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Não importa o foco de um profissional de organização de serviços (PSO) – a partir de uma agência de marketing digital para uma consultoria ou uma empresa de desenvolvimento de software (como VOGSY clientes) – você é, principalmente, tempo de venda e o seu conhecimento da equipe. Como tal, você precisa de um modelo direcionado para recursos faturáveis que se apliquem a cada funcionário em toda a organização. Isso requer uma taxa de Utilização.

o que é uma taxa de Utilização?

as taxas de Utilização são uma maneira de medir a eficiência e a produtividade de um indivíduo (ou mesmo de um PSO inteiro) na geração de receita em relação à largura de banda disponível, dividida em um determinado período de tempo. Em termos mais simples, uma taxa de Utilização reflete a porcentagem das horas de trabalho de um funcionário que podem ser cobradas para um cliente em comparação com sua disponibilidade geral.

se você não sabe o que você tem que vender, ou quanto você pode entregar, é fácil acabar sob ou sobre – utilizando funcionários. Essa falta de controle pode ter sérias repercussões financeiras e operacionais, incluindo clientes insatisfeitos, vendas perdidas, sobrecarga inflada e muito mais.

existem muitos fatores que entram na criação de uma fórmula de taxa de utilização que funciona melhor para o seu negócio. Muitas áreas podem impactar cálculos e as taxas podem ser usadas de várias maneiras. Para facilitar, existem soluções de tecnologia que podem ajudar os líderes de PSO a obter essa visão inestimável, colocando suas organizações no caminho mais rápido para uma maior lucratividade.

o fato é que, se você não tem taxas de Utilização alvo, provavelmente não está usando sua força de trabalho corretamente.

existe uma meta ou fórmula padrão de taxa de utilização para o sucesso?

a resposta curta a esta pergunta é não – e há uma série de razões. Acima de tudo, as organizações têm estratégias diferentes, então as fórmulas de utilização (de recursos) variam.

Tome PricewaterhouseCoopers e Deloitte, operadores de enormes serviços profissionais globais e redes de consultoria. Seus funcionários geram receita por meio de compromissos de longo prazo, geralmente nas configurações do cliente. Essas taxas de utilização de consultoria normalmente seriam muito altas porque o pipeline de trabalho está cheio, os empregos são específicos e a prioridade está diretamente na geração de receita.

agora, considere um PSO menor que esteja mais focado no crescimento versus lucro. Para conseguir isso, um PSO pode contratar pessoas adicionais. Eles podem então ter uma alta taxa de Utilização, mas não com ênfase na lucratividade e na faturabilidade – as margens podem ser menores porque estão tentando construir para o futuro e dependem de reservas de caixa por enquanto.

essas razões explicam por que as metas de utilização de serviços profissionais variam. Por exemplo, a HubSpot descobriu que algumas agências visam atingir uma taxa de utilização de 85 a 90%, no entanto, a taxa média real de utilização é muito menor em 60%.

as taxas variam de acordo com o tipo de organização, função, objetivos de negócios e funções individuais do trabalho. Você pode tentar comparar as taxas de seus concorrentes para fins de comparação, mas é mais importante conhecer sua própria organização – e isso requer que você avalie suas operações primeiro.

como você calcula as taxas de Utilização dos funcionários?

PSOs devem definir taxas para funcionários que são alcançáveis. Você está procurando determinar a oferta real do que você tem e como atender à demanda de maneira econômica. Portanto, embora você queira definir uma linha de base para garantir que os funcionários sejam lucrativos, isso não deve ser uma tentativa de atingir uma meta de vendas inflacionada. Isso pode levar ao esgotamento dos funcionários, o que, de acordo com a pesquisa, causa alta rotatividade de empregos, aumento de ausências e diminuição da produtividade, custando às empresas dos EUA US $300 bilhões por ano.

para calcular corretamente as taxas de Utilização dos funcionários, entenda que diferentes funções têm taxas diferentes. Por exemplo, alguém com responsabilidades gerenciais não teria uma taxa tão alta quanto alguém trabalhando diretamente em um projeto. Por quê? Você esperaria que eles gastassem uma boa parte de seu tempo gerenciando pessoal e desempenhando outras funções que não são diretamente faturáveis para um cliente.

um funcionário responsável por supervisionar uma área financeira como contas a pagar ou alguém que lidera os recursos humanos provavelmente também não está gerando muitas horas faturáveis. Eles ainda são fundamentais para o seu sucesso? Absolutamente. Mas eles não devem ter a mesma taxa de utilização que um artista gráfico ou um contador que gasta a maior parte do Tempo em projetos de clientes faturáveis. Além disso, os trabalhos têm vários valores monetários: as horas de um arquiteto podem buscar uma marcação mais alta do que um gerente de projeto.

o que traz uma boa regra a ter em mente ao avaliar as taxas de Utilização: os funcionários envolvidos no trabalho faturável do cliente precisam não apenas cobrir seus próprios salários, mas também alocar uma parte para funções que não geram receita. Portanto, uma porcentagem dos custos indiretos precisa ser dividida entre os funcionários faturáveis para garantir a lucratividade de sua organização geral.

