• Articles
• admin

Non importa il focus di un’organizzazione di servizi professionali (PSO) – da un’agenzia di marketing digitale a una consulenza di gestione o una società di sviluppo software (come i clienti VOGSY) – Pertanto, è necessario un modello mirato per le risorse fatturabili che si applichi a ciascun dipendente in tutta l’organizzazione. Ciò richiede un tasso di utilizzo.

Che cos’è un tasso di utilizzo?

I tassi di utilizzo sono un modo per misurare l’efficienza e la produttività di un individuo (o anche di un intero PSO) nel generare entrate rispetto alla larghezza di banda disponibile, divisa in un determinato periodo di tempo. In termini più semplici, un tasso di utilizzo riflette la percentuale delle ore di lavoro di un dipendente che possono essere fatturate a un cliente rispetto alla loro disponibilità complessiva.

Se non sai cosa devi vendere o quanto puoi consegnare, è facile finire sotto o sopra i dipendenti. Questa mancanza di controllo può avere gravi ripercussioni finanziarie e operative, tra cui clienti insoddisfatti, mancate vendite, spese generali gonfiate e altro ancora.

Ci sono molti fattori che vanno nella creazione di una formula tasso di utilizzo che funziona meglio per il vostro business. Molte aree possono influenzare i calcoli e le tariffe possono essere utilizzate in vari modi. Per rendere più facile, ci sono soluzioni tecnologiche che possono aiutare i leader PSO ottenere questa preziosa intuizione, mettendo le loro organizzazioni sulla pista veloce per una maggiore redditività.

Il fatto è che se non si dispone di tassi di utilizzo target, è probabile che non si utilizzi correttamente la forza lavoro.

Esiste un obiettivo o una formula di tasso di utilizzo standard per il successo?

La risposta breve a questa domanda è no – e ci sono una serie di motivi. Innanzitutto, le organizzazioni hanno strategie diverse, quindi le formule di utilizzo (delle risorse) variano.

Prendi PricewaterhouseCoopers e Deloitte, operatori di enormi servizi professionali globali e reti di consulenza. I loro dipendenti generano entrate attraverso impegni a lungo termine, spesso in impostazioni client. Questi tassi di utilizzo di consulenza sarebbero in genere molto alti perché la pipeline di lavoro è piena, i lavori sono specifici e la priorità è esattamente sulla generazione di entrate.

Ora, considera un PSO più piccolo che è più focalizzato sulla crescita rispetto al profitto. Per raggiungere questo obiettivo, un PSO potrebbe assumere altre persone. Essi potrebbero quindi eseguire un alto tasso di utilizzo, ma non con l’accento sulla redditività e fatturabilità – i margini potrebbero essere meno perché stanno tentando di costruire per il futuro e si basano su riserve di cassa per il momento.

Tali ragioni spiegano perché gli obiettivi di utilizzo dei servizi professionali variano. Per esempio, HubSpot trovato alcune agenzie mirano a indirizzare un 85 a 90 tasso di utilizzo per cento, tuttavia il tasso di utilizzo medio effettivo è molto più basso a 60 per cento.

Le tariffe variano in base al tipo di organizzazione, ruolo, obiettivi aziendali e funzioni lavorative individuali. Potresti provare a confrontare le tariffe dei tuoi concorrenti a scopo di confronto, ma è più importante conoscere la tua organizzazione – e questo richiede di valutare prima le tue operazioni.

Come si calcolano i tassi di utilizzo dei dipendenti?

Gli PSO dovrebbero impostare tariffe per i dipendenti che sono realizzabili. Stai cercando di determinare l’offerta effettiva di ciò che hai e come soddisfare in modo conveniente la domanda. Quindi, mentre si desidera impostare una linea di base per garantire che i dipendenti siano redditizi, questo non dovrebbe essere un tentativo di raggiungere un obiettivo di vendita gonfiato. Ciò potrebbe portare al burnout dei dipendenti, che, secondo la ricerca, causa un elevato turnover di posti di lavoro, un aumento delle assenze e una diminuzione della produttività che costano alle aziende statunitensi annually 300 miliardi all’anno.

Per calcolare correttamente i tassi di utilizzo dei dipendenti, comprendere che ruoli diversi hanno tassi diversi. Ad esempio, qualcuno con responsabilità manageriali non avrebbe un tasso così alto come qualcuno che lavora direttamente su un progetto. Perché? Ci si aspetterebbe loro di spendere una buona quantità del loro tempo la gestione del personale e l’esecuzione di altri compiti che non sono direttamente fatturabili a un cliente.

Un membro dello staff responsabile della supervisione di un’area finanziaria come i debiti di conto o qualcuno che dirige le risorse umane probabilmente non genera molte ore fatturabili. Sono ancora strumentali al tuo successo? Assolutamente. Ma non dovrebbero avere lo stesso tasso di utilizzo di un artista grafico o di un contabile che trascorre la maggior parte del loro tempo su progetti client fatturabili. Inoltre, i lavori hanno vari valori monetari: le ore di un architetto possono recuperare un markup più alto di un project manager.

Che porta in primo piano una buona regola da tenere a mente quando si valutano i tassi di utilizzo: i dipendenti coinvolti nel lavoro del cliente fatturabile devono non solo coprire i propri stipendi, ma anche assegnare una parte a funzioni che non generano entrate. Quindi, una percentuale dei costi generali deve essere divisa tra i dipendenti fatturabili per garantire la redditività per l’organizzazione complessiva.

