raportarea Ad – Hoc în Excel — Ghidul complet
raportarea Ad-hoc în Excel poate lua mai multe forme. Unul dintre avantajele utilizării unei aplicații software bazate pe foi de calcul este că este relativ flexibil în modul în care poate fi utilizat. Prezentarea datelor în excel poate varia de la simplu la complex și, ca urmare, este adesea cea mai bună modalitate de a trimite rapid cereri ad-hoc din diferite departamente.
profesioniștii din domeniul finanțelor continuă să se afle în vizorul cererilor de date din mai multe domenii din cadrul afacerilor lor respective. În plus, cererile de date sunt uneori dinamice și necesită o metodă de raportare care nu este comună sau nu a fost niciodată utilizată înainte.
aici Excel și programele de foi de calcul ca acesta pot fi atât bune, cât și rele. Iată elementele de bază ale creării rapoartelor excel ad hoc.
începeți cu date brute
pentru a răspunde la orice solicitare, mai întâi aveți nevoie de date. Aproape orice sistem va exporta în Excel în aceste zile sau .format de fișier csv. Utilizarea acestor exporturi de foi de calcul va economisi timp și energie.
asigurați-vă întotdeauna că creați o filă etichetată „date brute” pe care nu o manipulați. Acest lucru vă va permite să vă conectați înapoi la acesta sau să consultați rapid datele brute pentru verificări de calitate ulterior.
menținerea integrității datelor brute este importantă atunci când sunt trimise cereri și, uneori, este înțelept să protejați prin parolă fila Date brute pentru a preveni modificările nedorite. S-ar putea ca o solicitare să necesite utilizarea mai multor tabele de date diferite. În acest caz, combinarea tabelelor de date ar putea prezenta dificultăți.
dacă este posibil, combinați seturi de date similare. Acest lucru va crea beneficii maxime atunci când se utilizează caracteristici cum ar fi filtre și pivoți.
înțelegeți solicitarea
dacă cererea este prea ambiguă, răspunsul folosind Excel poate fi dificil. Acest lucru se datorează faptului că Excel va face doar ceea ce i se spune.
ieșirea în Excel depinde de cerințele care sunt făcute. Aceasta înseamnă că, dacă solicitarea este neclară, timpul poate fi irosit trăgând date irelevante în registrul de lucru și poate inunda utilizatorul final cu mai mult decât este necesar.
la baza oricărui răspuns bun la o cerere ad-hoc este o cerere clară. De exemplu, datele demografice ale vânzărilor, performanța financiară și orele de alegere sunt toate cereri oarecum vagi și generice.
clarificarea cererilor ar putea produce răspunsuri care sunt mai utile. De exemplu, codul poștal mediu al cumpărătorilor la o anumită dată, vânzările brute din ultima lună, timpul de alegere și expediere a unui anumit produs și multe altele.
cu cât solicitările sunt mai clare, cu atât un răspuns va fi mai relevant și mai concis.
filtrarea datelor și limitările sale
cele mai multe cereri vor fi pentru un anumit nivel de informații care necesită utilizarea de filtrare. Filtrarea este o funcție de bază în Excel și este ușor de făcut. Coloanele pot fi sortate și filtrate și este disponibilă chiar și o filtrare avansată.
filtrarea este o abordare de bază în gestionarea seturilor de date atunci când o cerere ad hoc este specifică și oarecum ușor de rezolvat. De exemplu, ar putea apărea o cerere pentru prețul unui produs și ar putea exista un tabel de date cu toate prețurile produselor. Pur și simplu filtrarea după numele produsului ar putea produce răspunsul necesar.
există tehnici de filtrare mai avansate în excel, care permite utilizatorilor să specifice o serie de criterii și o serie de date pentru a aplica aceste criterii prea. Aceasta este o abordare mai complexă a abordării seturilor de date atunci când o solicitare ar putea fi pentru mai multe informații.
link-uri de date și interogări
toate cererile, la un anumit nivel, sunt pentru date. Ușurința cu care se poate face un răspuns la o solicitare ad hoc în Excel depinde de nivelul de date disponibile. Excel are capacitatea de a se conecta la baze de date externe, ceea ce permite utilizatorilor să ruleze interogări personalizate care vor trage rapid datele într-o foaie de calcul.
această metodă de accesare a datelor este de obicei cea mai rapidă și oferă cele mai complete seturi de date cu care să lucrați. Un beneficiu al conectării Excel la o bază de date este că informațiile vor fi actualizate pe măsură ce baza de date este actualizată.
