• Articles
• admin

bez względu na to, na czym skupia się organizacja usług profesjonalnych (PSO) – od agencji marketingu cyfrowego po doradztwo w zakresie zarządzania lub firmę programistyczną (jak VOGSY clients) – przede wszystkim sprzedajesz czas i wiedzę swojego zespołu. W związku z tym potrzebujesz ukierunkowanego modelu zasobów podlegających opłacie, który dotyczy każdego pracownika w całej organizacji. Wymaga to współczynnika wykorzystania.

co to jest wskaźnik wykorzystania?

wskaźniki wykorzystania są sposobem pomiaru wydajności i produktywności jednostki (lub nawet całego PSO) w generowaniu przychodów w stosunku do dostępnej przepustowości, podzielonej na określony okres czasu. Mówiąc prościej, wskaźnik wykorzystania odzwierciedla procent czasu pracy pracownika, który może być rozliczany klientowi w stosunku do jego ogólnej dostępności.

jeśli nie wiesz, co masz do sprzedania lub ile możesz dostarczyć, łatwo jest skończyć z niedostatecznym lub nadmiernym wykorzystaniem pracowników. Ten brak kontroli może mieć poważne konsekwencje finansowe i operacyjne, w tym niezadowolonych klientów, brak sprzedaży, zawyżone koszty ogólne i inne.

istnieje wiele czynników, które wpływają na stworzenie formuły wskaźnika wykorzystania, która działa najlepiej dla Twojej firmy. Wiele obszarów może mieć wpływ na obliczenia, a stawki mogą być stosowane na różne sposoby. Aby było to łatwiejsze, istnieją rozwiązania technologiczne, które mogą pomóc liderom PSO uzyskać ten bezcenny wgląd, co przyspiesza ich organizacje w kierunku większej rentowności.

faktem jest, że jeśli nie masz docelowych wskaźników wykorzystania, prawdopodobnie nie korzystasz z siły roboczej prawidłowo.

czy istnieje standardowy cel wykorzystania lub formuła sukcesu?

krótka odpowiedź na to pytanie brzmi NIE – i jest wiele powodów. Przede wszystkim organizacje mają różne strategie, więc formuły wykorzystania (zasobów) różnią się.

weź PricewaterhouseCoopers i Deloitte, operatorów ogromnych globalnych profesjonalnych usług i sieci konsultingowych. Ich pracownicy generują przychody dzięki długoterminowym zaangażowaniom, często w otoczeniu klienta. Te wskaźniki wykorzystania konsultacji byłoby zazwyczaj bardzo wysokie, ponieważ rurociąg pracy jest pełna, miejsca pracy są specyficzne i priorytetem jest prosto na generowanie przychodów.

teraz rozważmy mniejszy PSO, który jest bardziej skoncentrowany na wzroście w porównaniu z zyskiem. Aby to osiągnąć, PSO może zatrudnić dodatkowe osoby. Mogą one następnie uruchomić wysoki wskaźnik wykorzystania, ale nie z naciskiem na rentowność i rozliczalności – marże mogą być mniejsze, ponieważ starają się budować na przyszłość i opierają się na rezerwach gotówkowych na razie.

takie powody wyjaśniają, dlaczego cele wykorzystania usług profesjonalnych są różne. Na przykład HubSpot odkrył, że niektóre agencje mają na celu cel 85 do 90 procentowy wskaźnik wykorzystania, jednak rzeczywisty średni wskaźnik wykorzystania jest znacznie niższy przy 60 procentach.

stawki różnią się w zależności od rodzaju organizacji, roli, celów biznesowych i poszczególnych funkcji. Możesz spróbować porównać stawki konkurencji do celów porównawczych, ale najważniejsze jest, aby znać własną organizację – a to wymaga najpierw oceny operacji.

Jak obliczyć wskaźnik wykorzystania pracowników?

PSO powinny ustalać stawki dla pracowników, które są osiągalne. Chcesz określić rzeczywistą podaż tego, co masz i jak opłacalnie zaspokoić popyt. Tak, Podczas gdy chcesz ustawić punkt odniesienia, aby zapewnić pracownikom są opłacalne, nie powinno to być próba osiągnięcia zawyżonego celu sprzedaży. Może to prowadzić do wypalenia pracowników, co według badań powoduje wysoką rotację miejsc pracy, wzrost nieobecności i spadek wydajności, co kosztuje amerykańskie firmy 300 miliardów dolarów rocznie.

aby poprawnie obliczyć wskaźniki wykorzystania pracowników, zrozum, że różne role mają różne wskaźniki. Jako przykład, osoba odpowiedzialna za zarządzanie nie miałaby tak wysokiego wskaźnika jak osoba pracująca bezpośrednio nad projektem. Dlaczego? Można by oczekiwać, że spędzą sporo czasu na zarządzaniu personelem i wykonywaniu innych obowiązków, które nie są bezpośrednio rozliczane z klientem.

pracownik odpowiedzialny za nadzorowanie obszaru finansowego, takiego jak zobowiązania do konta lub ktoś kierujący zasobami ludzkimi, prawdopodobnie nie generuje również wielu rozliczanych godzin. Czy nadal mają znaczenie dla Twojego sukcesu? Oczywiście. Ale nie powinni mieć takiego samego wskaźnika wykorzystania jak grafik lub księgowy, który spędza większość czasu na płatnych projektach dla klientów. Co więcej, praca ma różne wartości pieniężne: godziny pracy architekta mogą uzyskać wyższe znaczniki niż kierownik projektu.

co przywołuje dobrą zasadę, o której należy pamiętać przy ocenie wskaźników wykorzystania: pracownicy zaangażowani w płatną pracę dla klientów muszą nie tylko pokrywać własne wynagrodzenia, ale także przeznaczyć część na funkcje, które nie generują przychodów. Tak więc, część kosztów ogólnych musi zostać podzielona między rozliczanych pracowników, aby zapewnić rentowność całej organizacji.

