hoe organiseert u een prijsuitreiking in 17 stappen (+Checklist)
iedereen houdt van een goede prijsuitreiking. Je hoeft alleen maar naar de entertainmentindustrie te kijken om te zien hoe populair ze zijn. Dus laten we eens kijken hoe je zelf een prijsuitreiking kunt organiseren.
lees dit artikel om erachter te komen…
- waarom een awards show
- organiseren hoe een Awards banket te plannen
- een handige checklist die u kunt gebruiken
Billetto is een ticketing platform dat u helpt bij het beheren, bevorderen en hosten van evenementen. Stel een evenementenpagina op en begin binnen 5 minuten met de verkoop van tickets.
maak uw evenement aan>>
waarom een prijsuitreiking organiseren?
de belangrijkste reden om een prijsuitreiking te organiseren is om waardering te tonen voor de prestaties van specifieke individuen. Award shows kunnen ook worden gebruikt als een geweldige PR tool.
er zijn twee soorten prijsuitreikingen: intern en extern.
interne
interne prijzen ceremonies worden meestal gehouden voor werknemers van het bedrijf en hebben titels zoals ” Employee of the Year Awards “of” Best Salespersoon of XYZ Company Awards.”
externe
externe prijzen ceremonies richten zich vaak op een hele industrie en hebben titels zoals ” The Grammy Awards “en” The Golden Globe Awards.”
laten we eens kijken wat er betrokken is bij het organiseren van een killer awards show, of het nu gaat om werknemers van uw bedrijf, donateurs van goede doelen, of uw industrie als geheel.
Schrijf een brief
de brief voor uw awards show moet het doel van het evenement beschrijven. Het kan zijn om geld in te zamelen voor een goed doel of gewoon om waardering te tonen voor uw collega ‘ s.
stel uzelf de volgende vragen bij het schrijven van uw brief:
- wie moet worden genomineerd voor een prijs?
- waarom verdienen zij de benoeming?
- welke informatie heeft u hierover nodig?
- wie moet de winnaars kiezen?
- hoe moeten de awards eruit zien?
- Wanneer moet de ceremonie plaatsvinden?
Kies een thema
de ceremonie zal interessanter zijn als u het een overkoepelend thema geeft. Zorg ervoor dat je iets inspirerend en memorabel kiest dat mensen daarna aan het praten houdt.
Tip: lees onze handleiding over het kiezen van een thema voor uw evenement om u te helpen.
Stel het budget in
het budget voor uw prijsuitreiking wordt grotendeels bepaald door de vraag of u tickets wilt verkopen of mensen gratis wilt laten deelnemen. Ook rekening houden met liefdadigheid donaties en corporate sponsoring.
Tip: Gebruik onze gids over hoe u uw evenementbudget beheert om op koers te blijven.
Kies een locatie
zodra u een idee hebt van het evenementbudget, is het tijd om naar een geschikte locatie te kijken. Prijsuitreikingen hebben de neiging om glamoureus te zijn, dus de locatie moet dat feit weerspiegelen.
Tip: lees onze handleiding over hoe u de juiste locatie kiest voor het thema.
Plan het podiumontwerp
denk na over hoe u wilt dat het podium eruit ziet en of het in de zaal past. Beeld je in waar de gastheer en het podium zullen zijn en waar de awards zullen worden uitgereikt. Laat ruimte voor branding.
Tip: Pinterest heeft afbeeldingen van podiumontwerpen die u kunt gebruiken voor inspiratie.
Maak een plattegrond
mensen hebben een plaats nodig om te zitten tijdens de ceremonie. Positioneer de genomineerden, zodat ze gemakkelijk op kunnen staan en hun award accepteren. Plaats de winnaars dicht bij het podium.
Tip: U kunt een tool als PerfectTablePlan gebruiken om een plattegrond voor uw ceremonie te maken.
plan geluid en video
de technologie moet scherp staan, dus denk van tevoren aan Microfoons, PA-systemen, WiFi-verbindingen en projectoren. U moet ook bepalen de beste posities voor eventuele camera ‘ s.
