• Articles
• admin

não é segredo que os gerentes de escritório são a espinha dorsal de qualquer escritório de alto funcionamento. Muitas empresas dependem de seus gerentes de escritório para preservar uma boa qualidade de vida e produtividade. Como o trabalho requer paciência, habilidades de escritório, capacidade de liderança e talento para trabalhar sob pressão, às vezes um ótimo gerente de escritório pode ser difícil de encontrar.

como repensar seu local de trabalho para se preparar para o retorno ao trabalho →

Tome Debra Leonard-Porch por exemplo. Debra é um profissional administrativo há quase 40 anos e atualmente é gerente de escritório da Incapital Holdings em Chicago. Debra sabe que o primeiro passo para se tornar um grande gerente de escritório é levar a si mesmo e sua posição a sério:

“minha filosofia sempre foi:’ eu me candidato ao meu emprego todos os dias’. Eu entro para me candidatar porque poderia facilmente ir para outra pessoa. Eles podem conseguir alguém mais jovem. Eles podem conseguir alguém mais barato. Eles podem conseguir alguém com uma educação melhor, mas nunca encontrarão ninguém que trabalhe tão duro quanto eu.”

continue lendo para nosso guia de habilidades, treinamento e dicas do office manager, e você se juntará a grandes nomes do office manager como Debra em nenhum momento.

o que é um gerente de escritório?

quando falamos de gerentes de escritório, estamos realmente falando sobre o que torna um escritório eficiente. Os gerentes de escritório têm uma variedade de responsabilidades, dependendo das necessidades da sua empresa, mas todos os gerentes são responsáveis pelo planejamento, coordenação e controle de atividades de escritório, bem como estar atento ao controle do governo, as leis de trabalho, e a satisfação do empregado.

dependendo do campo, pode haver uma variedade de trabalhos de gerenciamento de escritório, no entanto, os deveres básicos desses gerentes são bastante semelhantes. Além de supervisionar o bom funcionamento da administração de uma empresa, certificando-se de que os suprimentos necessários sejam fornecidos e que o equipamento de escritório esteja em funcionamento, os gerentes de escritório às vezes também podem contratar, demitir, treinar e promover funcionários.

habilidades de gerente de escritório

como gerente de escritório, você será responsável por processos, procedimentos, Documentação, Comunicação, supervisão, treinamento e administração. Se isso soa como muita responsabilidade, é porque é. Para garantir que o escritório esteja funcionando no seu melhor, você deve ser bem versado nessas habilidades de gerenciamento de escritório.

habilidades de Planejamento

o Planejamento deve vir naturalmente para os gerentes de escritório. Suas responsabilidades de planejamento vão desde agendar reuniões de escritório até delegar responsabilidades. Desde o planejamento de operações de negócios de longo prazo até a execução eficiente de tarefas diárias, o planejamento organizado é uma habilidade fundamental que qualquer grande gerente de escritório deve ter.

habilidades administrativas

para um gerente de escritório, as habilidades administrativas devem vir como segunda natureza. Antes de assumir o cargo de gerente de escritório, há uma boa chance de você ter ocupado outros cargos administrativos. Nessas posições, você teria cultivado uma linha de base de habilidades administrativas que só se desenvolverão à medida que você se adaptar à sua nova função de gerente de escritório. Você será responsável por várias tarefas administrativas na organização, apoiando e cultivando a cultura da empresa e outras responsabilidades de pessoal, como avaliar o desempenho dos funcionários.

habilidades analíticas

desenvolver suas habilidades analíticas em qualquer nível de emprego é uma boa ideia. Como gerente de escritório, você precisará dessas habilidades para identificar ineficiências e sugerir soluções para contribuir para o sucesso de sua empresa.

conhecimentos de Informática

um conjunto de habilidades de computador forte e prático não é apenas ideal, mas necessário para um gerente de escritório. Você deve ter um nível de habilidade alto o suficiente para ser confortável, preciso e eficiente com as operações de computador do dia a dia necessárias – como entrada de dados, criação de folhas e apresentações de formatação. Você provavelmente usará software para relatórios de despesas, gerenciamento de instalações e videoconferência e comunicação do dia-a-dia.

cursos de treinamento de gerente de escritório

conforme você sobe na escada da sua empresa, sempre haverá novas habilidades para aprender, especialmente quando se trata de gerenciamento de escritório. Felizmente, você não precisa estar matriculado em um programa de graduação em tempo integral para obter uma educação de gerenciamento de escritório. Há uma gama de cursos on-line e presenciais disponíveis para qualquer pessoa interessada em estimular sua carreira gerencial de escritório. Se você está olhando para refinar uma habilidade específica ou desenvolver ainda mais o seu conjunto completo de habilidades de escritório, Há um curso certo para você. Continue lendo nossa seleção escolhida a dedo para encontrar o curso perfeito para suas necessidades de gerenciamento de escritório.

