raportowanie Ad Hoc w Excelu – kompletny przewodnik
raportowanie Ad hoc w Excelu może przybierać różne formy. Jedną z zalet korzystania z aplikacji opartej na arkuszu kalkulacyjnym jest to, że jest stosunkowo elastyczny w sposobie, w jaki można go używać. Prezentowanie danych w programie excel może wahać się od prostych do złożonych, w wyniku czego często jest to najlepszy sposób na szybkie kierowanie żądań ad hoc z różnych działów.
specjaliści od finansów nadal znajdują się na celowniku zapytań o dane z wielu obszarów w swoich przedsiębiorstwach. Co więcej, żądania danych są czasami dynamiczne i wymagają metody raportowania, która nie jest powszechna lub nigdy wcześniej nie była używana.
tutaj Excel i podobne programy do arkuszy kalkulacyjnych mogą być zarówno dobre, jak i złe. Oto podstawy tworzenia raportów ad hoc excel.
zacznij od nieprzetworzonych danych
aby odpowiedzieć na każde żądanie, najpierw potrzebujesz danych. Prawie każdy system będzie eksportować do Excela w tych dniach lub .format pliku csv. Korzystanie z tych eksport arkuszy kalkulacyjnych pozwoli zaoszczędzić czas i energię.
zawsze pamiętaj, aby utworzyć kartę o nazwie „surowe dane”, którą nie manipulujesz. Pozwoli to na powrót do niego lub szybkie odwoływanie się do surowych danych w celu późniejszego sprawdzenia jakości.
zachowanie integralności surowych danych jest ważne podczas wysyłania żądań, a czasami mądrze jest zabezpieczyć hasłem kartę surowych danych, aby zapobiec niepożądanym zmianom. Może się zdarzyć, że żądanie będzie wymagało użycia kilku różnych tabel danych. W takim przypadku łączenie tabel danych może stwarzać trudności.
jeśli jest to w ogóle możliwe, połącz jak zestawy danych. Stworzy to maksymalną korzyść przy użyciu funkcji, takich jak filtry i czopy.
zrozum żądanie
jeśli żądanie jest zbyt niejednoznaczne, odpowiedź za pomocą programu Excel może być trudna. Dzieje się tak dlatego, że Excel zrobi tylko to, co mu powiedziano.
wyjście w Excelu zależy od wymagań, które są stawiane. Oznacza to, że jeśli żądanie jest niejasne, czas może zostać zmarnowany, wciągając nieistotne dane do skoroszytu i może zalać użytkownika końcowego więcej niż to, co jest wymagane.
na podstawie każdej dobrej odpowiedzi na żądanie ad hoc jest jasne żądanie. Na przykład dane demograficzne sprzedaży, wyniki finansowe i czasy kompletacji są nieco niejasne i ogólne.
Wyjaśnienie żądań może przynieść odpowiedzi, które są bardziej przydatne. Na przykład, średni Kod Pocztowy kupujących w określonym dniu, sprzedaż brutto w ciągu ostatniego miesiąca, czas na wybranie i wysłanie określonego produktu i wiele innych.
im bardziej jasne są żądania, tym bardziej odpowiedź będzie trafna i zwięzła.
filtrowanie danych i ich ograniczenia
Większość żądań dotyczy pewnego poziomu informacji, który wymaga użycia filtrowania. Filtrowanie jest podstawową funkcją w programie Excel i jest łatwe do zrobienia. Kolumny mogą być sortowane i filtrowane, a nawet zaawansowane filtrowanie jest dostępne.
filtrowanie jest podstawowym podejściem w obsłudze zestawów danych, gdy żądanie ad hoc jest specyficzne i dość łatwe do obsługi. Na przykład może pojawić się żądanie ceny produktu, a Tabela danych może istnieć ze wszystkimi cenami produktu. Po prostu filtrowanie według nazwy produktu może przynieść wymaganą odpowiedź.
bardziej zaawansowane techniki filtrowania istnieją w programie excel, który pozwala użytkownikom określić zakres kryteriów i zakres danych, aby również zastosować te kryteria. Jest to bardziej złożone podejście do postępowania ze zbiorami danych, gdy żądanie może dotyczyć kilku informacji.
