for å fullføre det.
her er de viktigste fordelene ved å jobbe med et veldefinert omfang av et prosjekt:
- tillater alle interessenter å være oppdatert på prosjektets særegenheter, minimere sjansen for feil;
- tilbyr et handlingsrammeverk ledere kan bruke til å tildele oppgaver til teamet og referere til trinnene i veikartet;
- holder deg og teamet ditt fokusert på konkrete trinn og mål, noe som forhindrer at prosjektet mister fokus og morphing til noe som ligner på det som var forventet;
- hjelper deg med å forbedre prosjektet ditt etter hvert som det utvikler seg;
for at et prosjekt skal fungere riktig, krever det god kommunikasjon mellom ledere og deres team. Det er viktig at alle forstår sine roller og hvordan de påvirker hvert trinn i prosjektets utvikling. Dette kan bare være gunstig dersom omfanget er hensiktsmessig planlagt.
hvordan definere omfanget av et prosjekt?
som du lærte i forrige avsnitt, er det viktig å skrive opp omfanget av et prosjekt for å lykkes. Det krever de riktige handlingene under planleggings-og gjennomføringsstadiene; ellers vil du risikere prosjektets ytelse og utvikling.
her er de 5 viktigste trinnene for å definere omfanget av et prosjekt i bedriften:
- Identifiser prosjektbehov
hva må prosjektet ditt fylles ut? Sørg for å vurdere hvert enkelt trinn i prosessen, fra begynnelsen til støtten det kan kreve etter ferdigstillelse.
dette inkluderer informasjon om de nødvendige fagfolk og de nødvendige ferdigheter for å utvikle prosjektet. Du kan angi posisjoner, avdelinger og divisjoner av virksomheten din hvis det gjør ting enklere å visualisere. Det er også her du må definere verktøyene du trenger, enten fysisk eller programvare.
hvis du føler deg overveldet over tanken om å etablere slike spesifikke behov, kan du ta tidligere lignende prosjekter som referanseramme. Også konsultere ansatte på hva de trenger for å utføre hva prosjektet ber dem.
2. Finn ut prosjektmål
det neste trinnet du må ta, innebærer å bestemme prosjektmålene dine. Det betyr å definere hva bedriften har som mål å oppnå i form av resultater med gjennomføring og gjennomføring av prosjektet. Hvis DETTE virker for abstrakt, kan du bruke en nyttig retningslinje kalt SMART-kriteriene.
akronymet SMART brukes til å hjelpe deg å huske de riktige egenskapene for målene du foreslår for prosjektet. Her er hva hver bokstav betyr og hvordan du kan arbeide med hvert kriterium:
- S er for spesifikk, som hjelper deg med å sikre at hvilket aspekt av virksomheten din blir dratt nytte av ferdigstillelsen av prosjektet ditt;
- M er for målbar, som presser for valg av en eller flere nøkkelindikatorer;
- A er for oppnåelig, som styrer deg mot å sette mål som er handlingsorienterte og realistiske;
- R er for relevant, noe som betyr å sette mål som er tilpasset bedriftens mål og oppdrag;
- T er for tidsbundet, som er hvor du angir tidsrammen for prosjektet ditt og hvor mye tid du må nå dine mål.
3. Vurdere prosjekt begrensninger
mens du tenker på omfanget av et prosjekt, bør du vurdere hvordan balansen av dine styrker og svakheter legger til og påvirker utfallet. Dette betyr å sørge for dine begrensninger ikke holde deg fra å nå dine mål.
FOR å hjelpe deg med dette trinnet, kan DU bruke SWOT-analysen. Det er en matrise som krever at du fyller ut prosjektets styrker, svakheter, muligheter og trusler. Hovedmålet er å være klar over disse kriteriene og hvordan de kan påvirke din evne til å fullføre prosjektet.
prosjektets styrker bør være hva bedriften har som fungerer som en fordel for andre. Svakheter, men selvforklarende, angir hva som setter din bedrift i en ulempe. I muligheter må du angi miljøene du kan utnytte dine sterke sider. Til slutt legger du til forholdene som kan føre til problemer i trusler.
4. Definer ressurser og budsjett
Hvor mye i form av ressurser er nødvendig for å nå dine mål med dette prosjektet? En kritisk del av omfanget innebærer å definere hvor mye alt vil koste og hva er budsjettet ditt firma har satt til side for det.
budsjettet for et prosjekt bør være nok til at det kan konkluderes med suksess innenfor de planlagte egenskapene. Det betyr også å sørge for at de riktige ressursene er brukt på de aktuelle områdene av prosjektet.
dette trinnet må avsluttes etter de forrige, da det er vesentlig lettere å tenke på kostnader og budsjett etter å ha definert dine behov, mål og begrensninger. På grunn av det, sørg for å følge dem i rekkefølge.
5. Skriv en killing project scope statement
Du kan føle at du har alt du trenger for omfanget av et prosjekt, men det er fortsatt et ultimate innhold som knytter alt sammen: din uttalelse.
målet med project scope-setningen er å gi en begrunnelse for eksistensen, samt et sammendrag av alt du definerte til nå. Det er her du angir en felles forståelse av hva som er viktig, hvilke prosesser som brukes, og etablerer den grunnleggende basen av prosjektet ditt.
sørg Også for at det er en inspirerende lesning. På den måten vil teamet ditt og alle andre som leser prosjektoppgaven din, raskt se verdien. For å gjøre det, lage en fortelling som binder hele omfanget sammen. Til slutt, være forsiktig med å skrive for mye, som å være spesifikk er et must.
hvis du vil definere omfanget av et prosjekt, må du følge de riktige trinnene. Dette er avgjørende for planlegging og gjennomføring av et kvalitetsresultat, som alltid er en nødvendighet uansett hvilken bedrift din bedrift er. Følg retningslinjene brakt av artikkelen, og sørg for at du når dine etablerte mål.
hvis prosjektet ditt inneholder innhold, må du sørge for at det har den perfekte åpningen for å inspirere til videre lesing. Sjekk ut dette blogginnlegget om hvordan du skriver en flott introduksjon.