• Articles
• admin

oavsett fokus för en professionell serviceorganisation (PSO) – från en digital marknadsföringsbyrå till en managementkonsult eller ett mjukvaruutvecklingsföretag (som VOGSY – kunder) – du säljer främst tid och ditt teams expertis. Som sådan behöver du en riktad modell för fakturerbara resurser som gäller för varje anställd i hela organisationen. Detta kräver en utnyttjandegrad.

Vad är en utnyttjandegrad?

utnyttjandegraden är ett sätt att mäta effektiviteten och produktiviteten hos en individ (eller till och med en hel PSO) för att generera intäkter mot tillgänglig bandbredd, uppdelad över en viss tidsperiod. I enklare termer återspeglar en utnyttjandegrad procentandelen av en anställds arbetstid som kan faktureras till en klient jämfört med deras totala tillgänglighet.

om du inte vet vad du har att sälja, eller hur mycket du kan leverera, är det lätt att hamna under – eller överutnyttjande anställda. Denna brist på kontroll kan få allvarliga ekonomiska och operativa konsekvenser, inklusive missnöjda kunder, missad försäljning, uppblåsta omkostnader och mer.

det finns många faktorer som går in i att skapa en utnyttjandegrad formel som fungerar bäst för ditt företag. Många områden kan påverka beräkningar, och priser kan användas på olika sätt. För att göra det enklare finns det tekniska lösningar som kan hjälpa pso-ledare att få denna ovärderliga insikt och sätta sina organisationer på snabbspår till ökad lönsamhet.

faktum är att om du inte har målutnyttjande, använder du sannolikt inte din arbetskraft korrekt.

finns det ett standardmål för utnyttjandegrad eller formel för framgång?

det korta svaret på denna fråga är nej – och det finns ett antal skäl. Främst har organisationer olika strategier, så (resurs) användningsformler varierar.

ta PricewaterhouseCoopers och Deloitte, operatörer av enorma globala professionella tjänster och konsultnätverk. Deras anställda genererar intäkter genom långsiktiga engagemang, ofta i klientinställningar. Dessa konsultutnyttjande skulle vanligtvis vara mycket höga eftersom arbetsledningen är full, jobb är specifika och prioriteringen är helt och hållet på att generera intäkter.

nu, överväga en mindre PSO som är mer fokuserad på tillväxt kontra vinst. För att uppnå det kan en PSO anställa ytterligare personer. De kan då ha en hög utnyttjandegrad, men inte med tonvikt på lönsamhet och fakturerbarhet – marginalerna kan vara mindre eftersom de försöker bygga för framtiden och förlitar sig på kassareserver för tillfället.

sådana skäl förklarar varför användningsmålen för professionella tjänster varierar. HubSpot fann till exempel att vissa byråer syftar till att rikta in sig på en utnyttjandegrad på 85 till 90 procent, men den faktiska genomsnittliga utnyttjandegraden är mycket lägre vid 60 procent.

priserna varierar beroende på typ av organisation, Roll, affärsmål och individuella jobbfunktioner. Du kan försöka jämföra dina konkurrenters priser för jämförelseändamål, men det är viktigast att känna till din egen organisation – och det kräver att du utvärderar din verksamhet först.

Hur beräknar du anställdas utnyttjandegrad?

pso: er bör fastställa priser för anställda som kan uppnås. Du vill bestämma det faktiska utbudet av vad du har och hur du kostnadseffektivt kan möta efterfrågan. Så medan du vill ställa in en baslinje för att säkerställa att anställda är lönsamma, bör detta inte vara ett försök att nå ett uppblåst försäljningsmål. Att göra det kan leda till utbrändhet av anställda, vilket enligt forskning orsakar hög jobbomsättning, ökad frånvaro och minskad produktivitet som kostar amerikanska företag 300 miljarder dollar årligen.

för att beräkna anställdas utnyttjandegrad korrekt, förstå att olika roller har olika priser. Som ett exempel skulle någon med ledningsansvar inte ha så hög hastighet som någon som arbetar direkt på ett projekt. Varför? Du förväntar dig att de spenderar en bra del av sin tid på att hantera personal och utföra andra uppgifter som inte är direkt fakturerbara för en klient.

en medarbetare som ansvarar för att övervaka ett finansiellt område som kontoskulder eller någon på väg upp mänskliga resurser genererar förmodligen inte heller många fakturerbara timmar. Är de fortfarande avgörande för din framgång? Helt. Men de borde inte ha samma utnyttjandegrad som en grafiker eller en revisor som tillbringar större delen av sin tid på fakturerbara kundprojekt. Dessutom har jobb olika monetära värden: en arkitekts timmar kan hämta en högre markering än en projektledare.

vilket ger en bra regel att tänka på när man bedömer utnyttjandegraden: anställda som är involverade i fakturerbart klientarbete behöver inte bara täcka sina egna löner utan måste också fördela en del till funktioner som inte genererar intäkter. Så, en procentandel av overheadkostnader måste delas mellan fakturerbara anställda för att säkerställa lönsamhet för din övergripande organisation.