łącza danych i zapytania
wszystkie żądania, na pewnym poziomie, dotyczą danych. Łatwość, z jaką można odpowiedzieć na żądanie ad hoc w programie Excel, zależy od poziomu dostępnych danych. Excel ma możliwość łączenia się z zewnętrznymi bazami danych, co pozwala użytkownikom uruchamiać niestandardowe zapytania, które szybko pobierają dane do arkusza kalkulacyjnego.
ta metoda dostępu do danych jest zwykle najszybsza i zapewnia najbardziej kompletne zbiory danych do pracy. Jedną z zalet łączenia programu Excel z bazą danych jest to, że informacje będą aktualizowane w miarę aktualizowania bazy danych.
pozwala to na dokładne i terminowe odwoływanie się do zbiorów danych. Program Excel będzie również łączył się z Internetem, aby pobierać różne rodzaje informacji; na przykład dane rynkowe mogą być łączone bezpośrednio z programem Excel i będą odświeżane na żądanie.
jedną z wad dostępu do baz danych w programie Excel jest to, że często wymagają od użytkowników końcowych ręcznego odświeżania danych, co może prowadzić do niekompletnych lub nieaktualnych zestawów danych.
raporty Ad Hoc w programie Excel — Korzystanie z tabel przestawnych
jeśli chodzi o raporty ad hoc, program Excel ma funkcję znaną jako tabele przestawne, które są unikalnym sposobem reagowania na żądania ad hoc w programie Excel. Pozwalają one na filtrowanie i prezentowanie danych w sposób podsumowany.
tabela przestawna jest dynamiczna, ponieważ dane wejściowe mogą być zmieniane i zmieniane w zależności od tego, czego żąda użytkownik. Podsumuje wszystkie dane w danym zbiorze danych i pozwoli użytkownikom grupować kolumny i wiersze danych w unikalny sposób.
ponieważ dane są podsumowane, znacznie ułatwia to Korzystanie z tabeli przestawnej do celów analitycznych. Nawet jeśli na żądanie ad hoc nie można odpowiedzieć za pomocą rzeczywistej tabeli przestawnej, utworzenie takiej tabeli może pozwolić użytkownikowi na łatwiejsze zidentyfikowanie odpowiedzi na żądanie.
po utworzeniu tabele przestawne mogą również „zagłębić się” w określone dane w zależności od tego, co użytkownik chce zrobić. Odbywa się to intuicyjnie, po prostu dwukrotnie klikając na dane, i z tego powodu, tabele przestawne są często domyślnym sposobem sortowania i podsumowania dużych ilości danych.
jedną z wad jest to, że dane muszą być pogrupowane w kolumny, aby móc korzystać z tabeli przestawnej. Tabele przestawne opierają się wyłącznie na zestawach danych, do których się odwołują, co oznacza, że jeśli dane nie są kompletne, podsumowania tabel przestawnych również nie są kompletne.
kolejnym minusem jest to, że tabele przestawne nie aktualizują się automatycznie. Czasami stwarza to problemy, gdy zbiory danych są połączone lub autonomiczne.
prezentowanie danych za pomocą tabel i Wykresów
niektóre żądania ad hoc mogą wymagać użycia tabel i/lub Wykresów. Excel ma wiele różnych typów wykresów i wykresów do pracy. Wykresy są dobre w ilustrowaniu trendów i ruchów kierunkowych za pomocą danych. Na przykład wielkość sprzedaży w czasie lub przychody brutto w czasie.
wyzwaniem z odpowiadaniem na wykresy jest to, że musi być podany kontekst z grafem, a odpowiedni wykres musi zostać wybrany. Wykresy liniowe i punktowe są dobre w ilustrowaniu trendów, wykresy kołowe są dobre do ilustrowania proporcjonalnych danych, a Wykresy słupkowe są dobre do porównywania danych kategorycznych.
używanie DataRails do odpowiadania na żądania Ad-Hoc
DataRails to unikalna aplikacja, która pozwala reagować na żądania ad hoc w dynamiczny sposób. DataRails to ulepszone narzędzie do zarządzania danymi, które może pomóc zespołowi tworzyć raporty finansowe, a także monitorować budżety, plany i inne wskaźniki KPI szybciej i dokładniej niż kiedykolwiek wcześniej.
ma możliwość zarządzania zestawami danych w przyjaznym dla użytkownika środowisku, skracając czas poświęcony na wysyłanie żądań ad hoc.
Big data musi być przydatny. DataRails pomaga używać go do maksimum bez konieczności uczenia się nowego zastrzeżonego interfejsu użytkownika. Korzystanie z programu Excel jako tła zapewnia znajomą dynamiczną strukturę, która sprawia, że przyjmowanie DataRails jest łatwe dla każdego specjalisty ds. finansów.
zastępując arkusze kalkulacyjne danymi w czasie rzeczywistym i integrując rozdrobnione skoroszyty i źródła danych w jednej scentralizowanej lokalizacji, możesz pracować w zaciszu Excela przy wsparciu znacznie bardziej zaawansowanego systemu zarządzania danymi za sobą.
twórz piękne budżety, śledź i monitoruj wydajność biznesową oraz udostępniaj użytkownikom wspaniałe i łatwe w użyciu pulpity nawigacyjne za pomocą DataRails.
dowiedz się więcej o zaletach rozwiązania DataRails tutaj.