determinar o tempo faturável versus não faturável também é importante. Considere o tempo que os funcionários gastam em desenvolvimento profissional pessoal, em reuniões internas da empresa e em folga remunerada. Tudo isso é importante; você certamente quer aumentar as habilidades dos funcionários e não quer que eles estejam sobrecarregados. Mas se você não conseguir incorporar horas não faturáveis desde o início, quaisquer cálculos estarão muito longe.

portanto, uma fórmula básica para calcular as taxas de Utilização dos funcionários é assim:

• comece com 260 dias úteis por ano (52 semanas x 5 dias).
• em seguida, deduzir as seguintes atividades de folga internas ou pagas (você precisará se ajustar para se adequar ao seu negócio):
  • dias de Férias (digamos 25 dias)
  • dias de doença (5 dias)
  • atividades Internas, tais como a formação, off-sites e reuniões (15 dias)
  • desenvolvimento Profissional ou a participação na conferência (10 dias)
• Que deixa você com 205 dias de cobrar trabalho do cliente. Divida isso pelo total de 260 dias úteis e você terá uma taxa de Utilização alvo de 78%.Além disso, você pode deduzir outras atividades de trabalho não faturáveis, como preparação do cliente, Relatórios, viagens, etc., o que reduzirá ainda mais a taxa de Utilização. É também aqui que você precisa levar em consideração o papel de cada pessoa, pois suas responsabilidades e taxas-alvo serão diferentes umas das outras.

Faturabilidade vs. utilização: como a faturabilidade dos funcionários pode gerar lucratividade?

todos esses fatores detalhados acima precisam ser usados para desenvolver margens-alvo. Essas metas devem ser refletidas nas taxas de utilização em todos os níveis do seu negócio. É vital definir e ser capaz de analisar essas taxas para estabelecer e aumentar as margens de lucro.

com isso em mente, você deve usar essas taxas de utilização para estabelecer metas de faturabilidade ou o número de horas faturáveis que cada funcionário deve atingir. Estes devem ser compartilhados com funcionários individuais, bem como equipes, dando a todos objetivos realistas que todos possam trabalhar.

além do mais, é importante que você tenha visibilidade do status de utilização em todos os momentos. Você precisa ser capaz de planejar com antecedência para cumprir o trabalho do cliente, melhorar a largura de banda do funcionário e garantir que os recursos certos estejam em vigor. Você não quer que os funcionários fiquem ociosos e preocupados com o trabalho insuficiente no pipeline. Nem você quer que eles sejam sobrecarregados e forçados a contratar de uma maneira que não seja econômica.

você sempre precisa saber que receita suficiente está sendo gerada e que os projetos são concluídos de forma lucrativa. Para isso, você precisa de visibilidade em tempo real em toda a sua organização.

as ferramentas podem ajudar os PSOs a aumentar as taxas de utilização e a faturabilidade?

se o acima soa como muito, tome o coração-há tecnologia disponível que pode tornar a criação e manutenção de taxas de Utilização, margens e rentabilidade um piscar de olhos.

e essas ferramentas foram criadas com o PSOs especificamente em mente.

as plataformas de automação de serviços profissionais (PSA) liberam todos em um PSO automatizando tarefas demoradas em gerenciamento, vendas, finanças, operações e gerenciamento de projetos. Eles facilitam cada etapa da jornada de cotação em dinheiro. Eles podem aumentar a eficiência e a lucratividade com maiores capacidades de CRM e um controle mais fino sobre tempo e custos, faturamento, preços e fluxo de caixa.

Veja como VOGSY ajuda você a se manter em cima de utilização e entrega

PSA plataforma pode ajudar a PSO líderes definir e monitorar taxas de utilização, oferecendo constante visibilidade junto com ferramentas para analisar o passado e antecipar o futuro. A plataforma PSA certa oferece métricas de Vendas, Clientes, Projetos e utilização em tempo real. Placas de KPI configuráveis fornecem acesso rápido a dados vitais.

como resultado, os escopos de trabalho estão no alvo, as margens são efetivamente gerenciadas e cultivadas e o pipeline é previsto com precisão.

igualmente importante, dá – lhe uma visão realista dos funcionários. Você pode ter certeza de que eles não estão se esgotando e que eles têm os recursos e habilidades certos para atender às demandas. Você pode capacitar a equipe a se apropriar do trabalho, garantir que eles tenham projetos para enfrentar e sejam capazes de atingir suas metas de entrega. Todos podem ver no que seus colegas estão trabalhando, se preparar para o que está por vir e colaborar de forma mais eficaz.

para as empresas, uma solução PSA pode fornecer os dados necessários para garantir que você está vendendo os serviços certos nas margens certas. E para os líderes, essa é a chave para impulsionar a lucratividade.

já está usando o Google Workspace? Saiba como a VOGSY, a única solução de PSA para o Google Workspace, pode ajudar a melhorar seus cálculos de taxa de utilização e lucratividade.

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