Anche la determinazione del tempo fatturabile rispetto a quello non fatturabile è importante. Considera il tempo che i dipendenti trascorrono nello sviluppo professionale personale, nelle riunioni aziendali interne e nel tempo libero retribuito. Questi sono tutti importanti; certamente vuoi crescere le competenze dei dipendenti e non vuoi che siano oberati di lavoro. Ma se non si riesce a incorporare ore non fatturabili fin dall’inizio, eventuali calcoli saranno modo fuori.

Quindi, una formula di base per calcolare i tassi di utilizzo dei dipendenti è simile a questa:

• Inizia con 260 giorni lavorativi all’anno (52 settimane x 5 giorni).
• Quindi detrarre le seguenti attività interne o retribuite (dovrai adattarle per adattarle alla tua attività):
  • giorni di Vacanza (diciamo 25 giorni)
  • giorni di malattia (5 giorni)
  • Interno attività come la formazione, fuori e siti di incontri (15 giorni)
  • sviluppo Professionale o di partecipazione al congresso (10 giorni)
• Che ti lascia con 205 giorni di fatturabili lavoro client. Dividilo per il totale di 260 giorni lavorativi e ti rimane un tasso di utilizzo obiettivo del 78%.
• Oltre a ciò, è possibile detrarre altre attività lavorative non fatturabili, come preparazione del cliente, reporting, viaggi, ecc., che ridurrà ulteriormente il tasso di utilizzo. Questo è anche il luogo in cui è necessario considerare il ruolo di ogni persona, poiché le loro responsabilità e i tassi target saranno diversi l’uno dall’altro.

Fattibilità vs utilizzo: come può la fatturabilità dei dipendenti guidare la redditività?

Tutti questi fattori sopra descritti devono essere utilizzati per sviluppare margini target. Tali obiettivi dovrebbero quindi riflettersi nei tassi di utilizzo a tutti i livelli della tua attività. È fondamentale impostare ed essere in grado di analizzare questi tassi al fine di stabilire e far crescere i margini di profitto.

Con questo in mente, si dovrebbe quindi utilizzare questi tassi di utilizzo per stabilire obiettivi di fatturabilità, o il numero di ore fatturabili ogni dipendente dovrebbe colpire. Questi dovrebbero essere condivisi con i singoli dipendenti, così come i team, dando a tutti obiettivi realistici verso cui tutti possono lavorare.

Inoltre, è importante avere sempre visibilità sullo stato di utilizzo. È necessario essere in grado di pianificare in anticipo al fine di soddisfare il lavoro del cliente, migliorare la larghezza di banda dei dipendenti e assicurarsi che le risorse giuste siano a posto. Non vuoi che i dipendenti siano inattivi e preoccupati per il lavoro insufficiente nella pipeline. Né li vuoi sopraffatti ed essere costretti ad assumere in un modo che non è conveniente.

Devi sempre sapere che vengono generate entrate sufficienti e che i progetti vengono completati con profitto. Per questo, hai bisogno di visibilità in tempo reale in tutta l’organizzazione.

Gli strumenti possono aiutare gli PSO ad aumentare i tassi di utilizzo e la fatturabilità?

Se quanto sopra suona come un sacco, prendere il cuore – c’è la tecnologia disponibile che può rendere la creazione e il mantenimento di tassi di utilizzo, margini e redditività un gioco da ragazzi.

E questi strumenti sono stati creati con PSOS specificamente in mente.

Le piattaforme di automazione dei servizi professionali (PSA) liberano tutti in un PSO automatizzando le attività che richiedono tempo in gestione, vendite, finanza, operazioni e gestione dei progetti. Essi facilitano ogni fase del viaggio quote-to-cash. Possono aumentare l’efficienza e la redditività con maggiori capacità di CRM e un controllo più preciso su tempi e costi, fatturazione, prezzi e flusso di cassa.

Scopri come VOGSY ti aiuta a rimanere aggiornato sull’utilizzo e sulla consegna

Una piattaforma PSA può aiutare i leader dei PSO a impostare e monitorare i tassi di utilizzo, offrendo visibilità costante insieme a strumenti per analizzare il passato e anticipare il futuro. La giusta piattaforma PSA offre metriche di vendita, cliente, progetto e utilizzo in tempo reale. Schede KPI configurabili forniscono un rapido accesso ai dati vitali.

Di conseguenza, gli ambiti di lavoro sono obiettivi, i margini sono gestiti e cresciuti in modo efficace e la pipeline è accuratamente prevista.

Altrettanto importante, ti dà una visione realistica dei dipendenti. Puoi assicurarti che non vengano bruciati e che abbiano le risorse e le competenze giuste per soddisfare le richieste. Puoi consentire al personale di assumere la proprietà del lavoro, assicurarsi di avere progetti da affrontare e di essere in grado di raggiungere i propri obiettivi deliverable. Tutti possono vedere su cosa stanno lavorando i loro coetanei, prepararsi per ciò che ci aspetta e collaborare in modo più efficace.

Per le aziende, una soluzione PSA può fornirti i dati necessari per assicurarti di vendere i servizi giusti ai margini giusti. E per i leader, questa è la chiave per guidare la redditività.

Stai già utilizzando Google Workspace? Scopri come VOGSY, l’unica soluzione PSA per Google Workspace, può aiutarti a migliorare i calcoli del tasso di utilizzo e la redditività.

Contattaci oggi