Certification Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™

melhor para iniciantes em gerenciamento de escritório que desejam aprender os meandros básicos do campo antes de se candidatarem à sua primeira posição de gerenciamento, através da conclusão deste curso completamente online, você aprenderá as habilidades e processos de estrutura necessários para executar com eficiência qualquer escritório moderno.

treinamento sob demanda do SkillPath-Inteligência Emocional

Ideal para gerentes de escritório que trabalham em campos de alto estresse, as aulas on-line do SkillPath se concentram no ensino da inteligência emocional. Através do seu formato fácil de usar e fácil de aprender, você aprenderá a entender, regular e alavancar emoções em qualquer situação de escritório.

treinamento de Dale Carnegie – obtendo resultados sem Autoridade

útil para gerentes de escritório que procuram incutir mudanças e estratégias de grandes empresas em sua corporação, por meio de webinars semanais, você aprenderá a transcender a Política de escritório potencialmente sufocante para ganhar respeito e construir confiança em todas as posições em sua organização.

5 dicas de gerenciamento de escritório

como gerente de escritório, você terá que ser diligente em seu próprio trabalho e responsável pela saída do resto do Escritório. Mesmo gerentes de escritório experientes podem ficar estressados nos dias em que parece que há escrúpulos ininterruptos de funcionários e preocupações executivas.Ao adotar algumas novas técnicas, você descobrirá que esses dias avassaladores se tornarão menos frequentes e mais gerenciáveis. Ao usar nossas 5 principais dicas de gerenciamento de escritório, você ficará por dentro do seu trabalho e à frente do jogo.

Estabeleça metas para sua equipe

quando você estabelece metas claras de escritório, você está realmente criando um senso de propósito para os funcionários. Ao criar metas de equipe, ou mesmo metas amplas de ramificação, você está rejuvenescendo o propósito de sua empresa manter os trabalhadores motivados.

Crie metas alcançáveis que inspirem os membros da equipe a serem ambiciosos com seu trabalho. Quando uma equipe é pessoalmente cumprida ao atingir seus objetivos, toda a força de trabalho será mais produtiva e motivada em troca. Além disso, não faz mal que você seja capaz de monitorar o progresso de cada equipe com mais eficiência quando houver um objetivo claro sendo trabalhado.

A comunicação é fundamental

como gerente de escritório, suas habilidades de comunicação são o fim de todo o seu sucesso, pois você normalmente é o primeiro ponto de contato para clientes que entram no escritório. Você não apenas se comunicará regularmente com os clientes, mas também com seus funcionários ao delegar seu trabalho na organização verbalmente e por escrito.

esta comunicação deve ser eficiente e profissional, a fim de garantir que as mensagens sejam entregues e recebidas como pretendido, mas também Amigável, a fim de manter relacionamentos com seus clientes e funcionários.

habilidades de gerenciamento de tempo

habilidades em gerenciamento de tempo são uma parte essencial de qualquer trabalho de gerenciamento de escritório, pois é seu dever utilizar cada minuto de sua função em todo o seu potencial. As habilidades de gerenciamento de tempo e organização são necessárias para garantir que você esteja disponível para alocar adequadamente todas as tarefas dentro do cronograma com o restante dos cronogramas do Escritório.

seja um pensador inovador

ser um pensador inovador é o primeiro passo para ser um gerente de escritório eficaz porque a solução de problemas é uma de suas principais responsabilidades. Como gerente de escritório, você enfrentará situações desconhecidas que podem, a princípio, parecer estar fora de seu controle, bem como novos desafios que você precisa superar. Pode ser seu primeiro instinto recorrer a ficar frustrado com esses desafios, mas, em vez disso, você precisará desenvolver a habilidade para abordá-los inatamente com um pensamento inovador.Aqui está uma dica para começar: Cerque-se de pensadores inovadores e aprenda com eles através da observação. É importante se expor a novas formas de pensar e métodos criativos de sucesso.

Continue sua educação e Desenvolvimento Profissional

os melhores gerentes de escritório nunca param de aprender. Você precisará expandir continuamente seu conhecimento para ficar por dentro da tecnologia em evolução e desenvolver novas táticas gerenciais.Quando você faz do desenvolvimento profissional uma parte regular do seu plano de carreira estratégica mensal, você ficará à frente da concorrência e ajudará a manter sua empresa à frente da curva também. Seja inscrevendo — se em aulas de fim de semana ou fazendo cursos semanais de webinar on-line, continue aprendendo-é parte de sua responsabilidade como gerente de escritório.

tornar — se um gerente de escritório verdadeiramente grande é sobre a intenção-seus colegas vão notar, seus executivos vão apreciá-lo, e você vai ser bem sucedido por causa disso. Procurando mais? Confira nosso guia para gerenciamento de escritório.

Saiba mais sobre a coruja Reunião →