att bestämma fakturerbar kontra icke-fakturerbar tid är också viktigt. Tänk på tid anställda spenderar på personlig professionell utveckling, i interna företagsmöten och på betald ledighet. Dessa är alla viktiga; du vill verkligen växa anställdas färdigheter och vill inte att de ska vara överarbetade. Men om du misslyckas med att införliva icke-fakturerbara timmar från början, kommer alla beräkningar att vara långt borta.

så, en grundläggande formel för att beräkna anställdas utnyttjandegrad ser ut så här:

• börja med 260 arbetsdagar per år (52 veckor x 5 dagar).
• dra sedan av följande interna eller betalda lediga aktiviteter (du måste justera för att passa ditt företag):
  • semesterdagar (säg 25 dagar)
  • sjukdagar (5 dagar)
  • interna aktiviteter som utbildning, off-sites och möten (15 dagar)
  • professionell utveckling eller konferensdeltagande (10 dagar)
• det lämnar dig med 205 dagars fakturerbara klientarbete. Dela det med de totala 260 arbetsdagarna, och du är kvar med en 78 procent målutnyttjandegrad.
• utöver detta kan du dra av andra icke-fakturerbara arbetsaktiviteter, såsom klientförberedelse, rapportering, resor etc., vilket ytterligare minskar utnyttjandegraden. Det är också där du behöver faktor i varje persons roll, som deras ansvar och mål priser kommer att skilja sig från varandra.

fakturering vs. utnyttjande: Hur kan anställdas fakturering driva lönsamhet?

alla dessa faktorer som beskrivs ovan måste användas för att utveckla målmarginaler. Dessa mål bör då återspeglas i utnyttjandegraden på alla nivåer i ditt företag. Det är viktigt att ställa in och kunna analysera dessa priser för att etablera och växa vinstmarginaler.

med detta i åtanke bör du sedan använda dessa utnyttjandegrader för att fastställa faktureringsmål, eller antalet fakturerbara timmar som varje anställd ska träffa. Dessa bör delas med enskilda anställda, såväl som team, vilket ger alla realistiska mål som alla kan arbeta mot.

dessutom är det viktigt att du alltid har insyn i användningsstatusen. Du måste kunna planera i förväg för att uppfylla klientarbete, förbättra medarbetarnas bandbredd och se till att rätt resurser finns på plats. Du vill inte att anställda ska vara lediga och oroliga för otillräckligt arbete i rörledningen. Inte heller vill du ha dem överväldigade och tvingas anställa på ett sätt som inte är kostnadseffektivt.

du måste alltid veta att tillräckligt med intäkter genereras och att projekt genomförs lönsamt. För det behöver du synlighet i realtid i hela organisationen.

kan Verktyg hjälpa pso: er att höja utnyttjandegraden och fakturerbarheten?

om ovanstående låter som mycket, ta hjärta – det finns teknik tillgänglig som kan göra det enkelt att skapa och upprätthålla utnyttjandegrader, marginaler och lönsamhet.

och dessa verktyg skapades med pso specifikt i åtanke.

PSA-plattformar (Professional services automation) frigör alla i en PSO genom att automatisera tidskrävande uppgifter inom ledning, försäljning, ekonomi, drift och projektledning. De underlättar varje steg i quote-to-cash-resan. De kan öka effektiviteten och lönsamheten med större CRM-kapacitet och finare kontroll över tid och kostnader, fakturering, prissättning och kassaflöde.

se hur VOGSY hjälper dig att hålla koll på utnyttjande och leverans

en PSA-plattform kan hjälpa pso-ledare att ställa in och övervaka utnyttjandegraden, vilket ger konstant synlighet tillsammans med verktyg för att analysera det förflutna och förutse framtiden. Rätt PSA-plattform levererar mätvärden för försäljning, kund, projekt och utnyttjande i realtid. Konfigurerbara KPI-kort ger snabb åtkomst till viktiga data.

som ett resultat är arbetsområdena på mål, marginalerna hanteras effektivt och odlas och rörledningen prognostiseras exakt.

lika viktigt, det ger dig en realistisk bild av anställda. Du kan se till att de inte blir utbrända och att de har rätt resurser och färdigheter på plats för att möta kraven. Du kan ge personal möjlighet att ta ansvar för arbetet, se till att de har projekt att ta itu med och kan uppnå sina mål. Alla kan se vad deras kamrater arbetar med, förbereda sig för vad som är framåt och samarbeta mer effektivt.

för företag kan en PSA-lösning ge dig de data du behöver för att säkerställa att du säljer rätt tjänster till rätt marginaler. Och för ledare är det nyckeln till att driva lönsamhet.

använder du redan Google Workspace? Läs om hur VOGSY, den enda PSA-lösningen för Google Workspace, kan hjälpa dig att förbättra dina beräkningar av utnyttjandegraden och lönsamheten.

kontakta oss idag