ważne jest również określenie czasu rozliczanego w stosunku do czasu nie rozliczanego. Rozważ czas, jaki pracownicy poświęcają na osobisty rozwój zawodowy, wewnętrzne spotkania firmowe i płatny urlop. To wszystko jest ważne; z pewnością chcesz rozwijać umiejętności pracowników i nie chcesz, aby byli przepracowani. Ale jeśli od samego początku nie uwzględnisz godzin, które nie są rozliczane, wszelkie obliczenia będą dalekie.

więc podstawowy wzór do obliczania wskaźnika wykorzystania pracowników wygląda tak:

• zacznij od 260 dni roboczych w roku (52 tygodnie x 5 dni).
• następnie odlicz następujące czynności wewnętrzne lub płatne (musisz dostosować się do swojej firmy):
  • dni wolne (powiedzmy 25 dni)
  • dni chorobowe (5 dni)
  • działania wewnętrzne, takie jak szkolenia, spotkania i spotkania poza domem (15 dni)
  • rozwój zawodowy lub udział w konferencji (10 dni)
• zostaje Ci 205 dni płatnej pracy. Podziel to przez 260 dni roboczych i masz 78% docelowego wskaźnika wykorzystania.
• poza tym możesz odliczyć inne nieopłacalne czynności związane z pracą, takie jak przygotowanie klienta, raportowanie, podróż itp., co dodatkowo zmniejszy wskaźnik wykorzystania. Jest to również miejsce, w którym należy uwzględnić rolę każdej osoby, ponieważ jej obowiązki i stawki docelowe będą się różnić od siebie.

rozliczalność a Wykorzystanie: Jak rozliczalność pracowników może zwiększyć rentowność?

wszystkie te czynniki wyszczególnione powyżej muszą być wykorzystane do opracowania docelowych marginesów. Cele te powinny być następnie odzwierciedlone w wskaźnikach wykorzystania na każdym poziomie Twojej firmy. Ważne jest, aby ustawić i być w stanie analizować te stawki w celu ustalenia i wzrostu marż zysku.

Mając to na uwadze, powinieneś użyć tych wskaźników wykorzystania do ustalenia celów rozliczalności lub liczby rozliczalnych godzin, które każdy pracownik powinien osiągnąć. Powinny one być udostępniane poszczególnym pracownikom, a także zespołom, dając wszystkim realistyczne cele, do których wszyscy mogą dążyć.

co więcej, ważne jest, aby przez cały czas mieć wgląd w status wykorzystania. Musisz być w stanie zaplanować z wyprzedzeniem, aby wykonać pracę Klienta, poprawić przepustowość pracowników i upewnić się, że odpowiednie zasoby są na miejscu. Nie chcesz, aby pracownicy byli bezczynni i martwili się o niewystarczającą pracę w przygotowaniu. Nie chcesz ich przytłoczyć i być zmuszonym do zatrudniania w sposób, który nie jest opłacalny.

zawsze musisz wiedzieć, że generowane są wystarczające przychody i że projekty są realizowane z zyskiem. W tym celu potrzebujesz wglądu w czasie rzeczywistym w całej organizacji.

czy narzędzia mogą pomóc PSOs podnieść wskaźniki wykorzystania i rozliczalności?

jeśli powyższe brzmi jak dużo, weź serce-dostępna jest technologia, która może sprawić, że tworzenie i utrzymywanie wskaźników wykorzystania, marż i rentowności stanie się błyskawiczne.

i te narzędzia zostały stworzone specjalnie z myślą o PSO.

platformy automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) uwalniają wszystkich w PSO, automatyzując czasochłonne zadania w zakresie zarządzania, sprzedaży, finansów, operacji i zarządzania projektami. Ułatwiają one każdy etap podróży quote-to-cash. Mogą one zwiększyć wydajność i rentowność z większych możliwości CRM i drobniejszej kontroli czasu i kosztów, fakturowania, cen i przepływów pieniężnych.

zobacz, jak VOGSY pomaga Ci być na bieżąco z wykorzystaniem i dostawą

Platforma PSA może pomóc liderom PSO ustawić i monitorować wskaźniki wykorzystania, oferując stałą widoczność wraz z narzędziami do analizy przeszłości i przewidywania przyszłości. Odpowiednia platforma PSA zapewnia wskaźniki sprzedaży, klientów, projektów i wykorzystania w czasie rzeczywistym. Konfigurowalne tablice KPI zapewniają szybki dostęp do ważnych danych.

w rezultacie zakresy pracy są na cel, marże są skutecznie zarządzane i rosły, a rurociąg jest dokładnie prognozowany.

co równie ważne, daje realistyczny widok pracowników. Możesz upewnić się, że nie wypalają się i że mają odpowiednie zasoby i umiejętności, aby sprostać wymaganiom. Możesz upoważnić pracowników do przejęcia odpowiedzialności za pracę, upewnić się, że mają projekty do zrealizowania i są w stanie osiągnąć swoje możliwe do zrealizowania cele. Każdy może zobaczyć, nad czym pracują jego rówieśnicy, przygotować się na nadchodzące wydarzenia i skuteczniej współpracować.

w przypadku firm rozwiązanie PSA może dostarczyć dane potrzebne do zapewnienia sprzedaży odpowiednich usług na właściwych marginesach. A dla liderów jest to klucz do zwiększenia rentowności.

korzystasz już z Google Workspace? Dowiedz się, jak VOGSY, jedyne rozwiązanie PSA dla Google Workspace, może pomóc w poprawieniu obliczeń współczynnika wykorzystania i rentowności.

skontaktuj się z nami już dziś