aceasta permite referirea la seturi de date exacte și în timp util. Excel se va conecta, de asemenea, la internet pentru a extrage diferite tipuri de informații; de exemplu, datele de piață pot fi legate direct la Excel și se vor reîmprospăta la cerere.
un dezavantaj al accesării bazelor de date în Excel este că acestea necesită adesea utilizatorilor finali să reîmprospăteze manual datele, ceea ce poate duce la seturi de date incomplete sau învechite.
rapoarte Ad — Hoc despre Excel-folosind tabele Pivot
când vine vorba de rapoarte ad-hoc, Excel are o caracteristică cunoscută sub numele de tabele pivot, care sunt un mod unic de a răspunde la cererile ad-hoc în Excel. Acestea permit ca datele să fie filtrate și prezentate într-un mod rezumat.
un tabel pivot este dinamic prin faptul că intrările pot fi modificate și modificate în funcție de ceea ce solicită utilizatorul. Acesta va rezuma toate datele dintr-un set de date dat și va permite utilizatorilor să grupeze coloane și rânduri de date în moduri unice.
deoarece datele sunt rezumate, face mult mai ușoară utilizarea unui tabel pivot în scopuri analitice. Chiar dacă cererea ad-hoc nu poate fi răspuns cu un tabel pivot real, crearea unuia ar putea permite utilizatorului să identifice mai ușor răspunsul la o solicitare.
odată create, tabelele pivot pot, de asemenea, „detalia” în date specifice, în funcție de ceea ce utilizatorul dorește să facă. Acest lucru se face intuitiv făcând dublu clic pe date și, din această cauză, tabelele pivot sunt adesea o modalitate implicită de a sorta și rezuma cantități mari de date.
un dezavantaj este că datele trebuie grupate în coloane pentru a putea utiliza un tabel pivot. Tabelele Pivot se bazează, de asemenea, exclusiv pe seturile de date la care se referă, ceea ce înseamnă că, dacă datele nu sunt complete, nici rezumatele tabelelor pivot nu sunt complete.
un alt dezavantaj este că tabelele pivot nu se actualizează automat. Acest lucru creează uneori probleme atunci când seturile de date sunt legate sau autonome.
prezentarea datelor cu tabele și grafice
anumite cereri ad-hoc ar putea necesita utilizarea de tabele și/sau grafice. Excel are o mare varietate de tipuri de diagrame și grafice pentru a lucra cu. Graficele sunt bune pentru a ilustra tendințele și mișcările direcționale cu date. De exemplu, volumul vânzărilor în timp sau veniturile brute în timp.
provocarea de a răspunde în grafice este că trebuie să existe un context dat cu Graficul și trebuie selectat graficul corespunzător. Graficele cu linii și puncte sunt bune la ilustrarea tendințelor, graficele cu plăci sunt bune pentru ilustrarea datelor proporționale, iar graficele cu bare sunt bune pentru compararea datelor categorice.
utilizarea DataRails pentru a răspunde la cerere Ad-Hoc
DataRails este o aplicație software unic, care vă permite să răspundă la cererile ad-hoc în moduri dinamice. DataRails este un instrument îmbunătățit de gestionare a datelor care vă poate ajuta echipa să creeze rapoarte financiare, precum și să monitorizeze bugetele, planurile și alte KPI-uri mai rapid și mai precis decât oricând.
acesta are capacitatea de a gestiona seturi de date într-un mediu ușor de utilizat, reducerea timpului petrecut fielding cereri ad-hoc.
datele mari trebuie să fie utile. DataRails vă ajută să-l utilizați la maxim, fără a fi nevoie să învețe o nouă interfață de utilizator de proprietate. Utilizarea Excel ca fundal oferă un cadru dinamic familiar care face adoptarea DataRails ușor pentru orice profesionist financiar.
înlocuind foile de calcul cu date în timp real și integrând registre de lucru fragmentate și surse de date într-o singură locație centralizată, puteți lucra în confortul Excel cu sprijinul unui sistem de gestionare a datelor mult mai sofisticat în spatele dvs.
construiți bugete frumoase, urmăriți și monitorizați performanța afacerii și oferiți utilizatorilor tablouri de bord uimitoare și ușor de utilizat cu DataRails.
Aflați mai multe despre beneficiile soluției DataRails aici.