Tip: neem een kijkje in onze gids over evenementenapparatuur voor tips over waar u kunt vinden wat u nodig hebt.
Pick the award songs
het is een leuke touch om een vrolijk en inspirerend nummer te spelen wanneer een winnaar zijn prijs in ontvangst neemt. U kunt ook nummers gebruiken om sprekers te introduceren voordat de awards worden uitgereikt.
Tip: hier is een YouTube-afspeellijst van de populairste nummers voor prijsuitreikingen.
benoem een ceremonie gastheer
de gastheer is de lijm die alle sprekers en aankondigingen bij elkaar houdt op de dag van de prijsuitreiking. Als je het zelf niet kunt hosten, benoem dan een competente en ervaren host.
Tip: er is ook de mogelijkheid om een Professional award show host in te huren om het werk te doen.
de sprekers werven
het kan een goed idee zijn om elke prijs te introduceren met een andere spreker die een expert is op dit gebied. Help wie je werven met script kaarten en Autocue om ervoor te zorgen dat het soepel loopt.
Tip: Gebruik deze tips om de juiste sprekers te werven voor uw prijsuitreiking.
kies de juryleden
de awards moeten iets betekenen, daarom is de selectie van juryleden zo belangrijk. Ze moeten experts zijn die gekwalificeerd zijn om de winnaar te kiezen die de prijs het meest verdient.
Tip: bekijk OpenWater ‘ s gratis gids over hoe u juryleden selecteert voor uw ceremonie.
vind relevante verkopers
ontdek precies wat u nodig hebt op het gebied van technische apparatuur, catering, meubilair, enscenering en decor. Dan de bron van de beste leveranciers van die items op voorhand om een goede deal te onderhandelen.
Tip: lees onze handleiding over hoe u met leveranciers kunt onderhandelen zodat u binnen het budget blijft.
Hire entertainment
niet iedereen zal een prijs winnen, dus zorg ervoor dat er toegevoegde waarde is voor de overige gasten. Boek wat entertainment voor de prijsuitreiking en maak het evenement onvergetelijk.
Tip: zoek een boekingsbureau dat live bands, komieken of ander entertainment heeft.
Creëer een programma
Schrijf een gedetailleerde prijsuitreiking en informeer uw team over de volgorde van de evenementen. Vergeet niet om kleine buffers tussen de segmenten te laten om rekening te houden met vertragingen.
Tip: Gebruik een van deze sjablonen voor de prijsuitreiking om het proces te versnellen.
repeteer de ceremonie
oefen perfect, dus neem de tijd om de show met je team te repeteren. Zo kunt u potentiële risico ‘ s identificeren waar u tijdens het planningsproces niet aan hebt gedacht.
Tip: We hebben een handleiding geschreven voor het uitvoeren van event dry runs die u hierbij kan helpen.
promoot de prijsuitreiking
of het nu gaat om een kleine interne prijsuitreiking of een grootschalige industrieprijsuitreiking, u moet deze van tevoren goed promoten. Dat is nog belangrijker als je er tickets voor wilt verkopen.
Tip: Lees onze gids over hoe u uw evenement kunt promoten om uw bereik te maximaliseren.
gebruik een checklist
Phew, dat was veel om over na te denken. Als je je duizelig of overweldigd voelt, is het een goed idee om een planningchecklist voor de awards te gebruiken om alles bij te houden.
Billetto is een ticketing platform dat u helpt bij het beheren, bevorderen en hosten van evenementen. Stel een evenementenpagina op en begin binnen 5 minuten met de verkoop van tickets.
maak uw evenement aan>>
en de winnaar is…
nu je alle dingen weet die je in de gaten moet houden voor je prijsuitreiking, is alles wat er over is om alles in de versnelling te brengen.
waar wacht u nog op?